辦公室事務(wù)管理課件：辦公室常規(guī)工作

辦公室常規(guī)工作

本章由四節(jié)組成，分別為電話接打和網(wǎng)絡(luò)在線溝通；郵件收發(fā)和公文處理；印信管理和名片制發(fā)，以及小額現(xiàn)金管理和車輛管理。通過本章的學(xué)習(xí)，掌握電話接打的基本程序和技巧，了解網(wǎng)絡(luò)在線溝通的基本知識(shí)；掌握郵件收發(fā)、公文收發(fā)處理的程序；掌握印章和介紹信的保管和使用方法，以及名片的管理和使用要求；能夠合理支出小額現(xiàn)金，有效管理車輛?！韭殘鲂」适隆棵貢彰γβ德倒ぷ鞣彪s認(rèn)真認(rèn)真

各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體系、企事業(yè)單位或個(gè)人配備秘書的目的之一，是協(xié)助他們處理日常雜事，盡量減少他們在決策過程中受到的干擾，“秘書工作無小事”，處理不好這些瑣事，卻很可能會(huì)影響大局甚至導(dǎo)致嚴(yán)重后果。秘書做好這些常規(guī)性工作是實(shí)現(xiàn)其工作職能的基本要求；對秘書自身來說，不輕視這些小事，熟練把握這些工作的內(nèi)容和規(guī)律，講究方法，就可以騰出更多的時(shí)間精力來處理其他事務(wù)性工作，或臨時(shí)性的、突發(fā)性工作。

第一節(jié)電話接打和網(wǎng)絡(luò)在線溝通第一節(jié)電話接打和網(wǎng)絡(luò)在線溝通第一節(jié)電話接打和網(wǎng)絡(luò)在線溝通第一節(jié)電話接打和網(wǎng)絡(luò)在線溝通一、電話接打二、網(wǎng)絡(luò)在線溝通一、電話接打

（一）電話接打應(yīng)遵循的原則1．注意文明

（2）態(tài)度文明聲音友好親切平等對待客人服務(wù)熱情周到（1）用語文明牢記電話基本文明用語

（3）舉止文明

體現(xiàn)為坐姿端正，不亂坐亂動(dòng)。電話交談過程，保持正確的坐姿（側(cè)面看，為雙L形——腳和小腿形成一個(gè)L，大腿及軀干形成一個(gè)L）可以使人的聲音聽起來更加響亮集中。

注意使用普通話，遇到多音字詞或同音字要加以解釋或說明，要發(fā)音準(zhǔn)確。打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，也不要同時(shí)與其他人閑聊。注意根據(jù)對方語速來調(diào)整自己的語速，語調(diào)盡量抑揚(yáng)頓挫和流暢。通話過程中始終全神貫注，用詞準(zhǔn)確，表意順暢。2.表達(dá)清晰

通話時(shí)間以短為佳，寧短勿長。西方商業(yè)社會(huì)在公務(wù)電話中的基本禮儀規(guī)則中有“商界通話三分鐘原則”，即在上班期間，利用電話進(jìn)行工作溝通和聯(lián)系，不能占用對方過多的時(shí)間，一般情況下將通話時(shí)間控制在三分鐘以內(nèi)。3.通話高效（二）打電話

1.打電話前的準(zhǔn)備

（1）準(zhǔn)備好談話內(nèi)容

“5W1H'’即：Who(何人)、When(何時(shí))Where(何地)、What(何事)、Why(何因)、How(何種方法)。若事情較多，談話前可準(zhǔn)備一個(gè)記事本，在記事本上逐一列出電話中要說的事，安排一下邏輯順序。需以客為尊。最佳的通話時(shí)間一是雙方預(yù)先約定的時(shí)間，一是對方方便的時(shí)間。要盡量避開不適當(dāng)?shù)臅r(shí)段，例如：周一早上上班之初、周五臨近下班之前、午間休息時(shí)間、非工作時(shí)間等。（2）選擇好時(shí)機(jī)

（3）情緒準(zhǔn)備就像人際中的第一個(gè)印象會(huì)長時(shí)間影響人與人的交往一樣，打電話時(shí)第一聲，也極其重要，所以拿起話筒時(shí)，就要保持愉快的心情，以確保聲音的親切。保持微笑能夠使客戶感受到你的愉悅和友好。

（4）準(zhǔn)備好相關(guān)資料和文具事先準(zhǔn)備好紙、筆等可能用到的文具，如果需要用到某些文件資料，則事先把它放到隨手可以翻閱的地方，是尊重對方的表現(xiàn)。

