第二章-會(huì)中服務(wù)工作

第二章會(huì)中服務(wù)工作單擊此處添加標(biāo)題文字學(xué)習(xí)目標(biāo)◆了解會(huì)中組織與服務(wù)工作的主要內(nèi)容◆能夠擬訂大中型會(huì)議的接待方案并完成接待報(bào)到工作◆能夠完成會(huì)議餐飲與住宿的服務(wù)◆能夠完成會(huì)議的入場(chǎng)簽到與引導(dǎo)服務(wù)◆能夠提供會(huì)議記錄、信息反饋、編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)等會(huì)中服務(wù)工作◆能夠提供會(huì)議期間的值班、安全保衛(wèi)、觀光游覽等各種后勤服務(wù)◆能夠在會(huì)議結(jié)束時(shí)有序引導(dǎo)退場(chǎng)◆能夠清理會(huì)場(chǎng)第一節(jié)接待報(bào)到服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入馬芳所在的公司要召開(kāi)全國(guó)經(jīng)銷商大會(huì)，她負(fù)責(zé)到火車站迎接客人。按照會(huì)務(wù)組給她的接待表，將有三批客人在上午10點(diǎn)到11點(diǎn)之間分別乘坐三趟列車到達(dá)。馬芳順利接到了前兩批客人，將大家引導(dǎo)到火車站停車場(chǎng)的中巴車上就坐，然后和大家解釋說(shuō)：“還有一批客人快要到站了，請(qǐng)大家再耐心等待一會(huì)兒，我們接到他們之后再一起去賓館。”大家表示可以等一會(huì)兒?？墒沁^(guò)了預(yù)定到站時(shí)間已經(jīng)有十幾分鐘了，這趟車還是沒(méi)有到站。馬芳打電話詢問(wèn)他們大約還需要多長(zhǎng)時(shí)間才能到站，客人回答說(shuō)“不清楚”。這時(shí)接近中午時(shí)分，天氣非常炎熱，在中巴車上等候的人都提議先到賓館。馬芳只好讓司機(jī)師傅發(fā)車前往賓館報(bào)到。就在離開(kāi)后不久，第三批客人到站了。他們出站后沒(méi)有發(fā)現(xiàn)接待的人員，于是打電話給馬芳。此時(shí)的馬芳陪同前兩批客人已經(jīng)走到了一個(gè)十字路口遇到了紅燈。剛到站的客人催她趕緊來(lái)車接，而車上的客人催她先到賓館然后再去接站。馬芳一邊接電話，一邊聽(tīng)大家七嘴八舌的爭(zhēng)執(zhí)，不禁發(fā)起火兒來(lái)：“這大熱天兒的，我還不是為了你們大家，你們?cè)趺淳筒荒芟嗷ンw諒一下？”想一想1.接站時(shí)，如果客人分批到達(dá)，應(yīng)如何合理安排接站人員和車次？2.如果你是馬芳，當(dāng)面臨有客人已經(jīng)到達(dá)而另一批客人晚點(diǎn)這種情況時(shí)，應(yīng)該如何處理？3.馬芳在接站工作中存在哪些不足？接待報(bào)到服務(wù)

會(huì)議接待的基本概念會(huì)議接待的基本禮儀接站服務(wù)報(bào)到服務(wù)返程票預(yù)定服務(wù)一、會(huì)議接待的基本概念會(huì)議接待就是由會(huì)議組織者安排專門人員來(lái)迎接、送別并服務(wù)于參會(huì)人員的活動(dòng)。接待工作涉及到以下幾種要素：來(lái)訪者、來(lái)訪意圖、接待者、接待任務(wù)、接待方式。二、會(huì)議接待的基本禮儀在會(huì)議接待中，有以下幾點(diǎn)應(yīng)注意：迎接禮儀簽到禮儀送別禮儀三、接站服務(wù)擬訂接站工作安排為了做好接站工作，應(yīng)專門擬定會(huì)議接站的工作安排，對(duì)人員分工、接站時(shí)間、車輛物品準(zhǔn)備等工作作出詳細(xì)安排，便于工作人員遵照?qǐng)?zhí)行。接站工作注意事項(xiàng)（1）要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)。（2）安排足夠的車輛和接站人員。（3）會(huì)前通知內(nèi)容要詳細(xì)。

