社工站會議管理制度

社工站會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強社工站會議管理的規(guī)范性、提高會議效率、確保會議質量，根據(jù)相關法律法規(guī)及社工站實際情況，特制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于社工站內各類會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作。

三、會議宗旨

1.高效溝通：會議旨在加強團隊成員間的溝通與協(xié)作，提高工作效率。

2.決策指導：會議用于討論、決策有關社工站發(fā)展的重大事項，確保工作目標的實現(xiàn)。

3.問題解決：會議針對工作中遇到的問題和困難，提出解決方案，推動工作的順利進行。

四、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議。

五、參會人員

1.必須參會人員：社工站全體工作人員。

2.特邀參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關部門或單位的人員參加。

六、會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或震動，不得隨意離場。

2.會議發(fā)言應圍繞議題進行，做到簡潔明了、觀點明確。

3.參會人員應尊重他人意見，積極參與討論，共同為社工站發(fā)展出謀劃策。

4.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，認真落實各項工作。

七、保密原則

1.會議討論的內容、形成的決議等，未經允許，不得擅自對外泄露。

2.會議紀要等文件應妥善保管，防止遺失或泄露。

八、本制度的解釋權歸社工站所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內容。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議發(fā)起人應根據(jù)工作需要，提前收集議題，明確會議目的和預期成果。

2.發(fā)送通知：會議組織者應提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內容。

3.準備材料：會議組織者需根據(jù)議題，提前準備相關背景資料、報告等，并于會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保會議的出勤情況。

2.會議主持人：會議主持人負責引導會議進程，確保會議按照既定議題進行。

3.議題討論：會議主持人按照會議議程，組織參會人員對各個議題進行討論。

a.話題引入：由議題提出人或相關人員簡要介紹議題背景及需要解決的問題。

b.討論環(huán)節(jié)：參會人員圍繞議題展開討論，提出建議、觀點和解決方案。

c.決策環(huán)節(jié)：根據(jù)討論情況，由主持人或會議負責人進行總結，形成會議決議。

三、會議記錄

1.會議記錄人：指定專人對會議進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。

2.記錄內容：包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論情況、決議等。

3.會議紀要：會議結束后，記錄人需整理會議記錄，形成會議紀要，并于規(guī)定時間內發(fā)送給參會人員。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：會議主持人或負責人應對會議進行簡要總結，強調會議決議和下一步工作計劃。

2.參會人員反饋：鼓勵參會人員在會后對會議效果、組織等方面提出意見和建議，以提高會議質量。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，感謝參會人員的參與。

2.參會人員離開會場時，應將個人物品帶走，保持會場整潔。

本章對會議流程進行了詳細闡述，包括會議籌備、召開、記錄、總結與反饋等環(huán)節(jié)，以確保會議的順利進行。后續(xù)章節(jié)將介紹會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內容。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要的整理：會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理工作，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要的審批：會議紀要完成后，需提交給會議主持人或相關負責人進行審批。

3.發(fā)布會議紀要：審批通過后，會議紀要應以書面形式發(fā)布，并通過郵件、公告等途徑傳達給所有參會人員。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.任務分配：會議紀要中應明確各項決議的責任人和完成時限。

2.執(zhí)行跟蹤：會議組織者或專人負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期檢查工作進度。

3.進度反饋：責任人應按照規(guī)定時間向會議組織者報告工作進展，確保會議決議的落實。

三、會議紀要的歸檔與管理

1.紀要歸檔：會議紀要應按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查找和追溯。

2.紀要保管：會議紀要的電子版和紙質版均需妥善保管，防止遺失或泄露。

3.紀要查閱：會議紀要的查閱需遵循保密原則，相關人員需經批準后方可查閱。

四、會議決議的評估與改進

1.效果評估：會議組織者應定期對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，分析存在的問題和不足。

2.改進措施：針對評估結果，制定相應的改進措施，提高會議決議的執(zhí)行效果。

3.反饋機制：建立健全會議決議執(zhí)行反饋機制，鼓勵參會人員提出意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議管理。

本章詳細闡述了會議紀要的跟蹤落實，包括發(fā)布與傳達、執(zhí)行與跟蹤、歸檔與管理以及評估與改進等方面，以確保會議決議的順利實施。后續(xù)章節(jié)將介紹會議室管理規(guī)定等內容。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂原則：會議室預訂應遵循“先到先得”的原則，確保公平使用。

2.預訂方式：通過會議室預訂系統(tǒng)或向會議室管理員提出申請，填寫相關信息。

3.預訂時間：需提前至少一個工作日進行會議室預訂，以便于會議組織者做好準備工作。

二、會議室布置與設備

1.布置要求：會議室應保持整潔、安靜，座位布局合理，確保參會人員舒適。

2.設備檢查：會議前，管理員需檢查會議室設備（如投影儀、音響、話筒等）是否正常，確保會議順利進行。

3.網絡連接：會議室應提供穩(wěn)定的網絡連接，方便參會人員查閱資料、使用線上會議工具。

三、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前15分鐘，參會人員可進入會議室；會議結束后，應盡快離開，以免影響下一場會議。

2.使用要求：會議期間，參會人員應保持安靜，手機靜音或震動，不得吸煙、進食。

3.會議記錄：會議結束后，參會人員應將會議室內物品歸位，保持會議室整潔。

四、會議室維護與保養(yǎng)

1.定期檢查：管理員應定期檢查會議室設備、設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

2.保養(yǎng)清潔：會議室應定期進行清潔保養(yǎng)，確保會議環(huán)境良好。

3.安全管理：會議室應加強安全管理，確保消防設施、疏散通道等符合相關規(guī)定。

五、會議室服務與反饋

1.會議服務：會議室管理員應提供優(yōu)質服務，協(xié)助會議組織者做好會前、會中、會后各項工作。

2.反饋渠道：建立會議室使用反饋機制，收集參會人員意見和建議，不斷優(yōu)化會議室管理。

3.改進措施：針對反饋，及時調整會議室管理措施，提高會議室使用效率。

本章對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，包括預訂、布置與設備、使用規(guī)范、維護與保養(yǎng)以及服務與反饋等方面，以保障會議室的高效、規(guī)范使用。后續(xù)章節(jié)將介紹附則等內容。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸社工站所有，如有未盡事宜，社工站可根據(jù)實際情況予以解釋和補充。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，如有修改或廢止，須由社工