月度例會管理制度

月度例會管理制度月度例會管理制度

第一章總則

第一條本制度的制定目的是為了加強公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實。

第二條本制度適用于公司范圍內(nèi)舉辦的各類月度例會，其他臨時性會議可參照本制度執(zhí)行。

第三條會議應(yīng)遵循以下原則：

1.實事求是：會議討論內(nèi)容應(yīng)客觀、公正、真實，禁止虛假匯報和誤導(dǎo)性發(fā)言；

2.高效務(wù)實：會議時間應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，減少無效討論，注重解決問題；

3.集思廣益：鼓勵與會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議；

4.決策明確：會議應(yīng)形成明確的決策結(jié)果，并對責(zé)任人和完成時限進行明確。

第四條參會人員應(yīng)具備以下素質(zhì)：

1.遵守會議紀(jì)律，準(zhǔn)時參加會議；

2.會前做好準(zhǔn)備，熟悉會議議題及相關(guān)材料；

3.會議期間積極參與討論，發(fā)表有建設(shè)性的意見和建議；

4.會議結(jié)束后，認(rèn)真貫徹落實會議決策。

第五條本制度解釋權(quán)歸公司董事會，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，公司原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有違反本制度規(guī)定，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題：會議負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和當(dāng)前工作重點，確定月度例會的主題。

2.會議議程：會議負(fù)責(zé)人應(yīng)提前制定會議議程，明確會議討論的重點、難點問題，并將議程通知與會人員。

3.會議材料：相關(guān)部門應(yīng)提前準(zhǔn)備與會議議題相關(guān)的資料，并在會議前提交給會議負(fù)責(zé)人，以便統(tǒng)一發(fā)放給與會人員。

4.會議通知：會議負(fù)責(zé)人應(yīng)在會議召開前至少三天向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，確保會議的出勤情況。

2.會議主持人：會議主持人應(yīng)按照會議議程組織會議，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：與會人員在討論議題時，應(yīng)依次發(fā)言，每人發(fā)言時間控制在合理范圍內(nèi)，以保證會議效率。

4.會議決策：會議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會人員形成明確的決策結(jié)果。

三、會議記錄

1.會議記錄人：會議應(yīng)指定專門的記錄人，對會議內(nèi)容進行詳細(xì)記錄，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.記錄要求：會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，便于查閱。

3.記錄整理：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前對本次會議的討論成果、決策結(jié)果進行簡要總結(jié)。

2.會議負(fù)責(zé)人應(yīng)關(guān)注會議中提出的問題和建議，并在會后進行梳理和落實。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議結(jié)束后，會議負(fù)責(zé)人應(yīng)將會議紀(jì)要、會議材料等資料進行歸檔，并妥善保管。

2.歸檔資料應(yīng)包括會議通知、會議議程、會議紀(jì)要、與會人員簽到表等。

六、會議效果的評估與反饋

1.會議負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對月度例會的效果進行評估，了解會議決策的落實情況，并根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整會議議程和議題。

2.與會人員應(yīng)對會議效果提出意見和建議，會議負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真聽取并改進。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會議結(jié)束后及時整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、與會人員、主要議題、討論情況、決策結(jié)果及責(zé)任人等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并在一個工作日內(nèi)分發(fā)給所有與會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議決策的落實

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃，明確執(zhí)行步驟、責(zé)任人和完成時限。

2.會議負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查決策的執(zhí)行進度，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題提供指導(dǎo)和支持。

3.責(zé)任部門在執(zhí)行過程中應(yīng)主動向會議負(fù)責(zé)人匯報工作進展，確保決策的有效落實。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議負(fù)責(zé)人應(yīng)建立跟蹤監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行持續(xù)跟蹤。

2.對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，及時采取措施，確保決策目標(biāo)的實現(xiàn)。

3.定期召開反饋會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行總結(jié)，對存在的問題進行討論和解決。

四、效果評估與改進

1.會議負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對會議紀(jì)要的落實效果進行評估，包括決策的完成情況、執(zhí)行效率、改進措施等。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行持續(xù)改進，以提高會議效率和決策質(zhì)量。

3.鼓勵與會人員對會議紀(jì)要的落實效果提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理。

五、歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要及其跟蹤落實情況應(yīng)作為公司重要檔案進行歸檔，便于后續(xù)查閱和審計。

2.會議紀(jì)要及相關(guān)執(zhí)行情況的檔案應(yīng)定期進行整理和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室申請，注明會議時間、參會人數(shù)、會議類型等。

2.行政部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室資源，確保會議的順利進行。

3.會議室預(yù)訂成功后，預(yù)訂部門應(yīng)按時使用，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等，以滿足不同類型的會議需求。

2.行政部門定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，對損壞或故障的設(shè)備及時進行維修或更換。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境整潔。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持安靜，不大聲喧嘩，手機調(diào)至靜音或振動狀態(tài)。

3.會議結(jié)束后，預(yù)訂部門負(fù)責(zé)清理會議室，確保遺留物品和垃圾帶走，設(shè)施恢復(fù)原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，與會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜、防爆等安全事項。

2.行政部門負(fù)責(zé)會議室的安全檢查，排除安全隱患，確保會議期間的安全生產(chǎn)。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)公司工作時間和會議需求進行合理安排。

2.特殊情況下，行政部門可根據(jù)實際需要調(diào)整會議室開放時間，并及時通知相關(guān)部門。

六、會議室預(yù)約優(yōu)先級

1.在會議室資源緊張時，行政部門應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度，合理分配會議室資源。

2.公司級重要會議享有優(yōu)先預(yù)訂權(quán)，其他會議按照預(yù)訂時間順序