（4）工具準(zhǔn)備充分。

接站牌和接站條幅的制作要醒目（如圖）。

四、報(bào)到服務(wù)設(shè)立醒目的引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌發(fā)放文件材料：會(huì)議日程安排、住房安排、會(huì)議分組名單、會(huì)議秘書(shū)處的組成、會(huì)議注意事項(xiàng)、作息時(shí)間表做好返程票預(yù)定統(tǒng)計(jì)工作隨時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)匯總報(bào)到情況引導(dǎo)與會(huì)代表報(bào)到的注意事項(xiàng)（1）如有必要，應(yīng)查驗(yàn)參會(huì)人員的有效證件；（2）報(bào)到辦理人員業(yè)務(wù)要熟練，節(jié)約報(bào)到辦理時(shí)間；（3）報(bào)到人員的分配要合理，工作流程應(yīng)明確。五、返程票預(yù)定服務(wù)根據(jù)參會(huì)人員到會(huì)之前發(fā)來(lái)的回執(zhí)，或者到會(huì)之后提出的要求，組織者應(yīng)安排專人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確匯總所有的訂票要求，明確每一個(gè)人、每一張票的詳細(xì)信息。訂票登記表的樣式可參照下表：時(shí)間時(shí)刻到達(dá)站車次（航班）單價(jià)張數(shù)姓名領(lǐng)票簽字

返程車票、機(jī)票預(yù)定登記表實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、志誠(chéng)公司定于2011年12月4～5日在北京召開(kāi)為期兩天的新產(chǎn)品推廣會(huì)，邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員，技術(shù)人員近百人參加。秘書(shū)高葉負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，致使部分參會(huì)者沒(méi)能找到接站處，費(fèi)了很大周折才找報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。思考：1.秘書(shū)高葉負(fù)責(zé)的接站工作有哪些不妥之處？2.如果你負(fù)責(zé)接站，那么你將如何做好這項(xiàng)工作？二、某企業(yè)要召開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流大會(huì)，李秘書(shū)負(fù)責(zé)去火車站接站，在接到客人回單位的途中，李秘書(shū)向客人詳細(xì)地介紹了本地的旅游勝地和風(fēng)土人情，并談到了自己的家庭和收入情況，同時(shí)又詢問(wèn)客人這方面的情況。思考：李秘書(shū)從火車站接到客人后的言談存在什么問(wèn)題？第二節(jié)餐飲與住宿服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入林鵬是某省會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)的一名秘書(shū)。今年協(xié)會(huì)準(zhǔn)備舉行一次研討會(huì)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)選在了位于深山之中的一個(gè)風(fēng)景名勝區(qū)。會(huì)議通知下發(fā)后，許多會(huì)員將報(bào)名參會(huì)的回執(zhí)反饋給了林鵬，他統(tǒng)計(jì)了一下，計(jì)劃到會(huì)人員達(dá)到100人，創(chuàng)下了歷年之最。當(dāng)林鵬預(yù)定賓館的時(shí)候，卻遇到了意想不到的困難。他打遍了當(dāng)?shù)厮匈e館的電話，沒(méi)有一家能夠同時(shí)接待100多人。原來(lái)，計(jì)劃開(kāi)會(huì)的時(shí)間正值旅游旺季，景區(qū)賓館的房間早在一個(gè)月以前就已經(jīng)預(yù)訂出去了。案例導(dǎo)入為了解決住宿的難題，林鵬向領(lǐng)導(dǎo)提了兩個(gè)建議，要么改變開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)，要么推遲開(kāi)會(huì)的時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)了以后，都否定了。原因很簡(jiǎn)單，開(kāi)會(huì)的正式通知已經(jīng)發(fā)出去了，如果再更改時(shí)間或地點(diǎn)，不僅會(huì)有失嚴(yán)謹(jǐn)，損傷協(xié)會(huì)形象，而且還會(huì)給組織工作帶來(lái)許多負(fù)擔(dān)。有個(gè)同事建議可以考慮一下當(dāng)?shù)氐摹稗r(nóng)家樂(lè)”，理由是“農(nóng)家樂(lè)”提供的住宿和飲食服務(wù)更有鄉(xiāng)土氣息，對(duì)于習(xí)慣生活在都市里的人而言更有意思。領(lǐng)導(dǎo)也否定了這個(gè)提議。林鵬只好預(yù)定了三個(gè)賓館，才勉強(qiáng)將100多人安排下來(lái)。由于人手有限，林鵬將報(bào)到地點(diǎn)選在了中間位置的賓館大廳。等到報(bào)到的時(shí)候，參會(huì)人員才發(fā)現(xiàn)原來(lái)沒(méi)有住在一起，而且在辦理完報(bào)到手續(xù)之后還要轉(zhuǎn)移到另一個(gè)賓館再辦理一次住宿手續(xù)，這引起了許多參會(huì)人員的不滿。想一想1.在這個(gè)案例中，是什么原因?qū)е伦∷薨才懦霈F(xiàn)了困難？2.這次會(huì)議為什么不能安排在“農(nóng)家樂(lè)”住宿？3.如果將參會(huì)人員分散安排到幾個(gè)賓館中，那么在分配賓館時(shí)應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？餐飲與住宿服務(wù)

