醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的思考

摘要：本文從新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的要求出發(fā)，探討在管理方面存在的問(wèn)題，例如收集保管存在短板、工作機(jī)制亟待創(chuàng)新、開(kāi)發(fā)利用面臨困境，要在多元參與、協(xié)調(diào)發(fā)展、創(chuàng)新引領(lǐng)、開(kāi)放共享的原則上，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理在治理體系、資源建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用、安全建設(shè)上提質(zhì)增效。關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)作為新型的生產(chǎn)要素，已成為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源，快速融入醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)前，醫(yī)院在推動(dòng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)上取得積極進(jìn)展，數(shù)據(jù)使用日益深入。但是仍然存在體制不暢通、數(shù)據(jù)不達(dá)標(biāo)的問(wèn)題。面對(duì)新的形勢(shì)，醫(yī)院管理者要著眼于數(shù)字社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，加快轉(zhuǎn)變檔案管理方式，推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。1新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的必要性1.1時(shí)代所需是助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在要求當(dāng)前，新一代信息技術(shù)掀起了顛覆性的社會(huì)變化，為經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型、社會(huì)治理開(kāi)拓了新的空間。這些新的技術(shù)帶來(lái)海量檔案資源，開(kāi)啟檔案管理質(zhì)變時(shí)代。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理進(jìn)入新的發(fā)展階段，檔案管理由管理為導(dǎo)向逐步向需求和共享轉(zhuǎn)變。檔案資源已成為重要的知識(shí)資源和保障要素，服務(wù)內(nèi)容更加豐富，服務(wù)方式更加多樣，檔案價(jià)值得到前所未有的發(fā)揮。在新技術(shù)的助推下，醫(yī)院管理者需要轉(zhuǎn)變思維方式，用數(shù)據(jù)化理念開(kāi)展檔案服務(wù)和管理，將靜態(tài)的“死檔案”變成動(dòng)態(tài)的“活資源”，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和可靠的數(shù)據(jù)支持。1.2共建共享是實(shí)現(xiàn)數(shù)字社會(huì)快速發(fā)展的必然要求社會(huì)治理是國(guó)家治理的重要方面。醫(yī)院檔案是社會(huì)資源的一部分，在推動(dòng)國(guó)家治理現(xiàn)代化方面發(fā)揮著重要作用?！丁笆奈濉眹?guó)家信息化規(guī)劃》提出要構(gòu)筑共建共治共享的數(shù)字社會(huì)治理體系，這為醫(yī)院檔案高質(zhì)量管理指明了方向。檔案數(shù)據(jù)化管理是實(shí)現(xiàn)共享共治的前提和基礎(chǔ)，基于云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新型技術(shù)，碎片化的檔案資源有效支持多方主體的共同參與，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與社會(huì)治理的深度融合。對(duì)于醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō)，要樹(shù)立用檔案數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)、用檔案數(shù)據(jù)決策、用檔案數(shù)據(jù)管理和用檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新的理念，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘來(lái)研判社會(huì)和群眾的需求，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院決策的科學(xué)化和服務(wù)的精細(xì)化。1.3永續(xù)存儲(chǔ)是發(fā)揮好醫(yī)院檔案史料價(jià)值的時(shí)代要求醫(yī)院檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要見(jiàn)證，從側(cè)面反映了科技進(jìn)步和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，具有原始性和記錄性特征，也是理論研究的重要史料。