（5）弄清對方電話號(hào)碼撥號(hào)之前一定要查清預(yù)打電話的號(hào)碼，尤其對方的區(qū)號(hào)、分機(jī)號(hào)等，不能先摘機(jī)再查對。

（6）了解對方的姓名、身份和職務(wù)如果對被呼叫方不太熟悉，一定要事了解清楚對方的姓名、身份和職務(wù)，以防因稱呼錯(cuò)了對方而感覺尷尬，甚至造成對方的不愉快。

（7）準(zhǔn)備好預(yù)案對一些很重要的電話，還有必要在打電話之前考慮一下，如果要找的人不在該怎么處理，比如，是電話留言、轉(zhuǎn)找他人，還是告知自己的身份與電話，讓對方方便時(shí)回電。2.打電話的基本程序

（1）正確撥號(hào)最好養(yǎng)成左手持聽筒、右手拿筆的習(xí)慣，這樣方便在通話過程中進(jìn)行文字記錄或電腦操作；摘機(jī)后要立即撥號(hào)。撥號(hào)時(shí)精神要集中，避免撥錯(cuò)。

一般來說，電話鈴聲六七聲之后如果還無人接聽就應(yīng)掛斷，可以稍后重?fù)埽话氵B撥兩次沒人接，就最好換個(gè)時(shí)間或換個(gè)方式聯(lián)絡(luò)。（2）振鈴等待

（3）主動(dòng)自報(bào)家門如果對方未自報(bào)家門，應(yīng)首先用親切的語調(diào)向?qū)Ψ絾柡貌⒋_認(rèn)對方是否是自己要找的對象：“您好!請問是某某公司嗎?”得到對方確認(rèn)后，便應(yīng)先作自我介紹，如“您好，我是某某辦公室（或公司）的秘書某某。”；如果對方已自報(bào)家門，便可直接進(jìn)行自我介紹并“直入主題”，讓對方了解自己的通話目的；如果接電話的人不是要找的人，千萬不要“咔嚓”—聲掛斷電話，而應(yīng)表示謝意或給對方留言；如不慎撥錯(cuò)了電話，別忘記表示歉意。

（4）適當(dāng)寒暄多數(shù)溝通最好先有一“破冰”階段，尤其是對那些初次聯(lián)系，或長時(shí)間沒聯(lián)系的溝通對象，因此，接通電話后談?wù)}前最好和對方有個(gè)簡單寒暄，當(dāng)然，寒暄不宜太長。

簡單寒暄后，要將話題迅速轉(zhuǎn)入正題，若需交流的內(nèi)容比較多，可先提醒對方，讓對方有心理準(zhǔn)備。另外，要注意突出重點(diǎn)；易出錯(cuò)的問題要請對方核實(shí)，（如通知中的時(shí)間、地點(diǎn)，電話號(hào)碼、身份證、銀行賬號(hào)，談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類，認(rèn)同及分歧的地方等等），必要時(shí)可請對方重復(fù)，或提醒對方記錄。（5）切入正題

（6）需中斷電話時(shí)要有禮貌①在中斷電話前要向?qū)Ψ酱蛘泻簪诟鶕?jù)要做工作處理的快慢決定中斷或終止電話③中斷電話時(shí)要注意保密要把電話聽筒扣在桌面上，或者打開電話的“閉音”功能，屏蔽話筒的聲音。如果是線路出現(xiàn)故障，電話中途被切斷，要立即重?fù)懿⒄f明，防止對方誤以為是故意切斷。

（7）結(jié)束通話要有禮結(jié)束通話前，要想想是不是要說的問題都已說完，還有無細(xì)節(jié)性的問題需要確認(rèn)；注意使用禮貌告別用語，切忌對方話沒說完就掛電話；一般情況秘書請對方先掛電話，如果已方先掛，最好養(yǎng)成先按叉簧，再放聽筒的習(xí)慣，以避免讓對方覺得是在“摔”電話。聽筒要放實(shí)，確保電話掛斷，否則來電無法呼入，計(jì)費(fèi)仍在延續(xù)，甚至還有可能無意間泄密。

（8）整理電話記錄對重要電話應(yīng)記錄，以備核查。

3.如何替上司提前撥通電話如果領(lǐng)導(dǎo)要找的是他的平級(jí)或下級(jí)，秘書可以讓被找的人先接電話，簡要自報(bào)家門后請對方稍等，再請領(lǐng)導(dǎo)與之通話，或?qū)㈦娫掁D(zhuǎn)接進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如果上司要找的人是一位地位較高的人或尊長，秘書需跟對方的秘書說完后就請領(lǐng)導(dǎo)接過電話，如果領(lǐng)導(dǎo)未接過電話前被找者已經(jīng)講話，秘書需先道歉，請對方稍等一下，請領(lǐng)導(dǎo)與對方通話。