會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)一、會(huì)議住宿服務(wù)會(huì)議住宿地點(diǎn)的選擇住宿的賓館、飯店、招待所等地點(diǎn)和會(huì)場(chǎng)的距離應(yīng)適中。參會(huì)者的住宿地點(diǎn)應(yīng)集中。住宿的房間設(shè)施應(yīng)滿足基本需求。安排住宿房間（1）確定會(huì)議所需要的房間的數(shù)量和種類。（2）將參會(huì)者的房間盡量集中安排。（3）為身份、職務(wù)相同的參會(huì)者所安排的房間應(yīng)當(dāng)為同一標(biāo)準(zhǔn)。（4）應(yīng)當(dāng)將年長(zhǎng)者、職務(wù)較高者、女性等特殊參會(huì)人員安排在向陽(yáng)、通風(fēng)和進(jìn)出便利的房間。（5）安排房間時(shí)應(yīng)當(dāng)充分考慮民族背景、生活習(xí)慣。（6）如果參會(huì)人員有隨行人員，應(yīng)當(dāng)安排在同一間或相鄰的房間。（7）多人同一個(gè)房間時(shí)，盡量選擇背景、專業(yè)相同或相近的人住在一起。二、會(huì)議餐飲服務(wù)會(huì)議餐飲服務(wù)的基本要求（1）衛(wèi)生安全。（2）規(guī)格適中。（3）營(yíng)養(yǎng)美味。（4）照顧特殊。餐飲服務(wù)的基本形式餐飲安排通常有三種形式，即自助餐、茶歇和圍桌餐。餐飲種類有中式、西式及清真系列。實(shí)訓(xùn)練習(xí)假如你所在班的全體同學(xué)準(zhǔn)備參加校園文化藝術(shù)節(jié)的開(kāi)幕式。全班學(xué)生分為接待組、會(huì)務(wù)組、演出組等幾個(gè)小組。藝術(shù)節(jié)開(kāi)幕式的名稱、時(shí)間等信息可以自行補(bǔ)充。請(qǐng)為大家設(shè)計(jì)制作工作證件，并在同學(xué)之間進(jìn)行互相評(píng)比。第三節(jié)入場(chǎng)服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入林鵬負(fù)責(zé)組織的會(huì)計(jì)師制度研討會(huì)選擇在一個(gè)深山的風(fēng)景區(qū)召開(kāi)。由于參加人數(shù)眾多，而當(dāng)?shù)氐馁e館接待能力有限，所以參會(huì)人員分散在3個(gè)賓館住宿。這三家賓館沿著山谷的道路排開(kāi)。為了便于開(kāi)會(huì)，林鵬選擇了中間的那家賓館作為會(huì)務(wù)組所在地，并且將會(huì)場(chǎng)也安排在了這里。但是，開(kāi)會(huì)那天還是出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題，導(dǎo)致會(huì)議推遲半小時(shí)才開(kāi)始。原來(lái)，會(huì)務(wù)組所在賓館北側(cè)的那家賓館安排的會(huì)議人員最多。他們中有一些人是晚上到達(dá)入住的，對(duì)于賓館的地理環(huán)境非常陌生，而且還有一些人不辨方向。開(kāi)會(huì)那天早晨，他們提前十分鐘就出發(fā)了，本以為能夠按時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)。但是走錯(cuò)了方向，離會(huì)場(chǎng)越來(lái)越遠(yuǎn)。等發(fā)現(xiàn)這一問(wèn)題后，再折返回來(lái)時(shí)，已經(jīng)超過(guò)了預(yù)定時(shí)間。想一想1.在這個(gè)案例中，將會(huì)場(chǎng)安排在中間的賓館是否妥當(dāng)？為什么？2.導(dǎo)致參會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題的原因是什么？3.請(qǐng)結(jié)合這一案例說(shuō)明，在會(huì)議組織工作中應(yīng)采取哪些措施避免參會(huì)人員遲到？入場(chǎng)服務(wù)

入場(chǎng)工作簡(jiǎn)述會(huì)場(chǎng)簽到服務(wù)會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)服務(wù)一、入場(chǎng)工作簡(jiǎn)述

入場(chǎng)工作的主要內(nèi)容入場(chǎng)時(shí)間的合理確定二、會(huì)場(chǎng)簽到服務(wù)

簿式簽到參會(huì)人員可在會(huì)議記錄簿或簽到簿上簽名，這種簽到方法相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記，適合小型會(huì)議。簽到證（卡）簽到參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，將會(huì)前發(fā)給的寫(xiě)著自己姓名的簽到證（卡）交給工作人員，這種簽到方法適合人數(shù)較多的大、中型會(huì)議電子簽到這種簽到方法適合大型會(huì)議或者展覽。由于購(gòu)買電子簽到機(jī)費(fèi)用昂貴，而且也不經(jīng)常使用，所以可以臨時(shí)租用技術(shù)先進(jìn)的電子簽到機(jī)更為經(jīng)濟(jì)實(shí)用。三、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)服務(wù)

