校務(wù)會(huì)議室管理制度

校務(wù)會(huì)議室管理制度校務(wù)會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保校務(wù)會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議職責(zé)，規(guī)范會(huì)議流程，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于校務(wù)會(huì)議的組織、召開、紀(jì)要、落實(shí)及會(huì)議室管理等相關(guān)工作。

第三條會(huì)議宗旨

校務(wù)會(huì)議應(yīng)遵循民主、集中、高效、務(wù)實(shí)的原則，充分發(fā)揮集體智慧，確保學(xué)校決策的科學(xué)性、合理性和及時(shí)性。

第四條會(huì)議類型

校務(wù)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括學(xué)期初、學(xué)期末、每月一次的校務(wù)會(huì)議；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開。

第五條參會(huì)人員

校務(wù)會(huì)議的參會(huì)人員包括校領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員。根據(jù)會(huì)議議題，可邀請(qǐng)相關(guān)部門工作人員列席會(huì)議。

第六條會(huì)議組織

校務(wù)會(huì)議的組織工作由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程安排、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等。

第七條會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，準(zhǔn)時(shí)參加，不得無(wú)故缺席、遲到、早退。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接打電話，如有緊急事項(xiàng)，需向主持人請(qǐng)假后方可離開。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，積極參與討論，發(fā)言要簡(jiǎn)明扼要，不偏離議題。

4.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。

第八條本管理制度的解釋權(quán)歸校長(zhǎng)辦公室所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.校長(zhǎng)辦公室根據(jù)學(xué)校工作計(jì)劃，確定會(huì)議主題和議程，提前至少一周發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題等。

2.各部門負(fù)責(zé)人收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)參會(huì)情況，如有特殊情況不能參加，需提前向校長(zhǎng)辦公室請(qǐng)假并說(shuō)明原因。

3.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)收集會(huì)議議題，整理會(huì)議議程，并在會(huì)議前至少三天將會(huì)議資料發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

2.各部門負(fù)責(zé)人按照會(huì)議議程依次匯報(bào)工作，議題涉及跨部門的，相關(guān)部門應(yīng)協(xié)同匯報(bào)。

3.會(huì)議主持人組織參會(huì)人員對(duì)匯報(bào)內(nèi)容進(jìn)行討論，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和合理性。

4.會(huì)議期間，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員的發(fā)言和決策結(jié)果。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策建議。

2.參會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，表決方式可以為口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.決策結(jié)果需獲得參會(huì)人員半數(shù)以上同意方為有效。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議主持人對(duì)參會(huì)人員提出的工作要求和期望進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理、保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和討論情況，編制會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)后，由校長(zhǎng)辦公室在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門負(fù)責(zé)人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員落實(shí)會(huì)議決策，按照完成時(shí)限推進(jìn)工作。

2.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保決策得到有效實(shí)施。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向校長(zhǎng)辦公室報(bào)告，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成會(huì)議決策相關(guān)工作，并向校長(zhǎng)辦公室反饋執(zhí)行情況。

2.校長(zhǎng)辦公室對(duì)反饋情況進(jìn)行匯總，形成會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行報(bào)告，并在下一次校務(wù)會(huì)議上進(jìn)行通報(bào)。

3.校務(wù)會(huì)議應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，制定改進(jìn)措施。

四、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況和評(píng)估結(jié)果，校長(zhǎng)辦公室應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議流程和決策機(jī)制，提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量。

2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和做法進(jìn)行總結(jié)，形成典型案例，供全校學(xué)習(xí)借鑒。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要管理制度進(jìn)行審視和修訂，確保其符合學(xué)校發(fā)展需要和實(shí)際工作情況。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，校長(zhǎng)辦公室應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)執(zhí)行報(bào)告歸檔，以備后續(xù)查閱。

2.學(xué)校教職工可根據(jù)需要查閱會(huì)議紀(jì)要，了解學(xué)校決策和工作動(dòng)態(tài)。

3.校長(zhǎng)辦公室應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要查閱制度，確保會(huì)議紀(jì)要的透明度和公開性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，各部門負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)本部門的會(huì)議室預(yù)訂工作。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等，以便安排合適的會(huì)議室。

3.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議室資源，確保會(huì)議室的高效利用。

二、會(huì)議室設(shè)施與布置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議前，相關(guān)部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)議室座位，保證參會(huì)人員舒適參會(huì)。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，不得損壞會(huì)議室設(shè)施，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保消防安全。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，相關(guān)人員應(yīng)確保會(huì)議室的安全，遵守學(xué)校消防安全規(guī)定。

2.校長(zhǎng)辦公室定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議室鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借出或復(fù)制。

五、會(huì)議室維護(hù)與更新

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)施，提高會(huì)議室的使用效能。

3.鼓勵(lì)采用現(xiàn)代化會(huì)議技術(shù)，提升會(huì)議室的智能化水平，為學(xué)校教育教學(xué)和管理工作提供支持。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間根據(jù)學(xué)校工作安排和實(shí)際需求制定，并在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行公示。

2.特殊情況下，校長(zhǎng)辦公室可根據(jù)需要調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，確保學(xué)校重要會(huì)議的順利進(jìn)行。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可