《會(huì)計(jì)電算化教程》第四章

第一節(jié)第二節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)第四章報(bào)表管理系統(tǒng)概述報(bào)表格式設(shè)計(jì)第三節(jié)報(bào)表公式設(shè)置第四節(jié)報(bào)表數(shù)據(jù)處理

會(huì)計(jì)報(bào)表是在綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況及經(jīng)營(yíng)成果的書(shū)面文件，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全面總結(jié)。

報(bào)表管理系統(tǒng)具備報(bào)表格式設(shè)計(jì)、定義公式、從其他系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)信息、自動(dòng)編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表并對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核、匯總等功能。報(bào)表管理系統(tǒng)概述第一節(jié)報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述報(bào)表管理系統(tǒng)中的基本概念報(bào)表管理系統(tǒng)基本操作流程一報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述報(bào)表管理系統(tǒng)的功能報(bào)表格式

設(shè)計(jì)文件管理報(bào)表管理系統(tǒng)革新了會(huì)計(jì)報(bào)表的傳統(tǒng)處理方式，使會(huì)計(jì)報(bào)表的處理更加靈活、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。報(bào)表數(shù)據(jù)

處理圖表管理報(bào)表格式設(shè)計(jì)是指：在輸入報(bào)表數(shù)據(jù)前先設(shè)計(jì)一個(gè)報(bào)表的模板，定義報(bào)表中的固定結(jié)構(gòu)。1．報(bào)表格式設(shè)計(jì)

報(bào)表管理系統(tǒng)提供了豐富的設(shè)計(jì)功能，包括設(shè)置報(bào)表尺寸、定義組合單元、設(shè)置單元屬性、編輯公式、設(shè)置報(bào)表風(fēng)格等。

報(bào)表數(shù)據(jù)處理是指：會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、計(jì)算、匯總并生成會(huì)計(jì)報(bào)表。2．報(bào)表數(shù)據(jù)處理

報(bào)表管理系統(tǒng)提供了排序、查詢、審核、舍位平衡、匯總等多種功能。報(bào)表中采用圖表形式，可以更直觀地反映和分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。3．圖表處理功能

利用圖表處理功能，可很方便地對(duì)以圖形方式組織報(bào)表數(shù)據(jù)?？梢灾谱髦狈綀D、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種形式的分析圖表，還可以對(duì)圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體等進(jìn)行編輯。報(bào)表管理系統(tǒng)提供了各類(lèi)文件的管理功能，并能夠進(jìn)行不同文件格式的轉(zhuǎn)換，如文本文件、﹡．MDB文件、﹡．DBF文件、Excel文件等。4．文件管理功能文件管理功能還提供了標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以和其他財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。報(bào)表管理系統(tǒng)還提供了行業(yè)模板、報(bào)表輸出及二次開(kāi)發(fā)等功能，用戶可依據(jù)實(shí)際需要選擇使用。5．其他功能二報(bào)表管理系統(tǒng)中的基本概念1．報(bào)表及報(bào)表文件報(bào)表也稱表頁(yè)，是報(bào)表管理系統(tǒng)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位。

它是由若干行和若干列組成的二維表。具有相同格式不同數(shù)據(jù)的每張報(bào)表稱為一個(gè)表頁(yè)?！駡?bào)表報(bào)表文件是一張或多張報(bào)表以文件形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中。

每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)由“名稱”和“．?dāng)U展名”組成的表名，如“利潤(rùn)表.REP”?！駡?bào)表文件2．報(bào)表結(jié)構(gòu)●簡(jiǎn)單表簡(jiǎn)單表的組成如右圖所示：簡(jiǎn)單表由若干行和列組成，它通常分為四個(gè)部分：標(biāo)題、表頭、表體和表尾。

貨幣資金表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表和大多數(shù)會(huì)計(jì)報(bào)表都屬于簡(jiǎn)單表。●復(fù)合表復(fù)合表是多個(gè)簡(jiǎn)單表的層次組合。3．報(bào)表單元報(bào)表中由行和列確定的方格稱為單元。單元是組成報(bào)表的最小單位，用于填置各種數(shù)據(jù)?！駟卧獑卧獏^(qū)域由表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元構(gòu)成一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。起始單元和結(jié)束單元用“：”聯(lián)接，表示區(qū)域范圍?！駟卧獏^(qū)域組合單元是由相鄰的兩個(gè)或多個(gè)單元合并組成的區(qū)域。這些單元必須是同一單元類(lèi)型。●組合單元●單元屬性單元屬性單元類(lèi)型數(shù)值單元字符單元表樣單元字體圖案對(duì)齊方式數(shù)值可直接輸入，也可由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的類(lèi)型缺省為數(shù)值型。用于存放報(bào)表中的數(shù)據(jù)，需在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字或符號(hào)，其內(nèi)容也可以由單元公式直接生成。可存儲(chǔ)字符型數(shù)據(jù)，需在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下輸入。字符單元為此，系統(tǒng)提供了表樣單元。

