2024年公司檔案管理制度例文（二篇）

第5頁共5頁2024年公司檔案管理制度例文一、檔案修復與管理1.對于珠筆、熱敏紙等易損材料制成的檔案文件，一旦發(fā)現(xiàn)破損，需立即進行專業(yè)修復處理，以確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案整理應遵循文件材料形成的自然規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，同時根據(jù)檔案的價值差異進行區(qū)分，以便于后續(xù)的保管和有效利用。3.檔案盒表面應明確標注《檔案目錄》，對于盒內(nèi)無明確標題的文件，檔案人員需根據(jù)文件內(nèi)容擬定準確、簡潔的標題。4.檔案盒封面必須注明立卷人、審核人及立卷時間，以確保檔案來源的清晰可追溯。二、立檔規(guī)則1.檔案文件材料的排列應遵循批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則，對于重要法規(guī)性文件的歷次稿件，應排列在定稿之后。2.跨年度文件的處理應視情況而定：有批復的請示與批復應放在批復年立卷；無批復的請示則放在請示年立卷；跨年度會議文件應放在會議開幕年立卷；跨年度規(guī)劃應放在第一年立卷；跨年度總結(jié)則放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙、發(fā)文底稿。三、檔案分類與編號1.檔案各級分類應賦予統(tǒng)一、簡明扼要的名稱，以充分反映檔案內(nèi)容的性質(zhì)，避免籠統(tǒng)含糊。分類名稱一經(jīng)確定，非經(jīng)必要程序不得隨意修改。2.公司檔案大致分為證照類、文件類、制度類、合同類、計劃總結(jié)類、會議紀要類等幾大類，每類下再細分具體子類。3.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字編號應編制成《檔案登記目錄表》，并按一定順序排列，以便查閱。四、檔案歸檔及保存1.歸檔的文件資料應遵循其自然形成規(guī)律，保持歷史聯(lián)系，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進行歸檔。2.同類文件資料在卷內(nèi)應分別裝訂，確保每一類文件的完整性和有序性。3.公司可根據(jù)實際情況制定文件資料保存期限的補充規(guī)定，以確保檔案信息的時效性和價值性。4.歸檔文件資料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均需齊全完整，正件與附件、印件與定稿、請示與批復等不得分開。5.歸檔文件需按要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表，并對檔案進行統(tǒng)一排列和編號。五、檔案日常管理1.借閱管理：借閱檔案需經(jīng)部門負責人審批并填寫借閱審批單，借閱人需在借閱登記表上簽字。借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改。借閱期滿應及時歸還檔案，如需續(xù)借需重新辦理借閱手續(xù)。2.移交管理：檔案移交需經(jīng)審核批準并指定監(jiān)交人后進行，移交雙方需核對清冊并簽字確認?！稒n案移交登記表》需詳細記錄移交內(nèi)容、時間、原因等信息，并由移交方、接收方及監(jiān)交人簽章確認。3.保密管理：檔案室應集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，確保檔案的完整和安全。檔案管理員需遵守保密紀律，未經(jīng)許可任何無關人員不得進入檔案室。同時，檔案管理員應積極主動地為利用者提供檔案資料服務。2024年公司檔案管理制度例文（二）(三)庫內(nèi)應配置溫濕度計，并堅持對庫內(nèi)溫濕度進行定期測量與記錄。同時，庫內(nèi)應設有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等必要設施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫內(nèi)嚴禁辦公活動，且無雜物堆放，需保持庫房的清潔衛(wèi)生，以維護檔案的保存環(huán)境。(五)定期對檔案的保管狀況及“八防”措施進行檢查，每年至少核對案卷數(shù)一次，確保數(shù)字準確、案卷與目錄相符。對于發(fā)現(xiàn)的破損和變質(zhì)檔案，應及時進行修復和復制，并詳細記錄處理過程。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時報告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關材料，以便于檔案的長期管理和利用。(七)庫房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專門保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進入檔案庫房。進出庫房時，應隨手關門，確保庫房安全。(八)當檔案人員調(diào)動工作時，必須對所管理的檔案進行嚴格的移交手續(xù)。交接雙方及監(jiān)交人均需在移交清單上簽名確認，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內(nèi)容。非檔案人員未經(jīng)許可不得私自開箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關的檔案內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱或復制機密檔案材料時，必須經(jīng)分管領導批準，并嚴格遵守相關保密規(guī)定。(四)借閱檔案資料需進行登記，并在收回時核對無誤后及時入庫。借閱者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶至家中、公共場所等非工作場所。(五)檔案室箱柜應加鎖，進出檔案室時隨手關門、關燈，確保檔案安全。(六)銷毀期滿檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報領導批準后，方可進行銷毀。銷毀過程需登記造冊并報有關部門備案，同時嚴把廢紙出售關，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應經(jīng)分管領導批準，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信并說明查閱目的，經(jīng)分管領導批準后方可借閱。一般情況下，檔案資料不予外借。(三)查閱檔案者需愛護檔案材料，嚴禁在檔案上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁或拆卷等行為。借閱的檔案需妥善保管并按時歸還，如有損壞或遺失將依法追究責任。(四)查閱檔案需履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的法律法規(guī)，負責制定本單位檔案工作的各項規(guī)章制度。(二)熱愛檔案工作并熟悉業(yè)務，負責檔案的分類編號、上架排列及編制各種檔案目錄和臺帳等工作。同時做好檔案的登記、統(tǒng)計工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案材料，并開展檔案史料的編研工作。積極為各項工作提供檔案支持和服務。(四)負責收集本單位各部門的文件材料并進行歸檔工作，同時對各部門的立卷歸檔工作進行監(jiān)督和指導。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。(六)嚴格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性，為領導決策提供檔案支持。(七)負責對本單位到期檔案的鑒定工作并按規(guī)定銷毀無保存價值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案材料。檔案統(tǒng)計制度(一)檔案統(tǒng)計工作應遵循國家統(tǒng)計工作的要求采用科學的標準和方法進行。通過統(tǒng)計分析為領導決策提供可靠依據(jù)。(二)建立各種統(tǒng)計臺帳并及時做好檔案收進、移出、整理、鑒定、保管和利用等方面的登記工