《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范（報批稿）》編制說明

《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)編制說明一、目的意義2019年4月，《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（國令第716號）明確：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，從政策層面有效解決了電子文件法律效力問題。2023年7月，《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》（國辦發(fā)〔2023〕26號），從國家層面對政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理要求予以明確，補上了保障歸檔電子檔案真實性、完整性、合法性的關(guān)鍵一環(huán)，打通了政務(wù)服務(wù)電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管全流程電子化的“最后一公里”，為各地區(qū)進一步深化政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、一網(wǎng)通辦提供了制度保障。政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔已成為時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，是提升政府管理和服務(wù)效能、群眾獲得感的重要方式，同時也是實現(xiàn)政府信息資源共享、電子文件長期保存的基礎(chǔ)條件。實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔，一是有助于提升政務(wù)服務(wù)水平，實現(xiàn)高頻業(yè)務(wù)“網(wǎng)上辦、掌上辦、一次辦”，為政務(wù)服務(wù)跨區(qū)通辦、跨省通辦等奠定堅實基礎(chǔ)；二是有助于實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件全生命周期管理，通過對元數(shù)據(jù)、流轉(zhuǎn)信息有效記錄，對電子文件的“四性檢測”以及電子簽章、CA等技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)電子文件從形成、接收、歸檔到電子檔案保存、利用、移交等環(huán)節(jié)的全流程管理，提升安全性的同時實現(xiàn)電子文件高效利用、長久保存；三是有助于降低行政成本，實現(xiàn)無紙化辦公，減少政務(wù)行政性開支；四是有助于減少重復(fù)開發(fā)建設(shè)，基于制定的各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，形成的各類公共能力可被多個系統(tǒng)、業(yè)務(wù)直接復(fù)用，避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)約信息化資金。本標(biāo)準(zhǔn)基于國家級政務(wù)服務(wù)單套制試點成果經(jīng)驗制定，填補了相關(guān)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)空白，首次將政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦與單套制歸檔深度融合，實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、閉環(huán)管理和電子檔案單軌單套安全高效運行，可復(fù)用性高，為后續(xù)各地各級政府部門復(fù)制推廣奠定堅實基礎(chǔ)。二、任務(wù)來源2022年6月，江蘇省市場監(jiān)督管理局發(fā)布《關(guān)于下達2022年度江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)項目計劃的通知》（蘇市監(jiān)標(biāo)〔2022〕192號），批準(zhǔn)了《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》（項目序號131號）的立項。三、編制過程第一階段：成立標(biāo)準(zhǔn)起草工作組根據(jù)任務(wù)要求，2022年6月，蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局、蘇州市數(shù)據(jù)局（蘇州市政務(wù)服務(wù)管理辦公室）、蘇州工業(yè)園區(qū)一站式服務(wù)中心、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、蘇州市質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化院成立了標(biāo)準(zhǔn)起草工作組，確定任務(wù)分工和各階段時間安排，并確定各自職責(zé)。第二階段：起草標(biāo)準(zhǔn)初稿工作組經(jīng)過調(diào)研學(xué)習(xí)、材料梳理、討論總結(jié)等，結(jié)合現(xiàn)有的實踐經(jīng)驗，多方考慮，于2023年4月完成標(biāo)準(zhǔn)的初稿。第三階段：完成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿完成初稿后，工作組對初稿的框架和標(biāo)準(zhǔn)要素的科學(xué)性、合理性和可操作性進行了討論，對提出的意見、建議進行了認真分析、理解和總結(jié)，迅速開展標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿的編制工作。最終根據(jù)修改意見，對有關(guān)內(nèi)容進行了完善，于2023年7月完成征求意見稿。第四階段：公開征求意見及專家研討2023年12月，江蘇省政務(wù)服務(wù)管理辦公室發(fā)布《關(guān)于征求<政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范（征求意見稿）>意見的通知》，定向發(fā)往全省各有關(guān)部門、各設(shè)區(qū)市政務(wù)辦、大數(shù)據(jù)管理局（中心）等35家單位征集修改意見，最終收到的反饋意見23條。