表樣單元有兩個(gè)特點(diǎn)：

①其內(nèi)容只能在“格式”狀態(tài)下輸入和修改，在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下只能查看；

②其內(nèi)容出現(xiàn)在所有表頁(yè)的相同單元中。在包含多個(gè)表頁(yè)的報(bào)表中，有許多單元的內(nèi)容是一樣的，如表頭、標(biāo)題等。表樣單元4．關(guān)鍵字

是一個(gè)的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識(shí)某一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇某一表頁(yè)。關(guān)鍵字

每張報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字，常用的關(guān)鍵字主要有六種：?jiǎn)挝幻Q、單位編號(hào)、年、季、月、日。關(guān)鍵字的顯示位置在“格式”狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下錄入。5．“格式”狀態(tài)與“數(shù)據(jù)”狀態(tài)在“格式”狀態(tài)下，可以對(duì)報(bào)表格式進(jìn)行相關(guān)操作，如設(shè)置報(bào)表尺寸、行高、列寬、單元屬性、單元公式等。在“格式”狀態(tài)下只能顯示報(bào)表格式，不能顯示報(bào)表數(shù)據(jù)?！瘛案袷健睜顟B(tài)在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下，可以管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如錄入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、根據(jù)單元公式計(jì)算數(shù)據(jù)、進(jìn)行審核及舍位操作、制作圖表、匯總報(bào)表等。在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下，不能修改報(bào)表格式，只能看到包括內(nèi)容和格式的全部報(bào)表內(nèi)容。●“數(shù)據(jù)”狀態(tài)要進(jìn)行“格式”狀態(tài)和“數(shù)據(jù)”狀態(tài)的切換，可以單擊報(bào)表工作區(qū)左下角的【格式∕數(shù)據(jù)】按鈕。6．固定表與可變表固定表是指報(bào)表格式固定，不隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或統(tǒng)計(jì)數(shù)量的變動(dòng)而改變固有格式的報(bào)表?！窆潭ū砜勺儽硎侵笀?bào)表格式不固定，可根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)與管理的需要隨時(shí)改變報(bào)表大小或格式的報(bào)表?？勺儽碓趫?bào)表中增加了可變區(qū)，可變區(qū)是指屏幕顯示某個(gè)區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的，在一個(gè)報(bào)表中只能設(shè)置一個(gè)可變區(qū)。●可變表三報(bào)表管理系統(tǒng)基本操作流程報(bào)表管理系統(tǒng)的操作流程分為報(bào)表格式設(shè)計(jì)、報(bào)表數(shù)據(jù)處理、報(bào)表輸出三個(gè)主要步驟。報(bào)表管理系統(tǒng)操作流程圖具體流程如下圖所示：報(bào)表輸出數(shù)據(jù)處理生成報(bào)表圖表處理錄入數(shù)據(jù)設(shè)置關(guān)鍵字定義公式新建報(bào)表格式設(shè)計(jì)2．報(bào)表格式設(shè)計(jì)在“格式”狀態(tài)下對(duì)報(bào)表格式進(jìn)行設(shè)計(jì)，包括確定報(bào)表尺寸、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、關(guān)鍵字等。1．啟動(dòng)系統(tǒng)，建立報(bào)表啟動(dòng)報(bào)表管理系統(tǒng)，新建一張空白報(bào)表，并進(jìn)入“格式”狀態(tài)。

這時(shí)可以在此張報(bào)表上進(jìn)行報(bào)表格式設(shè)計(jì)，在保存文件時(shí)為該表重新命名。3．定義公式定義報(bào)表獲取數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)的各類(lèi)公式，包括單元公式、審核公式和舍位平衡公式。4．報(bào)表數(shù)據(jù)處理包括錄入報(bào)表數(shù)據(jù)，根據(jù)單元公式獲取其他數(shù)據(jù)，輸入關(guān)鍵字，生成報(bào)表，進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、舍位平衡、匯總等操作。5．圖表處理在一個(gè)報(bào)表中插入圖表文件，進(jìn)行圖表數(shù)據(jù)分析，同時(shí)可對(duì)圖表風(fēng)格進(jìn)行設(shè)置。6．報(bào)表輸出報(bào)表編制完成，可按實(shí)際需求輸出報(bào)表。報(bào)表格式設(shè)計(jì)第二節(jié)創(chuàng)建報(bào)表保存報(bào)表報(bào)表格式設(shè)計(jì)

報(bào)表格式設(shè)計(jì)即設(shè)計(jì)一張報(bào)表的基本框架。報(bào)表格式?jīng)Q定了整張報(bào)表的外觀和結(jié)構(gòu)，是報(bào)表數(shù)據(jù)錄入和處理的基礎(chǔ)。

報(bào)表格式設(shè)計(jì)主要包括報(bào)表尺寸、行高、列寬、報(bào)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容、單元屬性、單元公式、關(guān)鍵字等的設(shè)置。報(bào)表格式設(shè)計(jì)需在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。固定表“貨幣資金表”，如下表所示：貨幣資金表單位名稱：今日文化發(fā)展有限公司年月日單位：元項(xiàng)目行次期初數(shù)借方發(fā)生額貸方發(fā)生額期末數(shù)現(xiàn)金1銀行存款2其他貨幣資金3合計(jì)4制表人：一創(chuàng)建報(bào)表建立空白報(bào)表