另外，秘書在替領(lǐng)導(dǎo)撥通電話前，最好確認(rèn)一下領(lǐng)導(dǎo)就在身邊，而且沒有其他緊急公務(wù)纏身，這樣可以確保和對方通話。

俗話說，“好記性不如爛筆頭”，不要過于相信自己的記憶，應(yīng)在電話旁邊準(zhǔn)備好“電話記錄表”（或記事本）和筆等，電話鈴一響，左手摘機(jī)，右手馬上準(zhǔn)備記錄，養(yǎng)成隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的良好職業(yè)習(xí)慣。

（三）接電話

1.接電話的基本程序

（１）記錄準(zhǔn)備

按照國際通行的慣例，正常情況下，電話鈴聲響起后應(yīng)在2～3聲之內(nèi)接起。

（2）注意選擇接電話的時(shí)機(jī)

電話鈴聲一響就接電話，特別是第一聲沒響完就接電話，會(huì)讓對方因心理準(zhǔn)備還不充分而有些慌亂，另外，也容易掉線。電話鈴聲三響之后仍然不接聽，會(huì)使對方失去耐心，還會(huì)打擾周圍同事工作。如果因?yàn)橐恍┨厥庠颍娫掆徛暢^3聲以后才接，接通后要先向?qū)Ψ街虑浮?/p>

（3）報(bào)出公司或部門名稱按照國際慣用的電話禮節(jié)，在電話接通之后，接電話者應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ絾柡?，并立刻介紹單位和自己以便對方確認(rèn)其所打的電話是否無誤。

（4）確定來電者姓名身份如果對方未做自我介紹，秘書應(yīng)禮貌客氣地了解對方的身份，多數(shù)情況下要把握不明確對方身份意圖就不打擾上司的原則。

（5）認(rèn)真聽記通話時(shí)，秘書應(yīng)暫停手頭上的其他工作，集中精力，用心傾聽，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)對方意圖，認(rèn)真做好記錄。

某某單位電話記錄表時(shí)間：

年

月

日

時(shí)

分電話號(hào)碼：

來電話人：

先生（女士）接電話人：

來電話人單位、職務(wù)：

來電內(nèi)容：處理結(jié)果：通話過程中有適當(dāng)?shù)姆答?；重要的?nèi)容，應(yīng)主動(dòng)復(fù)述，以防誤解，耽擱事情；若有不清楚的地方，需懇請對方重復(fù)或解釋，以保證信息的準(zhǔn)確性，不能主觀推測，“差不多就行”。此外，對于需認(rèn)真辦理的重要電話，應(yīng)在通話結(jié)束后立即填寫專門的重要電話處理單，送交辦公室負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)閱讀處理。來電時(shí)間來電號(hào)碼來電人接話人來電人單位、職務(wù)來電內(nèi)容擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果備注重要電話處理單示例

①請正在通話的一方稍等。②根據(jù)情形靈活處理第二個(gè)電話。③不管是哪一種情況，當(dāng)新接起第一個(gè)電話時(shí)，都要向?qū)Ψ街虑覆⒏兄x對方的等候。不管被掛斷的是哪一方，都要向被掛斷的電話對方致歉。

（6）如何接聽兩電話

④注意不能對另一部電話不理不睬，也不能拿起兩部電話輪流交替接聽，以防溝通混亂，甚至將與一方通話的重要內(nèi)容泄露給另一方。另外，注意放下電話時(shí)，應(yīng)把話筒扣放，不能側(cè)放或仰放。

（7）結(jié)束通話一般來說，接電話的一方不宜先提出終止通話，應(yīng)遵循“誰打出電話誰先掛斷”的原則，如果對方是長輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。結(jié)束通話的禮節(jié)要求與打電話的此環(huán)節(jié)相類似。

（1）接聽投訴電話

秘書要耐心地傾聽顧客的抱怨，不要中途插話，特別是不能在對方還沒有說完時(shí)就否定對方的看法，要先讓客戶發(fā)泄情緒，并設(shè)身處地對客戶的感受表示理解，用適當(dāng)?shù)恼Z言給客戶以安慰，同時(shí)，要注意傾聽事情發(fā)生的細(xì)節(jié)，確認(rèn)問題所在，并將問題的重點(diǎn)記錄下來，以便之后對癥下藥，有效處理。如果客戶的問題不能立即解決，要留下對方的聯(lián)系方式，并注意及時(shí)向客戶匯報(bào)處理方式和過程。2．特殊電話處理

