財(cái)務(wù)中心會(huì)議管理制度

財(cái)務(wù)中心會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強(qiáng)財(cái)務(wù)中心會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本制度。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、民主、集中的原則，注重解決問(wèn)題，促進(jìn)決策的科學(xué)化、民主化。

3.本制度適用于財(cái)務(wù)中心各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)和管理工作。

二、適用范圍

1.本制度適用于財(cái)務(wù)中心召開(kāi)的各類(lèi)工作會(huì)議，包括但不限于：主任辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

2.本制度不適用于公司級(jí)會(huì)議，公司級(jí)會(huì)議按照公司相關(guān)會(huì)議管理制度執(zhí)行。

三、會(huì)議類(lèi)別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如部門(mén)例會(huì)、主任辦公會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、緊急會(huì)議等。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任。

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議題收集、議程安排、會(huì)議通知、會(huì)議材料準(zhǔn)備等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議的召開(kāi)符合規(guī)定程序，會(huì)議記錄齊全，會(huì)議紀(jì)要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

五、會(huì)議參與

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加規(guī)定的會(huì)議，不得無(wú)故缺席、遲到、早退。

2.與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，積極參與討論，對(duì)會(huì)議議題提出意見(jiàn)和建議。

3.與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)中心所有，自頒布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。財(cái)務(wù)中心各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議質(zhì)量。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)中心工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序和時(shí)間安排。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料，整理會(huì)議材料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少2個(gè)工作日發(fā)放給與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議組織者或相關(guān)人員對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行匯報(bào)、分析和討論。

4.會(huì)議討論：與會(huì)人員針對(duì)會(huì)議議題展開(kāi)討論，提出意見(jiàn)和建議。

5.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，進(jìn)行總結(jié)歸納，形成決策。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、與會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)提交給財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批。

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)發(fā)布給與會(huì)人員，并按要求進(jìn)行存檔。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促會(huì)議決策的執(zhí)行，確保工作落實(shí)到位。

2.反饋與評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果和決策執(zhí)行的反饋，對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

五、會(huì)議變更與取消

1.會(huì)議變更：如需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知與會(huì)人員，并重新發(fā)送會(huì)議通知。

2.會(huì)議取消：如需取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)通知與會(huì)人員，并說(shuō)明原因。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過(guò)后，會(huì)議組織者應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有與會(huì)人員。

2.對(duì)于未與會(huì)人員，會(huì)議組織者應(yīng)單獨(dú)通知，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容和決策結(jié)果。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的具體負(fù)責(zé)人和執(zhí)行期限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)與決策負(fù)責(zé)人確認(rèn)任務(wù)要求，確保負(fù)責(zé)人明確了解任務(wù)目標(biāo)和工作內(nèi)容。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表，記錄每項(xiàng)決策的執(zhí)行情況。

2.定期對(duì)執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行檢查，至少每?jī)芍苓M(jìn)行一次更新，確保決策任務(wù)按時(shí)完成。

四、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)

1.在執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)問(wèn)題性質(zhì)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)或人員，提供必要的支持和協(xié)助。

五、執(zhí)行結(jié)果評(píng)估

1.決策任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人應(yīng)向會(huì)議組織者提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否符合會(huì)議決策要求。

六、后續(xù)措施

1.對(duì)于未按期完成的決策任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)查明原因，制定補(bǔ)救措施，并重新設(shè)定完成期限。

2.對(duì)于執(zhí)行效果不佳的決策，會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施，并形成新的決策。

七、會(huì)議紀(jì)要的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行結(jié)果報(bào)告應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，以便于未來(lái)的查詢(xún)和審計(jì)。

2.歸檔工作應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保文件的安全、完整和可追溯。

八、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和管理制度。

2.定期組織會(huì)議管理培訓(xùn)，提高會(huì)議組織者和與會(huì)人員的管理能力和執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議組織者提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.會(huì)議組織者根據(jù)申請(qǐng)的緊急程度、重要性和會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室資源。

3.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息，以便于會(huì)議組織者提供相應(yīng)服務(wù)。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合會(huì)議主題。

2.根據(jù)會(huì)議需求，提前布置好座位、名牌、投影儀、音響等設(shè)備。

3.確保會(huì)議室內(nèi)的照明、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施正常運(yùn)作，為與會(huì)人員提供舒適的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守設(shè)備操作規(guī)程，如有損壞，需及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會(huì)議進(jìn)行期間，請(qǐng)勿大聲喧嘩，保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，以免影響會(huì)議進(jìn)程。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，定期進(jìn)行維護(hù)、檢查。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)備在會(huì)議開(kāi)始前正常運(yùn)行，如有故障，及時(shí)聯(lián)系維修人員處理。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將設(shè)備恢復(fù)至原狀，關(guān)閉電源，避免浪費(fèi)資源。

五、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，確保會(huì)議室衛(wèi)生整潔。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況，及時(shí)清理垃圾，保持環(huán)境整潔。

3.對(duì)于重大會(huì)議，可安排專(zhuān)業(yè)保潔人員進(jìn)行會(huì)后清潔。

六、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急疏散指示等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室在使用期間的安全，及時(shí)消除安全隱患。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全管理規(guī)定，如遇緊急情況，按照疏散