（1）以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)進(jìn)入企業(yè)門(mén)戶。選擇【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】→【UFO報(bào)表】菜單，進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表管理系統(tǒng)。

（2）選擇【文件】→【新建】菜單，建立一張空白報(bào)表，系統(tǒng)默認(rèn)報(bào)表名為“report1”，如右圖所示。二報(bào)表格式設(shè)計(jì)1．固定表的格式設(shè)計(jì)●設(shè)置報(bào)表尺寸設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。報(bào)表的行數(shù)應(yīng)包括標(biāo)題、表頭、表體和表尾所占的全部行。

（1）選擇【格式】→【表尺寸】菜單，打開(kāi)“表尺寸”對(duì)話框，分別輸入報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)，如右圖所示。

（2）單擊【確認(rèn)】按鈕，即顯示按要求行列數(shù)設(shè)置的表格。設(shè)置表尺寸其操作步驟如下：●定義行高和列寬

（1）在報(bào)表中選中需要調(diào)整行高的單元，如“A1”。

（2）選擇【格式】→【行高】菜單，打開(kāi)“行高”對(duì)話框，如左圖所示。

（3）輸入行高數(shù)據(jù)，單擊【確認(rèn)】按鈕。

（4）同理，選擇要調(diào)整列寬的單元，選擇【格式】→【列寬】菜單，可對(duì)列寬進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置行高具體操作如下：

設(shè)置的行高和列寬以適合輸入本單元內(nèi)容為宜，行高和列寬均以毫米為單位?！穸x組合單元

（1）在進(jìn)行格式設(shè)計(jì)的報(bào)表中，選擇需要合并的區(qū)域，如“A1：F1”。

（2）選擇【格式】→【組合單元】菜單，打開(kāi)“組合單元”對(duì)話框，如右圖所示。

（3）選擇所需的組合方式。單擊【整體組合】、【按列組合】或【按行組合】按鈕，所選定的單元區(qū)域即合并為一個(gè)單元。定義組合單元具體操作如下：

定義組合單元是指：為了格式設(shè)計(jì)的需要，把幾個(gè)單元合并為一個(gè)單元使用?！癞?huà)表格線

（1）選中報(bào)表中需要畫(huà)線的區(qū)域，如“A3：F7”。（2）選擇【格式】→【區(qū)域畫(huà)線】菜單，打開(kāi)“區(qū)域畫(huà)線”對(duì)話框，如左圖所示。

（3）單擊畫(huà)線類(lèi)型單選鈕，并選擇畫(huà)線樣式。

（4）單擊【確認(rèn)】按鈕，所選區(qū)域即被畫(huà)上表格線。畫(huà)表格線具體操作步驟如下：在新建的報(bào)表中是沒(méi)有任何表格線的，因此在設(shè)計(jì)報(bào)表過(guò)程中應(yīng)在需要輸入內(nèi)容的表體區(qū)域畫(huà)表格線?！褫斎雸?bào)表項(xiàng)目

（1）選中需要輸入內(nèi)容的單元或組合單元。

（2）在單元或組合單元內(nèi)輸入相關(guān)文字內(nèi)容，如右圖所示。輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容具體操作步驟如下：報(bào)表的基本框架設(shè)置完成后，接下來(lái)就可輸入報(bào)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

報(bào)表項(xiàng)目是指報(bào)表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項(xiàng)目、表尾等。提示：在輸入報(bào)表項(xiàng)目時(shí)，編制單位、日期等一般不作為文字內(nèi)容輸入，通常將其設(shè)置為關(guān)鍵字。●設(shè)置單元格屬性在單元格屬性中可以對(duì)單元的類(lèi)型、字體圖案、對(duì)齊方式及邊框等屬性進(jìn)行設(shè)置?！裨O(shè)置單元類(lèi)型

在“格式”狀態(tài)下，輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容的單元，系統(tǒng)默認(rèn)為表樣單元，表樣單元對(duì)所有表頁(yè)都有效，即其內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)在所有表頁(yè)中；新建的報(bào)表，所有單元的單元類(lèi)型均默認(rèn)為數(shù)值型。未輸入內(nèi)容的單元均默認(rèn)為數(shù)值單元，在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下可輸入數(shù)值；需要在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下輸入字符的單元，可將其定義為字符單元。數(shù)值單元和字符單元設(shè)置后只對(duì)本表頁(yè)有效。

（1）選中需要設(shè)置單元類(lèi)型的單元，如“F8”。

（2）選擇【格式】→【單元屬性】菜單，打開(kāi)“單元格屬性”對(duì)話框。

（3）單擊【單元類(lèi)型】選項(xiàng)卡，選擇單元類(lèi)型，如右圖所示。

（4）單擊【確定】按鈕返回。設(shè)置單元類(lèi)型設(shè)置單元類(lèi)型的操作步驟如下：●設(shè)置單元格屬性●設(shè)置單元風(fēng)格在單元格屬性中還可對(duì)報(bào)表的字體圖案、對(duì)齊方式及邊框樣式等外觀風(fēng)格進(jìn)行設(shè)置，其具體操作如下：