（2）接聽不需要的推銷電話秘書態(tài)度一定要明確，拒絕要堅(jiān)決而有禮。

（3）接聽匿名電話對于堅(jiān)決不說姓名，只要求找上司的電話，秘書要保持彬彬有禮的態(tài)度，可建議對方采取寫信等其他方式聯(lián)系上司。另外，對匿名打來反映有關(guān)情況的電話，不要明確表態(tài)，也不要聽到風(fēng)便是雨，到處亂說，而應(yīng)向有關(guān)的負(fù)責(zé)人反映。

（4）接聽告急電話

告急電話往往急切、慌亂，秘書則需沉著、冷靜、細(xì)心地引導(dǎo)對方清楚描述，盡快弄清楚發(fā)生了什么事，在什么地方，什么人，并根據(jù)情況，果斷、迅速地予以處理，情況緊急、程度嚴(yán)重又是自己職權(quán)范圍內(nèi)的，要當(dāng)機(jī)立斷，馬上提出防范措施或初步處理意見；如不能決定，應(yīng)馬上請示匯報(bào)，并協(xié)助有關(guān)部門即刻處理。

（1）整理電話記錄有時(shí)接聽過程中的記錄較為潦草或過于簡單，就需要在放下電話后把較為重要的或較為復(fù)雜的電話內(nèi)容整理并謄寫一遍，以便于上司批示或立卷存檔和日后查考。

3．電話的后續(xù)處理

（2）及時(shí)處理有關(guān)事務(wù)對接聽電話的內(nèi)容，有的秘書或秘書部門能解決，就要盡快解決；有的需向上司匯報(bào)或請示，若內(nèi)容較多，可先作初步的整理匯總，必要時(shí)還可附上自己的處理意見，協(xié)助上司處理。有的需有關(guān)部門解決的，要及時(shí)轉(zhuǎn)交、移交，或協(xié)調(diào)有關(guān)的部門解決。對重要的事項(xiàng)還要跟蹤了解并把有關(guān)的情況反饋給上司。二、網(wǎng)絡(luò)在線溝通

網(wǎng)絡(luò)在線溝通是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，通過internet傳遞文字、圖片、音頻、視頻等信息，是一種方便快捷的交流溝通方式。時(shí)下互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)資源共享及網(wǎng)絡(luò)通訊工具的日益完善強(qiáng)大，使秘書的工作效率得以大幅度提高。辦公室文秘人員要學(xué)會(huì)利用搜索引擎查找資料、掌握必備的網(wǎng)絡(luò)通訊工具，了解基本網(wǎng)絡(luò)安全常識(shí)，高效的完成信息溝通工作。

（一）常用網(wǎng)絡(luò)通訊工具

騰訊QQ是國內(nèi)最為流行功能最強(qiáng)的即時(shí)通信（IM）軟件。

QQ支持在線聊天、即時(shí)傳送視頻、語音和文件等多種多樣的功能。

QQ還可以與移動(dòng)通訊終端、IP電話網(wǎng)、無線尋呼等多種通訊方式相連，是一種方便、實(shí)用、超高效的即時(shí)通信工具。

用戶可以通過QQ號(hào)碼電子郵箱地址登錄騰訊QQ

QQ群是騰訊公司推出的多人聊天交流服務(wù)，群主在創(chuàng)建群以后，可以邀請朋友或者有共同興趣愛好的人到一個(gè)群里面聊天。

在群內(nèi)除了聊天，騰訊還提供了群空間服務(wù)，在群空間中，用戶可以使用群BBS、相冊、共享文件等多種方式進(jìn)行交流。

飛信由中國移動(dòng)推出，不但可以免費(fèi)從PC給手機(jī)發(fā)短信，而且能夠隨時(shí)隨地與好友開始語聊，并享受超低語聊資費(fèi)。

微信是騰訊公司推出的一款快速發(fā)送文字和照片、支持多人語音對講的手機(jī)聊天軟件。用戶可以通過手機(jī)、平板、網(wǎng)頁快速發(fā)送語音、視頻、圖片和文字。

