寶雞市 會(huì)議管理制度

寶雞市會(huì)議管理制度第一章總則

寶雞市會(huì)議管理制度旨在規(guī)范本市各類會(huì)議的組織、召開和管理工作，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策效能，強(qiáng)化執(zhí)行力，保障合法權(quán)益。以下總則對(duì)會(huì)議管理的基本原則、適用范圍、責(zé)任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.高效原則：會(huì)議應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，注重實(shí)效，減少形式，確保時(shí)間充分利用。

2.民主原則：充分聽取與會(huì)人員意見，保障發(fā)言權(quán)，促進(jìn)集體決策。

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

4.公開原則：除涉及保密內(nèi)容外，會(huì)議應(yīng)盡量公開進(jìn)行，接受監(jiān)督。

二、適用范圍

本制度適用于寶雞市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體召開的各類會(huì)議。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.與會(huì)人員：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)。

3.會(huì)議服務(wù)人員：做好會(huì)議保障工作，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備檢查、資料發(fā)放等。

4.會(huì)議紀(jì)要記錄人：準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議類別

1.常規(guī)會(huì)議：定期召開，研究日常工作。

2.專題會(huì)議：針對(duì)特定議題或項(xiàng)目召開。

3.緊急會(huì)議：遇有重大突發(fā)事件或緊急事項(xiàng)時(shí)召開。

4.總結(jié)會(huì)議：階段性工作總結(jié)或年度總結(jié)時(shí)召開。

五、會(huì)議召開時(shí)間

會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排會(huì)議時(shí)間，盡量避免影響日常工作。

六、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)選擇交通便利、設(shè)施齊全的場(chǎng)所，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

七、會(huì)議通知

會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過書面或口頭形式通知與會(huì)人員，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

八、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會(huì)場(chǎng)。

3.會(huì)議內(nèi)容不得泄露給未參加會(huì)議的人員。

4.會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督，對(duì)違反紀(jì)律的行為予以糾正。

九、本制度的解釋權(quán)歸寶雞市會(huì)議管理制度制定機(jī)構(gòu)所有。

十、本制度自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定會(huì)議議題，明確會(huì)議目的。

2.制定議程：將確定的議題按時(shí)間順序排列，制定會(huì)議議程，并提前通知與會(huì)人員。

3.邀請(qǐng)與會(huì)人員：根據(jù)議題需要，邀請(qǐng)相關(guān)人員參加會(huì)議，并確保邀請(qǐng)對(duì)象具備相關(guān)決策權(quán)或?qū)I(yè)知識(shí)。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告等，制作會(huì)議材料，并在會(huì)議召開前發(fā)放給與會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過書面或電子郵件等形式，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。

2.通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程、與會(huì)人員名單等。

3.對(duì)于重要會(huì)議，可進(jìn)行電話或口頭提醒，以確保與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.與會(huì)人員簽到：會(huì)議開始前，與會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽到，會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)簽到情況。

3.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹與會(huì)人員，明確會(huì)議議程和目的。

4.按議程進(jìn)行議題討論：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，每個(gè)議題的討論時(shí)間應(yīng)合理分配。

5.與會(huì)人員發(fā)言：鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和建議。

6.會(huì)議主持人總結(jié)：在每個(gè)議題討論結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要記錄人應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、與會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的格式進(jìn)行整理，便于查閱和跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)本次會(huì)議的效果進(jìn)行評(píng)估，收集與會(huì)人員的意見和建議，為今后會(huì)議的改進(jìn)提供參考。

2.對(duì)于重要會(huì)議，可形成會(huì)議紀(jì)要報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

六、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行歸檔和保管。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人或主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.審批通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書面形式正式發(fā)布，并分發(fā)給所有與會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)及時(shí)，確保各項(xiàng)決策和任務(wù)能夠迅速啟動(dòng)和執(zhí)行。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和執(zhí)行期限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)與相關(guān)責(zé)任人溝通確認(rèn)任務(wù)要求，確保責(zé)任人理解任務(wù)內(nèi)容和目標(biāo)。

3.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)備給會(huì)議組織者。

三、執(zhí)行過程監(jiān)控

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和跟蹤。

2.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)資源，提供支持，確保任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)于重要任務(wù)的執(zhí)行情況，應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展。

四、進(jìn)度報(bào)告與反饋

1.責(zé)任人應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行計(jì)劃，定期提交任務(wù)進(jìn)度報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集進(jìn)度報(bào)告，評(píng)估執(zhí)行情況，并向領(lǐng)導(dǎo)提供綜合反饋。

3.對(duì)于進(jìn)度滯后或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并督促責(zé)任人落實(shí)。

五、結(jié)果評(píng)估與總結(jié)

1.任務(wù)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，包括任務(wù)完成質(zhì)量、時(shí)效性等。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)責(zé)任人的工作進(jìn)行表揚(yáng)或提出改進(jìn)建議。

3.對(duì)于具有代表性的案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)，形成經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供參考。

六、檔案管理

1.會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)的執(zhí)行報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告等資料，應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理。

2.檔案管理部門應(yīng)確保這些資料的完整性和可追溯性，便于未來的查詢和審計(jì)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂實(shí)行預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向會(huì)議室管理部門提出申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便管理部門合理安排會(huì)議室資源。

3.管理部門應(yīng)根據(jù)預(yù)訂情況，及時(shí)回復(fù)會(huì)議組織者，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂結(jié)果。

二、會(huì)場(chǎng)布置與服務(wù)

1.會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保座位充足，通道暢通。

2.會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)提前檢查會(huì)議室設(shè)施，包括音響、投影儀、空調(diào)等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議期間，服務(wù)人員應(yīng)做好會(huì)場(chǎng)保障工作，如茶水供應(yīng)、資料發(fā)放等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持會(huì)場(chǎng)秩序，不在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項(xiàng)，需離開會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)盡量避免打擾他人。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)遺留垃圾。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備狀態(tài)良好。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢修、保養(yǎng)，及時(shí)更換損壞或老化的部件。

3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前進(jìn)行設(shè)備測(cè)試，確保會(huì)議期間設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行。

五、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生清掃，確?？諝赓|(zhì)量良好。

2.管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室衛(wèi)生狀況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。

3.遇有特殊疫情或衛(wèi)生事件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒處理。

六、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)等。

2.管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識(shí)、限制會(huì)議資料傳播等。

七、會(huì)議室使用費(fèi)用結(jié)算

1.會(huì)議室使用費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理核算，由會(huì)議組織者承擔(dān)。

2.管理部門應(yīng)定期向會(huì)議組織者提供會(huì)議室使用費(fèi)用清單，便于核對(duì)和結(jié)算。

3.對(duì)于違規(guī)使用會(huì)議室或造成設(shè)備損壞的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則