（1）選中需進(jìn)行設(shè)置的單元格。如“A1”。

（2）選擇【格式】→【單元屬性】菜單，打開(kāi)“單元格屬性”對(duì)話框。

（3）單擊【字體圖案】選項(xiàng)卡，在此設(shè)置標(biāo)題的字體、字型、字號(hào)、顏色等屬性，如左圖所示。設(shè)置字體圖案

（4）單擊【對(duì)齊】選項(xiàng)卡，選擇對(duì)齊方式；單擊【邊框】選項(xiàng)卡，選擇邊框樣式。

（5）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，完成風(fēng)格設(shè)置的報(bào)表如左圖所示。設(shè)置單元風(fēng)格●定義關(guān)鍵字

關(guān)鍵字用來(lái)唯一標(biāo)識(shí)表頁(yè)。定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁(yè)中的位置，兩項(xiàng)工作?！裨O(shè)置關(guān)鍵字

（1）選中需要設(shè)置關(guān)鍵字的單元或組合單元，A2：F2。

（2）選擇【數(shù)據(jù)】→【關(guān)鍵字】→【設(shè)置】菜單，打開(kāi)“設(shè)置關(guān)鍵字”對(duì)話框，如右圖所示。設(shè)置關(guān)鍵字

（3）單擊需要設(shè)置的關(guān)鍵字前的單選鈕，如單擊【單位名稱】單選鈕。

（4）單擊【確定】按鈕返回。

（5）同理，將“年”、“月”、“日”設(shè)置為關(guān)鍵字，結(jié)果如左圖所示。為表格設(shè)置關(guān)鍵字提示：一個(gè)關(guān)鍵字在同一個(gè)報(bào)表中只能定義一次，每個(gè)報(bào)表可定義多個(gè)不同的關(guān)鍵字。如果需取消關(guān)鍵字，可選擇【數(shù)據(jù)】→【關(guān)鍵字】→【取消】菜單，進(jìn)行取消設(shè)置。上圖中鼠標(biāo)所指的位置為設(shè)置完成的“年”、“月”、“日”關(guān)鍵字，由于尚未調(diào)整關(guān)鍵字的位置，因此，出現(xiàn)重疊的現(xiàn)象?！穸x關(guān)鍵字同一個(gè)單元或組合單元設(shè)置了多個(gè)關(guān)鍵字后，會(huì)出現(xiàn)重疊在一起的現(xiàn)象，因此，需要對(duì)關(guān)鍵字的位置進(jìn)行調(diào)整?！裾{(diào)整關(guān)鍵字位置

（1）選擇【數(shù)據(jù)】→【關(guān)鍵字】→【偏移】菜單，打開(kāi)“定義關(guān)鍵字偏移”對(duì)話框。

（2）在需要調(diào)整位置的關(guān)鍵字后輸入偏移量，如“單位名稱0”、“年-120”、“月-90”、“日-60”，如左圖所示。定義關(guān)鍵字偏移具體操作如下：提示：偏移量為負(fù)表示向左移，為正表示向右移。

（3）設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，關(guān)鍵字及其位置如右圖所示。顯示關(guān)鍵字位置2．可變表格式設(shè)計(jì)制作可變表的步驟與固定表基本相同，所不同的是在表體中設(shè)置了一個(gè)可變區(qū)。定義可變區(qū)的操作如下：

（1）選取“格式”狀態(tài)，如果要設(shè)置行可變區(qū)，則選中第一可變行的行標(biāo)；如果要設(shè)置列可變區(qū)，則選中第一可變列的列標(biāo)。

（2）選擇【數(shù)據(jù)】→【可變區(qū)】→【設(shè)置】菜單，打開(kāi)“設(shè)置可變區(qū)”對(duì)話框。

（3）選擇【行可變】或【列可變】單選鈕，輸入可變數(shù)量，如右圖所示。設(shè)置可變區(qū)

（4）單擊【確認(rèn)】按鈕，即將所選區(qū)域設(shè)置為可變區(qū)?？勺冃邢乱恍械男袠?biāo)變?yōu)椤翱勺冃行袠?biāo)數(shù)＋可變行數(shù)量”，如左圖所示，示例中第4行為可變區(qū)，可變行數(shù)量為10，設(shè)置完可變區(qū)后，第5行變?yōu)榈?4行?？勺儏^(qū)域設(shè)置完成提示：每一張可變表都包括一個(gè)可變區(qū)域，其中的行數(shù)不固定或列數(shù)不固定，但二者不可同時(shí)為不定值。在一張報(bào)表中只能定義一個(gè)可變區(qū)，如果想重新設(shè)置可變區(qū)，首先取消現(xiàn)有可變區(qū)，再設(shè)置新的可變區(qū)。要修改可變區(qū)的大小，可選擇【數(shù)據(jù)】→【可變區(qū)】→【重新設(shè)置】菜單，進(jìn)行修改。三保存報(bào)表報(bào)表格式設(shè)計(jì)完之后，一定要及時(shí)保存，以便日后工作使用。

