編委辦會(huì)議費(fèi)管理制度

編委辦會(huì)議費(fèi)管理制度第一章總則

為確保編委辦會(huì)議的規(guī)范化、高效化，提高會(huì)議質(zhì)量，節(jié)約會(huì)議費(fèi)用，特制定本會(huì)議費(fèi)管理制度。

一、會(huì)議分類

會(huì)議分為例行會(huì)議、專題會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。例行會(huì)議主要包括定期召開的工作例會(huì)、總結(jié)會(huì)等；專題會(huì)議針對(duì)某一特定主題召開的會(huì)議；臨時(shí)會(huì)議則是因緊急工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

二、會(huì)議宗旨

1.提高工作效率，減少無效會(huì)議；

2.保證會(huì)議質(zhì)量，注重會(huì)議效果；

3.厲行節(jié)約，合理控制會(huì)議費(fèi)用；

4.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議紀(jì)律，確保會(huì)議安全。

三、參會(huì)人員

1.編委辦全體工作人員應(yīng)當(dāng)按時(shí)參加相關(guān)會(huì)議；

2.特邀嘉賓、專家及其他相關(guān)部門人員根據(jù)會(huì)議主題和需要，由會(huì)議召集人邀請(qǐng)參加；

3.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定參會(huì)人員名單，并對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行簽到管理。

四、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷

1.會(huì)議費(fèi)用包括場(chǎng)地租賃、會(huì)議材料、參會(huì)人員交通、住宿、餐飲等；

2.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷需按照國(guó)家及單位相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁違規(guī)報(bào)銷；

3.會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷需提供正規(guī)發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷材料，由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)審核、報(bào)銷。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序；

2.參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席、遲到或早退；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及單位機(jī)密，參會(huì)人員需保守秘密，不得泄露；

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，如有緊急情況需離開會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議召集人請(qǐng)假。

本制度的解釋權(quán)歸編委辦所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、調(diào)整。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議質(zhì)量。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下為會(huì)議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)編委辦工作計(jì)劃和實(shí)際需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)明確；

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：選擇合適的會(huì)議時(shí)間，避免與參會(huì)人員其他工作沖突；選擇合適的會(huì)議室，確保場(chǎng)地設(shè)施滿足會(huì)議需求；

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等；

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者需提前準(zhǔn)備會(huì)議議程、相關(guān)文件、PPT等會(huì)議材料，并在會(huì)議召開前至少1天發(fā)送給參會(huì)人員。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前10分鐘，會(huì)議組織者應(yīng)安排簽到工作，確保參會(huì)人員到場(chǎng)情況；

2.簽到方式可為紙質(zhì)簽到、電子簽到等，簽到表需記錄參會(huì)人員姓名、單位、簽到時(shí)間等信息；

3.會(huì)議組織者應(yīng)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)簽到情況，對(duì)未簽到人員及時(shí)聯(lián)系確認(rèn)。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

2.各議題負(fù)責(zé)人按照會(huì)議議程順序，對(duì)相關(guān)議題進(jìn)行匯報(bào)、討論；

3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議議程順利進(jìn)行；

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員可就議題發(fā)表意見和建議，主持人需給予合理安排發(fā)言時(shí)間。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決；

2.表決方式可為口頭表決、舉手表決、投票表決等，具體方式由會(huì)議主持人確定；

3.表決結(jié)果需記錄在會(huì)議紀(jì)要中，作為會(huì)議決策依據(jù)；

4.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作要求；

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)議材料，編寫會(huì)議紀(jì)要；

3.會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)議結(jié)束后3天內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，并報(bào)編委辦領(lǐng)導(dǎo)審批。

六、會(huì)議評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議流程、組織方式等進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議質(zhì)量。

參會(huì)人員應(yīng)熟悉并遵守會(huì)議流程，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議流程的管理，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行和跟蹤具有重要意義。為確保會(huì)議紀(jì)要的有效落實(shí)，以下規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會(huì)議內(nèi)容和決策，避免出現(xiàn)遺漏或誤解；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需提交給會(huì)議主持人或編委辦領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；

4.審批通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議成果和執(zhí)行任務(wù)。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤管理，確保責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作；

3.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)工作進(jìn)展，對(duì)工作中遇到的問題和困難及時(shí)反饋，以便協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行監(jiān)督

1.編委辦應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；

2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場(chǎng)查看、查閱資料、聽取匯報(bào)等方式，確保決策落到實(shí)處；

3.對(duì)執(zhí)行不力的情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取措施予以糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照單位檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯；

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保資料的安全和完整性；

3.會(huì)議紀(jì)要的保管期限應(yīng)根據(jù)單位規(guī)定和會(huì)議內(nèi)容確定，一般為5年或10年。

五、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析會(huì)議決策的落實(shí)效果；

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議流程、決策執(zhí)行等方面進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整；

3.對(duì)于長(zhǎng)期未落實(shí)的會(huì)議決策，應(yīng)組織專題會(huì)議進(jìn)行研究，推動(dòng)決策的落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，以下為會(huì)議室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便管理部門合理分配會(huì)議室資源；

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)訂結(jié)果，會(huì)議組織者應(yīng)確認(rèn)預(yù)訂信息。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置，包括座位安排、會(huì)議設(shè)備調(diào)試等；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.對(duì)于特殊會(huì)議需求，如視頻會(huì)議、投影等，會(huì)議組織者應(yīng)提前與會(huì)議室管理部門溝通，做好相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備工作。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，不得隨意挪動(dòng)設(shè)備、損壞公物；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、進(jìn)食；

3.會(huì)議室使用完畢后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，關(guān)閉電源、水源等設(shè)施，確保消防安全。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，如遇到問題，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議室管理部門聯(lián)系，尋求技術(shù)支持；

3.會(huì)議室設(shè)備使用過程中，如發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

五、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議期間的安全；

2.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注會(huì)場(chǎng)安全，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施予以消除；

3.會(huì)議室應(yīng)配置消防設(shè)施，并對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)單位工作安排和實(shí)際需求確定，并在會(huì)議室管理部門進(jìn)行公示；

2.會(huì)議組織者應(yīng)遵守會(huì)議室開放時(shí)間，按時(shí)召開和結(jié)束會(huì)議，不得擅自占用會(huì)議室。

第五章附則

為確保編委辦會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，以下為附則相關(guān)內(nèi)