項目會議接待管理制度

項目會議接待管理制度第一章總則

一、為了加強項目會議的管理，規(guī)范會議的組織和接待工作，確保會議的高效、有序進行，制定本制度。

二、本制度適用于公司內(nèi)部所有項目相關(guān)的會議，包括但不限于項目啟動會、進度匯報會、問題協(xié)調(diào)會等。

三、會議的組織和接待工作應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴格控制會議規(guī)模，確保參會人員精簡、高效；

2.預案準備：會議組織者應(yīng)提前制定會議預案，明確會議目標、議程、參會人員等；

3.統(tǒng)一管理：會議接待工作由專人負責，確保會議資源合理分配，提高會議質(zhì)量；

4.保密原則：會議涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，參會人員應(yīng)嚴格保密。

四、會議的組織和接待工作應(yīng)遵循以下流程：

1.會議預報：會議組織者提前向會議接待部門預報會議相關(guān)信息；

2.會議安排：會議接待部門根據(jù)預報信息，安排會議室、會議設(shè)備等；

3.會議通知：會議組織者向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等；

4.會議簽到：會議接待部門負責參會人員的簽到工作；

5.會議服務(wù)：會議接待部門提供會議期間所需的服務(wù)；

6.會議總結(jié)：會議組織者對會議進行總結(jié)，形成會議紀要。

五、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由公司會議管理部門負責解釋。各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，共同提高會議管理水平。

第二章會議流程

一、會議預報

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)項目進展和實際需求，提前至少三個工作日向會議接待部門提出會議預報；

2.會議預報應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議目的、會議時間、會議地點、預計參會人數(shù)、會議議程、所需會議設(shè)備等；

3.會議接待部門收到會議預報后，應(yīng)及時進行審核，確認會議預報的合理性和可行性。

二、會議安排

1.會議接待部門根據(jù)會議預報，提前至少兩個工作日安排合適的會議室，并確保會議設(shè)備正常運行；

2.會議接待部門負責安排會議所需的資料、文具、茶水等服務(wù)，并根據(jù)會議需求布置會議室；

3.會議組織者應(yīng)與會議接待部門保持密切溝通，確保會議安排滿足需求。

三、會議通知

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前至少兩個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括：會議名稱、會議時間、會議地點、會議議程、參會人員等；

2.會議通知應(yīng)采用書面形式，通過電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送；

3.會議組織者應(yīng)確保參會人員收到會議通知，并對參會人員進行確認。

四、會議簽到

1.會議接待部門應(yīng)在會議開始前至少30分鐘設(shè)置簽到臺，負責參會人員的簽到工作；

2.簽到時應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、簽到時間等信息，以便于會議組織者掌握參會情況；

3.會議接待部門應(yīng)及時向會議組織者反饋參會人員簽到情況。

五、會議服務(wù)

1.會議接待部門應(yīng)確保會議期間會議室內(nèi)的設(shè)備、設(shè)施正常運行，提供必要的會務(wù)服務(wù)；

2.會議期間，會議接待部門應(yīng)安排專人負責茶水、資料發(fā)放、會場布置等工作；

3.會議接待部門應(yīng)協(xié)助會議組織者處理突發(fā)情況，確保會議順利進行。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)在24小時內(nèi)整理會議紀要，內(nèi)容包括：會議議程、參會人員、討論事項、決策結(jié)果等；

2.會議紀要應(yīng)由會議組織者發(fā)送給參會人員，以便于大家對會議內(nèi)容進行回顧；

3.會議組織者應(yīng)對會議效果進行評估，并根據(jù)評估結(jié)果對后續(xù)會議進行改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由會議組織者在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，確保內(nèi)容準確、完整；

2.會議紀要應(yīng)包括以下要素：會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結(jié)果、責任人和完成時限等；

3.會議紀要初稿完成后，應(yīng)發(fā)送給會議組織者及相關(guān)參會人員進行審核；

4.審核通過后的會議紀要，由會議組織者及時發(fā)布，確保參會人員了解會議內(nèi)容。

二、會議紀要的跟蹤

1.會議組織者應(yīng)指定專人負責會議紀要的跟蹤工作，確保會議決策事項得到有效執(zhí)行；

2.跟蹤人員需定期（如每周）向會議組織者匯報會議紀要的執(zhí)行情況，包括進度、遇到的問題及解決方案等；

3.對于未按期完成的任務(wù)，跟蹤人員應(yīng)與責任人溝通，了解原因，協(xié)助解決困難，確保任務(wù)按期完成。

三、會議紀要的反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)定期組織會議紀要反饋會，邀請相關(guān)參會人員對會議決策事項的執(zhí)行情況進行評估；

2.反饋會上，應(yīng)對已完成任務(wù)進行總結(jié)，對未完成的任務(wù)分析原因，并提出改進措施；

3.會議組織者應(yīng)將會議紀要反饋會的結(jié)論整理成報告，發(fā)送給公司管理層，以便于公司領(lǐng)導了解項目進展和會議執(zhí)行情況。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保會議紀要的保存完整、便于查閱；

2.會議紀要的電子版和紙質(zhì)版應(yīng)分別存檔，便于相關(guān)人員查閱；

3.對于涉及公司機密的會議紀要，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。

五、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)結(jié)合會議紀要的跟蹤、反饋和評估情況，不斷優(yōu)化會議管理流程；

2.針對會議紀要執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)提出改進措施，以提高會議效率和執(zhí)行力；

3.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的管理制度進行審視，根據(jù)公司發(fā)展和項目需求進行調(diào)整，確保制度的適用性和有效性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向會議接待部門提交會議室預訂申請；

2.預訂申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、預計參會人數(shù)等信息，以便會議接待部門合理安排會議室；

3.會議接待部門收到預訂申請后，應(yīng)及時回復確認，如有沖突，需與預訂部門協(xié)商解決。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)遵循預定優(yōu)先原則，未經(jīng)預訂的會議室原則上不得占用；

2.使用會議室時，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛護會議設(shè)備，遵守會議室相關(guān)規(guī)定；

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負責清理會議室，確保會議室恢復原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議接待部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行；

2.如會議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，會議接待部門應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)支持進行處理；

3.使用部門在借用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循設(shè)備使用規(guī)范，避免損壞。

四、會議室布局與設(shè)施

1.會議接待部門應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理調(diào)整會議室布局；

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等；

3.會議接待部門應(yīng)定期更新會議室設(shè)施，以滿足不同會議需求。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進入；

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容；

3.會議結(jié)束后，會議接待部門應(yīng)確保會議資料和設(shè)備的安全，防止信息泄露。

六、會議室使用監(jiān)督與投訴

1.會議接待部門應(yīng)設(shè)立投訴渠道，接受各部門對會議室使用過程中的問題和建議；

2.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議接待部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)處罰；

3.會議接待部門應(yīng)定期對會議室管理規(guī)定進行審視，根據(jù)實際情況進行調(diào)整，以提高會議室使用效率。