用友報(bào)表文件的擴(kuò)展名為“．REP”。保存報(bào)表的操作如下：

（1）選擇【文件】→【另存為】菜單，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框。

（2）選擇要保存文件的文件夾，輸入報(bào)表文件名“貨幣資金表”，選擇保存類(lèi)型“報(bào)表文件（﹡．REP）”。

（3）單擊【保存】按鈕，保存成功。報(bào)表公式設(shè)置第三節(jié)單元公式舍位平衡公式審核公式一單元公式單元公式是為報(bào)表數(shù)據(jù)單元賦值的公式。單元公式的作用是從報(bào)表系統(tǒng)內(nèi)部或其他系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù)，直接或經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單運(yùn)算填入相應(yīng)的報(bào)表單元中。對(duì)于報(bào)表內(nèi)小計(jì)、合計(jì)的數(shù)據(jù)可通過(guò)設(shè)置簡(jiǎn)單的計(jì)算公式獲??；對(duì)于從其他報(bào)表中提取的數(shù)據(jù)，可通過(guò)建立表與表之間的數(shù)據(jù)連接公式來(lái)獲??；對(duì)于從賬務(wù)系統(tǒng)或其他系統(tǒng)中采集的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)賬務(wù)函數(shù)公式自動(dòng)從其他系統(tǒng)中獲取。1．報(bào)表系統(tǒng)內(nèi)部取數(shù)公式

本表頁(yè)內(nèi)取數(shù)公式用于從一張表頁(yè)內(nèi)部獲取數(shù)據(jù)，并按需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)計(jì)算。用戶可以直接輸入公式，也可以通過(guò)“函數(shù)向?qū)А币龑?dǎo)輸入統(tǒng)計(jì)函數(shù)。●本表頁(yè)內(nèi)取數(shù)公式具體操作步驟如下：

（1）在表頁(yè)中選定需定義公式的單元，如“C7”（即期初數(shù)的合計(jì)）。

（2）在“格式”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【編輯公式】→【單元公式】菜單，打開(kāi)“定義公式”對(duì)話框。直接輸入計(jì)算公式●本表頁(yè)內(nèi)取數(shù)公式●直接輸入公式

（3）在定義公式的文本框中輸入計(jì)算公式，如右圖所示。

（4）單擊【確認(rèn)】按鈕，定義單元公式的單元格中顯示“公式單元”字樣。

（1）選定需要定義公式的單元，如“F7”（即期末數(shù)合計(jì)）。

（2）選擇【數(shù)據(jù)】→【編輯公式】→【單元公式】菜單，打開(kāi)“定義公式”對(duì)話框。

（3）單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，打開(kāi)“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框，如左圖所示。函數(shù)向?qū)А癖颈眄?yè)內(nèi)取數(shù)公式●使用統(tǒng)計(jì)函數(shù)

（4）在“函數(shù)分類(lèi)”列表框中選擇“統(tǒng)計(jì)函數(shù)”，在右側(cè)“函數(shù)名”列表框中選擇函數(shù)名，如“PTOTAL”（即求和函數(shù)）。

（5）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“固定區(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)”對(duì)話框，如右圖所示?！肮潭▍^(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)”對(duì)話框

（6）在“固定區(qū)區(qū)域”文本框中輸入統(tǒng)計(jì)區(qū)域，如“F4：F6”。

（7）單擊【確認(rèn)】按鈕，“定義公式”對(duì)話框中即顯示定義好的函數(shù)公式，如左圖所示。選擇統(tǒng)計(jì)函數(shù)后的“定義公式”對(duì)話框通過(guò)“篩選表達(dá)式”可設(shè)置篩選條件，從而選出指定區(qū)域內(nèi)符合篩選條件的數(shù)據(jù)參與計(jì)算。提示：為了操作方便，還可選擇某空白單元，單擊【fx】按鈕，打開(kāi)“定義公式”對(duì)話框；對(duì)于設(shè)置完單元公式的“公式單元”，也可雙擊該單元或按“＝”鍵打開(kāi)“定義公式”對(duì)話框。本表頁(yè)內(nèi)取數(shù)常用的統(tǒng)計(jì)函數(shù)如下表所示：本表頁(yè)取數(shù)常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)函數(shù)PTOTAL()PCOUNT()PAVG()PMAX()PMIN()PVAR()PSTD名稱求和計(jì)數(shù)平均值最大值最小值方差偏方差從其他表頁(yè)中提取數(shù)據(jù)，可使用本表它頁(yè)取數(shù)函數(shù)“SELECT()”，

