產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會(huì)議管理制度

產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)銷協(xié)調(diào)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，確保產(chǎn)銷信息暢通，特制定本會(huì)議管理制度。本制度遵循公開、民主、效率、務(wù)實(shí)原則，旨在加強(qiáng)各部門間的溝通與合作，促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部涉及生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門及人員。

三、會(huì)議種類

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間周期召開，如周會(huì)、月會(huì)、季會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)實(shí)際工作需要，臨時(shí)決定召開的會(huì)議。

四、參會(huì)人員

1.必須參會(huì)人員：各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員；

2.邀請(qǐng)參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員參加。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集：由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)組織、召集；

2.會(huì)議主持：由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任；

3.會(huì)務(wù)籌備：由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地安排、資料準(zhǔn)備等。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得遲到、早退；

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重發(fā)言人，不得隨意打斷發(fā)言；

3.參會(huì)人員應(yīng)保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容；

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)；

5.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按要求及時(shí)反饋會(huì)議意見。

七、本制度的解釋權(quán)歸產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同推進(jìn)產(chǎn)銷協(xié)調(diào)工作。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議議題應(yīng)提前征集，由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門整理后報(bào)請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；

2.下發(fā)通知：會(huì)議議題確定后，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)在會(huì)議召開前3個(gè)工作日下發(fā)會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等；

3.準(zhǔn)備資料：各部門根據(jù)會(huì)議議題準(zhǔn)備相關(guān)資料，并于會(huì)議召開前1個(gè)工作日提交給產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門；

4.場(chǎng)地布置：產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室，確保會(huì)議設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員；

3.各部門負(fù)責(zé)人或指定代表按照議程順序發(fā)言，闡述本部門在產(chǎn)銷過(guò)程中的問(wèn)題、需求及建議；

4.討論環(huán)節(jié)：參會(huì)人員針對(duì)發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行討論，提出改進(jìn)措施和建議；

5.歸納總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)討論成果進(jìn)行歸納總結(jié)，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議決議

1.會(huì)議決議應(yīng)明確具體事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限等；

2.會(huì)議決議由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門整理成文，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給各相關(guān)部門；

3.各部門應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真組織落實(shí)。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄應(yīng)由產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門指定專人負(fù)責(zé)；

2.會(huì)議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論情況、決議等；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給各相關(guān)部門及參會(huì)人員。

五、會(huì)議反饋

1.各部門應(yīng)在會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中，及時(shí)向產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門反饋落實(shí)情況；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保會(huì)議效果。

六、會(huì)議總結(jié)

1.定期會(huì)議結(jié)束后，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施；

2.會(huì)議總結(jié)應(yīng)在下一次會(huì)議前完成，并在會(huì)議上通報(bào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，明確記錄會(huì)議決議、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任分配；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議主持人審核；

3.會(huì)議主持人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成對(duì)會(huì)議紀(jì)要的審核，并提出修改意見；

4.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門根據(jù)審核意見修改會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后72小時(shí)內(nèi)將最終版會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督

1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門人員了解并執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要中確定的行動(dòng)計(jì)劃；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門協(xié)商解決，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。

三、執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門應(yīng)在會(huì)議決議規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作，并向產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門反饋執(zhí)行結(jié)果；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)定期（如每周、每月）匯總各責(zé)任部門的執(zhí)行情況，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行通報(bào)；

3.對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的部門，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)了解原因，提出改進(jìn)措施，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要按照時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯；

2.會(huì)議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版均應(yīng)保存，電子版可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享，紙質(zhì)版存檔備查；

3.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要，了解相關(guān)決策和執(zhí)行情況。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行總結(jié)，查找存在的問(wèn)題和不足；

2.根據(jù)總結(jié)結(jié)果，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理流程，提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行力和效率；

3.通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，提升會(huì)議紀(jì)要在公司管理中的重要作用，確保產(chǎn)銷協(xié)調(diào)工作的順利進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況統(tǒng)籌安排，并在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)申請(qǐng)部門；

3.若會(huì)議室已被預(yù)訂，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)協(xié)助申請(qǐng)部門調(diào)整會(huì)議時(shí)間或推薦其他可用的會(huì)議室。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食；

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)公物，正確操作設(shè)備，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門；

3.會(huì)議室內(nèi)不得私自更換座位布局，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)提前告知產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并確保會(huì)議室整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理；

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備功能正常；

3.若會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理；

4.對(duì)于貴重設(shè)備，應(yīng)建立使用登記制度，明確使用責(zé)任人。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)安裝適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如監(jiān)控、消防設(shè)備等；

2.會(huì)議室內(nèi)不得存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品；

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容；

4.對(duì)于涉及商業(yè)秘密的會(huì)議，應(yīng)采取加密措施，確保會(huì)議內(nèi)容不被外泄。

五、會(huì)議室服務(wù)

1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)前場(chǎng)地布置、會(huì)議期間茶水服務(wù)等；

2.會(huì)議期間，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的現(xiàn)場(chǎng)管理，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.會(huì)議結(jié)束后，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)收集參會(huì)人員的反饋意見，不斷提高會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰；

2.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高員工的遵守意識(shí)；

3.通過(guò)加強(qiáng)管理，確保會(huì)議室資源得到合理利用，為公司各項(xiàng)會(huì)議提供有力保障。

第五章附則