北京市會議費管理制度

北京市會議費管理制度第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范北京市會議費的管理和使用，提高會議效率，確保會議資源的合理配置，加強會議紀律，保障會議安全，促進決策的科學化、民主化。

第二條本制度適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關、事業(yè)單位、社會團體和各類企業(yè)等組織召開的各類會議。

第三條會議費管理應遵循以下原則：

（一）合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保會議費的合理、合規(guī)使用。

（二）精簡節(jié)約原則：嚴格控制會議規(guī)模，簡化會議程序，降低會議成本，提高會議效益。

（三）透明公開原則：會議費預算、決算及使用情況應予以公開，接受監(jiān)督。

（四）預算管理原則：會議費預算應納入單位年度預算，實行預算管理。

第四條各級組織應建立健全會議費管理制度，明確會議費管理職責，實行會議費審批、報銷、核算、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的分離，確保會議費管理的規(guī)范、有效。

第五條會議費管理應實行分類管理，根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、地點等因素，合理確定會議費標準。

第六條各級組織應加強會議費使用過程中的監(jiān)督檢查，對違規(guī)行為及時糾正，嚴肅查處，確保會議費管理制度的貫徹執(zhí)行。

第七條本制度自發(fā)布之日起實施，原有會議費管理制度與本制度不符的，按本制度執(zhí)行。如遇國家有關政策調(diào)整，按照最新政策執(zhí)行。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）明確會議目的和議題：會議召集人應根據(jù)工作需要，明確會議目的、議題及預期成果。

（二）制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程安排等。

（三）會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點等事項。

（四）會議材料準備：會議召集人應組織相關人員準備會議材料，并在會前分發(fā)至參會人員。

第二條會議召開

（一）簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確保會議出席情況。

（二）主持人開場：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程及參會人員。

（三）會議議程：按照預定議程逐項進行，確保會議內(nèi)容全面、深入。

（四）會議討論：參會人員就會議議題展開討論，充分發(fā)表意見。

（五）會議決策：對會議議題進行表決，形成會議決議。

第三條會議記錄

（一）指定專人記錄：會議召集人應指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

（二）記錄內(nèi)容：會議記錄應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結果等。

（三）會議記錄整理：會后，會議記錄人應及時整理會議記錄，形成會議紀要。

第四條會議總結

（一）主持人總結：主持人對會議進行簡要總結，強調(diào)會議成果和下一步工作要求。

（二）會議紀要發(fā)放：將會議紀要發(fā)放給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決策事項。

第五條會議后續(xù)工作

（一）任務分工：根據(jù)會議決議，明確責任人，進行任務分工。

（二）落實跟蹤：會議召集人應跟蹤督促會議決議的落實情況，確保工作順利進行。

（三）反饋與匯報：責任人應及時向會議召集人反饋工作進展，定期匯報工作成果。

第六條會議評估

（一）會議效果評估：會議結束后，應對會議效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，不斷改進會議組織工作。

（二）意見征集：廣泛征集參會人員對會議組織、會議內(nèi)容等方面的意見和建議，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的制定與發(fā)布

會議紀要應準確反映會議內(nèi)容、討論情況、決策結果和任務分工。會議記錄人負責整理會議紀要，并在會議結束后盡快完成初稿。初稿需經(jīng)過會議召集人審核批準后，及時發(fā)布給所有參會人員和相關執(zhí)行部門。

第二條跟蹤落實機制

（一）責任到人：會議紀要中明確標示出每項任務的責任人和完成時限。

（二）跟進制度：建立會議決策事項跟進制度，確保每項任務都有人負責，有人監(jiān)督。

（三）定期匯報：責任人需定期向會議召集人匯報任務進展情況，確保決策事項按計劃推進。

第三條落實情況的檢查與評估

（一）檢查流程：設立專門的檢查小組或由會議召集人負責對會議決策的落實情況進行檢查。

（二）評估標準：制定明確的評估標準，對會議決策的執(zhí)行效果進行客觀評估。

（三）反饋機制：對落實情況中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給責任人，并督促其整改。

第四條整改與問責

（一）整改措施：對于未能按期完成或執(zhí)行不力的任務，責任人應制定具體的整改措施，并報告給會議召集人。

（二）問責機制：建立健全問責機制，對因主觀原因?qū)е聲h決策事項未落實的責任人進行問責。

第五條持續(xù)改進

（一）經(jīng)驗總結：定期總結會議紀要跟蹤落實的經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供參考。

（二）流程優(yōu)化：根據(jù)實際落實情況，不斷優(yōu)化會議紀要的制定、發(fā)布、跟蹤和評估流程，提高工作效率。

第六條文檔管理

（一）會議紀要歸檔：會議紀要應按照規(guī)定的格式和要求進行歸檔，便于查詢和追溯。

（二）信息保密：對于涉及敏感信息和保密內(nèi)容的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

（一）預訂流程：各級組織應設立會議室預訂系統(tǒng)，明確預訂流程和審批權限。

（二）時間安排：會議室使用應遵循時間優(yōu)先原則，合理規(guī)劃會議時間，避免沖突。

（三）信息更新：會議室使用情況應及時更新，確保信息的準確性和實時性。

第二條會議室配置

（一）基本設施：會議室應配備必要的信息技術設備、音響設備、投影設備等。

（二）環(huán)境布置：會議室內(nèi)部應保持整潔、安靜，溫度適宜，光線充足，座位舒適。

（三）安全檢查：定期對會議室進行安全檢查，確保消防、安全設施齊全有效。

第三條會議室使用

（一）使用規(guī)范：參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，愛護公共設施，保持環(huán)境衛(wèi)生。

（二）會前準備：會議組織者應提前到場檢查設備，確保會議順利進行。

（三）會后整理：會議結束后，應立即對會議室進行清理，恢復原狀。

第四條會議室管理

（一）管理員職責：設立會議室管理員，負責日常管理與維護工作。

（二）使用記錄：管理員應記錄會議室的使用情況，包括會議主題、使用時間、參會人數(shù)等。

（三）維護保養(yǎng)：定期對會議室設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。

第五條會議室預約優(yōu)先級

（一）緊急會議優(yōu)先：對于緊急召開的會議，應優(yōu)先安排會議室。

（二）重要會議優(yōu)先：對于涉及重大決策、重要議題的會議，應給予會議室使用優(yōu)先權。

第六條會議室使用監(jiān)督

（一）監(jiān)督機制：建立會議室使用監(jiān)督機制，對違規(guī)使用、損壞設施等行為進行查處。

（二）投訴處理：設立投訴渠道，及時處理會議室使用過程中的問題，提高服務質(zhì)量。

第七條會議室改進與優(yōu)化

（一）意見征集：定期征集會議室使用者的意見和建議，不斷改進會議室管理與服務水平。

（二）資源調(diào)配：根據(jù)實際需求，合理調(diào)配會議室資源，提高使用效率。

第五章附則

第一條本制度的解釋權歸北京市會議費管理部門所有。

第二條本