項目系統(tǒng)檔案管理培訓課件-

項目系統(tǒng)檔案管理培訓

二O一O年五月

目錄章節(jié)內容第一章檔案管理體系與制度第二章檔案的收集與整理第三章合同、證照及決策文件管理第四章檔案借閱與利用第五章檔案保管及庫房管理第六章檔案移交與統(tǒng)計第一章、檔案管理體系與制度

總經理項目公司行政部應設專職檔案管理員項目公司各部門設兼職檔案管理員項目公司應當建立的檔案制度歸檔范圍及保管期限檔案分類編號方案檔案管理員崗位職責檔案借閱及庫房管理制度以上制度需報商業(yè)地產公司辦公室備案。第一章、檔案管理體系與制度

第二章、檔案的收集與整理第一節(jié)歸檔時間與范圍第二節(jié)分類與編號第三節(jié)整理規(guī)則第一節(jié)、歸檔范圍與時間項目竣工驗收后一個月內，向集團檔案室移交一套完整的竣工資料。（包括但不限于移交城建檔案館的全套資料）項目公司撤銷前一個月內，將項目全部檔案移交給集團檔案室保存。一、項目公司向集團移交檔案時點關注最新的關于項目公司六證移交集團時間的有關規(guī)定。第一節(jié)、歸檔范圍與時間二、項目公司內部檔案收集時點

歸檔文件由承辦人辦理完畢后10日內移交所在部室檔案管理員。各部門檔案應在一定時間后向行政部移交（可以是月度、季度或年度）。第一節(jié)、歸檔范圍與時間三、特殊文件的歸檔時間1、以項目公司名義簽署的合同、協(xié)議、對外公函等文件，應在簽署后3個工作日內報送項目公司行政部一份原件。2、重要證照、獲得榮譽等有關資料、照片、聲像檔案等隨時歸檔。3、對已歸檔文件進行變更、修改、補充的，應隨時歸檔。4、員工調離職時，應由部門檔案管理員、部門總經理共同對其文件進行清點接收，辦理交接手續(xù)后，人事部門方可為其辦理離職手續(xù)。出現問題，追究當事人責任。第一節(jié)、歸檔范圍與時間四、歸檔范圍1、項目公司歸檔范圍指在公司籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的記錄。2、是否成為公司的檔案,應堅持以下幾個標準:A.是否具有法律依據性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性。3、所有加蓋公司公章的文件應重點保管4、以我為主第一節(jié)、歸檔范圍與時間五、不歸檔范圍1.上級公司普發(fā)的供參閱、不需辦理的文件；

2.上級公司征求意見未定稿的文件；

3.無查考價值的事務性、臨時性文件；

4.未經會議討論、未經公司領導審閱、簽發(fā)的、未生效的文件；一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對稿（公司主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；

5.為參考目的從各方面收集的文件材料不屬于歸檔范圍的文件或資料,應另備卷盒單獨存放，也可以僅保存電子文本,不保存紙本。第一節(jié)、歸檔范圍與時間六、收集中應注意的問題