其函數(shù)格式為SELECT(<區(qū)域>[,<頁(yè)面篩選條件>])。●本表它頁(yè)取數(shù)公式

【例】：若當(dāng)前表頁(yè)中關(guān)鍵字“年”為2008，要使本表頁(yè)B列取本表關(guān)鍵字“年”為2007的表頁(yè)中B列的數(shù)值，可使用如下公式：B=SELECT(B,年@=年+1)

報(bào)表之間取數(shù)公式用于從其他表中獲取數(shù)據(jù)。報(bào)表之間取數(shù)公式與本表頁(yè)內(nèi)取數(shù)公式類(lèi)似，主要區(qū)別是將本表表名換為它表的表名，其函數(shù)格式為：<目標(biāo)區(qū)域>=“<它表表名>”-><單元區(qū)域>[@<頁(yè)號(hào)>]?！駡?bào)表之間取數(shù)公式

【例】：若當(dāng)前表頁(yè)D5的值等于表“Y”第4頁(yè)D5的值，可使用如下表達(dá)是D5="Y"->D5@42．賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)公式

賬務(wù)數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的主要來(lái)源。

賬務(wù)函數(shù)架起了報(bào)表系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳遞的橋梁，實(shí)現(xiàn)了賬表的一體化。

（1）選中需要被定義的單元，如“C4”（即現(xiàn)金期初數(shù)）。

（2）打開(kāi)“定義公式”對(duì)話框，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，打開(kāi)“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框。

（3）在“函數(shù)分類(lèi)”列表框中選擇“用友賬務(wù)函數(shù)”，在右側(cè)的“函數(shù)名”列表框中選擇函數(shù)名，如“期初（QC）”，如右圖所示。定義賬務(wù)函數(shù)

（4）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“用友賬務(wù)函數(shù)”對(duì)話框，如左圖所示。錄入賬務(wù)函數(shù)

（5）如果用戶對(duì)函數(shù)格式比較熟悉，可在“函數(shù)錄入”文本框中直接按函數(shù)格式輸入入函數(shù)。但對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，建議可使用參照功能，可單擊【參照】按鈕，打開(kāi)“賬務(wù)函數(shù)”對(duì)話框，輸入獲取數(shù)據(jù)的賬套號(hào)、科目、會(huì)計(jì)年度及方向等，如右圖所示。利用參照輸入賬務(wù)函數(shù)提示：在“賬務(wù)函數(shù)”對(duì)話框（上圖）中，如果在“賬套號(hào)”下拉列表中選擇了賬套號(hào)，則“會(huì)計(jì)年度”為該賬套的默認(rèn)年度。另外，“期間”與“截止日期”不能同時(shí)輸入。

（6）單擊【確定】按鈕，完成賬務(wù)取數(shù)公式的定義，如左圖所示。

（7）單擊【確認(rèn)】按鈕，返回報(bào)表編輯畫(huà)面，繼續(xù)定義其他單元公式。賬務(wù)取數(shù)公式

（8）單元公式定義完成后，“格式”狀態(tài)下的報(bào)表樣式如右圖所示。完成定義單元公式二審核公式用來(lái)審核數(shù)據(jù)之間勾稽關(guān)系的公式稱之為審核公式。定義審核公式，即是把要檢查的數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系以審核公式的形式預(yù)先存入系統(tǒng)，用以檢查報(bào)表生成之后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在資產(chǎn)負(fù)債表中，C43單元為資產(chǎn)總計(jì)的年初數(shù)，G43單元為負(fù)債和所有者權(quán)益總計(jì)的年初數(shù)，那么則存在C43=G43的勾稽關(guān)系，定義勾稽關(guān)系的具體操作如下：定義審核公式

（1）選擇【數(shù)據(jù)】→【編輯公式】→【審核公式】菜單，打開(kāi)“審核公式”對(duì)話框。

（2）在“審核關(guān)系”欄輸入需要定義的審核公式：C43=G43MESS“年初資產(chǎn)總計(jì)<>年初負(fù)債和所有者權(quán)益總計(jì)！”，如左圖所示。

（3）單擊【確定】按鈕，保存定義好的審核公式。三舍位平衡公式報(bào)表經(jīng)舍位之后，重新調(diào)整平衡關(guān)系的公式即稱為舍位平衡公式。其具體操作如下：

（1）選擇【數(shù)據(jù)】→【編輯公式】→【舍位公式】菜單，打開(kāi)“舍位平衡公式”對(duì)話框。

（2）分別輸入“舍位表名”、“舍位范圍”、“舍位位數(shù)”及“平衡公式”，如右圖所示。

（3）單擊【完成】按鈕，完成舍位平衡公式的定義。定義舍位平衡公式提示：在輸入公式時(shí)，每個(gè)公式一行，各公式之間用逗號(hào)“,”隔開(kāi)，最后一條公式不用寫(xiě)逗號(hào)。公式中只能使用“+”“-”符號(hào)，不能使用其他運(yùn)算符及函數(shù)。等號(hào)左邊只能是一個(gè)單元（不帶頁(yè)號(hào)和表名）。一個(gè)單元只允許在等號(hào)右邊出現(xiàn)一次。報(bào)表數(shù)據(jù)處理第四節(jié)報(bào)表編制報(bào)表輸出數(shù)據(jù)處理功能圖表處理一報(bào)表編制

