上海市會議費管理制度

上海市會議費管理制度第一章總則

上海市會議費管理制度旨在規(guī)范本市各級機關(guān)、企事業(yè)單位會議的管理，提高會議效率，保證會議質(zhì)量，合理控制會議費用。以下是會議管理制度總則內(nèi)容：

一、本制度適用于本市各級機關(guān)、企事業(yè)單位召開的各類會議，包括但不限于：工作例會、專題協(xié)調(diào)會、研討會、評審會等。

二、會議組織單位應(yīng)遵循務(wù)實、高效、節(jié)儉的原則，嚴格控制會議規(guī)模、會期和費用。

三、會議組織單位應(yīng)建立健全會議管理制度，明確會議的審批、組織、實施、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，確保會議的順利進行。

四、會議組織單位應(yīng)加強會議費用的預(yù)算管理，合理預(yù)計會議費用，嚴格執(zhí)行會議費用報銷制度。

五、會議組織單位應(yīng)采取有效措施，提高會議質(zhì)量，鼓勵利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開展遠程視頻會議，減少參會人員往返費用。

六、參會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時參加會議，認真履行職責(zé)，提高會議效果。

七、本制度與國家有關(guān)法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的，按國家法律法規(guī)、政策規(guī)定執(zhí)行。

八、本市各級機關(guān)、企事業(yè)單位可根據(jù)本制度，結(jié)合實際情況，制定具體的實施細則。

九、本制度自發(fā)布之日起實施，解釋權(quán)歸上海市會議費管理部門。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

后續(xù)章節(jié)（會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定、附則）可根據(jù)本總則，結(jié)合實際情況進行詳細制定。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，本章對會議流程進行詳細規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：明確會議的主要議題和預(yù)期達到的目標，為會議的籌備提供方向。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題和目標，制定會議的時間、地點、參會人員、議程等方案。

3.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容，并要求回復(fù)確認。

4.準備會議材料：整理與會議主題相關(guān)的資料、報告、文件等，確保會議材料齊全、準確。

二、會議簽到

1.設(shè)立會議簽到臺，配備簽到表、簽到筆等物品。

2.參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘完成簽到，簽到時需填寫姓名、單位、職務(wù)等信息。

3.會議組織單位應(yīng)實時統(tǒng)計簽到情況，確保參會人員到齊。

三、會議議程

1.會議主持人按照議程順序組織會議，確保會議內(nèi)容全面、有序。

2.各議題負責(zé)人對相關(guān)內(nèi)容進行匯報、討論，其他參會人員可就議題提出意見和建議。

3.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，形成決議或提出下一步工作要求。

四、會議記錄

1.指定專人負責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括：會議時間、地點、參會人員、議程、討論情況、決議等。

2.會議記錄應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，便于查閱。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議成果進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員。

3.參會人員應(yīng)認真閱讀會議紀要，如有異議，應(yīng)在1個工作日內(nèi)向會議組織單位反饋。

六、會議資料的歸檔與保存

1.會議結(jié)束后，會議組織單位應(yīng)將會議通知、簽到表、會議紀要等資料進行歸檔，保存期限為5年。

2.會議資料的歸檔和保存應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定，確保資料的安全和完整。

本章對會議流程的規(guī)定，旨在規(guī)范會議的組織和實施，提高會議效率，保證會議質(zhì)量。會議組織單位應(yīng)嚴格按照本章規(guī)定執(zhí)行，并根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定，以確保會議決議得到有效執(zhí)行。

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由專人負責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論的主要議題、形成的決議、責(zé)任分工及執(zhí)行期限等。

2.會議紀要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人審核，確保紀要內(nèi)容的準確性。

3.審核通過后的會議紀要，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和單位。

二、決議任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的決議和任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按計劃推進執(zhí)行。

3.會議組織單位應(yīng)對決議任務(wù)的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保各項任務(wù)按時完成。

三、進度報告與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織單位報告決議任務(wù)的執(zhí)行進度，遇到問題應(yīng)及時反饋，尋求協(xié)調(diào)解決。

2.會議組織單位應(yīng)根據(jù)進度報告，對執(zhí)行情況進行匯總分析，對存在的問題提出解決方案，必要時召開協(xié)調(diào)會議。

四、會議紀要的跟蹤檢查

1.會議組織單位應(yīng)設(shè)立專門的檢查機制，對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.檢查內(nèi)容包括但不限于：任務(wù)完成情況、責(zé)任人履職情況、存在的問題及原因分析等。

3.檢查結(jié)果應(yīng)以書面形式報告給會議主持人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為考核和評價的依據(jù)。

五、會議紀要的閉環(huán)管理

1.對于未按期完成的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)說明原因，并提出整改措施和完成時間。

2.會議組織單位應(yīng)跟蹤督促整改措施的落實，直至任務(wù)完成。

3.會議紀要的閉環(huán)管理應(yīng)形成長效機制，確保會議決議的落實到位。

本章通過對會議紀要的跟蹤落實進行規(guī)定，旨在強化會議決議的執(zhí)行力，提高工作效能，確保會議成果轉(zhuǎn)化為實際工作成效。會議組織單位及相關(guān)責(zé)任人應(yīng)嚴格按照本章要求，做好會議紀要的跟蹤落實工作。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，本章對會議室的管理規(guī)定如下：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會議組織單位提前向會議室管理部門提交申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便管理部門合理分配會議室資源。

3.管理部門應(yīng)建立會議室預(yù)約臺賬，及時更新預(yù)約情況，確保會議室使用有序。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如音響、投影儀、白板、座椅等，以滿足不同類型會議的需求。

2.定期對會議室設(shè)施進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行，為會議提供良好環(huán)境。

3.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合會議主題和氛圍。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議組織單位應(yīng)在會議開始前15分鐘進入會議室，檢查設(shè)備是否正常運行，確保會議按時開始。

2.參會人員應(yīng)遵守會議室紀律，保持安靜，不隨意走動，不在會場內(nèi)吸煙、進食。

3.會議結(jié)束后，會議組織單位應(yīng)負責(zé)清理會議室，確保場地整潔，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，明確安全責(zé)任人，確保會議期間的安全。

2.會議室應(yīng)配備消防器材，定期開展安全檢查，消除安全隱患。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得攜帶易燃易爆等危險物品進入會議室。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)實際情況制定，保證在工作時間內(nèi)滿足會議需求。

2.特殊情況下，會議室管理部門可根據(jù)實際需要調(diào)整開放時間，并及時通知相關(guān)單位。

本章對會議室管理規(guī)定的詳細規(guī)定，有助于提高會議室使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)。會議室管理部門及會議組織單位應(yīng)嚴格遵守本章規(guī)定，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

為確保上海市會議費管理制度的實施，以下為附則內(nèi)容：

一、本市各級機關(guān)、企事業(yè)單位可根據(jù)本制度，結(jié)合實際情況制定具體的實施細則。

二、本制度的解釋權(quán)歸上海市會議費管理部門。

三、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。

四、