酒店行政會議室管理制度

酒店行政會議室管理制度”

第一章總則

酒店行政會議室管理制度

一、目的

為確保酒店行政會議的有序進(jìn)行，提高會議效率，明確會議職責(zé)，規(guī)范會議管理，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于酒店行政管理部門組織召開的各類行政會議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、民主、集中的原則；

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議議題明確、議程合理；

3.參會人員應(yīng)按時參加，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律；

4.會議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，便于跟蹤落實(shí)。

四、會議分類

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月例會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議；

3.專題會議：針對某一特定議題召開的會議。

五、會議組織與管理

1.會議組織者負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、組織、主持等工作；

2.會議組織者應(yīng)提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議題、參會人員等；

3.會議組織者應(yīng)確保會議資料齊全，便于參會人員提前了解會議內(nèi)容；

4.會議組織者應(yīng)維護(hù)會議秩序，確保會議按時開始、結(jié)束。

六、參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假；

2.參會人員應(yīng)積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議；

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場安靜，不得隨意離場；

4.參會人員應(yīng)按照會議要求，及時反饋會議決定事項的落實(shí)情況。

七、會議保密

1.會議內(nèi)容涉及酒店商業(yè)秘密、內(nèi)部管理信息等，參會人員應(yīng)予以保密；

2.會議紀(jì)要應(yīng)妥善保管，不得隨意泄露給無關(guān)人員。

八、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度報酒店總經(jīng)理審批后實(shí)施。

九、附則

本制度的解釋權(quán)歸酒店行政管理部門。如有疑問，請及時咨詢。

第二章會議流程

會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)酒店行政管理部門的工作需要，明確會議的主題和目的，確保會議具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，制定會議議程，包括會議的起始時間、議題、預(yù)計時長等，合理安排會議內(nèi)容。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，包括主持人、主講人、參會部門及人員等。

4.發(fā)布會議通知：提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等，以便參會人員提前做好準(zhǔn)備。

會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和紀(jì)律要求。

3.會議議題討論：按照議程安排，逐項進(jìn)行議題討論。主講人針對議題進(jìn)行詳細(xì)闡述，參會人員積極發(fā)表意見和建議。

4.會議決策：針對討論的議題，主持人組織參會人員進(jìn)行表決或決策，形成會議決議。

5.會議總結(jié)：會議接近尾聲時，主持人對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議和下一步工作要求。

會議紀(jì)要

1.記錄會議內(nèi)容：會議紀(jì)要人負(fù)責(zé)記錄會議過程中的關(guān)鍵信息，包括議題討論、參會人員的意見和建議、會議決議等。

2.整理會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議紀(jì)要人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：會議紀(jì)要整理完畢后，由會議組織者審核并發(fā)布，通知參會人員查閱。

跟蹤落實(shí)

1.落實(shí)責(zé)任：根據(jù)會議決議，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

2.進(jìn)度反饋：責(zé)任人需定期向會議組織者匯報工作進(jìn)度，及時反饋存在的問題和困難。

3.跟蹤檢查：會議組織者應(yīng)對會議決議的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保工作順利進(jìn)行。

4.總結(jié)評估：會議決策事項完成后，組織相關(guān)人員對執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)評估，為今后類似會議提供借鑒和改進(jìn)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要的整理：會議紀(jì)要人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理工作，確保記錄內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。

2.會議紀(jì)要的審核：會議紀(jì)要整理完成后，需提交給會議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容無誤，決議清晰。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布：審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式通知所有參會人員及相關(guān)部門。

責(zé)任分配與執(zhí)行

1.明確責(zé)任：會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決議的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保各部門和人員清楚自己的任務(wù)和職責(zé)。

2.執(zhí)行計劃：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決議，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，包括時間節(jié)點(diǎn)、所需資源、預(yù)期目標(biāo)等。

3.任務(wù)分解：對于復(fù)雜的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)將其分解為若干個具體的子任務(wù)，分配給團(tuán)隊成員，確保執(zhí)行到位。

進(jìn)度監(jiān)控與反饋

1.定期匯報：責(zé)任人應(yīng)按照執(zhí)行計劃定期向會議組織者匯報工作進(jìn)展，遇到的問題和挑戰(zhàn)，以及解決方案。

2.動態(tài)監(jiān)控：會議組織者應(yīng)建立監(jiān)控機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

3.反饋機(jī)制：建立有效的反饋渠道，鼓勵責(zé)任人主動反映工作中遇到的問題和困難，以及需要的支持和協(xié)助。

評估與改進(jìn)

1.成效評估：會議決議執(zhí)行完畢后，應(yīng)組織評估會議，對執(zhí)行成效進(jìn)行評價，總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善工作流程，提高會議決議的執(zhí)行效率。

3.持續(xù)優(yōu)化：將評估結(jié)果和改進(jìn)措施納入會議管理制度中，作為今后類似會議的參考，不斷優(yōu)化會議管理流程。

跟蹤落實(shí)的記錄

1.記錄保持：會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)形成書面記錄，由會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)保存。

2.資料歸檔：會議紀(jì)要及其跟蹤落實(shí)的記錄應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：會議室使用前，需通過酒店行政管理部門的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，填寫相關(guān)信息，包括會議主題、時間、參會人數(shù)等。

2.審批權(quán)限：會議室預(yù)訂需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審批，確保會議室使用符合酒店工作安排。

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，應(yīng)根據(jù)會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先級，合理分配會議室資源。

會議室配置與維護(hù)

1.基礎(chǔ)設(shè)施：會議室應(yīng)配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.環(huán)境布置：會議室應(yīng)保持干凈整潔，室內(nèi)光線充足，溫度適宜，為參會人員提供舒適的環(huán)境。

3.定期檢查：酒店行政管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議組織者應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間使用會議室，不得提前占用或延遲退場。

2.使用要求：會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，保持安靜，不隨意離開座位，不在室內(nèi)吸煙或進(jìn)食。

3.物品擺放：會議所需的資料、設(shè)備等物品應(yīng)整齊擺放，使用完畢后及時清理，確保會議室恢復(fù)原狀。

會議室安全與保密

1.安全管理：會議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如滅火器、應(yīng)急疏散指示等，并定期進(jìn)行安全檢查。

2.保密措施：涉及敏感內(nèi)容的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識、限制會議記錄外傳等。

3.緊急處理：會議期間如遇緊急情況，會議組織者應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員的安全。

會議室清潔與保養(yǎng)

1.清潔衛(wèi)生：會議結(jié)束后，應(yīng)立即對會議室進(jìn)行清潔，包括地面、桌面、設(shè)備等，保持會議室衛(wèi)生。

2.設(shè)備保養(yǎng)：定期對會議室設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命，確保會議順利進(jìn)行。

第五章附則

制度生效與修訂

1.本制度自發(fā)布之日起生效，取代原有相關(guān)規(guī)定。

2.本制度的修訂由酒店行政管理部門負(fù)責(zé)，根據(jù)實(shí)際工作需要適時進(jìn)行調(diào)整。

適用范圍與例外

1.本制度適用于酒店行政會議室的管理，特殊情況可根據(jù)實(shí)