報(bào)表編制是在設(shè)計(jì)好格式的報(bào)表中輸入關(guān)鍵字和基本數(shù)據(jù)，依據(jù)已經(jīng)定義的公式完成報(bào)表數(shù)據(jù)的采集和計(jì)算，得到完整的數(shù)據(jù)報(bào)表。1．生成報(bào)表●表頁(yè)管理●增加表頁(yè)增加表頁(yè)可以通過(guò)插入或追加的方式來(lái)完成。插入表頁(yè)是在當(dāng)前表頁(yè)后面插入一張空白表頁(yè)；追加表頁(yè)是在最后一張表頁(yè)后追加N張空白表頁(yè)。以追加表頁(yè)操作為例說(shuō)明起操作，具體步驟如下：追加表

（1）選擇【編輯】→【追加】→【表頁(yè)】菜單，打開(kāi)“追加表頁(yè)”對(duì)話框。

（2）輸入需要增加的表頁(yè)數(shù)，如右圖所示。

（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，在報(bào)表下方會(huì)顯示“”頁(yè)簽。提示：演示版軟件最多為4頁(yè)，因此，追加表頁(yè)數(shù)不能大于4。●表頁(yè)管理●刪除表頁(yè)

如果報(bào)表文件中的表頁(yè)已經(jīng)不需保留，可選擇【編輯】→【刪除】菜單，將其刪除?！褫斎腙P(guān)鍵字值關(guān)鍵字可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，關(guān)鍵字的值和表頁(yè)中的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)。其具體操作如下：

（1）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【關(guān)鍵字】→【錄入】菜單，打開(kāi)“錄入關(guān)鍵字”對(duì)話框。

（2）輸入“單位名稱”及“年”、“月”、“日”，如左圖所示。

（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“是否重算第一頁(yè)？”，單擊【是】按鈕，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)定義好的單元公式計(jì)算當(dāng)月數(shù)據(jù)；單擊【否】按鈕，則不進(jìn)行計(jì)算，后面可利用“表頁(yè)重算”功能生成數(shù)據(jù)。錄入關(guān)鍵字●生成報(bào)表

（1）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【表頁(yè)重算】菜單，系統(tǒng)提示“是否重算第1頁(yè)？”。

（2）單擊【是】按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在所選賬套和會(huì)計(jì)年度范圍內(nèi)，根據(jù)單元公式計(jì)算生成報(bào)表數(shù)據(jù)，如右圖所示。生成報(bào)表提示：編制報(bào)表時(shí)，可以選擇“表頁(yè)重算”或“整表計(jì)算”，表頁(yè)重算僅是將該表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算；整表計(jì)算是將該表的所有表頁(yè)全部進(jìn)行計(jì)算。2．調(diào)用模板以調(diào)用模板生成“資產(chǎn)負(fù)債表”為例，其具體操作步驟如下：

（1）選擇【文件】→【新建】菜單，生成一張空白報(bào)表。

（2）在格式”狀態(tài)下選擇【格式】→【報(bào)表模板】菜單，打開(kāi)“報(bào)表模板”對(duì)話框。

（3）選擇“新會(huì)計(jì)制度科目”和“資產(chǎn)負(fù)債表”，如右圖所示。“報(bào)表模板”對(duì)話框

（4）單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“模板格式將覆蓋本表格式！是否繼續(xù)？”，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“資產(chǎn)負(fù)債表”模板，如左圖所示。調(diào)用“資產(chǎn)負(fù)債表”模版

（5）在“格式”狀態(tài)下對(duì)“資產(chǎn)負(fù)債表”的格式進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并保存模板。

（6）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【關(guān)鍵字】→【錄入】菜單，打開(kāi)“錄入關(guān)鍵字”對(duì)話框，如右圖所示。錄入關(guān)鍵字對(duì)話框

（7）輸入關(guān)鍵字的值，單擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)提示“是否重算第1頁(yè)？”。

（8）單擊【是】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算所輸入月份的數(shù)據(jù)，如左圖所示。

（9）根據(jù)需要進(jìn)行相關(guān)的審核、舍位等數(shù)據(jù)處理后，將生成的“資產(chǎn)負(fù)債表”保存。資產(chǎn)負(fù)債表二數(shù)據(jù)處理功能1．審核功能審核報(bào)表是根據(jù)報(bào)表中已經(jīng)設(shè)置的審核公式，對(duì)已經(jīng)生成的報(bào)表進(jìn)行審核，以檢驗(yàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。具體操作如下：

（1）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【審核】菜單，報(bào)表窗口左下角顯示“對(duì)本表的審核關(guān)系進(jìn)行校驗(yàn)”。