2024年3月1日，蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局組織召開了標(biāo)準(zhǔn)研討會，來自江蘇省政務(wù)服務(wù)管理辦公室、江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、江蘇省質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化研究院、泰州市人力資源和社會保障局檔案管理中心的5位專家對標(biāo)準(zhǔn)的框架、內(nèi)容等提出了修改意見和建議共計16條。針對提出的意見和建議，標(biāo)準(zhǔn)起草工作組進行了認真的分析研究和討論，最終采納30條，部分采納4條，未采納5條。經(jīng)過修改后，完成標(biāo)準(zhǔn)送審稿及編制說明。第五階段：第一次技術(shù)審查會2024年5月23日，江蘇省市場監(jiān)督管理局組織召開了《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)審查會，來自江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、常州市大數(shù)據(jù)管理中心、南通市數(shù)據(jù)局、南京市標(biāo)準(zhǔn)化研究院的5位領(lǐng)導(dǎo)和專家參加了會議。會上，各位專家對標(biāo)準(zhǔn)的合法性、科學(xué)性、適用性等方面進行了審查，提出修改意見建議17條，主要側(cè)重于兩個方面：1）參照DA/T92—2022補充完善標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容；2）建議標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容側(cè)重于歸檔。會后，標(biāo)準(zhǔn)起草工作組就專家組的意見和建議進行了討論，17條意見建議全部采納，對標(biāo)準(zhǔn)框架及內(nèi)容的主要調(diào)整如下：1）參照DA/T92—2022，補充了電子檔案單套管理的相關(guān)內(nèi)容，包括信息化系統(tǒng)要求、可行性評估要求和安全管理要求；2）將歸檔要求按照事項配置階段、預(yù)歸檔階段和正式歸檔階段重新梳理；3）刪除了系統(tǒng)功能要求章節(jié)，將該章節(jié)重新梳理，提煉其中涉及歸檔要求的相關(guān)內(nèi)容，與其他章節(jié)合并。第六階段：第二次技術(shù)審查會2024年7月10日，江蘇省市場監(jiān)督管理局組織召開了《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)審查會，來自江蘇省檔案館、江蘇省人力資源和社會保障信息中心、常州市大數(shù)據(jù)管理中心、南通市數(shù)據(jù)局、南京市標(biāo)準(zhǔn)化研究院的5位領(lǐng)導(dǎo)和專家參加了會議。會上，各位專家對標(biāo)準(zhǔn)的合法性、科學(xué)性、適用性等方面進行了審查，提出了以下主要修改意見：1）將《電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》修改為《政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》；2）梳理全文條款中“應(yīng)”和“宜”的相關(guān)表述。與會專家一致同意標(biāo)準(zhǔn)通過審查。會后，工作組按照專家組意見，對標(biāo)準(zhǔn)進一步修改完善，形成標(biāo)準(zhǔn)（報批稿）及相關(guān)材料提交江蘇省市場監(jiān)督管理局。四、主要內(nèi)容相關(guān)指標(biāo)確立本標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容的確立依據(jù)如下：1）法律法規(guī)與政策文件：《中華人民共和國檔案法》、《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》以及國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)和政策文件，有效解決了電子文件法律效力問題，為政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔提供了法律保障；2）國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)的框架以GB/T42727《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔規(guī)范》為指導(dǎo)進行搭建，主要內(nèi)容參考GB/T42727《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔規(guī)范》、GB/T18894《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T92《電子檔案單套管理一般要求》等政務(wù)服務(wù)和檔案管理領(lǐng)域相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行確立，確保標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性；3）工作實際和經(jīng)驗總結(jié)：歸檔流程和歸檔要求內(nèi)容的確立基于首個通過國家級驗收的政務(wù)服務(wù)電子文件單套歸檔試點經(jīng)驗，將試點經(jīng)驗總結(jié)梳理，提出了政務(wù)服務(wù)電子文件單軌單套歸檔模式，構(gòu)建從事項庫到電子檔案管理系統(tǒng)的全流程管理模式，確保標(biāo)準(zhǔn)的先進性和可操作性。