2024年公司公章管理制度范文（二篇）

第12頁共12頁2024年公司公章管理制度范文為確保建筑施工企業(yè)的內(nèi)部制度得到充分完善，當前小型建筑施工企業(yè)的公章通常由法定代表人掌管。若法定代表人同時為公司股東，一般情況下較為穩(wěn)妥。盡管股東身份并不等同于企業(yè)本身，但鑒于建筑施工企業(yè)的利益原則上與股東利益一致，法定代表人在對外使用公章時會表現(xiàn)出審慎的態(tài)度。公章的專門管理有利于在印章使用不當?shù)那闆r下追溯企業(yè)內(nèi)部的責(zé)任。建議公章管理僅限于行政職能部門或行政人員，以防止公章管理人員與負責(zé)對外銷售或采購的人員角色重疊，因為后者在商務(wù)活動中可能使權(quán)力行使變得不透明，難以監(jiān)控其用章的合法性或合理性。針對建筑施工企業(yè)印章的使用管理，應(yīng)采取以下措施：(1)構(gòu)建企業(yè)崗位法律風(fēng)險防控體系，印章管理崗位人員需簽訂法律風(fēng)險崗位承諾書，明確其在法律風(fēng)險防控中的職責(zé)。同時，加強印章管理崗位人員的法律風(fēng)險防范教育，提高他們對印章管理重要性的認識，提升管理技能和法律風(fēng)險防范意識。(2)制定印章管理規(guī)定，指定印章歸屬的管理部門，明確各部門的管理職責(zé)，明確印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，確保有規(guī)可依，有章可循。(3)新設(shè)立的單位在取得營業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)直接在行政服務(wù)中心的公安機關(guān)刻制印章并備案。臨時需要刻制印章，如項目部印章，須由印章管理部門提出，經(jīng)過法律部門和專業(yè)部門審查，并經(jīng)企業(yè)主要負責(zé)人批準。批準后，由印章管理部門在公安機關(guān)指定的單位刻制并備案。在印章啟用前，應(yīng)發(fā)布印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不得使用。(4)企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。使用印章的部門必須按照印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準。批準后，使用印章的部門應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員應(yīng)對用印文件進行仔細審查，確保與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)一致，然后在相關(guān)文件上用印。用印時，印章保管人員必須親自用印，不得委托他人，同時不得讓印章離開保管人員視線。(5)印章保管人員必須加強對印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要負責(zé)人批準，不得攜帶印章外出。特殊情況需外出時，必須指定監(jiān)印人隨同。若印章遺失，應(yīng)立即向公安機關(guān)報案并取得報案證明，同時在指定報紙上發(fā)布遺失聲明。(6)嚴禁在空白文件、空白單據(jù)等空白材料上加蓋公章。特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理同意，公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上注明文件份數(shù)，并在文件內(nèi)容實施后進行再次核準登記。如因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料，應(yīng)退回行政部(或辦公室)并辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)蓋章文件、資料過程中，公章使用人應(yīng)承擔相應(yīng)責(zé)任。(7)企業(yè)應(yīng)定期檢查印章使用情況。印章管理部門應(yīng)組織法律、監(jiān)察等部門按照印章管理規(guī)定對下屬單位的印章使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應(yīng)措施。(8)加強對項目部印章和部門印章的使用管理，限定其用途和審批程序，嚴格按照行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用部門。項目部印章和部門印章的使用范圍應(yīng)嚴格限制，不得用于對外簽訂合同，不得在對外承諾、證明等材料上使用，必要時需將使用權(quán)限通知業(yè)主、原材料供應(yīng)商等相關(guān)方。項目部和企業(yè)部門應(yīng)指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，嚴禁分包方使用項目部印章。(9)當企業(yè)部門發(fā)生變更或被撤銷時，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；分公司注銷后，必須在工商注銷手續(xù)完成后收繳全部印章及用印記錄，包括行政印章、合同專用章、財務(wù)專用章、負責(zé)人名章等。印章管理部門應(yīng)與法律部門合作，將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄按檔案管理規(guī)定存檔。