公司會(huì)議活動(dòng)管理制度

公司會(huì)議活動(dòng)管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)公司會(huì)議活動(dòng)的組織管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議目的，規(guī)范會(huì)議行為，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.目的明確：召開會(huì)議應(yīng)具有明確的議題和目標(biāo)，避免無謂的會(huì)議。

2.計(jì)劃安排：會(huì)議應(yīng)提前制定計(jì)劃，包括時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，縮短時(shí)間，提高決策效率。

4.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

四、公司各部門應(yīng)按照本管理制度，認(rèn)真組織、參與會(huì)議活動(dòng)，確保會(huì)議質(zhì)量。

五、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議目的和議題，確保會(huì)議具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.擬定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要討論內(nèi)容，明確各議題討論順序和時(shí)間分配。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，確保涉及議題的相關(guān)部門均有人參加。

4.通知與提醒：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并通過電話、短信或郵件等方式進(jìn)行提醒。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題和議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.各議題討論：按照議程逐項(xiàng)討論，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員針對(duì)議題進(jìn)行發(fā)言，提出建議和意見。

4.決策與表決：針對(duì)重要議題進(jìn)行表決，參會(huì)人員充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)，形成會(huì)議決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議紀(jì)要：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要整理：會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決策、行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確地記錄下來。

3.紀(jì)要審批：將整理好的會(huì)議紀(jì)要提交給主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

四、會(huì)議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議解散：主持人宣布會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員有序離場。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：將審批通過的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

2.行動(dòng)計(jì)劃落實(shí)：各部門按照會(huì)議決策，制定具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.跟蹤與反饋：對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并予以解決，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，由專人負(fù)責(zé)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過郵件、公司內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

2.對(duì)于涉及公司重大決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)確保通知到每位員工，以保證信息透明和員工知情權(quán)。

二、行動(dòng)計(jì)劃的制定與分配

1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)間表。

2.行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)具體、明確，具備可操作性，并分配到相關(guān)執(zhí)行人員，確保每項(xiàng)任務(wù)都有人負(fù)責(zé)。

三、執(zhí)行過程的監(jiān)控與管理

1.設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行過程進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并由相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。

四、進(jìn)度報(bào)告與反饋

1.責(zé)任人需定期向會(huì)議紀(jì)要跟蹤負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展，包括已完成任務(wù)、正在進(jìn)行中的任務(wù)和遇到的問題。

2.跟蹤負(fù)責(zé)人應(yīng)收集整理進(jìn)度報(bào)告，形成綜合反饋，及時(shí)向公司高層報(bào)告會(huì)議決策的執(zhí)行情況。

五、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析執(zhí)行效果與預(yù)期目標(biāo)的差距，查找原因。

2.針對(duì)評(píng)估結(jié)果，制定改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，以提高決策執(zhí)行效率。

六、責(zé)任追究與激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于未能按期完成任務(wù)的責(zé)任人，應(yīng)視情況給予相應(yīng)的處罰，以強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。

2.對(duì)于積極執(zhí)行、表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，形成正向激勵(lì)機(jī)制。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前通過公司規(guī)定的預(yù)訂平臺(tái)或聯(lián)系管理員進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)需提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便管理員合理分配會(huì)議室資源。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，對(duì)于重要會(huì)議或緊急會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得隨意挪動(dòng)室內(nèi)設(shè)施。

2.會(huì)議開始前，相關(guān)人員應(yīng)提前到場檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不隨意離開會(huì)議室。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備狀態(tài)良好，使用安全。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、修改設(shè)備設(shè)置。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，歸位并妥善處理廢棄物品。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等，確保會(huì)議期間人員和財(cái)產(chǎn)安全。

2.涉及公司機(jī)密的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，會(huì)議資料和設(shè)備使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還或銷毀。

3.會(huì)議室內(nèi)不得私拉亂接電源線、網(wǎng)絡(luò)線，以防安全隱患。

五、會(huì)議室維護(hù)與保潔

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保室內(nèi)環(huán)境整潔、舒適。

2.對(duì)于會(huì)議室設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室內(nèi)如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并在維修期間暫停使用，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，公司原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以