檔案管理制度參考模板（5份）

檔案管理制度1、目的1.1為了加強(qiáng)對集團(tuán)及各分子公司檔案的管理，促進(jìn)對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。1.2本辦法適用于集團(tuán)及各分子公司對工程、文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等。2、職責(zé)劃分2.1機(jī)要室負(fù)責(zé)對集團(tuán)及各分子公司的各類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實(shí)物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況。部門資料由部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人管理。系統(tǒng)資料整理后交由機(jī)要室保管。2.2檔案的分類2.2.1一般企業(yè)檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、經(jīng)營檔案、會計(jì)檔案、工程技術(shù)檔案、影像檔案、實(shí)物檔案。2.2集團(tuán)及各分子公司機(jī)要室應(yīng)包括以上檔案類別，但不限于以上檔案類別，凡涉及公司重大事項(xiàng)、公司重大決策、公司利益等文件均應(yīng)歸檔，主辦部門留存?zhèn)浞?，方便日常使用?.3檔案管理程序2.3.1人工檔案的管理程序：一級檔案由機(jī)要室直接管理，二級檔案由部門指定人員管理2.3.2一級檔案管理程序及說明（如圖示）：3、工作流程3.1檔案立卷、歸檔3.1.1機(jī)要室應(yīng)定期對集團(tuán)各部門、分子公司檔案進(jìn)行收集，各部門用印合同協(xié)議等文件雙方用印完畢應(yīng)及時(shí)交存。3.1.2立卷歸檔的時(shí)間3.1.2.1各類法規(guī)、政府文件及法律文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件應(yīng)及時(shí)交存機(jī)要室，由機(jī)要室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，可留存復(fù)印件備查。除了項(xiàng)目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由機(jī)要室歸檔。3.1.2.2凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。各部門應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交機(jī)要室保管。31.2.3在獲得證照后，公司的各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、開戶許可證等）應(yīng)及時(shí)交機(jī)要室保存。3.1.2.4各分子公司應(yīng)于項(xiàng)目結(jié)束后向公司機(jī)要室移交各類檔案。3.1.3立卷歸檔的要求3.1.3.1歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。3.1.2.2.2歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時(shí)，雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。3.1.2.2.3卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填寫案卷一律用碳素黑色筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。3.1.3.3各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。3.1.3.4影像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接檔案的要求3.1.4.1交接的資料必須完整；3.1.4.2交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實(shí)地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備；3.1.4.3歸檔資料必須為原件，非正式資料一般不得作為檔案收集，如遇特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；3.1.4.4交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料；3.1.4.5檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)；3.1.4.6卷內(nèi)文件資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨(dú)編號，頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次編寫。頁號編寫位置：單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角；雙面書寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角，圖紙折疊后頁號一律編寫在右下角；3.1.4.7交接資料時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對確認(rèn)無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。3.1.4.8對工程資料檔案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)釆用A4幅面（297mm*210min）,圖紙應(yīng)釆用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅（圖紙一般釆用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖）；3.1.4.8.2用計(jì)算機(jī)出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面；3.1.4.8.3所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；3.1.4.8.4文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3.2檔案的保管3.2.1歸檔前的檔案按類別由相關(guān)部門分別保管，各部門、分子公司臨時(shí)保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專人負(fù)責(zé)保管。3.2.2檔案資料要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理人員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項(xiàng)工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。3.2.3各檔案保管部門要嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。3.2.4檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。3.3檔案的借閱和保密3.3.1檔案資料的借閱使用僅限于集團(tuán)內(nèi)部。借閱人員應(yīng)依據(jù)公司現(xiàn)行制度，辦理借閱審批和登記手續(xù)（含原件、復(fù)印件及掃描件）。3.3.2借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司查證屬實(shí)后給予行政處罰。逾期不歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催收。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.3.3檔案的保密3.3.3.1檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。3.3.3.2檔案室要堅(jiān)固，保管設(shè)備要符合保密要求。3.3.33經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。檔案管理人員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分，直至追究刑事責(zé)任。3.4檔案鑒定和移交3.4.1集團(tuán)機(jī)要室及各部門、分子公司檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。3.4.2檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。3.4.3檔案移交需嚴(yán)格按照制度規(guī)定，定期移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。3.4.4員工離職時(shí)，需按要求整理工作記錄并將電子檔案備份機(jī)要室存檔。4、考核標(biāo)準(zhǔn)4.1財(cái)務(wù)及人事檔案由部門自行管理。