會議室5s管理制度模板

會議室5s管理制度模板第一章總則

為確保會議效率，提高會議質(zhì)量，加強(qiáng)會議室管理，特制定本會議室5S管理制度模板。本制度旨在規(guī)范會議流程，明確責(zé)任分工，保障會議資源合理利用，營造整潔、有序、高效的會議環(huán)境。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議室的管理工作，包括但不限于定期會議、臨時(shí)會議、培訓(xùn)會議等。

二、基本原則

1.整潔原則：會議室應(yīng)保持干凈、整潔，與會人員應(yīng)自覺維護(hù)會議室環(huán)境。

2.有序原則：會議流程、會議物品擺放、會議室使用應(yīng)遵循有序原則，確保會議順利進(jìn)行。

3.高效原則：充分利用會議時(shí)間，提高會議效率，減少無效、低效會議。

4.安全原則：確保會議室設(shè)施設(shè)備安全，預(yù)防安全事故發(fā)生。

5.環(huán)保原則：節(jié)約資源，減少浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保。

三、責(zé)任主體

1.會議室管理員：負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)、保潔等工作。

2.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、組織、主持等工作。

3.與會人員：遵守會議紀(jì)律，積極參與會議討論，按時(shí)完成會議任務(wù)。

四、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況，適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以公布。

五、制度執(zhí)行

1.全體員工應(yīng)充分了解并嚴(yán)格遵守本制度。

2.各部門應(yīng)加強(qiáng)會議管理，確保會議效果。

3.對違反本制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

4.本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下為本會議室5S管理制度模板中會議流程的相關(guān)規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司需求，明確會議主題，確保會議目標(biāo)清晰。

2.制定會議議程：會議組織者需提前制定會議議程，包括會議議題、預(yù)計(jì)時(shí)長、參會人員等。

3.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議開始前至少1個(gè)工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.會議室預(yù)約：會議組織者需提前預(yù)約會議室，確保會議資源得到合理分配。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會議材料，并在會議開始前至少30分鐘送達(dá)會議室。

二、會議簽到

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會議室，負(fù)責(zé)會議簽到工作。

2.與會人員應(yīng)在會議開始前5分鐘完成簽到，確保會議按時(shí)開始。

三、會議進(jìn)行

1.會議主持人應(yīng)按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行會議議題討論。

2.與會人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表自己的觀點(diǎn)和建議。

3.會議主持人應(yīng)控制會議時(shí)間，確保會議高效進(jìn)行。

4.對于重要的決策事項(xiàng)，會議主持人應(yīng)確保與會人員充分討論，形成共識。

四、會議記錄

1.會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給與會人員確認(rèn)。

3.會議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，作為會議紀(jì)要的參考。

五、會議總結(jié)

1.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后對會議進(jìn)行總結(jié)，評估會議效果，發(fā)現(xiàn)問題，并提出改進(jìn)措施。

2.會議總結(jié)應(yīng)在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

六、會議資料的歸檔

1.會議組織者應(yīng)將會議相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備日后查閱。

2.歸檔資料包括：會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀(jì)要等。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議結(jié)果的正式記錄，對于會議決策的執(zhí)行和跟蹤具有重要意義。以下為本會議室5S管理制度模板中會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄者根據(jù)會議記錄和討論內(nèi)容進(jìn)行整理，確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任人等信息。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核后，應(yīng)在會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員。

4.會議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件進(jìn)行，確保相關(guān)人員及時(shí)收到。

二、行動(dòng)計(jì)劃的制定與分配

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確具體的行動(dòng)計(jì)劃，包括任務(wù)名稱、任務(wù)描述、完成時(shí)間、責(zé)任人等。

2.會議組織者應(yīng)確保每個(gè)行動(dòng)計(jì)劃都有明確的責(zé)任人，并分配到相應(yīng)的部門或個(gè)人。

3.責(zé)任人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)行動(dòng)計(jì)劃，如有問題應(yīng)及時(shí)反饋。

三、行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃的要求，按時(shí)完成相關(guān)工作。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，定期檢查行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況。

3.如行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行過程中遇到問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)上報(bào)，會議組織者協(xié)助解決或調(diào)整計(jì)劃。

四、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.責(zé)任人完成行動(dòng)計(jì)劃后，應(yīng)將完成情況反饋給會議組織者。

2.會議組織者應(yīng)對反饋結(jié)果進(jìn)行匯總，并在下一次會議中報(bào)告行動(dòng)計(jì)劃的整體完成情況。

3.對于未按期完成的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并跟蹤實(shí)施。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，以便于日后查詢和審計(jì)。

2.公司應(yīng)建立會議紀(jì)要的查閱制度，確保員工可以根據(jù)需要查閱相關(guān)紀(jì)要。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用和良好環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂與使用

1.會議室預(yù)訂：各部門需提前預(yù)訂會議室，并在預(yù)訂時(shí)提供會議主題、參會人數(shù)等信息。

2.會議室使用：預(yù)訂成功的部門應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間使用會議室，如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知會議室管理員。

3.臨時(shí)會議：對于未提前預(yù)訂的臨時(shí)會議，會議室管理員可根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)安排。

二、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議室管理員應(yīng)定期檢查會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備使用：與會人員應(yīng)正確使用會議室內(nèi)的設(shè)備，如遇故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會議室管理員。

3.設(shè)備維護(hù)：對于損壞的設(shè)備，會議室管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會議順利進(jìn)行。

三、會議室環(huán)境與秩序

1.保持整潔：與會人員應(yīng)保持會議室整潔，不亂丟垃圾，不在會議室內(nèi)外吸煙。

2.靜音原則：會議期間，與會人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或振動(dòng)模式，避免影響會議進(jìn)行。

3.會議秩序：與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不隨意離開會議室，不私下交談，確保會議效果。

四、會議室安全與節(jié)能

1.安全檢查：會議室管理員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.緊急疏散：與會人員應(yīng)熟悉會議室的緊急疏散路線，遇緊急情況時(shí)，按照疏散指示迅速撤離。

3.節(jié)能措施：會議室應(yīng)采取節(jié)能措施，如合理調(diào)節(jié)空調(diào)溫度、關(guān)閉不必要的電源等。

五、會議室鑰匙與管理

1.鑰匙領(lǐng)取與歸還：會議室管理員負(fù)責(zé)會議室鑰匙的領(lǐng)取與歸還，借用鑰匙需登記相關(guān)信息。

2.鑰匙保管：借用鑰匙的人員應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。

3.違規(guī)處理：對于違規(guī)使用或遺失鑰匙的情況，將按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。

遵守以上會議室管理規(guī)定，有助于提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行。全體員工應(yīng)共同維護(hù)會議室環(huán)境，共同遵守相關(guān)規(guī)定。

第五章附則

為確保會議室5S管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本