（二）網(wǎng)絡(luò)在線溝通注意安全

1.設(shè)置權(quán)限設(shè)置開機(jī)密碼，這樣保證了自己電腦的使用權(quán)限。

設(shè)置屏保密碼，當(dāng)自己有事離開電腦時(shí)使用屏保，其他人沒有密碼無法使用電腦。設(shè)置文件密碼，word、excel等辦公軟件均自帶加密功能，其他不熟悉的文件可使用RAR等壓縮軟件對文件壓縮并實(shí)行加密。

2.設(shè)置密碼設(shè)置密碼要復(fù)雜一些，最好使用字母加數(shù)字和特殊符號(hào)，不要使用與自己相關(guān)的信息作為密碼。

姓名、生日、電話、門牌號(hào)等；

完整的拼音或英文單詞，如good、beijing等等；所有的密碼都相同；

密碼記在明顯的地方

；

讓windows或者IE保存你任何形式的密碼。

3．殺毒軟件操作系統(tǒng)和防火墻、殺毒軟件，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施。一般公司下發(fā)的計(jì)算機(jī)都預(yù)先裝好殺毒軟件等，在平時(shí)的使用中，要經(jīng)常檢查殺毒軟件的工作情況，及時(shí)升級(jí)病毒庫，定期全盤掃描整個(gè)系統(tǒng)。養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習(xí)慣，要注意及時(shí)打系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒傳染，上網(wǎng)時(shí)要打開殺毒軟件實(shí)時(shí)監(jiān)控，打開防火墻，以免病毒通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入自己的電腦，隔絕病毒跟外界的聯(lián)系，防止木馬病毒盜竊資料。

4.警惕病毒大多數(shù)病毒通常以文件型病毒的形式存在，一般寄生在可執(zhí)行文件上，如后綴名為.exe、.com、.bat、.vbs、.sys等可以直接由操作系統(tǒng)加載程序運(yùn)行的文件。秘書在日常工作中，通過網(wǎng)絡(luò)收發(fā)電子郵件或通訊工具等收到文件時(shí)，特別要注意以上文件，及時(shí)使用殺毒軟件掃描檢查，無異常后方可使用。

5.文件備份經(jīng)常使用的文檔和資料不要全部放在桌面上，一旦系統(tǒng)中毒或硬盤出問題就會(huì)造成文件丟失且很難找回。秘書要養(yǎng)成將文檔和資料歸類存放的習(xí)慣，而且不能放在系統(tǒng)盤內(nèi)，同時(shí)在其他盤里隨時(shí)做好備份，防止文件資料的丟失。

第二節(jié)郵件處理和公文處理第二節(jié)郵件處理和公文處理第二節(jié)郵件處理和公文處理第二節(jié)郵件處理和公文處理一、郵件處理二、公文處理

郵件主要是指通過郵政系統(tǒng)傳遞的各類信函、報(bào)刊等實(shí)物郵件，以及電子郵件；郵件處理是指秘書在收進(jìn)和發(fā)出郵件過程中所要進(jìn)行的一系列工作。

一、郵件處理

（一）實(shí)物郵件處理

1．郵件接收程序（1）郵件簽收秘書首先要對郵件的地址、接收單位等進(jìn)行核實(shí)，查看郵件是否屬于本單位；對確認(rèn)屬于本單位的郵件要填寫郵件接收單，注明接收日期，尤其寫清楚機(jī)要郵件和經(jīng)辦人等項(xiàng)目，如有污損，應(yīng)當(dāng)面指出，可在郵件上注明“郵件收到即如此”以分清責(zé)任。

（2）郵件分揀秘書收到郵件后應(yīng)按照收件人、收件部門或信件重要性等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分揀。

（3）郵件拆封

①拆可以拆封的郵件②將信件在桌子上向左磕幾下，使里面的信紙等集中到信封的一邊，以免拆封時(shí)遭到損壞。一般用剪刀拆信封右側(cè)，如果需要拆封的信件很多，可以用自動(dòng)拆封機(jī)。

③將信封用回形針與信紙或附件等附在一起（注意不要損壞信封上面的文字、郵戳和其他標(biāo)志），以供以后查閱、佐證之需。

④取出信件里面所有東西，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致，若附有貨單、發(fā)票、支票等，也要檢查這些與信紙上提到的部分是否一致，若有不一致，應(yīng)打電話尋問，修改準(zhǔn)確；信件里的證件、現(xiàn)金等要專項(xiàng)登記和保管；若有訂購物品，應(yīng)找出訂購副本，仔細(xì)檢查物品的規(guī)格、數(shù)量等是否與訂購的一致，如果物品有質(zhì)量問題時(shí)，要及時(shí)與對方聯(lián)系。

