辦公室5s管理手冊

辦公室5S管理手冊

一、目的

為配合公司質(zhì)量管理體系的有效實施，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，和諧融洽的管理氣氛，提升員

工真、善、美的品質(zhì)，不斷規(guī)范日常工作，促使5s活動向“形式化--行事化--習慣化"演變，塑

造公司良好的形象，特編寫了辦公室《5S管理手冊》。

二、范圍

5s管理手冊詳實地介紹了5s的定義、目的、效用，推行要求。

三、定義與目的

5S就是整理(SEIRI)、整頓(SEITON)>清掃(SEISO)>清潔(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)

五個項目，因日語的羅馬拼音均以開頭，簡稱為5S。

1S-整理

定義：區(qū)分要與不要的東西，工作現(xiàn)場除了要用的東西以外，其他?切都不放置。

目的：將“空間〃腳出來活用

2s-整頓

定義：要的東西依規(guī)定定位、定方法擺放整齊，明確數(shù)量，明確標示,

目的：不浪費〃時間〃找東西，提高工作效率。

3s-清掃

定義：清除工作現(xiàn)場內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。

目的：消除〃臟污〃，保持職場干干凈凈、明明亮亮

4S-清潔

定義：將上面3S實施的做法制度化，規(guī)范化，維持其成果。

目的：通過制度化來維持成果

5S-素養(yǎng)

定義：培養(yǎng)文明禮貌習慣，按規(guī)定行事，養(yǎng)成良好的工作習慣。目的：提升"人的品質(zhì)”，

成為對任何工作都講究認真的人

四、5s實施要求

辦公室要求一辦公桌

31入座后左邊辦公桌

紙簍

過道

各部門可按本部門特點制定規(guī)范，內(nèi)部統(tǒng)一。建議按照如下標準存放文件:

