2024年會計檔案管理制度（二篇）

第3頁共3頁2024年會計檔案管理制度第一條會計檔案，作為會計核算的核心資料，涵蓋會計憑證、會計賬簿及財務(wù)報告等關(guān)鍵要素。此類檔案不僅是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的珍貴歷史資料與確鑿證據(jù)，亦是國家檔案體系中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時在企業(yè)檔案管理中占據(jù)核心地位。第二條遵循《會計檔案管理辦法》之規(guī)定，會計檔案的管理務(wù)必確保制度健全、資料完整、安全保密、歸檔及時、存儲有序，并實(shí)行專人專責(zé)的保管機(jī)制。第三條會計檔案的具體范疇界定如下：1.會計憑證：細(xì)分為原始憑證、記賬憑證及其他會計憑證。原始憑證直接源于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時的直接獲取或填制，用于明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、完成情況及相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是記賬憑證編制與賬簿登記的基礎(chǔ)依據(jù)，包括外單位取得與自制兩種類型。記賬憑證則依據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，確定會計分錄，并作為賬簿登記的憑據(jù)。其他會計憑證則涵蓋上述兩類憑證之外的所有憑證。2.會計賬簿：以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，對分散數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成有價值的會計信息。賬簿種類包括日記賬、明細(xì)賬、總賬及各類輔助賬。3.財務(wù)報告：作為反映會計實(shí)體財務(wù)狀況與經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，財務(wù)報告涵蓋會計報表、附表及財務(wù)情況說明書等，其中會計報表又分月、季、年度報表及附注。4.其他類會計檔案：包括但不限于銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、需保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、保管清冊及銷毀清冊等，其中需保存的會計核算專業(yè)資料特指與會計核算緊密相關(guān)的重要資料。第四條會計檔案的立卷與保管應(yīng)遵循以下原則：1.分類編號：會計檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、會計報表類及其他類，實(shí)行分級編號管理。2.立卷整理：財務(wù)部門負(fù)責(zé)按上述分類與編號進(jìn)行整理立卷，并采用硬紙卷盒（或卷皮）進(jìn)行包裝。3.移交程序：會計檔案在會計年度結(jié)束后由財務(wù)部門暫存一年，以備查閱。一年后，若設(shè)有獨(dú)立檔案部門，則與財務(wù)部門共同編造清冊并移交檔案部門保管。4.保管清冊：檔案部門需建立“會計檔案保管清冊”，由檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。5.存放要求：會計檔案應(yīng)按分類與編號順序存放，存放地點(diǎn)需滿足防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠等安全要求。6.清點(diǎn)與檢查：每年至少進(jìn)行一次會計檔案清點(diǎn)與檢查，確保檔案完整、借閱有序，并對保管期滿需處理的檔案及時采取措施。7.保管期限：各類會計檔案的保管期限應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條會計檔案的調(diào)閱管理：1.內(nèi)部調(diào)閱需經(jīng)主管會計同意；外部調(diào)閱則需憑正式介紹信并經(jīng)會計主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，且會計檔案原件不得外借。2.調(diào)閱時需填寫調(diào)閱登記簿，復(fù)印需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并登記，調(diào)閱過程中檔案管理人員需在場監(jiān)督，調(diào)閱人員不得對檔案進(jìn)行涂改、勾劃或抄錄無關(guān)內(nèi)容。第六條會計檔案的銷毀管理：1.對保管期滿的會計檔案，由檔案部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定。對未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)原始憑證應(yīng)單獨(dú)保管，直至確無保存價值時再行銷毀。2.對符合銷毀條件的檔案，應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查并報上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時由財會部門與檔案部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需清點(diǎn)核對并在銷毀清冊上簽名蓋章。銷毀清冊一式三份，分別由檔案、財會及上級主管單位保存。2024年會計檔案管理制度（二）1、公司的會計檔案，涵蓋會計憑證、會計賬簿（含備查賬簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表及電腦軟盤資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。因此，必須切實(shí)加強(qiáng)對會計檔案的管理，確保其完整性和安全性。2、會計檔案的管理職責(zé)由公司財務(wù)部承擔(dān)，具體由主辦會計組織相關(guān)人員，依據(jù)《會計人員工作規(guī)則》的要求，進(jìn)行定期收集、審查核對、分類裝訂成冊或整理成卷，并編制目錄及序號進(jìn)行登記。同時，需嚴(yán)防會計檔案的毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔工作應(yīng)在次年的____月底前完成。3、主辦會計負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，需確保檔案不丟失、不缺損、不腐爛、不被蟲蛀等。財務(wù)部將定期或不定期檢查會計檔案的保管情況，并及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。4、會計檔案管理人員應(yīng)按照年、季、月的順序，對歸檔的會計資料進(jìn)行立卷登記存放，以便于查閱和管理。5、財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，需向檔案管理人員打招呼，并在閱后按規(guī)定順序及時歸還原處。6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理人員接待查閱。7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。財務(wù)部負(fù)責(zé)人將指定檔案管理人員接待查閱，并詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱事由。8、會計檔案原則上不對外借出。如有特殊情況需要外借或復(fù)印，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期間，檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，且需限期歸還。9、會計檔案的保管期限根據(jù)其特點(diǎn)和使用價值分為永久和定期兩類。定期保管期又分為三年、五年、十五年、二十五年不等。具體保管期限詳見附表。10、當(dāng)會計檔案保管期滿需要銷毀時，應(yīng)由會計檔案管理人員提出銷毀意見，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同審定。銷毀前需編制會計檔案銷毀清冊，并報上級主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。對于應(yīng)保存的資料，需按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11、因單位人員變動而需要移交會計檔案時，應(yīng)由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章確認(rèn)。12、在撤銷、