引導(dǎo)人員應(yīng)遵守基本的禮儀，帶領(lǐng)參會(huì)者到達(dá)座位應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)，引導(dǎo)時(shí)的方位、速度、關(guān)照及體位等都需要注意。請(qǐng)參會(huì)者開(kāi)始行走時(shí)，要面向?qū)Ψ剑晕⑶飞?。在行進(jìn)中，接待工作人員在參會(huì)者二三步之前，參會(huì)者走在內(nèi)側(cè)。引領(lǐng)時(shí)，服務(wù)人員行走的速度要以參會(huì)者的速度為準(zhǔn)。每當(dāng)經(jīng)過(guò)拐角、樓梯或道路坎坷、照明欠佳的地方時(shí)，需要以手勢(shì)或語(yǔ)言提醒客人留意。引導(dǎo)上樓時(shí)，應(yīng)讓參會(huì)者走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，參會(huì)者在后面。上下樓梯時(shí)，應(yīng)注意參會(huì)者的安全。引導(dǎo)參會(huì)者乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等參會(huì)者進(jìn)入后關(guān)閉電梯門。到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓參會(huì)者先走出電梯。服務(wù)人員要注意禮讓他人。將參會(huì)者引導(dǎo)到座位后，可以將座椅拉出適當(dāng)距離，用手勢(shì)指引參會(huì)者就坐。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、假如你所在班的全體學(xué)生要參加一次會(huì)議，請(qǐng)以宿舍為單位安排好座位區(qū)域，然后進(jìn)行入場(chǎng)演練。演練結(jié)束后，請(qǐng)總結(jié)一下在入場(chǎng)過(guò)程中存在哪些問(wèn)題，并說(shuō)明應(yīng)如何克服這些不足。二、某會(huì)議的參會(huì)人員約有300人，住宿的賓館距離會(huì)場(chǎng)有15分鐘的車程，需要分乘6輛大型客車前往會(huì)場(chǎng)。請(qǐng)根據(jù)這一介紹完成以下練習(xí)。1.請(qǐng)說(shuō)明入場(chǎng)的完整環(huán)節(jié)。2.假如會(huì)議開(kāi)始的時(shí)間為上午8:30，請(qǐng)計(jì)算說(shuō)明入場(chǎng)各個(gè)環(huán)節(jié)的具體時(shí)刻和用時(shí)。第四節(jié)會(huì)場(chǎng)服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入小華在畢業(yè)實(shí)習(xí)期間應(yīng)聘到了某著名家電品牌某省分公司作秘書(shū)，她上班的第一天，正好趕上公司召開(kāi)季度銷售工作會(huì)議。經(jīng)理對(duì)她說(shuō)：“你來(lái)做會(huì)議記錄吧，只管聽(tīng)和寫(xiě)就行了，這樣你也能盡早了解一下公司的業(yè)務(wù)情況。沒(méi)問(wèn)題吧？”小華說(shuō)：“沒(méi)問(wèn)題！我在學(xué)校的時(shí)候?qū)W習(xí)過(guò)怎樣寫(xiě)會(huì)議記錄?！庇谑墙?jīng)理給了她一個(gè)嶄新的本子作為會(huì)議記錄專用本。會(huì)上，大家都踴躍發(fā)言，有幾個(gè)人還因?yàn)榉峙涞匿N售任務(wù)過(guò)大而差點(diǎn)發(fā)起火來(lái)。小華打開(kāi)記錄本第一頁(yè)，不緊不慢地寫(xiě)著，以下就是她寫(xiě)的會(huì)議記錄。案例導(dǎo)入會(huì)議記錄（）記錄人：李小華參加人：公司的人以及下面各地市的人主持人：經(jīng)理經(jīng)理：今天我們開(kāi)這個(gè)會(huì)，主要就是給大家布置一下今年第二季度的銷售任務(wù)，另外總結(jié)通報(bào)一下去年年底到今年第一季度的銷售情況。下面先說(shuō)第一個(gè)內(nèi)容，今年開(kāi)始的銷售完成的怎么樣有的不行銷售員工資和提成很關(guān)鍵第二項(xiàng)……案例導(dǎo)入胖子：銷售員抱怨工資低，現(xiàn)在什么都漲，底薪不長(zhǎng)，不好管，他們態(tài)度很差另一個(gè)胖子：關(guān)鍵是大客戶，公司支持不支持，都沒(méi)辦法，冬天空調(diào)不好賣瘦美女：先說(shuō)我們的情況，再說(shuō)我們的想法。目標(biāo)有點(diǎn)高了?！瓡?huì)議結(jié)束后，經(jīng)理要求看一看小華寫(xiě)的會(huì)議記錄，小華將本子遞給他。經(jīng)理看了兩眼，不僅笑起來(lái)：“你就是這樣做記錄的呀？怎么沒(méi)有幾句整話呢？你的記錄誰(shuí)能看懂？”看到經(jīng)理臉上的笑容，小華心理緊張得“咚咚”直跳：“他們說(shuō)話都太快了，我跟不上寫(xiě)?！苯?jīng)理又說(shuō)：“你的問(wèn)題只是跟不上大家的說(shuō)話速度嗎？”想一想1.這篇會(huì)議記錄存在哪些具體問(wèn)題？2.在這個(gè)案例中，導(dǎo)致會(huì)議記錄出現(xiàn)問(wèn)題的原因是什么？3.在寫(xiě)會(huì)議記錄過(guò)程中，如何防止案例中出現(xiàn)的問(wèn)題？會(huì)場(chǎng)服務(wù)

