保密管理規(guī)范

臨沂海德印刷有限公司質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)文件 保密管理規(guī)范HDQM20110705(0/A)1目的加強(qiáng)開展印刷業(yè)務(wù)過程中的保密管理工作，確?？蛻舻拿孛芎秃戏?quán)益在我廠得到應(yīng)有的尊重和不受侵害。2適用范圍適用于因工作需要接觸客戶秘密和其合法權(quán)益的我廠人員。3術(shù)語(略)4職責(zé)4.1印刷廠廠長負(fù)責(zé)本規(guī)范執(zhí)行的管理工作。4.1.1組織制定、實(shí)施、完善印刷廠的保密管理規(guī)定。4.1.2負(fù)責(zé)組織印刷廠員工的保密管理培訓(xùn)工作。4.1.3負(fù)責(zé)按客戶的保密要求組織相關(guān)人員采取相應(yīng)措施進(jìn)行落實(shí)。4.2各室/班組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本室/組工作環(huán)節(jié)對顧客秘密和合法權(quán)益的保護(hù)。4.2.1宣傳印刷廠的保密管理規(guī)定并督促員工執(zhí)行。4.2.2定期對進(jìn)行員工的保密管理培訓(xùn)工作。4.2.3按客戶的保密要求組織員工采取相應(yīng)措施進(jìn)行落實(shí)，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要與其他相關(guān)室主任/班組長保持好溝通、配合。4.3因工作需要接觸顧客秘密和合法權(quán)益的我廠人員必須遵守本規(guī)定。4.3.1學(xué)習(xí)印刷廠的保密管理規(guī)定并自覺執(zhí)行。3.3.2積極參加印刷廠組織的保密管理培訓(xùn)。4.3.3按客戶的保密要求采取相應(yīng)措施進(jìn)行落實(shí)，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要與其他員工保持好溝通、配合。5作業(yè)流程（略）6作業(yè)內(nèi)容6.1門衛(wèi)6.1.1控制非印刷廠的員工的進(jìn)出，要求其在門衛(wèi)處登記備案后，聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行接待。6.1.2非經(jīng)印刷廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許非印刷廠員工隨意進(jìn)入車間、倉庫。6.1.3非因業(yè)務(wù)上的需要，不允許員工及其他人員將印刷廠的樣本、成品、半成品私自帶出廠。6.1.4員工在節(jié)假日的需要安排加班工作的，必須經(jīng)印刷廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由其所在室主任/班組長向門衛(wèi)進(jìn)行備案，門衛(wèi)根據(jù)備案允許進(jìn)出。6.2業(yè)務(wù)組6.2.1業(yè)務(wù)人員在承接印刷業(yè)務(wù)時(shí)，必須與客戶確認(rèn)印件的保密要求并執(zhí)行：6.2.1.1對于重要的印件，與客戶協(xié)商簽定印刷保密協(xié)議，保密協(xié)議可以根據(jù)客戶的要求采用客戶方擬定的文本。在具體執(zhí)行過程中客戶方如果另有特別保密要求的，由客戶在《印刷品訂印、保密確認(rèn)單》注明并書面確認(rèn)后。6.2.2.2對于一般印件，根據(jù)客戶要求填寫《印刷品訂印、保密確認(rèn)單》，注明印件的具體保密要求，并經(jīng)客戶書面確認(rèn)后。6.2.2業(yè)務(wù)人員在承接業(yè)務(wù)時(shí)，在《印刷品訂印、保密確認(rèn)單》上列明從客戶處收到的資料清單，在印件完成時(shí)交貨時(shí)，將收到的資料清單如數(shù)返還，并由客戶書面確認(rèn)收到。對于因今后業(yè)務(wù)合作需要保留備份的資料，應(yīng)向客戶進(jìn)行說明，征求客戶同意后方可留存，應(yīng)列明留存資料清單并由客戶書面確認(rèn)。6.3設(shè)計(jì)組5.3.1設(shè)計(jì)組人員應(yīng)確保樣稿的安全，對顧客的樣稿以及有關(guān)資料負(fù)有保密義務(wù)和責(zé)任。不許無關(guān)人員接觸樣稿。不向無關(guān)和不明身份的人透露樣稿上的數(shù)據(jù)和結(jié)論。6.3.2必須使用合法獲得的圖片、素材。6.3.3需使用客戶提供的圖片、素材，在使用時(shí)須經(jīng)過客戶的書面確認(rèn)。6.3.4客戶提供的原稿在使用完畢后將原稿返還到印件的業(yè)務(wù)員處。