其他部門檔案管理人員應(yīng)定期把公司及重要級別資料移交機(jī)要室保管，如不按時(shí)移交的單次處罰100元至500元。4.2各方簽章完畢的合同，經(jīng)辦人員應(yīng)于一周內(nèi)交存機(jī)要室，逾期不交者，單次處罰100元至500元。4.3集團(tuán)及各分子公司人員離職時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開。如遺失未交存的，視其檔案資料的重要程度，單次處罰100元至500元，同時(shí)待其補(bǔ)齊檔案資料后方可辦理離職手續(xù)。4.4罰款從當(dāng)月工資中直接扣除。5、其他及附件5.1檔案管理人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合集團(tuán)相關(guān)部門編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。5.2檔案借閱審批表以通用版的內(nèi)部事務(wù)審批表代替，檔案使用審批表以用印審批表代替。5.3本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋，各分子公司參照本制度執(zhí)行，根據(jù)管理需要可制定公司內(nèi)部管理實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度內(nèi)容發(fā)生沖突。5.4本制度由辦公室、綜合部負(fù)責(zé)培訓(xùn)，辦公室與集團(tuán)法務(wù)審計(jì)中心負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。5.5本制度自頒布之日起施行。5.6本制度所附文件是本制度的組成部分。6、編號管理6.1合同協(xié)議由集團(tuán)及各分子公司機(jī)要室統(tǒng)一編號管理。6.2部門文件由部門指定人員統(tǒng)一編號管理。7、本規(guī)范由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。與《集團(tuán)檔案管理制度》一并頒布施行。檔案管理制度(試行)第一章總則第一條目的1.為了規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。2.本制度適用于檔案的收集歸檔、編目、保管、借閱、清理等各項(xiàng)事宜。第二條管理部門1.公司檔案管理工作由行政部負(fù)責(zé)，文書結(jié)束后，原稿由行政部歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需求留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意后妥善保存，行政部以復(fù)印件歸檔。2.公司檔案分類目錄及編號原則由行政部統(tǒng)一制定。3.各部門安排檔案兼職管理員，按照檔案管理制度進(jìn)行部門級檔案管理。第三條適用范圍本制度適用于各類檔案管理。第二章文件收集及歸檔第四條檔案收集范圍1.重要會議文件，包括會議通知、報(bào)告、決議、重要領(lǐng)導(dǎo)講話、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要、會議督辦等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)本公司的指示、命令、決議、規(guī)定等文件。3.本公司對上級機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。4.公司對外的正式發(fā)文以及有關(guān)企業(yè)的往來文書。5.公司的各種工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。6.公司與有關(guān)單位牽動簽訂的合同、協(xié)議等。7.公司干部任免，員工的工資、福利以及對員工的獎勵、處罰等文件。8.本公司的歷史沿革、大事記及反應(yīng)本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。9.反映公司設(shè)計(jì)、策劃、營銷等活動的有價(jià)值的文件、圖紙、信息、財(cái)務(wù)資料、市場營銷資料等。10.記錄公司項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)過程的記錄型資料。第五條檔案收集歸檔要點(diǎn)1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查并歸入。2.文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。3.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。4.不同年度的文件原則上要分放，單跨年度的請示與批復(fù)以批復(fù)的年度為準(zhǔn)，跨年度的規(guī)劃放在規(guī)劃資料的第一年，跨年度的總結(jié)放在總結(jié)資料的最后一年，跨年度的會議以會議開始的年度為準(zhǔn)。5.絕密、機(jī)密文件單獨(dú)歸檔，相關(guān)的文件與絕密、機(jī)密文件放在一起。6.填寫卷內(nèi)文件目錄要使用黑色鋼筆或黑色碳素筆，字跡要工整、清晰。7.文件建檔時(shí)務(wù)必將文件電子原版、文件簽字原版、簽字文件掃描件統(tǒng)一匹配歸檔。第三章檔案編目第六條檔案類別1.公司檔案類別共設(shè)置12個(gè)一級類目:規(guī)劃設(shè)計(jì)類、財(cái)務(wù)類、融資類、人力類、行政類、運(yùn)營類、產(chǎn)業(yè)類、成本類、工程類、開發(fā)類、采購類、國家政策類。有些檔案難以歸入上述12個(gè)大類時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目，詳見附件1《檔案分類編碼表》。2.根據(jù)職能活動和檔案的形成的特點(diǎn)，每個(gè)大類設(shè)置若干個(gè)二級類目。因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時(shí)可在第二級之后增設(shè)第三級細(xì)類。3.錄音、錄像、照片、光盤和其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成和記錄的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的關(guān)系，不單獨(dú)設(shè)置類別，視其內(nèi)容同紙質(zhì)載體檔案對應(yīng)分類編號并統(tǒng)一歸檔。第七條編號規(guī)則1.檔案實(shí)體分類的標(biāo)識符號采用英文標(biāo)識一級類目，阿拉伯?dāng)?shù)字“雙位制“標(biāo)識二級類目。2.分類編號采用隸屬編號法，每一級位類之間用間隔號“-”隔開。3.檔案分類及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不將任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第八條編號方法1.檔案編號按“目錄號-分類號-年代號-月份號-案卷號”進(jìn)行編號排列。2.檔案編號標(biāo)識：舉例示意：RL-01-2020-04-001案卷號（順序號）月份號（月份）年代號（年份）分類號（二級類別）目錄號（一級類別）第四章檔案保管第九條公司檔案必須專柜上鎖保管，鑰匙由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)授權(quán)任何人不得私自使用。第十條定期對檔案進(jìn)行檢查，切實(shí)做好防盜、防水、防潮、防塵、防火、防霉等工作。第十一條建立公司檔案索引表，結(jié)合檔案的收進(jìn)、移出、銷毀進(jìn)行逐項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，保障檔案賬目清楚。第十二條每年對公司檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第五章檔案借閱第十三條各部門因業(yè)務(wù)需求需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)在OA系統(tǒng)發(fā)起“檔案借閱”審批流程，審批完畢后向行政部調(diào)閱檔案。第十四條借閱檔案時(shí)，必須在“檔案借閱登記表”登記后方可借閱。第十五條行政部收到“檔案借閱”審批通知，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案復(fù)復(fù)印件，將檔案復(fù)印件交與借閱人員。第十六條借閱期限不得超過一星期，到期必須歸還。如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第十七條公司內(nèi)部借閱絕密、機(jī)密檔案時(shí)，必須經(jīng)過董事長的授權(quán)且只能借閱與工作相關(guān)的內(nèi)容。絕密、機(jī)密檔案職能在檔案室內(nèi)查閱，禁止帶出檔案室。第十八條檔案借閱人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)好檔案的安全與秘密。不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。