會(huì)議記錄服務(wù)會(huì)議信息服務(wù)會(huì)議飲水服務(wù)一、會(huì)議記錄服務(wù)會(huì)議記錄是根據(jù)會(huì)議的主題、會(huì)議的過(guò)程、會(huì)議的重要講話、會(huì)議的議題、討論的事項(xiàng)、提出的意見(jiàn)和做出的決定，對(duì)會(huì)議的進(jìn)展及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實(shí)性文書(shū)。會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議記錄的內(nèi)容主要包括會(huì)議基本情況和會(huì)議內(nèi)容兩部分。（1）會(huì)議基本情況。主要包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、缺席人員、記錄人員等信息。（2）會(huì)議內(nèi)容。主要包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議過(guò)程、會(huì)議討論的結(jié)果等，重要的會(huì)議還應(yīng)有會(huì)議主席簽名、會(huì)議記錄人員簽名。一、會(huì)議記錄服務(wù)會(huì)議記錄的方法（1）摘要記錄法。（2）詳細(xì)記錄法。（3）錄音錄像記錄法。對(duì)會(huì)議記錄而言，錄音、錄像通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以最大限度地再現(xiàn)會(huì)議的全部過(guò)程，這三種方式往往相輔相成。一、會(huì)議記錄服務(wù)會(huì)議記錄的寫(xiě)作要求會(huì)議記錄的要求主要有三個(gè)方面，一是速度快，二是真實(shí)無(wú)誤，三是重點(diǎn)突出。。編制會(huì)議記錄工作，首先要弄清會(huì)議的主題、內(nèi)容、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議出席人員、列席人員、缺席人員；其次要掌握好編制會(huì)議記錄的方法，做到有條不紊；最后，秘書(shū)擬寫(xiě)會(huì)議記錄后和會(huì)議主持人要共同簽字，簽字后的會(huì)議記錄即已生效且不能更改。二、會(huì)議信息服務(wù)

會(huì)議信息的類型會(huì)議上的信息極其繁雜，劃分類型的標(biāo)準(zhǔn)主要有三種，即信息的作用、信息的保密要求和信息的傳播方式。會(huì)議信息服務(wù)的主要內(nèi)容（1）收集會(huì)議信息。（2）整理會(huì)議信息。（3）反饋會(huì)議信息。通三、會(huì)議飲水服務(wù)

