秘書管理與實務項目四

會后落實—善始亦善終目錄項目四學習任務一送別與會人員學習任務二落實會場善后工作學習任務三完成會議經費結算學習任務四整理會議文件資料學習任務五撰寫會議紀要學習任務六完成會議評估與總結學習任務一送別與會人員知識目標◆熟悉送別與會人員的工作要點。◆掌握送別與會人員的相關禮儀。能力目標◆能夠妥善、有序地安排和組織與會人員離場?！裟軌蜃龊猛獾嘏c會人員送站工作。項目四學習任務一送別與會人員必備知識1引導與會人員離場2結清參會費用3發(fā)放回程票項目四4安排車輛送站5安排人員送客6安頓暫留人員學習任務一送別與會人員知識拓展項目四送別客人禮儀在確定來賓離開的時間后，如果來賓身份比較特殊，那么就應該到來賓的駐地去話別。如果來賓離開的時間是上午，那么在前一天下午或晚上，主人一方全體陪同人員要到客人下塌的賓館去話別，時間不要過長，控制在半個小時之內為好。有禮物要送的話，就在這時送給客人。如果第二天到了機場或車站再送，客人就只能把它提在手里了，很不方便。如果客人離開的時間是在下午或晚上，也可以在當天上午到賓館話別。此時應該告訴客人送行的人員、車輛及時間方面的安排，讓客人心里有數。在目送來賓乘坐的交通工具啟動后，送行人員才可離開。學習任務一送別與會人員實訓練習

做好外地與會人員送站工作1. 實訓目標。通過實訓，要求學生掌握送站的相關禮儀，能收集外地與會人員離會的相關信息，設計和制定相關表格，并安排和組織好外地與會人員的送站工作。2. 實訓背景。2011年10月22日，××職業(yè)學院在省人民大會堂舉行30周年慶典大會。除了校內師生代表外，參加會議的代表還有政府領導（教育部、教育廳及其他部門想相關領導）、兄弟院校的院長或書記、行業(yè)企業(yè)代表、校企合作企業(yè)代表、校友代表、媒體記者等。由于此次慶典大會規(guī)模較大，參與人員較多，為了保證會議各項接待工作的順利進行，學院辦公室主任楊霞作為此次會務工作的協(xié)調人，在會前詳細收集了與會人員的相關信息。根據與會代表的離會情況，楊霞制定了與會代表送站安排表，合理安排車輛和人員做好送站工作。根據與會代表的信息反饋，大家對××職業(yè)學院30周年慶典大會的各項接待工作非常滿意，尤其是工作人員和領導在送站時的熱情、細心給他們留下了深刻的印象。3. 實訓內容。假如你是××職業(yè)學院辦公室主任楊霞，①請你根據與會人員離會情況，設計并制作送站人員安排表；②請指出送站時應注意的禮儀禮節(jié)。項目四學習任務二落實會場善后工作知識目標◆掌握會場善后工作內容及要點。能力目標◆能夠妥善清理會場、歸還租借設備物品?！裟軌蚪Y清會議開支費用。項目四學習任務二落實會場善后工作項目四必備知識清理會場（1）清理會場宣傳物品（2）清理會場設備（3）清理會議資料（4）清理會議其他物品歸還租借物品會議結束后，要及時歸還向酒店方或其他服務商租借的相關設備或物品。歸還前一定要檢查物品是否完好。如果損壞要按約定予以賠償。不需賠償的，歸還時要特別說明或修好后再歸還。結算會議開支費用如果是向酒店或其他單位租用的會場，會議結束后，秘書人員應及時與會場出租方結清會議的各項費用，主要包括：會場租用費、設備租用費、開會期間的其他相關服務費用等，并及時與會場租借方進行交接。學習任務二落實會場善后工作項目四知識拓展遺失的公文包為期兩天的會議終于結束，宏利公司的秘書劉琴總算可以松一口氣了，因為這是公司領導第一次讓她全面負責的一個會議，居然沒有什么差錯，而且代表們都已離會，這怎么不令她暗地里高興呢。想想開會前、會議中的種種事情，那根緊繃的弦也該放松了?，F(xiàn)在坐在辦公桌前，準備擬寫會議總結。這時，電話突然響了起來，劉琴迅速抓起話筒來接，電話是剛離會不久的一位代理商（會議代表）打來的，他在電話里焦急地詢問，劉琴以及她的同事有沒有在會場拾到他的小公文包，因為會議結束時，他有要事急于回家，于是急急忙忙提著會議紀念品離開會場，而把公文包遺落在會場了。包里的兩千元錢倒是小事，問題是里面有他的許多證件，還有一份商務資料。劉琴一聽，懵了。公司里確實沒聽誰拾到公文包。她一邊控制住自己的緊張情緒安慰著他，一邊答應代為查找。她放下電話，趕快向宏利公司租用會場的鴻天賓館打電話，詢問公文包的下落。對方回答說，賓館里沒人看到遺失的公文包，而且賓館里人來人往，來賓的貴重物品都是自己隨身保管的。劉琴不放心，親自去了一趟鴻天賓館，查找了會場，詢問了需要工作人員，依然沒有下落。劉琴一下子茫然無助，回去該怎樣向失主回話，向上司交代呢？學習任務二落實會場善后工作項目四知識拓展