(10)遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，印章管理部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通報法律管理部門，由法律部門按照法律規(guī)定處理。通常應(yīng)采取以下步驟：向公安機關(guān)報案，追究仿冒者的法律責(zé)任；在相關(guān)媒體上發(fā)布澄清聲明，通知潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述事實，及時撤銷相關(guān)合同。若相對人不配合，應(yīng)向當?shù)胤ㄔ荷暾埑蜂N，通過法律途徑進行撤銷。2024年公司公章管理制度范文（二）因工作需要需離開崗位并需將職責(zé)移交給其他人員的，應(yīng)由部門負責(zé)人指定合適的人員進行替代，并確保完成移交手續(xù)，同時填寫并提交《印章移交登記表》作為記錄。四、公司印章的刻制（一）所有公司印章的刻制均需提交至公司董事長處進行審批。（二）法人個人名章、公章、合同章等，由行政部統(tǒng)一開具公司介紹信，前往指定的公安機關(guān)辦理雕刻手續(xù)。印章的形狀、尺寸需遵循國家相關(guān)規(guī)定，并需向上海市公安局進行備案。（三）未經(jīng)公司董事長明確批準，任何單位或個人均不得擅自刻制公司或部門印章。五、公司印章的啟用新刻制的印章需制作戳記，并在行政部留存樣本，同時注明啟用日期，以備后續(xù)查證。具體請參考《印章保管登記表》。六、印章使用（一）印章的使用必須嚴格遵守既定的審批流程，依據(jù)印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可加蓋。請參考《公章使用申請單》及《合同會簽審批表》。（二）印章管理員需設(shè)立使用登記臺賬，嚴格執(zhí)行審批和登記制度。請參考《用印登記表》及《公章借用登記表》。（三）嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要確需帶出，需填寫并提交《公章使用申請單》或《合同會簽審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)總監(jiān)、執(zhí)行總裁、董事長簽批后方可帶出。印章在外期間，借用人僅可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔全部責(zé)任。（四）若審批過程中，相關(guān)負責(zé)人因故無法簽批，可暫時以短信形式代替，但回公司后，經(jīng)辦人需及時補齊簽批手續(xù)。（五）以公司名義簽訂的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)該部門負責(zé)人、法務(wù)部、財務(wù)部審核，并由執(zhí)行總裁及董事長簽批后方可蓋章。對于加蓋印章的材料，需確保落款單位與印章一致，用印位置恰當，字跡清晰，圖形完整。（六）需加蓋印章的合同文件資料，用印后，行政人事部需留存一份以備后查。經(jīng)辦人在申請時，需備制一份。（七）對于私人取物、貸款、掛失、辦理各類證明等需單位介紹信或證明的情況，由行政人事部進行嚴格審批，符合要求后方可辦理，并執(zhí)行登記制度。（八）印章管理員嚴禁在當事人或委托人所持的空白格式文件上加蓋印章。用章材料必須已填寫完整，且字跡清晰、準確。（九）對于已解除或終止勞動關(guān)系的員工要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，并經(jīng)行政人事總監(jiān)審批后，方可蓋章。七、印章使用審批流程（一）投資類部門投資類部門人員申請用章時，需填寫并提交《合同會簽審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人、執(zhí)行總裁、董事長依次審批。（二）基金部1.日常辦事用印，如合伙企業(yè)注冊、變更簽字，合伙協(xié)議簽字蓋章，基金成立公告蓋章等，需填寫并提交《公章使用申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)部負責(zé)人、執(zhí)行總裁、董事長依次審批。2.合同類文件資料用印，需填寫并提交《合同會簽審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人、執(zhí)行總裁、董事長依次審批。（三）法務(wù)部1.日常辦事用印，如訴訟、仲裁、糾紛類文書，政府部門查檔辦事等文書及證照提供等，需填寫并提交《公章使用申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人、董事長依次審批。2.合同類文件資料用印，需填寫并提交《合同會簽審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人、董事長依次審批。（四）財務(wù)部1.日常辦事用印，如開戶申請、銀行相關(guān)證件變更，網(wǎng)銀相關(guān)協(xié)議申請與變更，稅務(wù)申報、稅務(wù)培訓(xùn)，稅管員通知相關(guān)財政、稅務(wù)政策變更時所需文件，股權(quán)轉(zhuǎn)讓，辦理相關(guān)稅控事宜等，需填寫并提交《公章使用申請單》，經(jīng)部門負責(zé)人、董事長依次審批。2.合同類文件資料用印，需填寫并提交《合同會簽審批表》，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)部負責(zé)人、董事長依次審批