會(huì)議飲水服務(wù)的類型（1）提供瓶裝水。（2）設(shè)置飲水點(diǎn)。（3）為參會(huì)者續(xù)添熱水。飲水服務(wù)的要求與禮儀開(kāi)會(huì)前應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備好充足的開(kāi)水并放好茶葉，如果能掌握準(zhǔn)確的開(kāi)會(huì)的時(shí)間可以提前幾分鐘倒好茶水；杯子把手朝向參會(huì)者，放在容易且方便拿的地方。一般在會(huì)議進(jìn)行15～20分鐘后就要開(kāi)始續(xù)水。要隨時(shí)觀察會(huì)場(chǎng)用水情況，遇到天熱時(shí)就要隨時(shí)加倒。倒水應(yīng)先從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始，依次進(jìn)行。如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時(shí)擦去。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、請(qǐng)重寫(xiě)撰寫(xiě)“案例引入”中的會(huì)議記錄，相關(guān)內(nèi)容可以自行補(bǔ)充，要求格式規(guī)范、內(nèi)容完整。二、假如你所在的學(xué)校要召開(kāi)運(yùn)動(dòng)會(huì)，請(qǐng)具體說(shuō)明圍繞這次運(yùn)動(dòng)會(huì)應(yīng)收集哪些信息？收集這些信息的渠道是什么？三、分組演練會(huì)議續(xù)水服務(wù)。要求每組5名同學(xué)扮演參會(huì)人員，1名同學(xué)扮演服務(wù)人員。演練結(jié)束后進(jìn)行互相評(píng)議，指出操作過(guò)程中存在的不足，并重新模擬練習(xí)。第五節(jié)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某物業(yè)公司管理著5個(gè)社區(qū)。這些社區(qū)距離較遠(yuǎn)，為了加強(qiáng)社區(qū)物業(yè)中心之間的溝通和聯(lián)系，公司每次召開(kāi)例會(huì)后都會(huì)將會(huì)議情況編發(fā)成簡(jiǎn)報(bào)發(fā)給各個(gè)物業(yè)中心。杜勝利是公司綜合中心的宣傳主管，主要的工作任務(wù)之一就是編發(fā)辦公例會(huì)的簡(jiǎn)報(bào)。一天，B社區(qū)物業(yè)中心的主管找到杜勝利，對(duì)他說(shuō)：“最近幾期簡(jiǎn)報(bào)上，怎么都是其他社區(qū)物業(yè)負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)而沒(méi)有我的呀？在例會(huì)上我也發(fā)言了呀，你怎么不寫(xiě)進(jìn)簡(jiǎn)報(bào)中呢？你是不是對(duì)我有什么意見(jiàn)而故意不寫(xiě)的？”杜勝利連忙聲辯說(shuō)：“我都是根據(jù)會(huì)議記錄編發(fā)的簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議記錄上沒(méi)有寫(xiě)出來(lái)你的發(fā)言，那我怎么寫(xiě)到簡(jiǎn)報(bào)中呢？我總不能編造你的發(fā)言吧？”原來(lái)，例會(huì)的會(huì)議記錄一般都是由經(jīng)理的秘書(shū)寫(xiě)的，不知道什么原因最近幾份會(huì)議記錄都沒(méi)有B社區(qū)物業(yè)主管的發(fā)言內(nèi)容。想一想1.工作例會(huì)的簡(jiǎn)報(bào)是否一定要詳細(xì)清楚地寫(xiě)明每一個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容？為什么？2.本案例中，杜勝利只是根據(jù)會(huì)議記錄來(lái)編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，這種作法是否可?。繛槭裁?？3.假如你是本案例中的杜勝利，為了避免引起誤解，在編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)時(shí)應(yīng)采取哪些措施？”會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)服務(wù)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)及其作用會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)作要求編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作流程一、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)及其作用

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是指在會(huì)議期間為反映會(huì)議進(jìn)程和動(dòng)態(tài)而編發(fā)的一種簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)道會(huì)議動(dòng)態(tài)、進(jìn)程和主要成果，具有一定的新聞性質(zhì)，是簡(jiǎn)報(bào)的一種類型，也被稱為會(huì)議信息。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)能夠使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)便于了解會(huì)議進(jìn)行情況，及時(shí)指導(dǎo)工作，推動(dòng)會(huì)議深入開(kāi)展，同時(shí)也便于參會(huì)人員相互溝通與聯(lián)系，并交流經(jīng)驗(yàn)，還有助于會(huì)后查找相關(guān)會(huì)議資料并及時(shí)歸檔。另外，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)常常報(bào)道大型會(huì)議分組活動(dòng)的信息，轉(zhuǎn)載各組與會(huì)者在分組會(huì)上發(fā)表的重要意見(jiàn)，能夠有效促進(jìn)會(huì)議內(nèi)部的交流與溝通。二、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)

1.報(bào)頭（1）簡(jiǎn)報(bào)名稱。（2）簡(jiǎn)報(bào)期數(shù)。（3）編印單位。（4）編印日期。2.報(bào)文（1）按語(yǔ)。（2）標(biāo)題。（3）正文。（4）署名。3.報(bào)尾（1）發(fā)送范圍。（2）印發(fā)份數(shù)。三、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)作要求

編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，要注意做到快、短、新、準(zhǔn)?？?，即速度要快，一般是當(dāng)天討論的情況，當(dāng)天就要印出發(fā)到參會(huì)人員手上；短，即文字簡(jiǎn)短、言簡(jiǎn)意賅，通常不超過(guò)千字；新，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容要緊緊圍繞會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，反映與會(huì)代表們的新認(rèn)識(shí)、新意見(jiàn)和新建議；準(zhǔn)，內(nèi)容要準(zhǔn)確，反映情況一定要準(zhǔn)確無(wú)誤，反映的觀點(diǎn)材料，必須忠于參會(huì)人員講話的原意，一些關(guān)鍵的詞句，最好是參會(huì)人員講話的原話。四、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作流程