（4）郵件轉(zhuǎn)交①交給領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)重要程度進(jìn)行整理（如，可把信件分為需緊急處理的、需會(huì)商后再?zèng)Q定如何處理的、領(lǐng)導(dǎo)可以直接簽字處理的、僅需閱覽和參考等幾種），將最重要的放在上面，及時(shí)呈送給領(lǐng)導(dǎo)。如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對信件進(jìn)行評(píng)注，即把長信中重要的地方標(biāo)明、顯示出來，或者把有用的事情記錄下來（或做一個(gè)摘要），有些還需要提供領(lǐng)導(dǎo)回信時(shí)的參考資料。

②轉(zhuǎn)交他人請接收人在簽收本上簽字，注明收到的日期，并保存好。有些信件比較重要，秘書可在粘貼條上寫上希望某人采取什么樣的行動(dòng)，必要的話還需附上有關(guān)材料或者以前的信件?？梢灾谱鳌班]件轉(zhuǎn)送單”；若信件要給多人看，可以設(shè)計(jì)一個(gè)傳閱順序提示單。日期：年月日上/下午時(shí)分致：來自：____請您參閱，閱后歸還/不必歸還給我____請閱后與__________見面，一起討論這份郵件____請閱后提供給我答復(fù)這份郵件的資料____請答復(fù)這份郵件，并給我一份答復(fù)的副本____請注明您的意見意見：___________________________________________郵件轉(zhuǎn)送單年月日序號(hào)傳閱人閱信人簽名閱信日期1市場部李明經(jīng)理2銷售部張華經(jīng)理3生產(chǎn)部劉方經(jīng)理

請簽上姓名、日期后，傳給下一個(gè)人，最后請交還秘書王麗。傳閱順序提示單

2．郵件的寄發(fā)程序（1）按照公司信函的統(tǒng)一格式和要求，將領(lǐng)導(dǎo)的授意具體化，草擬出郵件。（2）核對附件是否準(zhǔn)確齊全。（3）請領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)郵件。為避免頻繁簽發(fā)對領(lǐng)導(dǎo)工作的干擾，一般的信件可以選擇一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)方便的時(shí)間集中簽發(fā)；若領(lǐng)導(dǎo)外出，授權(quán)他人代簽信件，秘書要注意在簽名處標(biāo)記代簽字樣。

（4）組織發(fā)出的重要郵件應(yīng)留份存檔。（5）核對地址。（6）根據(jù)信件內(nèi)容的重要性和時(shí)效性選擇合適的郵寄方式，如掛號(hào)、保價(jià)、特快專遞等。

（1）平常信函和明信片不保值，時(shí)效稍慢一些，但費(fèi)用相當(dāng)?shù)土?。?）掛號(hào)信函適用于交寄相當(dāng)重要的信函、資料等。郵局在收寄時(shí)會(huì)給付收據(jù)以便查詢，安全性比普通信件高一些。3．我國郵政部門提供的普通信函服務(wù)

它是郵局承擔(dān)按照保價(jià)金額賠償責(zé)任的信函，它適用于郵寄各種有價(jià)證券和寄件人認(rèn)為重要的信件，如存折、存單、支票、提貨單、證據(jù)以及重要合同等。保價(jià)信函在郵寄時(shí)給付收據(jù)，郵局傳遞、處理時(shí)要進(jìn)行登記，投遞時(shí)收件人要簽收，安全系數(shù)高，但費(fèi)用相對高。

（3）保價(jià)信函

（4）EMS業(yè)務(wù)

全球郵政特快專遞業(yè)務(wù)，它選用最快捷的交通工具發(fā)運(yùn)并交由專人專車投遞到用戶手里?，F(xiàn)在，我國郵政系統(tǒng)在全球200多個(gè)國家和地區(qū)、國內(nèi)2000多個(gè)大中城市均辦理EMS業(yè)務(wù)，為用戶高速度、高質(zhì)量地傳遞國際、國內(nèi)緊急信件。

（二）電子郵件處理

1．撰寫及發(fā)送電子郵件（1）主題明確首先在電子郵件的“主題”欄明確標(biāo)注主題，使接收方打開郵件一目了然。其次，寫作時(shí)，主題明確，提綱挈領(lǐng)。重要和緊急郵件，可加“重要”、“緊急”字樣，并用電話提醒對方。

（2）內(nèi)容簡潔首先，發(fā)送郵件要一文一事。寫作時(shí)，要像撰寫書面信件一樣，層次清晰，講究用語，重點(diǎn)突出，簡單明了，避免長篇大論。如事情表述較復(fù)雜，可用序號(hào)標(biāo)明，分出層次；如果內(nèi)容太多，則采用附件形式發(fā)送。