1.以集團或商業(yè)地產公司名義普發(fā)的文件，作為資料短期保存。2.集團或商業(yè)地產公司針對本項目公司的發(fā)文，由文件要求的事項承辦者負責歸檔。3.多套文件、圖紙，多個部室均有保存的，由發(fā)出部門負責收集整理并移交，接收部門作為資料短期保存利用。（合同除外）4、對同一事件的正文和附件、來函和回函、請示和批復、原文和譯文等，應作為一件裝訂保管。5、歸檔文件一般應為原件，確無原件的，應注明原件保存地，并保存對方簽收憑證。收存文件的憑證：第二節(jié)、分類與編號各公司應根據實際情況，建立本公司檔案資料分類編號方案，并向商業(yè)地產公司辦公室備案。第二節(jié)、分類與編號序號分類名稱編號1行政管理類XZ2前期立項文件QQ3工程管理類GC4規(guī)劃設計類GH5成本控制及招投標類CB6營銷類YX7合同類HT8特種載體（證照、獎杯、聲像、光盤等）TZ9項目竣工資料ZZ第三節(jié)、整理規(guī)則一按件整理二按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理一般適用于日常管理類文件以件為單位整理：是按照文件的形成和處理的基本單位進行整理概念第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理整理流程積累排序編號編目盒脊背裝盒備考表裝訂檢查第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理1、積累:人人有責,時時有活兒；件件登記,年年整理.功夫在平時。各級檔案管理人員均應建立接收登記及借閱登記臺帳，對借出未還的文件，及時催還，銷賬歸卷。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理2、排序(1)卷盒內文件材料按文號順序或時間順序排列；(2)同一件文件材料，按正件在前，附件在后；結論、決定、判決性材料在前，依據性材料在后排列；(3)請示與批復、來函與回函排列在一起，復文在前，來文在后。來文可以在來文單位目錄中做參見。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理3、編號格式為：項目號+分類號+盒號+盒內流水號，將編號標在文件首頁上端的空白位置。項目編號由項目建設伊始，向商業(yè)地產公司辦公室申請。例：行政類文件第一盒第一件編號為：**-XZ-01-01第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理編目文件目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理1）序號：填寫盒內流水號。2）文件編號：填寫原文編號。3）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機構或署名者。4）文件題名：照實抄錄，無標題或標題不能說明文件內容的，（比如標題為會議紀要，或協(xié)議書等）應自擬標題，加“【】”號。例：原文標題為“會議紀要”，應在文件題名欄內錄入：“會議紀要【證照管理制度研討】”。5）日期：填寫文件形成日期，以8位數字表示，例如：“20190528”6）頁數：填寫所有有文字的頁面數量。7）冊數：對裝訂成冊的文件，可以加“冊數”欄，填寫冊數即可。8）備注：填寫需要說明的文字，比如文件正本、副本，原件、復印件，份數等。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理4、裝訂（1）先檢查歸檔的文件是否按A4規(guī)格，小于A4的，應粘貼在A4紙上；大于A4的，需折疊成A4大小。對破損的文件要進行修補和裱糊。文件折好后，所編頁碼應露在外面。（2）盡量拆除文件上的金屬裝訂物，每份文件用一個不銹鋼訂書釘裝訂即可，較厚的文件用燕尾夾固定。（3）裝訂位置在文件左上角的，要求文件左側、上側要對齊；在文件左側中間位置的，要求文件左側、下側對齊。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理5、裝盒裝盒：檔案盒推薦使用藍色塑料檔案盒。厚度根據需要選擇55～75mm均可。不建議使用低于40mm檔案盒。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理6、填寫盒內備考表盒內備考表位于盒內文件之后，必須用鋼筆或簽字筆填寫。1.情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2.立卷人：由組成本卷的專、兼職檔案員填寫。3.檢查人：由對案卷進行審核的責任者簽名。4.立卷時間：填寫立卷的時間。

第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理7、打印盒脊背第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理8、檢查（1）檢查收集的文件是否齊全、完整，不全的聯系承辦人補齊，剔除不需歸檔的材料。

（2）檢查卷盒內文件的聯系，糾正相互混淆、重復或拆散文件聯系的現象。

（3）檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽。（4）檢查卷盒內文件的數量，一般不超過200頁，對同一卷盒內文件數量較多的酌情分盒，問題單一、文件數量少的可將相近問題所形成的材料合并裝盒。（5）檢查保管期限、密級劃分是否恰當，文件材料中不能有圓珠筆、鉛筆等字跡。（6）檢查文件編號有無錯漏現象。字跡模糊或易褪變的應予復制。對傳真件、復印件應確保文字清晰可辨。不能使用熱敏紙。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理一般適用于工程竣工資料案卷，是由互有聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。概念職責劃分項目公司負責組織、協(xié)調、檢查、指導參建各方檔案實體的管理。施工單位負責編制竣工文件監(jiān)理單位負責審核第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理檔號編制竣工資料檔號格式為：項目號+（分類號）+案卷流水號。項目建設初期，項目公司應向商業(yè)地產公司辦公室申請項目號。例：寧波鄞州項目第一卷檔號為NB1-01。案卷數量較多時，也可加入分類號，例：SH-XZ-01。整卷裝訂的檔案，檔號標注在案卷封面和卷盒脊背上。單份裝訂的文件，應刻制檔號章，加蓋在文件上方空白處。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理案卷順序竣工資料應按前期立項——設計——施工——竣工——驗收等順序排列管理性文件按類別、時間排列施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試、運行維修等順序排列竣工圖按專業(yè)、圖號排列（建筑——結構——給排水——電氣——暖通——弱電——景觀照明——裝飾）卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理編目案卷目錄序號檔號立卷單位案卷題名起止日期件數備注序號：填寫案卷流水號。檔號：填寫案卷檔號。立卷單位：填寫案卷編制責任單位名稱。案卷題名：一般包括項目名稱、階段名稱、主要內容等，例：寧波鄞州項目工程前期準備文件。起止日期：填寫卷內文件形成的最早和最晚的日期，例如：“20190528~2019528”件數：填寫卷內文件件數。備注：填寫需要說明的文字，例如密級、互見號、存放位置等。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注序號：用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號文件編號：填寫原文文號或圖紙的圖號責任者：填寫文件形成部門或主要責任者文件題名：填寫文件標題全稱日期：填寫文件形成日期頁數：填寫文件頁數備注：需要時填寫第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理卷內文件應以件為單位編頁號（卷內目錄、備考表、空頁不編頁號），用鋼筆或簽字筆在有字跡或圖表的頁面從阿拉伯數字1開始逐一順序編號。正面編在右上角，反面編在左上角。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理質量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。2、文件不應用易褪色的書寫材料（紅色、純藍簽字筆、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。如原件不能更改的，應附一份復印件。3、錄音、錄像文件應檢驗載體的有效性。4、電子文件應用不可擦除型光盤保存。5、圖紙應統(tǒng)一折疊成A4大小。6、所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。歸檔圖紙的要求：