第十九條交還借閱的檔案時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)行政部核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。第二十條外部單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方能借閱，不能把檔案帶離檔案室。絕密、機(jī)密檔案資料不允許借閱。第二十一條外部單位摘抄卷內(nèi)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)董事長同意，對摘抄的材料要進(jìn)行審查簽字。第二十二條借閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。第六章檔案銷毀第二十三條每年更換檔案時(shí)，已到保存期限的檔案給予銷毀。銷毀前應(yīng)做好銷毀檔案明細(xì)表呈送董事長審批，并于附注欄內(nèi)注明銷毀日期。第二十四條保管期限屆滿的檔案文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值的文件，行政部應(yīng)在檔案目標(biāo)上注明保留文件，并注明其他部分銷毀的日期。第二十五條對于已失去作用的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案材料時(shí)要認(rèn)真鑒定，確保所銷毀的檔案材料已列冊登記。第二十六條銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。第七章附則第二十七條本制度由行政部負(fù)責(zé)制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸行政部所有。第二十八條本制度經(jīng)審批下發(fā)之日起實(shí)施。附表：附表1：《檔案分類編碼表》附表2：《檔案索引表》附表3：《檔案借閱登記表》附表4：《銷毀檔案明細(xì)表》檔案管理制度第一條

為規(guī)范XXX公司的檔案管理，提高檔案管理效率和水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，防止重要文件、資料的丟失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本檔案管理制度。第二條

公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時(shí)，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：1、負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；2、負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動和基建工程檔案的跟進(jìn)；3、負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；4、負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；5、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三條

檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)會計(jì)、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。第四條

歸檔時(shí)間和歸檔程序1、公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每季度一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。2、項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。3、會計(jì)檔案在會計(jì)年度結(jié)束后，暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，一年后由財(cái)務(wù)部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部檔案室歸檔。4、人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。5、聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。6、凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。第五條

歸檔要求1、歸檔的文件、資料必須完整。2、歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。3、電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。4、各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第六條檔案的利用1、檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。2、檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。第七條檔案保管期限的劃分及鑒定1、檔案管理員須根據(jù)各類檔案管理細(xì)則中的《歸檔范圍和保管期限表》確定檔案的保管期限及檔案的價(jià)值。2、檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。3、對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。4、對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。5、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第八條檔案保密規(guī)定1、嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。2、接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對交接清單。3、嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。4、整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。5、檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。6、公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。7、發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。第九條檔案查閱、借閱規(guī)定1、借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。2、因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。3、檔案資料一般情況下僅限公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。4、復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機(jī)密檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。5、檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。6、借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評或追究其相關(guān)責(zé)任。7、借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。8、借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。9、借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。第十條檔案室管理規(guī)定1、檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。3、要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。4、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。6、下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。7、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。8、案卷歸還后，及時(shí)放回原處。9、每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第十一條檔案銷毀規(guī)定1、按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。2、銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3、嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。