第一層待辦文件___________

第二層待辦文件

第三層已辦文件

第四層已辦文件

第五層已辦文件

文件夾使用標準

（1）均統(tǒng)一選用藍色系文件夾

（2）目錄標準

1、尺寸：5.5X30cm

2、字體標準：華文中宋小初

3、對齊方式：上對齊

4、顏色：白底黑字

序號內(nèi)容時間負責人

1無污點，無灰塵每日使用者

2桌面不得放置私人物品每日使用者

3每日使用的物品整齊有序固定位置擺放（包括電話、文件柜、每日使用者

電腦、個人使用的打印機、文件夾、日歷、筆筒、便箋），

不得擺放閑置不用的物品（每日均不使用）（圖一、二）

4文件柜應(yīng)整齊，將待辦文件卻已辦文件由上到下有序排列，每日使用者

可參見桌面文件柜物品擺放標準。

5文件夾整齊豎立，不影響正常工作，（每月不使用的資料不每日使用者

得放置在桌面的文件夾）

5文件分類區(qū)分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的按需要使用者

個人資料應(yīng)區(qū)分，設(shè)置獨立的文件夾，標識后進行區(qū)域存放，

并將使用頻繁的資料文件夾放置在其他材料的外部。

一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小時都要使用

的物品應(yīng)保存在辦公桌或隨身攜帶。

6文件夾應(yīng)粘貼標識，標識應(yīng)醒目區(qū)分所存材料，區(qū)分是否進使用前使用者

行處理（嚴禁將保密材料放置在桌面上）參見文件夾使用標

準

使用文件盒，參見文件盒使月標準

7電腦以及打印機等電器連接線不應(yīng)過長，固定連接線應(yīng)有序每日使用者

打結(jié)和捆綁

8辦公抽屜應(yīng)擺放整齊，并按照使用頻次依次由里至外、下至每日使用者

上的循序擺放，零散物品應(yīng)裝盒或袋，個人物品應(yīng)放在抽屜

的最下層。參見辦公柜物品擺放標準。

立式文件柜物品符合擺放標準

9衣服柜應(yīng)整齊掛在個人衣柜中每日使用者

10電腦顯示器置寫字臺左前角或中間，豎式主機置桌面下。每日使用者

11F座屏風：除規(guī)定張貼的使用者信息外，內(nèi)外側(cè)不允許有任每日使用者

何張貼。

12垃圾簍置寫字臺下，罩塑料袋，桌洞下不得堆積雜物。每日使用者

13每口整理桌面，關(guān)閉電源，整理物品，保持固定的位置離開前使用者

文件盒使用標準

（1）均統(tǒng)一選用藍色系文件夾與牛皮紙文件盒

（2）側(cè)面目錄標準

1、尺寸：4X18.3cm

2、字體標準：宋體初號加黑

3、對齊方式：上對齊

4、顏色：白底黑字

（3）首頁目錄標準

1、目錄格式標準分為序號、編號、文件名稱、備注（見附表）

2、編號標準要求QHDMCC（秦皇島移動）-ZHB（部門開頭字母）-X001（X

文件編號）

3、目錄紙張標準：B5

4、字體標準（范例）

（4）封面目錄標準（橫幅）

1、尺寸：8.0X5.0cm

2、字體標準：宋體加黑二號

3、對齊方式：居中

3、顏色：底色為白色

（5）、文件索引要求

1、同類型文件需加裝封面，封面可采用粘貼、鐵夾或裝訂形式，按順序

自下而上錯開索引標志

2、索引標志只需要手寫編號即可

3、首個文件索引從文件底部開始

辦公柜物品擺放標準

（1）活動辦公柜物品分層標準如下圖所示：

第一層辦公用品（2）第一層抽屜擺放規(guī)范

第二層筆記本、學習記錄、培訓筆

記

第三層個人用品（包、茶葉）

訂書器計算器

散物架

立式文件柜物品擺放標準

（1）頂部無雜物（少量綠色植物除外）

（2）柜體整齊、凈，玻璃清潔無手印

（3）上柜第一層放置各種業(yè)務(wù)書籍、學習書籍，第二層放置各種檔案\文件夾

（4）下柜放置各種物品或需保存資料,并貼明標簽區(qū)隔物品種類'型號

（5）標簽按照公司統(tǒng)一標準制作，粘貼

辦公室要求----辦公椅

序號內(nèi)容時間負責人

1無污點，無灰塵每日使用者

2辦公椅上不得放置或者搭掛衣服或背包等物品每口使用者

3辦公椅應(yīng)整齊放置在固定位置上，方向應(yīng)對應(yīng)辦公桌，不得歪斜每日使用者

4人離開時椅子調(diào)正，離開半人小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)每日使用者

辦公室要求一一公用設(shè)施

序號內(nèi)容時間負責人

1無污點，無灰塵每日使用者

2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用每日使用者

3辦公室設(shè)施應(yīng)進行標識，并明確責任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀每日使用者