【案例分析】會議結束后，與會人員可以離開會場了，但秘書人員的會務工作依然沒有結束，還有許多后續(xù)工作要做。遠的來說，有對會議精神貫徹落實的檢查督促工作，近的來說，秘書人員應送別與會者，并及時清理會場，清理工作就包括了檢查會場有無物品遺漏，攜帶進會場的資料和會議用品一定要帶回等，至于撰寫會議紀要總結還在其后。案例中的劉秘書顯然是笑得太早了一點。總結還沒動筆，麻煩事就找上身了。對于代理商遺失的公文包，她是有一定責任的，因為秘書會務工作中一項就包括秘書會后應及時檢查會場和與會者的駐地，以免遺失文件，而劉秘書顯然對這項工作疏忽了。學習任務二落實會場善后工作項目四實訓練習1. 實訓目標。

通過實訓，要求學生能掌握會場善后工作要點，妥善做好會場清理工作。2. 實訓背景。 2013年12月18日，浙江永明公司與香港時代公司在凱旋大酒店會議廳舉行合作簽約儀式。會議廳主席臺的背景墻上布置著“浙江永明公司與香港時代公司合作簽約儀式”的會標。主席臺上有話筒、手提電腦、公司雙方領導層人員的名簽、鮮花、簽約合同、簽字筆、礦泉水等。臺下的會議桌上放著出席儀式的雙方公司職員代表的名簽。主席臺下會議桌的每個座位上均放有一份介紹雙方公司情況的資料。酒店大廳及過道里擺放著本次會議的通知牌及方向標志。3. 實訓內容。

假如你是會務組工作人員，請你指出會議結束后應如何做好會場清理工作。學習任務三完成會議經費結算項目四知識目標◆熟悉會議經費結算方法?！粽莆諘h經費結算工作程序。能力目標◆能夠妥善進行會議經費結算。學習任務三完成會議經費結算項目四一、會議經費收支項目會議經費分為收入和支出兩個類別。會議的收入主要來源于上級撥款或向與會人員收取相關費用。會議經費收支項目主要包括以下內容：會場租用費、會議設備租用費、會場布置物品費、郵電通訊費、培訓費、交通參觀費、住宿費、餐飲費、會議資料費、紀念品購置費、會議宣傳交際費、勞務費以及其他費用等。學習任務三完成會議經費結算項目四二、會議經費結算的方法會議的收費與付費方法(一)1收款的方法與時機2付款的方法和時間學習任務三完成會議經費結算項目四二、會議經費結算的方法會議付費的要求(二)

