企業(yè)部門會議管理制度

企業(yè)部門會議管理制度第一章總則

為確保企業(yè)各部門會議的有序、高效進行，提高決策質量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于企業(yè)內部各部門召開的各類會議。

一、會議目的

1.傳達上級指示，部署工作，協(xié)調部門間工作關系。

2.分析問題，研究解決方案，提高工作質量和效率。

3.促進團隊成員溝通與協(xié)作，增強團隊凝聚力。

二、會議原則

1.實事求是，充分討論，民主決策。

2.高效務實，注重執(zhí)行，及時反饋。

3.精簡會議，嚴格控制會議規(guī)模和時間。

三、適用范圍

1.本制度適用于企業(yè)內部各部門召開的定期、不定期會議。

2.特殊會議可根據實際情況參照本制度執(zhí)行。

四、會議類型

1.定期會議：如周例會、月度總結會等。

2.不定期會議：如項目協(xié)調會、專題研討會等。

3.特殊會議：如年度總結表彰會、重大決策論證會等。

五、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或部門負責人擔任。

2.與會人員：包括部門全體成員或相關職責人員。

3.記錄人：由會議主持人指定，負責記錄會議紀要。

六、會議時間

1.定期會議時間：根據企業(yè)工作計劃和部門工作安排確定。

2.不定期會議時間：根據工作需要，由會議召集人提前通知。

3.特殊會議時間：根據實際情況，由企業(yè)領導決定。

七、會議地點

1.會議室：由企業(yè)行政部門負責安排，確保會議設施齊全、環(huán)境舒適。

2.外部場地：如需在外部場地召開會議，應提前預訂并報行政部門備案。

八、會議通知

1.會議主持人或記錄人應在會議前至少1個工作日向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議題等。

2.與會人員收到會議通知后，應及時回復確認是否能參加會議，如有特殊情況不能參加，應提前向會議主持人請假。

九、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

3.會議內容涉及企業(yè)機密，與會人員應保守秘密，不得泄露。

十、本制度的解釋權歸企業(yè)行政部門。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門應認真執(zhí)行本制度，共同維護企業(yè)會議管理秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人應根據部門工作需要，提前征集議題，明確會議討論的重點和目標。

2.擬定議程：會議主持人應制定詳細的會議議程，包括議題順序、預計討論時間等，并在會議前至少1個工作日發(fā)送給與會人員。

3.準備材料：會議相關人員應根據議題準備好相關材料，包括報告、數據、方案等，并在會議前提交給會議主持人。

4.通知與會人員：會議主持人或記錄人應按時發(fā)出會議通知，確保與會人員了解會議相關信息。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，與會人員應到達會場，進行簽到。

2.會議主持人或記錄人負責統(tǒng)計與會人員簽到情況，及時向未簽到人員了解原因。

三、會議開場

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員。

2.主持人簡要說明會議目的、議程和預期目標，強調會議紀律。

四、會議討論

1.按照議程順序，各議題負責人進行匯報、分析和討論。

2.與會人員就議題展開充分討論，提出建議和意見。

3.會議主持人引導討論，確保會議圍繞主題進行，避免跑題。

五、決策與總結

1.會議主持人根據討論情況，總結各方意見，形成決策。

2.對重大事項或分歧意見，可采取表決或請示上級領導等方式確定最終決策。

3.會議主持人對會議成果進行總結，明確責任人和完成時限。

六、會議記錄

1.會議記錄人應詳細記錄會議討論內容、決策結果及與會人員的意見建議。

2.會議紀要應在會議結束后1個工作日內完成，經會議主持人審核后發(fā)送給與會人員。

七、會議閉幕

1.會議主持人對本次會議進行簡要總結，對與會人員的參與表示感謝。

2.會議主持人宣布會議結束，提醒與會人員關注會議紀要及后續(xù)工作。

八、會后工作

1.會議記錄人負責跟進會議紀要的執(zhí)行情況，及時向會議主持人匯報。

2.與會人員應根據會議決策，按時完成相關工作任務。

3.會議主持人應關注會議決策的落實情況，對存在的問題及時協(xié)調解決。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議討論的內容、決策結果和行動項。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，需在會議結束后1個工作日內完成初稿。

3.會議紀要初稿提交給會議主持人審核，確保內容準確無誤。

4.審核通過的會議紀要應及時發(fā)布給所有與會人員和相關利益方。

二、行動項的明確與分配

1.會議紀要中應明確每一項行動的責任人、完成標準和截止日期。

2.行動項分配應合理，確保責任人具備完成任務的資源和能力。

3.責任人收到會議紀要后，應對分配給自己的行動項進行確認。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議記錄人應建立行動項跟蹤表，定期更新行動項的完成情況。

2.會議主持人或指定專人負責對行動項的執(zhí)行進度進行監(jiān)督，確保各項工作按計劃推進。

3.對于未按期完成的行動項，責任人需向會議主持人報告原因和后續(xù)計劃。

四、進度匯報與協(xié)調

1.定期會議應包括行動項進度匯報環(huán)節(jié)，責任人需向會議報告工作進展。

2.遇到問題或困難時，責任人應及時向會議主持人或相關部門協(xié)調解決。

3.會議主持人應根據進度匯報情況，調整工作計劃，確保會議決策的有效實施。

五、評估與反饋

1.會議主持人應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，總結經驗教訓。

2.對執(zhí)行效果良好的行動項，應給予表揚和獎勵；對執(zhí)行不力的，應分析原因，提出改進措施。

3.評估結果和反饋意見應記錄在案，作為今后改進會議管理和決策執(zhí)行的參考。

六、歸檔與管理

1.會議紀要及其跟蹤表應作為重要文件進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.企業(yè)行政部門應建立會議紀要管理系統(tǒng)，確保資料的完整性和安全性。

3.對于涉及重要決策和敏感信息的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室使用申請。

2.申請應包括會議時間、預計參會人數、所需設備等詳細信息。

3.行政部門根據申請順序和會議室使用情況，合理安排會議室資源。

二、會議室設施與管理

1.行政部門負責定期檢查會議室設施，確保設備齊全、功能正常。

2.會議室應配備必要的會議用品，如白板、投影儀、音響設備等。

3.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食，會后需清理垃圾，恢復原狀。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，與會人員應愛護會議室設施，不得隨意搬動或損壞。

2.會議室內不得大聲喧嘩，手機應調至靜音或振動狀態(tài)，保持良好的會議環(huán)境。

3.如需在會議室內召開涉密會議，應采取相應的保密措施，防止信息泄露。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施完好。

2.行政部門負責定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

3.會議室內不得存放易燃、易爆物品，確保與會人員的人身安全。

五、會議室維護與報修

1.如在使用過程中發(fā)現(xiàn)會議室設施損壞或故障，應立即向行政部門報告。

2.行政部門應及時安排維修，確保會議室設施的正常使用。

3.對于故意損壞會議室設施的行為，將依法追究責任。

六、會議室使用費用

1.企業(yè)內部部門使用會議室，原則上不收取費用。

2.如涉及特殊需求或外部租賃，行政部門可根據實際情況制定收費標準，并報企業(yè)領導審批。

3.會議室使用費用收支應透明，定期向企業(yè)領導匯報。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.行政部門應定期收集會議室使用過程中的意見與建議，不斷完善會議室管理制度。

2.會議室管理制度修訂版需經企業(yè)領導審批后發(fā)布實施。

3.行政部門負責對會議室管理制度進行宣傳和