過(guò)去，由于思維觀念和技術(shù)的落后，檔案安全性、完整性得不到有效保障，難以發(fā)揮檔案的存憑作用。為保障檔案的安全性、系統(tǒng)性和成套性，醫(yī)院管理者需要加強(qiáng)檔案前端控制和系統(tǒng)化建設(shè)，探索新技術(shù)環(huán)境下檔案治理模式轉(zhuǎn)型方式。借助安全多方計(jì)算、可驗(yàn)證計(jì)算等密碼學(xué)技術(shù)，在不影響數(shù)據(jù)資源所有權(quán)的基礎(chǔ)上，保障數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用的安全性。2新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的現(xiàn)存問(wèn)題2.1收集保管存在短板一是未實(shí)施“三合一”制度。醫(yī)院綜合檔案不同于其他檔案管理，范圍廣泛、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，且數(shù)字檔案增長(zhǎng)量較高。相比于其他檔案類(lèi)型，醫(yī)院綜合檔案“三合一”制度要求更高，需要科學(xué)劃定“三合一”制度，重點(diǎn)做好病案、科研、照片、文書(shū)、錄音、錄像、網(wǎng)頁(yè)信息等類(lèi)型的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作，推動(dòng)檔案資料覆蓋面更廣、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、數(shù)據(jù)更加全面完整，為各項(xiàng)工作提供有力支撐和參考。二是管理制度較為單一。檔案資源建設(shè)途徑較為狹窄，隨著公共突發(fā)事件的發(fā)生，部分有價(jià)值的檔案散落民間，加之由于大量的醫(yī)院檔案屬于過(guò)程性歸檔，檔案規(guī)范化建設(shè)滯后，檔案不齊全、不完整的現(xiàn)象較為突出，醫(yī)院需要明確檔案征集的適用范圍和工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案資源的社會(huì)化征集，提升檔案管理層次。2.2工作機(jī)制亟待創(chuàng)新一是管理機(jī)制不順暢。醫(yī)院檔案形成主體眾多，科室檔案管理的條塊化導(dǎo)致檔案高校管理的困境。比如信息共享層面，隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，產(chǎn)生了大量數(shù)字資源，普遍存在“不愿”“不敢”和“不會(huì)”共享開(kāi)放的問(wèn)題，制約共享共建受限的因素逐步顯現(xiàn)。二是傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)型不夠。傳統(tǒng)檔案管理思維仍占主流，檔案人員具備數(shù)字化的工具主義，但缺乏思維理性。比如在數(shù)字化的轉(zhuǎn)變中，許多檔案工作人員因?yàn)閷?duì)數(shù)字化不了解，不清楚數(shù)字化對(duì)工作帶來(lái)的好處，因而接受起來(lái)比較困難，不愿改變自己的工作方式。三是檔案資源的質(zhì)量問(wèn)題。數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制建設(shè)不夠完善清晰，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)銜接不夠明確，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)要求，不利于檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)和利用。2.3開(kāi)發(fā)利用面臨困境一是檔案解密審核機(jī)制亟待強(qiáng)化和完善。檔案開(kāi)放審核相關(guān)工作制度不健全，檔案解密、開(kāi)放審核和信息公開(kāi)等制度銜接不夠緊密，具有重要經(jīng)驗(yàn)和科研價(jià)值的檔案資料難以進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)。對(duì)于臨床研究具有參考價(jià)值的病案檔案，受學(xué)科限制和檔案涉密分級(jí)的影響，存量檔案和增量檔案降解密和開(kāi)放審核力度不夠，造成未能用于醫(yī)學(xué)研究，價(jià)值尚未充分發(fā)揮。二是檔案利用體系不夠優(yōu)化。醫(yī)院檔案文化基因開(kāi)發(fā)不夠充分，對(duì)于歷史文化、醫(yī)生職業(yè)精神、醫(yī)院品格的闡釋不夠。開(kāi)發(fā)利用方式陳舊，難以滿(mǎn)足新媒體視域下信息傳播的要求。3新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的基本原則3.1多元參與《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)要求，醫(yī)院綜合檔案涉及領(lǐng)域廣，與人民群眾健康、醫(yī)院管理密切相關(guān)，檔案管理工作要構(gòu)建多元協(xié)同的組織體系，建立覆蓋檔案室、科室、群眾的治理網(wǎng)絡(luò)，積極引導(dǎo)各部門(mén)人員參與檔案治理，通過(guò)細(xì)化工作流程、明確崗位職責(zé)，充分共享檔案資源的價(jià)值。3.2協(xié)調(diào)發(fā)展醫(yī)院檔案管理與開(kāi)發(fā)利用涉及資源建設(shè)、數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案策展等多環(huán)節(jié)，需要推動(dòng)業(yè)務(wù)建設(shè)與治理協(xié)同。