體育館會議管理制度

體育館會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保體育館會議的有序進行，提高會議效率，明確會議決策的執(zhí)行力，制定本會議管理制度。本制度本著公開、民主、效率的原則，對會議的召開、流程、紀要的跟蹤落實以及會議室的管理等方面作出規(guī)定。

二、適用范圍

本制度適用于體育館各類會議，包括但不限于館長辦公會、部門例會、專題協(xié)調會等。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期和議程召開的會議，如館長辦公會、部門例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召集的會議，如專題協(xié)調會、緊急會議等。

四、參會人員

1.與會人員應準時參加，確有特殊情況不能參加的，應提前向會議召集人請假。

2.會議召集人可根據(jù)會議議題需要，邀請相關人員列席會議。

五、會議紀律

1.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會議室內安靜。

2.與會人員應尊重會議主持人，遵守會議議程，不得隨意打斷他人發(fā)言。

3.會議內容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應嚴格保密。

六、制度修訂

本制度根據(jù)體育館工作實際需要制定，如有未盡事宜，可由館長辦公會研究決定，予以修訂。

七、制度實施

本制度自發(fā)布之日起實施，體育館全體工作人員應嚴格遵守，共同維護會議秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議議題征集：會議召集人應根據(jù)工作需要，提前向相關部門或人員征集會議議題，并明確議題提交的截止時間。

2.議程制定：會議召集人根據(jù)征集到的議題，制定會議議程，并通知與會人員。

3.會議通知：會議召集人應在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應在會議室簽到，確認參會。

2.會議主持人：會議主持人應按照議程主持會議，確保會議有序進行。

3.議題討論：會議主持人按照議程逐項引導與會人員進行討論，鼓勵充分發(fā)表意見，形成決策。

三、會議決策

1.表決：會議議題討論結束后，主持人可根據(jù)實際情況，組織與會人員進行表決。

2.決策記錄：會議決策結果應詳細記錄，并由會議主持人簽字確認。

3.異議處理：如有與會人員對會議決策有異議，可在會議結束后向會議召集人提出，由會議召集人視情況予以處理。

四、會議總結

1.會議主持人應在會議結束前對本次會議的討論成果、決策結果進行簡要總結。

2.會議紀要：會議結束后，會議召集人應指定專人負責整理會議紀要，內容包括會議議程、討論情況、決策結果等。

五、會議資料的歸檔與分發(fā)

1.會議紀要經會議主持人審核通過后，應分發(fā)給與會人員，并抄送相關部門。

2.會議資料應按照體育館檔案管理規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

六、會議反饋

1.與會人員應對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，對存在的問題及時反饋給會議召集人。

2.會議召集人應根據(jù)反饋情況，調整工作計劃，確保會議決策的落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審核與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，應由會議主持人進行審核，確保紀要內容準確、完整。

2.審核通過的會議紀要，應由會議召集人簽發(fā)，并明確紀要的發(fā)布范圍和時限。

二、會議決策任務的分解與分配

1.會議紀要發(fā)布后，相關決策任務應按照部門職責和崗位職責進行分解，明確責任人和完成時限。

2.會議召集人應確保各責任人對任務的理解和接受，必要時進行詳細解釋和指導。

三、會議決策執(zhí)行情況的跟蹤

1.責任人應根據(jù)會議紀要中的決策任務，制定具體執(zhí)行計劃，并按計劃推進。

2.會議召集人應定期檢查決策任務的執(zhí)行情況，對進度滯后或遇到問題的任務，及時采取措施，確保按期完成。

四、會議決策執(zhí)行結果的反饋

1.責任人應在任務完成后，將執(zhí)行結果及時反饋給會議召集人。

2.會議召集人應收集、整理執(zhí)行結果，并在下一次會議上進行通報，以便全體與會人員了解決策執(zhí)行情況。

五、會議紀要執(zhí)行情況的評估與改進

1.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，總結經驗教訓，提出改進措施。

2.根據(jù)評估結果，調整會議管理制度和流程，不斷提高會議決策的執(zhí)行力和效果。

六、責任追究與激勵機制

1.對會議決策執(zhí)行不力、未按時完成任務的責任人，應根據(jù)體育館相關規(guī)定進行責任追究。

2.對會議決策執(zhí)行效果良好的責任人，應給予表彰和獎勵，激發(fā)全體工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用應提前預訂，預訂人需向會議室管理部門提交會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預訂信息統(tǒng)籌安排，確保會議室合理使用。

二、會議室布置與服務

1.會議室管理部門應根據(jù)會議需求，提前布置會議室，包括座位安排、設備調試等。

2.會議期間，會議室管理部門應提供必要的會議服務，如茶水、資料發(fā)放等。

三、會議室設備管理

1.會議室設備應定期檢查、維護，確保設備正常運行。

2.會議召集人應在會議開始前檢查設備，如有問題及時與會議室管理部門聯(lián)系解決。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞。

3.會議結束后，與會人員應將座椅歸位，關閉電源，確保會議室整潔。

五、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應確保會議室的安全，包括防火、防盜等措施。

2.會議室內討論涉及敏感信息時，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露。

六、會議室使用費用結算

1.會議室使用費用根據(jù)體育館相關規(guī)定進行核算，由會議召集人負責結算。

2.會議室管理部門應定期公布會議室使用費用，接受監(jiān)督。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.會議室管理部門應根據(jù)實際工作中出現(xiàn)的問題，及時修訂和完善會議室管理制度。

2.修訂后的會議室管理制度應廣泛征求相關部門和人員的意見，確保制度的合理性和有效性。

第五章附則

一、本管理制