6.3.5對打印出來用于校對和出樣的打印稿，在使用完后由班組長做及時(shí)銷毀處理，并作銷毀處理記錄。6.3.6對客戶提供的電子版文件由班組長安排拷貝，不得私自拷貝。6.3.7客戶提供的電子版只能是由班組長安排的設(shè)計(jì)員使用，設(shè)計(jì)員不得私自修改和傳閱原稿。6.3.8設(shè)計(jì)組里的工作必須在印刷廠設(shè)計(jì)室里完成，不允許設(shè)計(jì)人員外帶文件工作。6.3.9對組內(nèi)電腦實(shí)施系統(tǒng)管理，要求每臺電腦必須設(shè)置獨(dú)立的用戶名和密碼，必須加載必要的殺毒軟件和防火墻，保證客戶資料安全，在離崗時(shí)必須將電腦調(diào)入鎖定狀態(tài)。6.3.10對重要客戶的資料實(shí)行專人保管，其資料內(nèi)容除班組長外其他設(shè)計(jì)人員不得查看、拷貝、修改、保存及傳閱。6.4印刷組6.4.1外來人員進(jìn)入車間，需要經(jīng)過印刷廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并須要有專人陪同，否則不得進(jìn)入車間。6.4.2印刷車間里的成品、半成品、原料及印刷殘廢品嚴(yán)格按照5S要求進(jìn)行擺放，做到一物一位。6.4.3印刷數(shù)量嚴(yán)格按照施工單上的數(shù)量進(jìn)行印刷。6.4.4印刷產(chǎn)生的殘次品、PS板及過版紙要及時(shí)銷毀，不可再做它用。6.4.5在印刷完成后，在得到客戶的書面同意后，印刷膠片可保留，否則將退還客戶或在客戶監(jiān)督下銷毀，并做好記錄。6.5裝訂組6.5.1裝訂組要做好半成品的統(tǒng)計(jì)工作，便于檢查。6.5.2裝訂數(shù)量嚴(yán)格按施工單來進(jìn)行生產(chǎn)，對多出來的半成品要及時(shí)進(jìn)行切碎銷毀處理。6.6倉庫6.6.1倉庫管理員對所有產(chǎn)品的入庫和出庫都必須填寫入庫單和出庫單。6.6.2倉庫的安全保密管理工作參照《倉庫管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。6.7外包印刷業(yè)務(wù)6.7.1為了保證印刷品的質(zhì)量及信息保密，印刷廠因特殊情況需要印刷業(yè)務(wù)外包的，必須向公司書面申請。6.7.2公司經(jīng)營部組織三比評審，指定供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂印刷品業(yè)務(wù)外包協(xié)議、保密協(xié)議。6.7.3印刷廠負(fù)責(zé)具體執(zhí)行與供應(yīng)商的印刷品業(yè)務(wù)外包協(xié)議、保密協(xié)議：需要外加工的印件時(shí)，成品部填寫《外協(xié)加工單》，（業(yè)務(wù)）成品主管審核，一般業(yè)務(wù)的，由成品主任批準(zhǔn)辦理；重要業(yè)務(wù)的，由印刷廠廠長批準(zhǔn)辦理。6.7.4特殊的、小單的印刷業(yè)務(wù)需要外包，又不需要公司指定供應(yīng)商的，業(yè)務(wù)員填寫《外加工申請表》，業(yè)務(wù)主管審核，由印刷廠廠長批準(zhǔn)辦理。6.8產(chǎn)品交付時(shí)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格查證領(lǐng)取者已交納相關(guān)費(fèi)用或有關(guān)批件的證據(jù)和《交付單》客戶提貨憑據(jù)聯(lián)。不向不明身份的人產(chǎn)品交付時(shí)。當(dāng)客戶要求用電傳、圖文傳真或其他電子、電磁方式傳送樣稿時(shí)，應(yīng)與其簽訂協(xié)議，并嚴(yán)格按協(xié)議規(guī)定的方式、傳送時(shí)間、接受人、是否加密等進(jìn)行傳送。6.9客戶提供的文件、圖紙、技術(shù)資料等與樣稿一起隨工作流程流轉(zhuǎn)，無關(guān)人員不得接觸。這些資料只能用于相應(yīng)的印刷生產(chǎn)過程，未經(jīng)客戶同意不得復(fù)制、隨意翻閱或借與他人。6.10本廠任何工作人員不得以任何方式竊取客戶的技術(shù)成果和技術(shù)秘密用于為本廠或自己開展技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品開發(fā)和其他用途，以謀取不正當(dāng)利益。不得侵害顧客專利權(quán)。6.11本廠工作人員違反保密規(guī)定泄露顧客秘密或損害顧客合法權(quán)益的，按××新事業(yè)公司《員工獎懲條例》的有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政處