4、檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存公司檔案管理制度為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效地為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本制度?？倓t（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政部與總經(jīng)理統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由行政部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的文書、音響、人事、會計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司行政部管理，各部門不得分散保存。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、交卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動。職責(zé)行政部門1、負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4、負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全，指導(dǎo)公司的檔案管理工作；5、提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員1、負(fù)責(zé)在工作變動時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部門；2、向行政部門移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3、負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料。各部門主管人員1、批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置?？偨?jīng)理1、負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。工作程序（一）檔案資料的收集1、各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》；2、各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政部門移交；A、歸檔范圍及移交時(shí)間B、檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。C、檔案資料的日常管理a）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。b）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。c）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在檔案柜中。D、檔案借閱a）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；b）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級；c）借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；d）借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；E、檔案銷毀a）對已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。b）執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細(xì)則1、檔案資料的歸檔范圍a）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；b）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；c）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；d）本公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；e）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；f）反映公司主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；g）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；h）本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；i）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；j）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；k）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；l）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；m）財(cái)務(wù)檔案資料；n）各種實(shí)物檔案；o）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全；2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按兩份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者、歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件；4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存、并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作；5、各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時(shí)間1、即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a）公司規(guī)定的密級文件；b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免的文件資料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料、2、定期歸檔a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；3、電子聲像檔案的歸檔a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸；b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成、一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管；c）每年三月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。（五）檔案交接1、部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。（六）檔案移交公司的流程1、經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2、行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3、檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。（七）檔案保管1、檔案編號a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序一次排列，以便查閱；c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用；d）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改；e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（八）附則：本辦法由公司行政部指定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由行政部統(tǒng)一訂購；2、期刊、雜志等的訂閱，由行政部匯總各部門征訂清單，報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購；3、購回的圖書等資料由行政部人員負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管；4、凡需借用圖書資料的員工需辦理借閱手續(xù)；5、期刊、雜志等圖書資料由行政部安排專人管理，用完收存；6、員工離開本公司時(shí)，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。相關(guān)記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》3、《檔案移交清單表》4、《檔案借閱審批單》5、《檔案分類編號表》單位檔案管理制度第一章：總則