學(xué)院會議室使用管理制度

學(xué)院會議室使用管理制度學(xué)院會議室使用管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保學(xué)院會議室的高效使用與管理，提高會議質(zhì)量，規(guī)范會議流程，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于學(xué)院內(nèi)所有會議室的使用與管理。

第三條管理原則

（一）統(tǒng)一管理原則：學(xué)院會議室實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一管理。

（二）高效利用原則：合理安排會議時間，避免會議室資源浪費。

（三）服務(wù)保障原則：為會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)，確保會議順利進行。

（四）安全環(huán)保原則：確保會議室設(shè)施設(shè)備安全運行，提倡綠色環(huán)保會議。

第四條權(quán)責(zé)明確

（一）會議室管理部門：負責(zé)會議室的日常管理、維護及調(diào)度工作。

（二）會議申請人：負責(zé)按照規(guī)定申請會議室，并確保會議的順利進行。

（三）參會人員：遵守會議紀律，愛護會議室設(shè)施，配合會議管理部門工作。

第五條會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，將會議分為以下幾類：

（一）大型會議：參會人數(shù)在100人以上。

（二）中型會議：參會人數(shù)在30-100人。

（三）小型會議：參會人數(shù)在30人以下。

第六條會議級別

根據(jù)會議的重要性，將會議分為以下幾級：

（一）一級會議：學(xué)院重要決策會議，如黨委會、院長辦公會等。

（二）二級會議：學(xué)院各部門重要工作會議。

（三）三級會議：一般性會議，包括學(xué)術(shù)報告、座談會等。

第七條本管理制度自發(fā)布之日起實施，未盡事宜可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。如有與本管理制度相抵觸的規(guī)定，以本管理制度為準。

第二章會議流程

一、會議申請

1.會議申請人需提前向會議室管理部門提交會議申請，填寫《會議室使用申請表》，明確會議名稱、會議級別、參會人數(shù)、會議時間、會議所需設(shè)備等。

2.會議申請人需在會議召開前至少3個工作日提交申請，特殊情況需提前至少1個工作日提交。

3.會議室管理部門收到申請后，根據(jù)會議室使用情況，在1個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

二、會議審批

1.會議室管理部門負責(zé)對會議申請進行審批，根據(jù)會議級別、參會人數(shù)、會議室使用情況等因素進行綜合評估。

2.審批通過后，會議室管理部門負責(zé)安排會議室，并在會議前通知會議申請人。

三、會議通知

1.會議申請人應(yīng)在接到會議室安排通知后，及時發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。

2.會議通知應(yīng)至少提前1個工作日發(fā)送給參會人員。

四、會議準備

1.會議室管理部門負責(zé)檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。

2.會議申請人負責(zé)準備會議材料，布置會議室，并根據(jù)需要提前調(diào)試設(shè)備。

五、會議召開

1.會議開始前，會議主持人應(yīng)核對參會人員名單，確保到會人數(shù)。

2.會議主持人按照會議議程組織會議，確保會議內(nèi)容完整、有序進行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時到會，積極參與討論，不得隨意離場。

六、會議記錄

1.會議申請人負責(zé)指定專人記錄會議內(nèi)容，確保記錄真實、準確、完整。

2.會議記錄應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議事項等。

七、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，會議主持人對會議進行總結(jié)，明確會議成果和下一步工作計劃。

2.會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)將會議紀要發(fā)送給會議申請人和參會人員。

八、會議資料的歸檔

1.會議申請人負責(zé)將會議紀要、會議材料等資料整理歸檔，以備查閱。

2.會議室管理部門應(yīng)定期對會議資料進行整理、歸檔，確保資料完整、安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準確反映會議內(nèi)容，明確記錄會議討論的重點、決議事項、責(zé)任人和完成時限。

2.會議紀要由會議記錄人負責(zé)編制，經(jīng)會議主持人審核后，于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會人員。

二、決議事項的責(zé)任分配

1.會議紀要中應(yīng)明確每項決議事項的責(zé)任人，確保每一項工作都有人負責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)清晰了解自己的任務(wù)要求，并在規(guī)定時限內(nèi)完成任務(wù)。

三、跟蹤督促與進度反饋

1.會議申請人或指定專人負責(zé)對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤督促。

2.責(zé)任人需定期向會議申請人匯報工作進展，會議申請人應(yīng)記錄并匯總進度情況。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，會議申請人應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保決議事項按計劃推進。

四、會議紀要的執(zhí)行評估

1.在決議事項完成后，會議申請人應(yīng)組織對執(zhí)行結(jié)果進行評估，確認是否達到預(yù)期目標。

2.如有未完成的決議事項，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中予以關(guān)注。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要的原始文檔和執(zhí)行情況報告應(yīng)統(tǒng)一歸檔，以便于查詢和追溯。

2.會議室管理部門應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行檢查，確保會議決議得到有效落實。

六、會議紀要的公開與透明

1.根據(jù)需要，會議紀要可在適當范圍內(nèi)公開，提高工作的透明度，接受廣大師生的監(jiān)督。

2.對于涉及隱私或敏感信息的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

七、持續(xù)改進與反饋機制

1.鼓勵參會人員對會議紀要的編制和執(zhí)行提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理制度。

2.會議申請人應(yīng)定期收集反饋，對會議紀要的編制和跟蹤落實流程進行持續(xù)改進。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用預(yù)約

1.會議室使用實行預(yù)約制度，學(xué)院各部門和個人需通過會議室管理部門進行預(yù)約。

2.預(yù)約時應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息，并注明所需設(shè)施設(shè)備。

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)約情況統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責(zé)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室時，責(zé)任人應(yīng)檢查設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時向會議室管理部門報修。

3.使用完畢后，責(zé)任人應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免長時間待機，節(jié)約能源。

三、會議室環(huán)境與安全

1.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。

3.會議室管理部門負責(zé)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會議期間的安全。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議申請人應(yīng)按照預(yù)定時間使用會議室，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.如需臨時調(diào)整會議室使用時間，應(yīng)提前通知會議室管理部門，以便及時調(diào)整安排。

3.會議期間，責(zé)任人應(yīng)確保會議室門關(guān)閉，避免影響其他會議的進行。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室管理部門負責(zé)會議室鑰匙的管理，責(zé)任人需在會議前領(lǐng)取，會議結(jié)束后及時歸還。

2.鑰匙丟失或損壞，責(zé)任人需立即向會議室管理部門報告，并承擔相應(yīng)責(zé)任。

六、會議室使用費用

1.學(xué)院內(nèi)部會議使用會議室，原則上不收取費用。

2.特殊情況下，如需使用額外設(shè)備或服務(wù)，會議室管理部門可根據(jù)實際情況適當收取費用。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權(quán)予以制止，并視情節(jié)嚴重程度進行相應(yīng)處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自占用會議室、損壞設(shè)施設(shè)備、違反會議紀律等。

八、定期評估與改進

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室使用情況進行評估，收集反饋意見，不斷優(yōu)化管理規(guī)定。

2.根據(jù)實際需要，對會議室管理規(guī)定進行修訂，確保制度與時俱進。

第五章附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實施，如