1．會議各類支出經費的名稱要規(guī)范。

2．在付費時，要遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷等各種相關財務制度和規(guī)定。學習任務三完成會議經費結算項目四三、會議經費結算的工作程序1．統(tǒng)計會議實際收支項目，對照經費預算進行核點2．理清會議經費結算的方法和時間3．通知相關部門及人員結算時間和地點4．核實發(fā)票5．填寫報銷單6．清點費用支出發(fā)票7．請領導簽字8．到財務部門報銷9．與相關部門及人員結清費用學習任務二落實會場善后工作項目四知識拓展設施和服務付款的方法和時間發(fā)言者事先確定費用活動之后支付給發(fā)言者食品飲料事先商定費用預訂時交定金，活動后按實際花費開發(fā)票——支票結賬會議地點事先商定費用預訂時交定金，活動后按實際花費開發(fā)票——支票結賬其他費用的償付事先確定費用，活動后開具賬單收到賬單經批準后用支票付款文具盒打印活動前申請和安排，活動前可用零用現(xiàn)金購買零用現(xiàn)金償付，文具訂購事先開發(fā)票和付款音像輔助設備活動前確定租用費用活動后為租用費用開發(fā)票和結賬會議經費的付款方法與時間表學習任務三完成會議經費結算項目四實訓練習1. 實訓目標。

通過實訓，要求學生掌握會議經費決算的工作程序，能制定會議經費決算表，能妥善做好會議經費結算工作。2. 實訓背景。 2013年底××公司召開年度全國銷售商表彰大會，以表彰先進、規(guī)劃2014年工作?？偨浝砻貢鴹睢痢翞榇舜未髸谱髁私涃M預算表，同時對經費使用過程中的具體情況進行了記錄。具體如下：

會議名稱：2013年揚名公司年度全國銷售商表彰大會

會議地點：杭州

會議時間：2013年12月23日

會議結束后，楊××將對此次會議的經費開支進行結算。3. 實訓內容。

如果你是總經理秘書楊××，請根據背景材料：①模擬會議經費結算工作過程；②制定會議經費結算表。學習任務三完成會議經費結算項目四實訓練習序號支出項目預算支出（萬元）備注1會場、儀器租用費0.52會議籌辦費(宣傳、通訊、資料等)0.8實際費用1萬元3與會代表資料費(資料、文具、紀念品等)150元/人

200人=3實際費用2.6萬元4會議交通費1實際費用0.9萬元5會務用房費300元/間．天

50間

天=1.56特邀代表住宿費500元/間．天

5間

天=0.257特邀代表旅費2000元/人

10人=2實際費用1.5萬元8會議用餐費100元/人．天

150人

2天=49宴會費(含酒水)100元/人

150人=210茶點費20元/人．次

150人

2次=0.811參觀費50元/人

150人=112其他費用113會議支出17.85學習任務四整理會議文件資料項目四知識目標◆掌握會議文件資料收集的范圍和會議文件歸檔的方法。能力目標◆能夠認真收集和整理會議文件資料，并妥善保管。學習任務四整理會議文件資料項目四一、了解會議的規(guī)模和類型收集、整理會議文件之前，首先要了解會議的規(guī)模和類型，是重要會議還是一般事務性會議，是大型會議還是小型會議等等。一般來說，重要的、大型的會議除會議的主要文件必須收集完整外，與會議有關的文件、資料也應盡可能收集齊全，如會議主要文件的歷次稿、會議期間的各種通知、會議各種證件以及會后的新聞稿等。其他會議，只要能確保會議的重要文件收集完整就可以了。學習任務四整理會議文件資料項目四二、會議文件資料收集的范圍會前準備并分發(fā)的文件(一)會議期間使用或產生的文件(二)會后產生的文件(三)學習任務四整理會議文件資料項目四三、會議文件資料收集的渠道