態(tài)（紅色代表故障，綠色代表正常）

4報刊、圖書等擺放架應(yīng)整齊，看后及時放在報架上，每半月每日使用者

及時更新報紙。每年不使用的圖書或資料及時撤柜，并要時

存檔。圖書資料擺放應(yīng)統(tǒng)一方向，便于識別。使用后應(yīng)原位

放好。

5暫時存放文件的存儲柜應(yīng)整齊，文件應(yīng)分類分區(qū)標識后擺每日使用者

放，便于查閱。機密文件應(yīng)專人上鎖保管。

6下班前及時關(guān)閉電源每日責任人

辦公室要求一一地面和墻壁

序號內(nèi)容時間負責人

1無污點，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，污穢應(yīng)即擦拭除去每日使用者

2垃圾分類，并送往指定地點每日使用者

3地面無紙屑、煙頭（辦公室內(nèi)禁止吸咽）每日使用者

4地面不得長期（5天以上）堆放物品（包括資料），臨時堆每日使用者

放物品應(yīng)放在制定的區(qū)域（不得影響正常進出），整齊擺放

5墻壁.卜.懸掛的壁畫、宣傳材料等不得歪斜每日責任人

6窗臺上除放置的花草外，不得放置其他物品，每個墻臺放置每日責任人

的花草數(shù)量應(yīng)小于3,并均名放置，花草大小應(yīng)適宜，不得

影響正常工作?？菸幕ú輵?yīng)及時撤離

7門窗玻璃上除粘貼責任人標簽和部門標識外，不允許粘貼其每日責任人

它物品

會議室要求

序號內(nèi)容時間負責人

1無污點，無灰塵，垃圾及時清理每日責任者

2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持每日責任者

整潔，配套設(shè)施應(yīng)齊全和完整（如飲水機桶裝水、紙杯、茶

葉等），核查食物品不超過保質(zhì)期

3公用設(shè)施應(yīng)進行標識，并明確責任者和監(jiān)督者以及設(shè)備狀態(tài)每日責任者

（紅色代表故障，綠色代表正常）

4桌椅應(yīng)完好，離開會議室前，應(yīng)將椅子推放到桌子下。每日使用者

5會議室門外應(yīng)對會議室的使月狀態(tài)進行標識，如會議室正在每日使用者

使用，空閑

6會議室墻臺上禁止防止任何物品，保持清潔每日責任人

7長期使用會議室（超過一天）應(yīng)按照辦公室要求實施每日使用者

8臨時使用的電源線應(yīng)安全整齊每日使用者

9臬面堆放的材料應(yīng)有序，不得平鋪在整個會議室中每日使用者

10離開前應(yīng)關(guān)閉所有電源設(shè)施每日使用者

吸煙間要求

序號內(nèi)容時間負責人

1地面無污點，無灰塵每日責任者

2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持每H責任者

整潔

3煙灰缸應(yīng)整潔放在桌面上每日責任者

4煙灰缸中的煙蒂不應(yīng)超過煙灰缸的1/2每日責任者

5吸煙時應(yīng)關(guān)門，即使排氣每口使用者

6離開后關(guān)閉電源每日使用者

走廊要求

序號內(nèi)容時間負責人

1地面無污點，無灰塵每日責任者

2公用設(shè)施應(yīng)放置在指定專用位置上，便于共同使用，并保持每日責任者

整潔

3消防設(shè)施應(yīng)整齊放置在消防柜中每日責任者

4消防水帶應(yīng)整齊盤整放入消防柜中每日責任者

5消防設(shè)備應(yīng)標示，紅色表示故障，綠色標志正?？捎妹咳肇熑握?/p>

6消防柜正常打開，不得鎖閉每日責任者

7消防指示燈正常，懸掛整齊，不得出現(xiàn)歪斜每日責任者

8走廊內(nèi)不得放置雜物每日責任者

9廊燈完好，無故障每日責任者

10墻壁上除統(tǒng)一懸掛壁畫或者文件宣傳等內(nèi)容外，不得懸掛其每日責任者

他物品

11壁畫或者文件宣傳材料應(yīng)統(tǒng)一樣式，在相同高度上懸掛，不每日責任者

得歪斜

12下班后關(guān)閉電源每n使用者

五、5s現(xiàn)場管理檢查與獎懲辦法

（一）檢查組成員組成及職責

省公司組成以內(nèi)審檢查室為首的5S項目檢查小組，分公司成立以黨群工作部為首的檢查小

組，組成小組成員，履行如下職責：

1、制定并下發(fā)階段性檢查標準；

2、記錄檢查內(nèi)容，向被檢查者解釋5s內(nèi)部審核中出現(xiàn)的不合格項和需改進的方面；

3、對糾正和預(yù)防措施的反饋進行跟蹤管理。

（二）檢查的形式、周期及內(nèi)容

5s檢查分為個人自查、部門檢查、分公司檢查和省公司檢查。

I、個人自查

（1）個人整理流程為先整理文件一辦公用品一清理桌面。

（2）清理各自責任設(shè)備，流程為先清理外部雜物一外表衛(wèi)生一內(nèi)部衛(wèi)生一關(guān)閉電源。

（3）清掃完畢，進行自我檢查合格后。

5S自查標準

部門：檢查結(jié)果:A：優(yōu)秀B：合格C：不合格

5S自我診斷表

5s小組評價

序號檢查區(qū)域檢查內(nèi)容檢查標準

YN

非必需品是

1辦公區(qū)域具體標準見表格下方

否棄除

顯示屏放在標準位置;面、縫隙無灰塵

鍵盤放在標準位置;面、縫隙無灰塵

鼠標放在標準位置;纜線、面、底無灰塵

筆簡放在標準位置;不超過2支筆/無雜物

文件無隔日文件

辦公桌面

文件架（夾）分類、分頁

水杯放在標準位置；

1、紙張大小一致;2、紙面無涂改；3、

貼士板

無翹角

私人物品無

2

1、無灰塵；2、無雜物；

電腦主機

3、擺放位置統(tǒng)一

電纜1、集束捆綁；2、目視隱藏；

1、周表無灰塵；2、上部無雜物；

辦公桌下移動辦公柜3、抽屜有標示；4、內(nèi)部無雜物、

私物；5、物品分類存放

雜物無

地面無紙屑、灰塵

紙簍1、放在標準位置;2、廢棄物不超過1/2；

立式文件

雜物無

柜頂部

衛(wèi)生狀況無灰塵

玻璃面衛(wèi)生

1、無手印；2、無灰塵；

狀況

立式文件

柜上部1、無傾斜；2、有打印版標示；3、

文件夾

無過期文件；

零散文件無隔日文件

雜物無

私人物品無

特殊物品標

標簽齊全

簽

日料牛散落文件

無散落、全部入夾

柜下部

私人物品無

監(jiān)督員：_______________

2、部門檢查

(1)各部門辦公室人員依次作為5s監(jiān)督員，行使監(jiān)督職能，每人一

周。

(2)5S監(jiān)督員每口早晨上班時按照標準(見表：5S自查標準)對各

區(qū)域人員的清理狀況進行檢查，檢查不合格地方則放上“紅色”目視牌，

并認真做記錄，以備5s項目小組檢查。

(3)每周部門主任抽查一次：

各部門領(lǐng)導對整個辦公區(qū)域進行綜合檢查，檢查內(nèi)容包含(見下表：

部門主任檢查表)；對檢查出的問題應(yīng)當即責令責任人立即整改并跟進整

改狀況；檢查表格請留存，以備5s項目組旬查與月查，并記入績效考核。

部門主任檢查表

辦公現(xiàn)場檢查表

總評優(yōu)口良口一般口差口天氣狀況陰口晴口雨口

日期20年月日檢查時間段.