檔案管理協(xié)同發(fā)展也是醫(yī)院現(xiàn)代化治理的內(nèi)在要求，醫(yī)院管理全流程都需要暢通、準(zhǔn)確的信息，要依托多元主體協(xié)同互動(dòng)，搭建更加科學(xué)的醫(yī)院管理決策機(jī)制。同時(shí)，高質(zhì)量的檔案管理應(yīng)強(qiáng)化檔案各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)銜接，比如推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)方面，就需要檔案室、黨建、紀(jì)檢等部門(mén)協(xié)調(diào)配合。3.3創(chuàng)新引領(lǐng)高質(zhì)量管理要完整、準(zhǔn)確、全面貫徹新發(fā)展理念，準(zhǔn)確把握檔案收集與開(kāi)發(fā)利用的辯證關(guān)系，以技術(shù)創(chuàng)新、治理體系創(chuàng)新、體制機(jī)制創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理體制增效。在技術(shù)運(yùn)用上，加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用，比如人工智能實(shí)現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的快速分析，為醫(yī)院科研和高校服務(wù)提供有力保障。在管理模式上，在數(shù)據(jù)化管理的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)歸檔速率提升，發(fā)揮好數(shù)據(jù)多跑路的優(yōu)勢(shì)。3.4開(kāi)放共享醫(yī)院檔案是對(duì)科技和文化軟實(shí)力的文獻(xiàn)固化，需要秉持共同參與、共同享有的開(kāi)放原則，搭建好共享利用平臺(tái)，向社會(huì)、公眾釋放共享“紅利”。檔案高質(zhì)量管理絕不僅限于“某一環(huán)節(jié)”，而是整體性、體系化的重塑，這一理念需要貫穿檔案管理始終，在實(shí)踐活動(dòng)中不斷優(yōu)化共享制度框架，保障檔案轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行。4新時(shí)代醫(yī)院綜合檔案高質(zhì)量管理的瓶頸突破4.1構(gòu)建職能優(yōu)化的檔案治理結(jié)構(gòu)能不能實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的總體目標(biāo)，關(guān)鍵在于能不能構(gòu)建一套結(jié)構(gòu)完整、運(yùn)行流暢、配合有效的治理體系，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案治理現(xiàn)代化，需要檔案行政體系整體結(jié)構(gòu)，疏通檔案體系運(yùn)行制度梗阻。4.1.1盤(pán)活治理要素。充分調(diào)動(dòng)各方面要素，優(yōu)化自上而下的檔案管理主體職責(zé)和義務(wù)，比如，綜合檔案管理室要加強(qiáng)指導(dǎo)、服務(wù)、督導(dǎo)職能，對(duì)檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況進(jìn)行及時(shí)的處理。為了提升整個(gè)治理體系的效能，要充分地賦予不同要素以自主權(quán)，使其能夠充分回應(yīng)工作與公眾的需要。4.1.2提升治理的現(xiàn)代化。善于運(yùn)用科學(xué)技術(shù)發(fā)展成果，提升檔案治理現(xiàn)代化水平，將大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)理念和手段整合到檔案運(yùn)行過(guò)程，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)手段與治理體系深度融合，提升管理流程的技術(shù)化、便捷化水平。4.1.3優(yōu)化組織關(guān)系。要構(gòu)建暢通有序的醫(yī)院檔案治理體系，在一定程度上打破職責(zé)同構(gòu)、科學(xué)定責(zé)確權(quán)、消除部門(mén)本位主義，落實(shí)不同事務(wù)的歸口管理，通過(guò)多元主體的協(xié)同合作實(shí)現(xiàn)檔案治理有力度、有精度、有溫度的善治局面。4.2構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案資源體系4.2.1加強(qiáng)歸檔流程規(guī)范化。對(duì)檔案歸檔范圍進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，重點(diǎn)在病案、科研、基建、應(yīng)急事件等方面細(xì)化歸集范圍和載體，對(duì)新媒體、圖片、音視頻等形式都納入歸檔制度。4.2.2提升電子檔案管理水平。更新OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，加快診療系統(tǒng)檔案移交、接受和審核，提高電子檔案規(guī)范化水平。在檔案整理中，“移交時(shí)間”和“移交日期”實(shí)際為同一含義，在各類(lèi)檔案中叫法不同、數(shù)據(jù)類(lèi)型不同?！绊?xiàng)目名稱(chēng)”“案卷題名”“歸檔責(zé)任人”等字段存在著錄全稱(chēng)與著錄簡(jiǎn)稱(chēng)不一致的情況。