五、主要條款的說明及相關(guān)意義（一）標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成本文件規(guī)定了政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔的總體要求、歸檔流程、歸檔要求和電子檔案單套管理要求。（二）具體內(nèi)容1、總體要求：本章給出了基本原則、安全性要求、信息化系統(tǒng)要求、職責(zé)分工、歸檔方式、電子檔案單套管理可行性評估等內(nèi)容。2、歸檔流程：本章在GB/T42727《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔規(guī)范》的基礎(chǔ)之上，將政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔流程分為3個階段和12個步驟，包括事項配置、事項辦理、文件收集、整理、清點、形成歸檔信息包、生成驗證信息、歸檔檢測、數(shù)據(jù)交換、接收檢測、登記編目和入庫。較GB/T42727增加事項配置和事項辦理兩個環(huán)節(jié)，體現(xiàn)政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、電子文件單軌單套歸檔。3、歸檔要求：本章闡述了單套歸檔流程各個環(huán)節(jié)的細化要求。4、電子檔案單套管理要求：引用GB/T18894《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》、DA/T92《電子檔案單套管理一般要求》、DA/T93《電子檔案移交接收操作規(guī)程》的相關(guān)內(nèi)容，對單套歸檔后的檔案管理工作提出要求，形成閉環(huán)。關(guān)于單套歸檔中涉及到的元數(shù)據(jù)描述、歸檔信息包要求和存儲格式要求等內(nèi)容，本文件直接引用GB/T42727，不再作過多表述。除以上內(nèi)容以外，標(biāo)準(zhǔn)的附錄A給出了提供了政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦電子文件單套歸檔范圍和保管期限表。六、重大分歧意見的處理過程和依據(jù)無。七、與相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系本文件不違反相關(guān)法律法規(guī)及強制性標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容與國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、省級地方標(biāo)準(zhǔn)不存在差異。與GB/T42727相比：本文件應(yīng)用領(lǐng)域更聚焦，僅適用于實現(xiàn)全程網(wǎng)辦的政務(wù)服務(wù)事項的電子文件單套歸檔工作；實現(xiàn)了單軌單套制歸檔，歸檔流程更加完整。較國標(biāo)的歸檔流程基礎(chǔ)上，基于首個通過國家級驗收的政務(wù)服務(wù)電子文件單套歸檔試點經(jīng)驗，增加了事項配置、事項辦理。檔案部門在事項辦理前介入，在源頭配置需要歸檔的電子文件，設(shè)置保管期限、利用權(quán)限等，明確流轉(zhuǎn)路徑，實現(xiàn)電子文件單軌單套制歸檔，更具有推廣性和可操作性。在GB/T42727的基礎(chǔ)上，整合了DA/T92中關(guān)于電子檔案單套管理的相關(guān)要求。八、推廣實施建議（一）關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行范圍的要求和建議標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，建議在全省有全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔需求的各級政務(wù)服務(wù)機構(gòu)中推廣實施，其他部門開展單套制歸檔時也可參照執(zhí)行。（二）關(guān)于推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的手段和方式建議標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，建議從以下方面推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，使標(biāo)準(zhǔn)真正落地見效：一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。成立專項工作推進小組，高位推動，壓實責(zé)任分工，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔工作推進中的問題。二是加強要素保障。加強人員保障，抽調(diào)專業(yè)人員，成立工作專班；加強資金保障，用于相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造對接，保障工作順利開展；加強技術(shù)保障，圍繞工作要求，增強身份認證、電子簽章等基礎(chǔ)能力保障，確保工作順利實施；加強績效考核，將該項工作納入考核，加強檢查評估和考核結(jié)果的運用。三是加強宣傳推廣。對內(nèi)制定針對不同人員的培訓(xùn)方案，對于單位分管領(lǐng)導(dǎo)以理念灌輸為準(zhǔn)；對業(yè)務(wù)骨干以主題業(yè)務(wù)培訓(xùn)為主，在理念灌輸?shù)耐瑫r加強業(yè)務(wù)改革的自覺性、主動性和業(yè)務(wù)能力；對于一線操作人員，以業(yè)務(wù)更新培訓(xùn)為主，注重業(yè)務(wù)實操。對外將宣傳責(zé)任分解到各單位，針對不同對象制定針對性的宣傳方案，綜合運用專場推介、海報、短視頻、折頁、標(biāo)語、電視臺、紙媒、公眾號等多種形式開展宣傳。（三）關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)貫徹效果檢查和評估的建議標(biāo)準(zhǔn)宣貫實施后，建立健全標(biāo)準(zhǔn)實施的監(jiān)督檢查機制，將政務(wù)服務(wù)全程網(wǎng)辦、電子文件單套歸檔納入績效考核，加強檢查評估和考核結(jié)果的運用。九、起草單位和起草人信息及分工本文件的主要起草單位、主要起草人信息及分工如下：姓名單位承擔(dān)的主要工作杜豐蘇州工業(yè)園區(qū)行政