口辦公室照明系統(tǒng)口辦公室地面衛(wèi)生情況

-天花板上燈泡是否有損壞丫口/N口-地面是否有紙屑YD/NO

-天花板四角是否有蛛網(wǎng)丫口/N口-地面是否有灰塵、污漬YIJ/N口

-空調(diào)風口是否有灰塵丫口加口口辦公室物品擺放規(guī)范

口檢查所有設(shè)備-所有臺面物品是否統(tǒng)一定位擺放丫口/N口（參見擺放規(guī)范）

-復(fù)印機外部是否整潔丫口/N口-綠色植物是否干凈、底托無灰塵丫口/N口

-復(fù)印機內(nèi)部部是否整潔YC0/N口-抽查姓名辦公桌面衛(wèi)生，是否合格YIZI/N口

-打印機外部是否整潔YEI/N口-抽查姓名桌面文件柜,物品擺放是否合格丫口/N口

-打印機內(nèi)部是否整潔丫口/N口-抽查姓名活動辦公柜,物品擺放是否合格YEI/N口

-傳真機內(nèi)、外部是否整潔丫口/N口口辦公室文件存放

□溫度-抽查一姓名文本文件是否目錄、索引俱全丫口/N口

-溫度度，是否適中YC1/N口-抽查姓名電腦桌面是否符合要求YD/ND

（冬季：20度夏季：26度）-抽查姓名硬盤文件是否分類、分時間存放丫口/N口

口辦公室宣傳信息-抽查姓名是否存在游戲程序YD/NO

-報刊雜志是否擺放整齊丫口/N口主要問題

-報刊雜志是否有過期丫口/N口

（報紙3天之內(nèi)、雜志當月（季））整改反饋.

檢查人:

3、分公司檢查

（1）每旬檢查一次。

（2）5s項目組、各部門副主任以上人員參與組成檢查組。

（3）周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎懲。

（4）近期檢查表附后供參考：

（部門\中心）辦公現(xiàn)場檢查表

日期20—年_月_日檢查時間段

口辦公區(qū)域口辦公室地面衛(wèi)生情況

-辦公用品擺放是否一致YD/ND-地面是否有紙屑YD/ND

-辦公區(qū)域有無非必需品YD/NC-地面是否有灰塵、污漬丫口/N口

一文件柜內(nèi)物品擺放是否合格丫口/N口口綠色植物是否干凈、底托無灰塵丫口/N口

問題項說明：問題項說明：

口檢查所有設(shè)備

-責任人是否明確丫口/N口口抽查項

-復(fù)印機外部是否整潔丫口/N口-抽查辦公桌面，是否合格丫口/N口

-復(fù)印機內(nèi)部部是否整潔YD/NO-抽查桌面文件柜，物品擺放是否合格丫口/N口

-打印機外部是否整潔YO/ND-抽查活動文件柜，物品擺放是否合格丫口/N口

-打印機內(nèi)部是否整潔YD/ND-抽查衣柜，物品擺放是否合格YD/ND

-傳真機內(nèi)、外部是否整潔YD/ND問題項說明：

問題項說羽：

口辦公室文件存放

口辦公室宣傳信息-文本文件是否目錄、索引俱全YIZI/N口

-報刊雜志是否擺放整齊YD/ND-電腦桌面是否符合要求YD/NO

-報刊雜志是否有過期丫口/N口-硬盤文件是否分類、分時間存放丫口/N口

（報紙10天之內(nèi)、雜志當季）-是否存在QQ或游戲程序YE/ND

問題項說明：問題項說明：

□自檢記錄是否完備YD/ND問題項說明:

檢查人:

3、省公司檢查

(1)每年檢查一次。

(2)5S項目組以及相關(guān)人員組成檢查組。

(3)周一公布檢查結(jié)果，并執(zhí)行獎懲。

(4)近期檢查表附后供參考：

____________________分公司______________(部門、中心)辦公現(xiàn)場檢查表

日期20