檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程篇一目的：本制度的目的在于加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。同時，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。適用范圍：本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義：1.檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)：1.綜合部：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料。負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通。負(fù)責(zé)組織研究和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2.其他各部門相關(guān)人員：負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合部。向綜合部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件。負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔。財務(wù)部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料。3.各部門主管人員：批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。4.各部門經(jīng)理/副總：負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序：1.檔案資料的收集：各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。歸檔范圍及移交時間。檔案資料的標(biāo)識：綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料和合同應(yīng)按照編號順序存放于文件盒中，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時，應(yīng)履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一般情況下，檔案外借只借復(fù)印件。如果需要借原件，必須經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)。在歸還檔案時，必須當(dāng)面點交清楚。如果發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應(yīng)及時歸還。如果超過借閱時間，需要重新辦理手續(xù)。借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。在檔案銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由綜合部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于兩人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案資料的歸檔范圍包括公司對外發(fā)出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示、重要的會議材料、反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報、本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等、外出公務(wù)活動所獲得或形成的檔案資料、財務(wù)檔案資料、各種實物檔案、其他具有利用和保存價值的文件資料。歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。1.一般資料應(yīng)存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經(jīng)辦部門可根據(jù)需要留存復(fù)印件或影印本。如果原稿需要由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。2.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。3.子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲設(shè)備信息。4.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持完好無損。5.即時歸檔的文件包括公司規(guī)定的密級文件、重要文件、合同、協(xié)議書等正本及過程資料、公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料、其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。定期歸檔的文件應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應(yīng)定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集。6.部門內(nèi)檔案交接時，需填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。檔案移交公司的流程包括經(jīng)辦部門檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。7.檔案應(yīng)按類別賦予統(tǒng)一名稱，并參照《檔案分類編號表》進(jìn)行編號。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。d)行政中心負(fù)責(zé)對檔案分類及編號進(jìn)行增補(bǔ)和修訂，但任何部門和個人不得隨意修改。e)為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程篇二1、總則1、1為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù)，特制定本制度。1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、3公司所有部門和個人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。1、4公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、保管本部檔案資料并督促其及時歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。2、6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、1檔案的歸檔3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。3、1、2對于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、4公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、2檔案保管3、2、1公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司＜保密制度＞，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見＜保密制度＞。3、2、6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、3檔案的查閱、借閱3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱（借閱）手續(xù)，由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時間進(jìn)行詳細(xì)登記。3、3、2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為＜保密制度＞中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫＜檔案查閱（借閱）申請單＞，經(jīng)檔案管理員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。3、3、3檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司＜保密制度＞的有關(guān)規(guī)定予以處罰。3、4檔案的銷毀3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