一般采用藍曬圖

竣工圖應是新藍圖

計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件

竣工圖上必須加蓋竣工章，內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。

第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理裝訂（1）竣工資料可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。同一項目應統(tǒng)一。（2）單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。（3）整卷裝訂時，卷內不得有金屬物。要求文件左側、下側要對齊。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理工程建設中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理裝盒

卷盒：竣工資料推薦使用質量不低于337克的無酸紙檔案盒。厚度根據需要選擇。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理打印盒脊背第三章、合同、證照檔案整理第一節(jié)合同檔案管理合同檔案歸檔要求：合同檔案的完整性：包含合同主體及審批等相關文件例：通過招投標簽訂的合同檔案需包括招標文件、投標文件（中標單位）、中標通知書、合同審批記錄、合同原件等合同檔案由經辦部門負責收集、整理后移交至檔案室，檔案專員對其完整性給予檢查和監(jiān)督。合同簽訂后，經辦部門、財務部、檔案室必須各留存一份原件。當合同歸檔后出現補充或更改時，經補充或更改后的合同仍作為有效合同進行檔案管理第二節(jié)、證照及決策文件管理重要證照：項目的開發(fā)證照（即六證）《國有土地使用權證》、《建設用地規(guī)劃許可證》、《建設工程規(guī)劃許可證》、《建設工程施工許可證》、《銷（預）售許可證》、《房產證》歸檔時間：重要證照在獲取后當日內由經辦人移交至公司檔案室。項目公司檔案專員在證照歸檔后的兩個工作日內將證照原件彩色掃描版（精度需大于300dpi)經OA上報至股份公司檔案室。第三章、合同、證照檔案整理

證照原件應在保險柜中保存。

利用證照復印件、掃描件，須經利用者所在部門總經理審批同意，檔案管理員做好借閱登記。利用人應妥善保管證照復印件、掃描件，利用完畢應予銷毀。

借閱證照原件，須經項目公司總經理審批同意，原則上應當日歸還。因特殊原因需延期使用的，需經項目公司總經理審批同意后方可辦理續(xù)借手續(xù)。

第三章、合同、證照檔案整理

凡使用六證原件進行抵押、擔保時，項目公司必須逐級上報至商業(yè)地產公司總裁、董事長審批。項目公司專職檔案管理員需將審批文件、六證復印件存檔，并保存對方收到證照原件的有關確認文件。

凡對六證進行更改、更換或收回等變動時，須逐級報至商業(yè)地產公司分管項目副總裁審批同意。項目公司專職檔案管理員需將審批文件、原始證照復印件存檔。

項目全部竣工備案并入伙1年內，項目公司應將項目六證原件（或由當地政府有關部門加蓋接收紅章的復印件）送達商業(yè)地產公司辦公室歸檔保存。第三章、合同、證照檔案整理第二節(jié)、證照及決策文件管理決策類保密文件：是指董事長及丁總裁簽批文件、項目決策文件、獎金批復等重要保密文件股份公司下發(fā)的決策類保密文件，需直接發(fā)總經理或相關責任人，并予以直接確認。由責任人在文件流轉完畢后即時歸入檔案室備案。文件經手人員對文件負有保密責任，如泄密或無序傳播，則按相關保密制度給予處理。第三章、合同、證照檔案整理第二節(jié)、證照及決策文件管理重要檔案的安全性：實體安全：各項目公司檔案室設立專門的保險柜，確保重要檔案的安全性；利用安全：重要檔案的密級程度均定為絕密文件，利用時需按照嚴格的借閱手續(xù)執(zhí)行。第三章、合同、證照檔案整理第四章、檔案借閱與利用檔案原則上不外借，僅供在檔案室閱覽，復印或借出檔案需經集團辦公室主管領導批準，借出檔案一般應在5個工作日內歸還，如到期不能歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。借出檔案歸還時，檔案管理