這些檔案系統(tǒng)中信息的不規(guī)范填寫(xiě)對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)造成影響，加大了檔案人員在后續(xù)整理組卷和編研利用時(shí)的判別難度。4.2.3構(gòu)建完善的檔案征集體系。結(jié)合醫(yī)院中心工作，扎實(shí)有效地開(kāi)展檔案征集工作，深入挖掘、搶救和保護(hù)散存于社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料，豐富館藏資源，為發(fā)揮檔案“存史、資政、育人”的重要作用提供基礎(chǔ)。比如，醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的治理中，可面向機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織征集各種文字資料、照片、音視頻等檔案資料。4.3構(gòu)建精準(zhǔn)高效的檔案利用體系4.3.1聚焦病案檔案利用，優(yōu)化利用流程。健全服務(wù)制度，優(yōu)化辦事流程，聚焦高質(zhì)量服務(wù)人民群眾的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案服務(wù)窗口規(guī)范化、制度化、高質(zhì)化建設(shè)。積極推行一站式辦理、一個(gè)窗口對(duì)外，健全落實(shí)首問(wèn)負(fù)責(zé)制、一次性告知制、限時(shí)辦結(jié)制等，打通群眾查檔需求的“最后一公里”。聚焦群眾“急難愁盼”等問(wèn)題，積極開(kāi)展醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)遠(yuǎn)程查檔利用服務(wù)，深入推進(jìn)檔案資源共建共享，諸如有的醫(yī)聯(lián)體間建立“醫(yī)療共享”微信平臺(tái)，實(shí)踐就診醫(yī)院資源的共享查看，方便了群眾就醫(yī)需求。4.3.2加強(qiáng)“線(xiàn)上”服務(wù)提質(zhì)增效。堅(jiān)持以利用者需求為中心，多途徑暢通查閱渠道，除到窗口查閱檔案資料，還可提供“自助”查檔、預(yù)約查檔服務(wù)，對(duì)具備線(xiàn)上辦理?xiàng)l件的查檔需求，通過(guò)電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)等方式提供遠(yuǎn)程咨詢(xún)、幫辦等，打造優(yōu)質(zhì)溫馨高水平的服務(wù)。武漢市第三醫(yī)院開(kāi)發(fā)互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了覆蓋診前、診中、診后檔案全周期健康管理，讓“患者一部手機(jī)全程就醫(yī)，醫(yī)生一部手機(jī)全時(shí)接診”。醫(yī)院在專(zhuān)科聯(lián)盟和醫(yī)聯(lián)體成員單位間實(shí)現(xiàn)患者檔案信息互聯(lián)互通，也將優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源更好地送到百姓家門(mén)口。4.3.3加強(qiáng)檔案資源的資政能力和文化闡釋。圍繞醫(yī)院改革發(fā)展重點(diǎn)工作，深挖檔案資源，提供資政參考，為醫(yī)院決策提供精準(zhǔn)參考。要著力加強(qiáng)精神文明建設(shè)和文化服務(wù)能力，創(chuàng)新資源挖掘運(yùn)用，通過(guò)打造院史館、文化長(zhǎng)廊、展覽展示等陣地，有力發(fā)揮檔案推動(dòng)文化建設(shè)上的基石作用。4.4構(gòu)建安全可靠的檔案防護(hù)體系4.4.1壓緊壓實(shí)責(zé)任。按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)實(shí)施、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的原則，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全工作責(zé)任制，結(jié)合崗位檔案安全工作現(xiàn)狀，認(rèn)真梳理查找風(fēng)險(xiǎn)隱患點(diǎn)，開(kāi)展大排查大整治，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題逐一解決，對(duì)存在的隱患逐一消除，堅(jiān)決杜絕檔案安全事故。4.4.2加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用。人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)在提升檔案實(shí)體安全和信息安全方面具有重要作用，醫(yī)院管理者需要樹(shù)立開(kāi)放思維，在檔案庫(kù)房、信息交換、信息平臺(tái)安全建設(shè)等方面引入智能化設(shè)備，提升安全防腐層級(jí)。4.4.3嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度。要突出重點(diǎn)部位治理，對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備機(jī)房、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息系統(tǒng)以及涉密載體、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等重點(diǎn)部位，嚴(yán)格落實(shí)