1.確定簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)期數(shù)、時(shí)間與主要內(nèi)容2.采編簡(jiǎn)報(bào)文章3.編輯簡(jiǎn)報(bào)4.發(fā)放簡(jiǎn)報(bào)實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、下文是某班召開(kāi)的一次班會(huì)的簡(jiǎn)報(bào)，請(qǐng)指出其中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行修改。修改完成后，將正文內(nèi)容制作成規(guī)范格式的簡(jiǎn)報(bào)樣式。放飛我的理想

××班班會(huì)簡(jiǎn)報(bào)緩緩的曲調(diào)，優(yōu)美的音樂(lè)，伴著《我的未來(lái)不是夢(mèng)》，我們拉開(kāi)了××班主題班會(huì)的序幕，這次班會(huì)的主題為——我的理想。理想是燈塔，指引人生前進(jìn)的方向，照亮人生前進(jìn)的路程，羅伯寧曾在《索爾》中說(shuō)過(guò)“人之所以偉大不在于他們?cè)谧鍪裁?，而在于他們想做什么”，由這幾句開(kāi)場(chǎng)我們進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)——同學(xué)的《理想》詩(shī)朗誦，優(yōu)雅的詩(shī)句，優(yōu)美的旋律，引來(lái)同學(xué)們的陣陣掌聲，每個(gè)人都有理想，而理想究竟是什么呢，大家集思廣益，探索理想的定義，原來(lái)，理想是對(duì)未來(lái)的向往和憧憬。實(shí)訓(xùn)練習(xí)同學(xué)們以宿舍為單位，說(shuō)出了自己內(nèi)心的愿望，許多人想通過(guò)自己的努力拉進(jìn)現(xiàn)實(shí)與理想的距離，并在畢業(yè)后找到屬于自己的那份工作，做個(gè)成功的人，讓父母依靠我們來(lái)生活，讓父母不再這么辛苦；還有的同學(xué)提到人要?jiǎng)?wù)實(shí)，踏踏實(shí)實(shí)走好大學(xué)生活的每一步和人生的每一步；有的同學(xué)說(shuō)人要懂得奉獻(xiàn)，要有愛(ài)心，給予那些社會(huì)底層大多數(shù)人以幫助，比如去那些貧窮的地方支教等。同學(xué)們這些話語(yǔ)深深地打動(dòng)著每一個(gè)人，并觸動(dòng)了每個(gè)人的心。大多同學(xué)提到工作，但給大家印象最深的是還有一些同學(xué)想去創(chuàng)業(yè)，創(chuàng)業(yè)，一個(gè)多么艱辛的歷程，一個(gè)多么困難的風(fēng)雨??！但《圣經(jīng)》上說(shuō)上帝創(chuàng)造每個(gè)人使每個(gè)人的生命中出現(xiàn)挫折與迷茫，只是為了讓他們的信念更加堅(jiān)定。為了調(diào)解氣氛，同學(xué)們?cè)诿枋鲎约豪硐氲倪^(guò)程中，加入了許多的小插曲，使同學(xué)們感覺(jué)不到乏味，大家紛紛走上臺(tái)展示自己的才華，有跳舞，唱歌，朗誦，葫蘆絲，還有武術(shù)。大家不僅聽(tīng)的入神，而且看的也非常高興，從而使心愉悅。實(shí)訓(xùn)練習(xí)在班會(huì)的尾聲，學(xué)姐給我們講述了她的經(jīng)驗(yàn)——大學(xué)是為了以后的生活奠定基礎(chǔ)，并告訴我們：既然說(shuō)出了自己的理想，就要為之踐行！最后班主任給我們做了總結(jié)，告訴我們要踏實(shí)做好每一件事，過(guò)好每一分鐘，善待每一個(gè)人，做好自己的事情，并朝著自己的目標(biāo)去努力；她還告訴我們理想有多大，承受壓力的能力就有多大，有理想就要有承擔(dān)理想的能力。班主任的話，我們銘記，為了理想，奮力拼搏，千里之行，始于足下，讓我們現(xiàn)在就開(kāi)始行動(dòng)吧！二、完成上一個(gè)練習(xí)之后，進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)發(fā)放。要求按照班級(jí)宿舍發(fā)放簡(jiǎn)報(bào)，并進(jìn)行登記。第六節(jié)會(huì)議其他服務(wù)單擊此處添加標(biāo)題文字案例導(dǎo)入某公司正在召開(kāi)新產(chǎn)品鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書(shū)小劉負(fù)責(zé)值班。當(dāng)會(huì)議進(jìn)行了一小時(shí)后，進(jìn)來(lái)一位風(fēng)姿綽約的女士，聲稱有急事要找一個(gè)鑒定專家。小劉看她衣著不凡，不像壞人，便讓她自己到會(huì)場(chǎng)去找。這時(shí)，同時(shí)小吳匆匆跑來(lái)說(shuō)她會(huì)場(chǎng)的一個(gè)電源插口沒(méi)有電，讓緊急聯(lián)系一下電工師傅。小劉說(shuō)：“今天是周六，我也找不到他??！”于是讓小吳自己想辦法。過(guò)了一段時(shí)間之后，小劉的朋友來(lái)電話約她去吃午飯。她看了看表馬上就到中午12點(diǎn)了，估計(jì)鑒定會(huì)也差不多該結(jié)束了，于是便離開(kāi)公司到飯店吃飯去了。想一想1.在這個(gè)案例中，值班秘書(shū)小劉在工作中存在哪些問(wèn)題？2.如果你是當(dāng)值秘書(shū)，應(yīng)該怎么做？會(huì)議其他服務(wù)