（2）系統(tǒng)按照審核公式逐條審核表內(nèi)的關(guān)系，如果審核無(wú)誤，左下角顯示“完全正確！”。

（3）若報(bào)表數(shù)據(jù)不符合勾稽關(guān)系，系統(tǒng)提示審核公式中定義的錯(cuò)誤提示信息，記錄該提示信息后按任意鍵繼續(xù)審核其余的公式。

（4）修改報(bào)表數(shù)據(jù)后，重新進(jìn)行審核，直到不出現(xiàn)任何提示信息，表示該報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。提示：導(dǎo)致審核出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因有以下幾種：①單元公式出現(xiàn)語(yǔ)法錯(cuò)誤；②審核公式本身錯(cuò)誤；③賬套或賬套數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)源出現(xiàn)錯(cuò)誤等。2．舍位平衡功能舍位平衡通常在報(bào)表匯總或合并時(shí)進(jìn)行，具體操作如下：

（1）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【舍位平衡】菜單，報(bào)表窗口左下角顯示“對(duì)本表的舍位關(guān)系實(shí)行校驗(yàn)”。

（2）系統(tǒng)根據(jù)定義的舍位公式自動(dòng)進(jìn)行舍位操作，并按照平衡公式對(duì)舍位后的數(shù)據(jù)進(jìn)行平衡調(diào)整。

（3）系統(tǒng)將舍位平衡后的數(shù)據(jù)保存在“SW1．REP”報(bào)表文件中，如右圖所示。舍位平衡操作3．排序及查詢功能●表頁(yè)排序表頁(yè)排序是按照表頁(yè)關(guān)鍵字的值或報(bào)表中某一單元的值將報(bào)表重新排列，以方便查詢和管理。其具體操作如下：

（1）選擇【數(shù)據(jù)】→【排序】→【表頁(yè)】菜單，打開(kāi)“表頁(yè)排序”對(duì)話框。

（2）輸入關(guān)鍵字的值或某一合法的單元，如右圖所示。

（3）單擊【確認(rèn)】按鈕，表頁(yè)自動(dòng)排序。表頁(yè)排序提示：“第一關(guān)鍵值”、“第二關(guān)鍵值”和“第三關(guān)鍵值”指明了排序順序。以關(guān)鍵字為關(guān)鍵值排序時(shí)，空值表頁(yè)在“遞增”時(shí)排在最前面，在“遞減”時(shí)排在最后。以單元為關(guān)鍵值排序時(shí)，空值作為零處理?！癖眄?yè)查詢

（1）選擇【編輯】→【查找】菜單，打開(kāi)“查找”對(duì)話框。

（2）選擇查找內(nèi)容，如“表頁(yè)”；輸入查詢條件，如“月”“＝”“3”，如右圖所示。

（3）單擊【查找】按鈕，如查找到符合條件的表頁(yè)，即將其顯示為當(dāng)前表頁(yè)。表頁(yè)查詢4．?dāng)?shù)據(jù)透視如果想對(duì)各個(gè)表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，可以通過(guò)數(shù)據(jù)透視功能，把多張表頁(yè)的多個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)顯示在一個(gè)畫(huà)面中。調(diào)用數(shù)據(jù)透視功能，可在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下選擇【數(shù)據(jù)】→【透視】菜單。5．報(bào)表匯總

報(bào)表匯總是報(bào)表數(shù)據(jù)以不同形式疊加后，得到的某一期間的匯總數(shù)據(jù)，用以反映該期間的財(cái)務(wù)狀況。報(bào)表匯總既可把匯總數(shù)據(jù)保存在本報(bào)表中，也可形成一個(gè)新的匯總表。既可匯總報(bào)表中的所有表頁(yè)，也可匯總符合指定條件的表頁(yè)。既可對(duì)表頁(yè)進(jìn)行匯總，也可對(duì)可變區(qū)進(jìn)行匯總。報(bào)表匯總具體操作步驟如下：

（1）在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下，選擇【數(shù)據(jù)】→【匯總】→【表頁(yè)】菜單，打開(kāi)表頁(yè)匯總向?qū)Вx擇匯總數(shù)據(jù)的保存位置，如右圖所示。選擇匯總方向

（2）單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入?yún)R總條件頁(yè)面，輸入表頁(yè)的匯總條件，如右圖所示。輸入?yún)R總條件

（3）單擊【下一步】按鈕，進(jìn)入?yún)R總位置頁(yè)面，在此對(duì)報(bào)表可變區(qū)匯總進(jìn)行處理，如左圖所示。

（4）單擊【完成】按鈕，生成匯總結(jié)果?？勺儏^(qū)匯總設(shè)置提示：若選擇“按物理位置匯總”，系統(tǒng)將忽略可變區(qū)數(shù)據(jù)的實(shí)際意義，直接把可變區(qū)數(shù)據(jù)按位置疊加。若選擇“按關(guān)鍵值匯總”，需在關(guān)鍵值列表框中選擇一個(gè)關(guān)鍵值，此關(guān)鍵值為行可變區(qū)的某一列或列可變區(qū)的某一行。如果此關(guān)鍵值為字符型，將按照關(guān)鍵值的順序進(jìn)行匯總；如果此關(guān)鍵值