會議文件資料收集主要包括以下渠道。1．

向全體與會人員收集文件。2．

向會議的領導人、召集人和發(fā)言人收集文件。3．

向會議的有關工作人員收集文件。如會議的記錄人員、文書起草人員等。學習任務四整理會議文件資料項目四四、收集、整理會議文件資料的要求

在收集和整理會議文件資料時，要注意如下要求。1．

確定會議文件資料的收集范圍。2．

收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。3．

選擇文件資料收集的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。4．

收集會議文件要履行嚴格的登記手續(xù)。5．

收集整理過程中要注意保密。學習任務四整理會議文件資料項目四五、會議文件資料的歸檔會議結束后，我們需要將收集好的會議文件資料按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律，加以系統(tǒng)整理，移交給相關部門妥善保管。這就是會議文件資料的歸檔。整理會議文件資料時，應該將同一次會議形成的文件組織在一起，按照文件的內在聯(lián)系進行分類組合，并按照歸檔制度的要求，定期歸檔。會議歸檔文件的范圍應當包括該次會議前后形成的一切直接有關材料。會議歸檔文件資料的整理應按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行。學習任務四整理會議文件資料項目四知識拓展：一、檔案的整理工作整理單位的確定(一)文件的修整(二)文件的裝訂(三)文件的分類(四)文件的排列(五)文件的編號(六)文件的編目(七)文件的裝盒(八)學習任務四整理會議文件資料項目四知識拓展：二、案例閱讀找不到的意向書某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

【案例分析】秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。學習任務四整理會議文件資料項目四實訓練習1. 實訓目標。

通過實訓，要求學生掌握會議文件資料收集和整理方法，能將會議文件資料妥善歸檔保存。2. 實訓背景。

神馬公司是一家中外合資企業(yè)，主要生產家電產品，公司資產雄厚，員工近2000人，著名科技人員和高層管理人員云集。公司在全國各大中城市設有眾多分公司和銷售代理商，最近幾年，公司推出了一系列新產品，占領了國內10%以上的家電市場，在國外的影響也很大。2010年，公司加大管理和研發(fā)力度，在電腦、手機、電視等多個項目上研制生產出新型、新款產品，國內市場份額達15%。2013年底公司召開年度全國銷售商表彰大會，以表彰先進、規(guī)劃2014年工作。參加表彰大會的有公司邀請的省市的有關領導、同行業(yè)兄弟單位的代表、公司董事會成員、全國各分公司的領導、全國銷售代理商代表以及公司的高層管理人員和科技人員等。

會議由秘書趙××協(xié)助總經理王××組織籌劃。會后，總經理要求趙××認真收集這次會議的全部資料并加以整理、歸納。3. 實訓內容。

假如你是秘書趙云，請對此次會議文件資料進行收集和整理。學習任務五撰寫會議紀要項目四知識目標◆掌握會議紀要的寫作格式、特點和寫作要求?！羰煜h紀要發(fā)文程序。能力目標◆能夠根據會議紀要擬寫格式、要求和發(fā)文流程，制發(fā)會議紀要。學習任務五撰寫會議紀要項目四一、會議紀要的概念會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。會議紀要是在會議記錄和其它會議材料基礎上加工整理出來的，反映會議基本情況、會議成果、會議議定事項，可以用于向上級機關匯報會議情況，向與會代表、有關單位和下屬機關分發(fā)，要求與會單位傳達、貫徹、遵守和執(zhí)行會議的精神。學習任務五撰寫會議紀要項目四二、會議紀要的格式標題(一)1單行標題2雙行標題學習任務五撰寫會議紀要項目四二、會議紀要的格式正文(一)1開頭2主體3結尾學習任務五撰寫會議紀要項目四三、會議紀要的特點1內容的紀實性2表達的提要性3功能的指導性4稱謂的特殊性學習任務五撰寫會議紀要項目四四、會議紀要的發(fā)文流程會議紀要可以上報，也可以下發(fā)，但它的發(fā)放范圍比較窄，一般只發(fā)與會議紀要的內容有關的單位。會議紀要的發(fā)文流程如下。起草、編寫會議紀要→確定印發(fā)范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發(fā)或歸檔保存。學習任務五撰寫會議紀要項目四知識拓展：一、會議紀要的種類會議紀要的分類主要有兩種分類方法。