（3）慎重選用郵件語言及郵件功能中文中宋體或新宋體，英文Verdana或Arial字體，字號(hào)用5號(hào)或10號(hào)最適合在線閱讀。信紙的選用要慎重。有附件時(shí)提醒收件方閱讀附件；附件較大時(shí)，最好進(jìn)行壓縮，以免占用對方信箱過多的空間。慎重選擇抄送和密送功能。

標(biāo)明發(fā)件人的姓名和身份是電子郵件溝通的基本禮節(jié)，除非是發(fā)給彼此熟悉的人，其他每封郵件都應(yīng)在結(jié)尾處簽名。

（4）要注明發(fā)送者姓名及身份2．接收與回復(fù)電子郵件（1）回復(fù)要及時(shí)秘書每天都應(yīng)查看郵箱，以保證對外溝通的及時(shí)通暢。

首先閱讀具有“高優(yōu)先級(jí)”的郵件并將其放到“todo”的郵件夾中；

之后瀏覽“精選”、“新聞”、“信息”等經(jīng)常性郵件。

確定好優(yōu)先級(jí)后，要及時(shí)處理。

對于公務(wù)郵件，一般應(yīng)在收件當(dāng)天回復(fù)，特別是一些重要、緊急的郵件，最好在兩小時(shí)之內(nèi)回復(fù)；對于一些不太重要、不太緊急的郵件可集中在一個(gè)特定的時(shí)間處理，但一般也不超過24小時(shí)。

如果涉及較難處理的問題，或郵件太多處理不過來，可先告知收件人已經(jīng)收到郵件，再擇時(shí)具體回復(fù)。當(dāng)郵件內(nèi)容相似且需要回復(fù)的信息也相似時(shí)，在不影響形象的前提下，可以使用自動(dòng)回復(fù)。自動(dòng)回復(fù)可以讓對方省卻人工回復(fù)需等待的時(shí)間。不要同時(shí)處理多封郵件，以避免混淆；為一些特定的發(fā)件人，比如老板，設(shè)置特定的背景顏色，這樣可以很容易地發(fā)現(xiàn)并首先處理他們的郵件。

（2）勤于管理自己的郵箱①把郵件按照優(yōu)先級(jí)、主題、日期、發(fā)件人及其他選項(xiàng)進(jìn)行分類，定期整理，以方便日后查找。內(nèi)容具有參考價(jià)值的郵件，將其放置在適當(dāng)?shù)泥]件文件夾存儲(chǔ)，或者打印出文檔保存；對涉及與客戶、上級(jí)溝通合作的重要郵件，要進(jìn)行完整保存；沒有什么價(jià)值的郵件，可以馬上刪除。

②在公共電腦中收發(fā)信件要注意保密，可以通過“Internet選項(xiàng)”的“常規(guī)”選項(xiàng)卡刪除文件、清除歷史記錄及刪除Cookie，也可以到“內(nèi)容”選項(xiàng)卡的“人人信息”欄進(jìn)行自動(dòng)完成設(shè)置，清除表單及密碼等。③妥善保管電子郵件地址，不要在互聯(lián)網(wǎng)論壇、聊天室等隨便泄漏。

④使用郵件的標(biāo)簽及過濾功能

很多郵件客戶端工具都有過濾功能。如果通過標(biāo)題發(fā)現(xiàn)是垃圾郵件，可以直接刪除。最好學(xué)會(huì)如何識(shí)別垃圾郵件，這樣就可以不用浪費(fèi)時(shí)間打開郵件或者感染病毒。

黨政機(jī)關(guān)公文的處理包括收文處理和發(fā)文處理。

二、公文處理

（一）收文處理程序收文處理是指社會(huì)組織在履行法定職責(zé)的過程中收受外來公務(wù)文書，從中提取有用信息，解決有關(guān)問題，處理相應(yīng)公務(wù)的過程。1.收文的接收

（1）簽收、拆封簽收是公文進(jìn)入組織內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)程序的第一道關(guān)口，事關(guān)公文能否迅速進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序并及時(shí)生效。公文的簽收及拆封處理與郵件處理相應(yīng)部分相同。