會(huì)議值班工作會(huì)議安全保衛(wèi)工作會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作會(huì)議車輛服務(wù)會(huì)議游覽和聯(lián)誼服務(wù)工作突發(fā)事件的處理一、會(huì)議值班的主要內(nèi)容和要求

會(huì)議值班的主要內(nèi)容和要求值班工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：電話、通知和傳真的轉(zhuǎn)達(dá)；來(lái)訪接待；重要緊急事項(xiàng)的報(bào)告；突發(fā)性事務(wù)的處理；信息傳遞；安全保衛(wèi)；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。值班是一項(xiàng)原則性強(qiáng)的工作，其基本要求如下：堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗；要善于隨機(jī)應(yīng)變，不要手忙腳亂；要言行謹(jǐn)慎，不得有損形象；要請(qǐng)示匯報(bào)，不可越俎代庖；要規(guī)范高效，不得推托扯皮。填寫(xiě)會(huì)議值班安排表及各種記錄表會(huì)議值班表是根據(jù)會(huì)議工作的需要，在不同的時(shí)間里由不同的人進(jìn)行同樣的工作，這就要編排一個(gè)值班表，注明值班人員和時(shí)間及聯(lián)系方式等信息。會(huì)議值班還需要使用其他各種記錄表，主要有值班日志、來(lái)訪接待登記表、電話記錄表、交接班記錄表等。二、會(huì)議安全保衛(wèi)工作

會(huì)議安全保衛(wèi)的基本要求（1）會(huì)議安全保衛(wèi)人員應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)。（2）會(huì)議安保人員能夠防范火災(zāi)，熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，應(yīng)了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況。（3）會(huì)議安保工作不僅要面向參會(huì)的人員，還要監(jiān)督裝卸會(huì)議用品。（4）安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。會(huì)議安保工作的工作要點(diǎn)（1）配置安保人員與設(shè)備。（2）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查。（3）會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)。三、會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作

根據(jù)會(huì)議需要設(shè)立醫(yī)務(wù)室檢查飲食，保證安全四、會(huì)議車輛服務(wù)

首先，要合理確定車輛類型和數(shù)量。根據(jù)會(huì)議規(guī)模和議程安排車輛的類型和數(shù)量。其次，要根據(jù)會(huì)議需要征調(diào)車輛。最后，要建立會(huì)議車輛管理制度。五、會(huì)議游覽和聯(lián)誼服務(wù)工作

會(huì)議游覽活動(dòng)會(huì)議聯(lián)誼活動(dòng)六、突發(fā)事件的處理

會(huì)議突發(fā)事件的類型和預(yù)防應(yīng)對(duì)措施處置突發(fā)事件的基本原則（1）及時(shí)報(bào)告。（2）提前采取應(yīng)急處置措施。實(shí)訓(xùn)練習(xí)一、某企業(yè)辦公室王秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的值班工作，下午5點(diǎn)接到一個(gè)緊急電話。電話內(nèi)容是：本單位的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機(jī)及車內(nèi)五人重傷，車損嚴(yán)重，不能開(kāi)動(dòng)，特請(qǐng)求單位急速處理。秘書(shū)做好了電話記錄，想到了四種處理辦法：一是等到第二天上班時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，再按領(lǐng)導(dǎo)指示辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場(chǎng)處理；三是自己立即到現(xiàn)場(chǎng)去做緊急處理；四是用電話方式聯(lián)系有關(guān)部門，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。這幾種方法中哪一種是最優(yōu)化的選擇？具體應(yīng)怎么做？應(yīng)注意哪些方面？二、某企業(yè)正在召開(kāi)由各部門經(jīng)理參加的內(nèi)部會(huì)議，營(yíng)銷部經(jīng)理在談到本部門上半年的銷售業(yè)績(jī)時(shí)因?yàn)檫^(guò)于激動(dòng)，他用力一揮手，不料剛續(xù)上茶水的茶杯被打翻了，開(kāi)水全潑到了旁邊生產(chǎn)部門經(jīng)理的手上。假如你是在場(chǎng)的秘書(shū)，面對(duì)這一情況應(yīng)如何處理這種突發(fā)事件？第七節(jié)會(huì)