1.從會議出席人員來劃分，有全體會議紀要、辦公會議紀要、例會會議紀要、工作會議紀要、聯(lián)席會議紀要、座談會會議紀要等。

2.從會議紀要的內容上劃分，有決策型會議紀要、部署型會議紀要、務虛型會議紀要、研討型會議紀要、協(xié)調型會議紀要等。學習任務五撰寫會議紀要項目四知識拓展：二、會議紀要和會議記錄的區(qū)別1性質不同2內容要求不同3格式寫法不同4作用不同學習任務五撰寫會議紀要項目四知識拓展：三、會議紀要的寫作要求1吃透會議精神2突出會議的中心和重點3層次分明，條理清楚4使用固定的慣用詞語學習任務五撰寫會議紀要項目四知識拓展：四、案例閱讀為期兩周的職工代表大會結束后，秘書李沁馬上著手會議紀要的制發(fā)工作。第二天，李沁撰寫后會議紀要后，就直接將會議紀要打印后下發(fā)到了公司各部門，并要求各部門將會議精神傳達到每一位員工。沒幾天，公司上下議論紛紛，對其中涉及自身利益的條文感到非常不滿。意見很快反映到了領導那里，領導把李沁叫去問情況，李秘書一臉無辜。

【案例分析】為完整、準確傳達貫徹會議精神，使會議決定的事項得到認真落實，會后一般都會制發(fā)會議紀要。秘書在撰寫會議紀要后，要交給相關領導審核以后，才能印發(fā)，務必使會議紀要如實客觀地反映會議的精神。會議的印發(fā)范圍應根據會議性質和紀要內容確定。會議紀要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)。上述案例中，李秘書顯然沒有嚴格執(zhí)行會議紀要印發(fā)流，即會議紀要沒有交領導審核，也沒有在確定印發(fā)范圍的基礎上，合理分發(fā)會議紀要，引起了不必要的矛盾。學習任務六完成會議評估與總結項目四知識目標◆了解會議評估的意義。◆熟悉會議評估的方法和內容?！粽莆諘h工作總結的寫法。能力目標◆能夠設計會議評估表、開展會議效果評估、擬寫會議工作總結。學習任務六完成會議評估與總結項目四一、會議評估會議評估的意義(一)會議評估是一個收集有關會議目標實現(xiàn)情況的信息的過程。通過評估，可以發(fā)現(xiàn)會議實施與策劃之間的關系，了解會議目標是否實現(xiàn)；核算會議的成本與效益情況；看看與會者是否滿意以及明確會議的成功與不足之處等內容，為以后提高會議效果找到相關依據。學習任務六完成會議評估與總結項目四一、會議評估會議評估的內容(二)1會議主辦方2會議組織者3會議主題和議題4會議議程5會議地點6會議發(fā)言人7會議主持人8分組討論9會議宣傳活動10會議公共關系11會議預算12參觀、訪問、游覽活動13會議場所指引標志14會議住宿、餐飲15議報到或簽到工作會16會議材料17會議交通18總體學習任務六完成會議評估與總結項目四一、會議評估會議評估的方法(三)1問卷2訪談3現(xiàn)場觀察4會議總結學習任務六完成會議評估與總結項目四二、會議工作總結會議工作總結的含義(一)會議工作總結屬于總結的一種，它是有關單位或部門在開完一次會議之后，對會議召開的情況的方方面面進行回顧、分析和評價，歸納經驗，指出不足，為下次會議的舉辦提供借鑒。下面以總結寫法為例介紹會議總結的寫法。學習任務六完成會議評估與總結項目四二、會議工作總結