2024年公司物資采購管理制度（二篇）

第6頁共6頁2024年公司物資采購管理制度最終決策3.7為確保物資采購工作的時(shí)效性與正常運(yùn)行，所有價(jià)格方案須遵循以下答復(fù)時(shí)間規(guī)定：凡需總經(jīng)理辦公會(huì)議確定的價(jià)格方案，須在一周內(nèi)給予明確回復(fù)；其余方案則應(yīng)在三天內(nèi)完成答復(fù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)緊密配合各采購部門，確保采購流程的順暢與高效。四、合同簽訂與內(nèi)部審核流程4.1招標(biāo)采購的物資必須簽訂正式合同。對于非招標(biāo)采購、非定點(diǎn)采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達(dá)到____萬元及以上，同樣需簽訂合同。若事先無法確定是否達(dá)到簽約標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂工作由采購部門負(fù)責(zé)，但在簽訂前，必須嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的合同簽訂審批流程。采購部門需填制內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位信息、采購物資的具體名稱、型號、規(guī)格、單價(jià)、總金額等關(guān)鍵要素，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可正式對外簽訂合同。合同正本中，應(yīng)確保財(cái)務(wù)部門保留一份作為存檔。五、采購物資入庫及出庫管理流程5.1物資到場后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2針對不合格物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等相應(yīng)措施。5.3入庫物資需經(jīng)過核算與清點(diǎn)，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。該單據(jù)一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財(cái)務(wù)部門留存，作為各自業(yè)務(wù)處理的憑證。5.4循環(huán)使用物資與消耗性使用物資的入庫與出庫單據(jù)類型需明確區(qū)分，確保管理規(guī)范。5.5物料出庫時(shí)，必須持有出庫單或領(lǐng)料單，且單據(jù)需經(jīng)領(lǐng)用人填寫、部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財(cái)務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)等完整流程后方可發(fā)貨。出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉庫及財(cái)務(wù)部門留存。5.6領(lǐng)料人在物料出庫時(shí)如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)現(xiàn)場處理；否則，該物料將被視為合格。5.7以舊換新的物資必須遵循交舊領(lǐng)新的原則。5.8倉庫需對各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具及設(shè)備進(jìn)行臺(tái)賬管理，并定期盤點(diǎn)核對。5.9消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí)，倉庫需填寫相應(yīng)報(bào)告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗(yàn)簽字后方可處理，同時(shí)做好記錄與標(biāo)識(shí)工作。報(bào)告單一式兩份，分別由倉庫與財(cái)務(wù)部門留存。5.10對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量；物資管理部門（如財(cái)務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)簽字環(huán)節(jié)。六、資金付款及報(bào)賬管理流程6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計(jì)劃內(nèi)先行向財(cái)務(wù)部門申請用款；待物資報(bào)賬時(shí)再進(jìn)行詳細(xì)審核。6.2財(cái)務(wù)部門在報(bào)賬過程中應(yīng)對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可進(jìn)行賬務(wù)處理。審核內(nèi)容涵蓋多個(gè)方面以確保資金使用的合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)賬；同時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告或協(xié)調(diào)處理以維護(hù)制度嚴(yán)肅性并明確責(zé)任歸屬。6.4財(cái)務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報(bào)賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理并利用微機(jī)系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫為比價(jià)采購提供有力支持。6.5審計(jì)部門負(fù)責(zé)對重要采購事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)并直接向董事長（總經(jīng)理）匯報(bào)審計(jì)結(jié)果以確保采購活動(dòng)的透明度與公正性。七、責(zé)任追究機(jī)制公司經(jīng)營者及其高級管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價(jià)格監(jiān)督部門依法履職。責(zé)任部門、責(zé)任人員及部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)本制度要求結(jié)合公司實(shí)際情況不斷完善物資比價(jià)采購管理體系。對于違反制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的行為將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的將移送司法機(jī)關(guān)處理以維護(hù)公司合法權(quán)益不受侵害。八、附則本制度適用于公司本部并作為全資及控股公司制定相關(guān)管理規(guī)定的參考依據(jù)。本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門所有。2024年公司物資采購管理制度（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時(shí)性與順暢性，凡涉及價(jià)格方案需由總經(jīng)理辦公會(huì)議定奪的，務(wù)必于一周內(nèi)給予明確回復(fù)；其余情況則需在三日內(nèi)作出回應(yīng)。財(cái)務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購任務(wù)的及時(shí)完成。四、合同訂立與內(nèi)部審核流程4.1所有通過招標(biāo)采購的物資均須簽訂正式合同；對于非招標(biāo)采購、非定點(diǎn)采購及零星采購，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達(dá)到____萬元及以上，亦應(yīng)訂立合同。若事先難以確定是否需簽訂合同，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部既定的合同簽訂審批流程。即，由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價(jià)、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可對外簽署合同。4.3合同正本中，應(yīng)有一份由財(cái)務(wù)部門妥善保管。五、采購物資入庫與出庫管理規(guī)范5.1物資抵達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點(diǎn)，并由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財(cái)務(wù)部門留存，作為登記、請款報(bào)銷及付款記賬的依據(jù)。5.4循環(huán)使用的物資入庫時(shí)填寫入庫單，消耗性物資則填寫收料單。5.5循環(huán)使用物資的出庫需填寫出庫單，而消耗性物資的出庫則填寫領(lǐng)料單。5.6所有物資的出庫均須憑出庫單或領(lǐng)料單進(jìn)行，該單據(jù)由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財(cái)務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。簽字齊全后，倉庫方可發(fā)貨。5.7出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門留存一聯(lián)作為部門記錄，其余兩聯(lián)交倉庫處理，其中一聯(lián)用于倉庫出庫記賬，另一聯(lián)由倉庫轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門作為發(fā)貨憑證。5.8若領(lǐng)料人在物料出庫時(shí)發(fā)現(xiàn)問題但未當(dāng)場處理，則該物料視為合格。5.9實(shí)行以舊換新的物資，必須交回舊物后方可領(lǐng)取新物。5.10倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺(tái)賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點(diǎn)核對。5.11消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí)，倉庫需填寫相應(yīng)報(bào)告單，經(jīng)技術(shù)人員查驗(yàn)簽字后入庫并記錄。報(bào)告單一式兩份，分別由倉庫和財(cái)務(wù)部門留存用于報(bào)損銷賬。5.12對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財(cái)務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)簽字流程。六、資金支付與報(bào)銷管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計(jì)劃內(nèi)先行向財(cái)務(wù)部門申請用款。待物資報(bào)銷時(shí)再進(jìn)行審核。6.2財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷過程中需對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)無誤后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋但不限于單據(jù)的真實(shí)性、合法性及合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實(shí)。6.4財(cái)務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報(bào)銷物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將采購物資的型號規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價(jià)等信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)為比價(jià)采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計(jì)部門負(fù)責(zé)對重要采購事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)并直接向董事長（總經(jīng)理）報(bào)告審計(jì)結(jié)果。七、責(zé)任追究7.1公司經(jīng)營者及高級管理人員應(yīng)切實(shí)執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價(jià)格監(jiān)督部門履行職責(zé)。7.2公司各責(zé)任部門、責(zé)任人員及部門負(fù)責(zé)人需依據(jù)本制度要求結(jié)合公司實(shí)際情況不斷完善物資比價(jià)采購管理機(jī)制。7.3對于違反本制度規(guī)定損害公司利益