保障部會議室管理制度

保障部會議室管理制度第一章總則

為確保保障部會議室管理有序、高效，提高會議質(zhì)量，明確會議相關(guān)人員的職責(zé)與權(quán)限，特制定本管理制度。

一、目的

1.規(guī)范會議室使用，保障部門內(nèi)部及跨部門會議的順利進(jìn)行。

2.提高會議效率，減少無效及低效會議。

3.強(qiáng)化會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會議決策的有效執(zhí)行。

二、適用范圍

1.本制度適用于保障部所有會議室的管理和使用。

2.適用于保障部召開的各類內(nèi)部及跨部門會議。

三、會議室使用原則

1.公平、公正、公開原則：會議室資源面向全體員工開放，按照申請時間的先后順序安排使用。

2.效率優(yōu)先原則：優(yōu)先保障重要、緊急及大型會議的需求。

3.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會議室布局，充分利用現(xiàn)有資源，減少浪費(fèi)。

四、會議室管理人員職責(zé)

1.會議室管理人員負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)定工作。

2.負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)施設(shè)備完好，確保會議順利進(jìn)行。

3.負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的收集、整理和歸檔工作。

4.定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為部門決策提供依據(jù)。

五、會議相關(guān)人員職責(zé)

1.會議主持人：負(fù)責(zé)會議的召集、組織和主持，確保會議按照既定議程進(jìn)行。

2.會議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后及時發(fā)送給相關(guān)人員。

3.參會人員：按時參加會議，積極參與討論，并按照會議決議執(zhí)行相關(guān)工作。

六、制度修訂

1.本管理制度根據(jù)實(shí)際工作需要，適時進(jìn)行修訂。

2.修訂后的管理制度需經(jīng)保障部負(fù)責(zé)人審批后予以公布。

七、附則

1.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

2.本管理制度解釋權(quán)歸保障部所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人根據(jù)工作需要，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.擬定會議議程：會議主持人應(yīng)提前擬定會議議程，包括會議討論的重點(diǎn)、預(yù)計(jì)時長等，并在會議前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

3.發(fā)送會議通知：會議管理人員負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會議室，進(jìn)行簽到，會議記錄人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，宣布會議開始。

3.會議討論：根據(jù)議程安排，參會人員就會議主題展開討論，會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議有序進(jìn)行。

4.會議決策：針對會議討論事項(xiàng)，由會議主持人組織參會人員進(jìn)行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄與紀(jì)要整理

1.會議記錄：會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括討論事項(xiàng)、參會人員的觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)整理出會議紀(jì)要，明確會議決議、責(zé)任人和完成時限。

3.發(fā)送會議紀(jì)要：會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議管理人員發(fā)送給所有參會人員。

四、會議跟蹤與落實(shí)

1.責(zé)任人執(zhí)行：會議決議的責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，按時完成相關(guān)工作任務(wù)。

2.會議跟蹤：會議管理人員負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問題。

3.會議反饋：會議決議執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人反饋工作進(jìn)展和遇到的問題，確保會議決議得到有效落實(shí)。

五、會議總結(jié)與評價

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議效果進(jìn)行評價，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

2.會議總結(jié)報(bào)告：會議主持人可根據(jù)需要，編寫會議總結(jié)報(bào)告，并在部門內(nèi)部進(jìn)行分享。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要、會議通知、會議簽到表等相關(guān)資料，由會議管理人員負(fù)責(zé)歸檔和保管。

2.會議資料保存期限為3年，特殊情況可適當(dāng)延長。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)由會議記錄人整理完畢，提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)完成審核，確認(rèn)無誤后由會議管理人員發(fā)布。

3.發(fā)布會議紀(jì)要時，應(yīng)確保所有參會人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人均能收到，并要求相關(guān)責(zé)任人對會議決議進(jìn)行確認(rèn)。

二、責(zé)任分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的各項(xiàng)任務(wù)應(yīng)明確責(zé)任人，并規(guī)定完成時限。

2.責(zé)任人接到會議紀(jì)要后，應(yīng)立即著手安排相關(guān)工作，確保按期完成任務(wù)。

3.如責(zé)任人在執(zhí)行過程中遇到問題，應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門匯報(bào)，尋求支持與協(xié)助。

三、會議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤

1.會議管理人員應(yīng)建立會議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤表，記錄每項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行情況，包括完成情況、遇到的問題及解決措施等。

2.定期（如每周）對會議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向會議主持人報(bào)告，以便及時了解決議的落實(shí)進(jìn)度。

四、會議紀(jì)要執(zhí)行的監(jiān)督與評估

1.保障部負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.對于未按期完成或執(zhí)行不力的任務(wù)，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)措施，必要時進(jìn)行責(zé)任追究。

3.每季度對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為提高會議效率提供參考。

五、會議紀(jì)要的更新與反饋

1.如會議決議在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議記錄人應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知相關(guān)責(zé)任人及參會人員。

2.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)向會議管理人員反饋執(zhí)行結(jié)果，以便更新會議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤表。

3.會議紀(jì)要的更新和反饋情況應(yīng)作為部門績效考核的依據(jù)之一。

六、會議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.會議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，由會議管理人員進(jìn)行歸檔，以便今后查閱。

2.定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理分析，總結(jié)部門工作中的問題和不足，為改進(jìn)工作提供依據(jù)。

3.會議紀(jì)要中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和做法應(yīng)在部門內(nèi)部進(jìn)行分享，促進(jìn)部門工作的持續(xù)改進(jìn)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前向會議室管理人員提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)施設(shè)備等信息。

3.會議室管理人員在收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，確認(rèn)會議室可用后，予以安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況，需離開會議室接聽電話。

3.未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)整會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，確需調(diào)整時，應(yīng)提前與會議室管理人員聯(lián)系。

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并確保會議室內(nèi)的垃圾帶走。

三、會議室設(shè)施設(shè)備維護(hù)

1.會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)立即報(bào)修，并記錄在案。

3.定期對會議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

2.會議室管理人員應(yīng)了解并掌握會議室的安全設(shè)施設(shè)備使用方法，遇緊急情況時，及時采取相應(yīng)措施。

3.會議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由會議室管理人員負(fù)責(zé)保管，如有需要，可借給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。

2.借用鑰匙時，需登記借用人和借用時間，并在使用完畢后及時歸還。

3.會議室管理人員應(yīng)定期檢查鑰匙，確保其數(shù)量和完好。

六、會議室使用情況反饋

1.會議室使用結(jié)束后，使用部門應(yīng)對會議室設(shè)施設(shè)備、環(huán)境等方面進(jìn)行評價，并向會議室管理人員反饋。

2.會議室管理人員根據(jù)反饋意見，及時調(diào)整會議室管理措施，提高會議室使用效率。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，會議室管理人員有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度，提出整改要求或進(jìn)行通報(bào)批評。

2.如造成設(shè)施設(shè)備損壞，需照價賠償，并按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

第五章附則

一、本