（2）收文登記指對拆封的文件的情況所作的簡要記錄。這是收文的重要環(huán)節(jié)和制度。一般要求急件隨到隨登、平件當(dāng)日到當(dāng)日登。登記順序號(hào)不留空號(hào)、不出重號(hào)；字跡工整，不隨意使用簡稱；對無標(biāo)題的收文，應(yīng)代擬出簡明、準(zhǔn)確的標(biāo)題，以標(biāo)明公文內(nèi)容，便于處理。

（3）初審《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（2012規(guī)定）：“對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由?！?.收文的處理

（1）擬辦擬辦即根據(jù)來文情況，對怎樣處理來文提出初步意見，簽注在文件處理單上，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦可以提高秘書統(tǒng)觀全局、處理問題的能力，同時(shí)也可為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省處理公文的時(shí)間和精力，充分發(fā)揮秘書的輔助作用。

擬辦所提意見要準(zhǔn)確具體，一般應(yīng)包括解決問題的方法措施、理由依據(jù)、承辦部門（人員）及時(shí)限等；如有兩種以上方案，應(yīng)將自己傾向性的意見及理由放在前面；對難以提出具體擬辦意見或?qū)λ嵋庖姏]有把握時(shí)，應(yīng)先和有關(guān)部門聯(lián)系，聽取意見和會(huì)商后再提擬辦方案；如各部門意見不一，難以協(xié)調(diào)一致，可在綜合分析的基礎(chǔ)上擬出傾向性意見，并說明理由，供領(lǐng)導(dǎo)定奪；書面難以表述清楚的，應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)面陳述擬辦設(shè)想。

（2）批辦組織領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人對公文辦理提出批示意見的決策性活動(dòng)。需要批辦的有兩類文件：一是無既定辦理方案的業(yè)務(wù)性文件；二是確需領(lǐng)導(dǎo)人行使決策權(quán)、處置權(quán)的重要文件和非常規(guī)性文書。

秘書要清楚本組織規(guī)定的領(lǐng)導(dǎo)人和各層次、各部門負(fù)責(zé)人批辦的職責(zé)與范圍，對其中全局性、政策性強(qiáng)的文件須由組織領(lǐng)導(dǎo)人親自批辦。其他的則可按照分工，請其他負(fù)責(zé)人批辦其職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)業(yè)務(wù)性文件與行政事務(wù)性文件?？傊貢殗?yán)格控制批辦范圍，請合適的領(lǐng)導(dǎo)人批辦，既不越權(quán)，也不浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間精力。

（3）承辦

秘書及有關(guān)工作人員按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見，具體辦理和解決其內(nèi)容所針對的事務(wù)和問題的活動(dòng)。承辦可分為實(shí)質(zhì)性承辦和程序性承辦，秘書多為程序性辦理，即轉(zhuǎn)交其他部門辦理，中樞環(huán)節(jié)秘書控制，職能部門和業(yè)務(wù)部門是實(shí)質(zhì)性辦理。秘書主要根據(jù)文件來源和文件內(nèi)容采取相應(yīng)的辦理方法。

（1）組織傳閱一些非承辦性文件、特別重要的指導(dǎo)性文件、有關(guān)會(huì)議類文件或一些絕密性刊物有時(shí)需秘書將其在多部門或多位負(fù)責(zé)人之間傳遞，使之得到有效地閱知和處理。傳閱的方式有分送、專人送傳、集中傳閱三種。通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳閱要特別注意接收途徑的安全保密性。

傳閱過程要注意先后，主要領(lǐng)導(dǎo)、主管部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)優(yōu)先閱讀。一般情況傳閱文件應(yīng)附上文件傳閱登記單，每個(gè)傳閱對象閱文后均應(yīng)簽上姓名和閱文時(shí)間，以防出現(xiàn)遺漏和責(zé)任不清的情況。秘書要選擇正確的傳閱方法（M代表秘書，L代表領(lǐng)導(dǎo)），監(jiān)督傳閱過程，防止文件阻滯或丟失。輪輻式傳閱接力式傳閱√×文件傳閱的方法

（2）催辦即根據(jù)承辦時(shí)限和內(nèi)容要求對所辦理事情的檢查和督促?？煞譃閷?nèi)催辦和對外催辦。對內(nèi)催辦，即由本單位的秘書對各承辦部門（人員）公文承辦過程進(jìn)行督促檢查；對外催辦，即由發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部承辦公文的部門或人員，對于自身發(fā)文在有關(guān)收文機(jī)關(guān)具體辦理的情況進(jìn)行了解、檢查和督促。緊急公文或重要公文應(yīng)由專人負(fù)責(zé)催辦。4.收文的辦結(jié)（1）注辦是指秘書部門經(jīng)辦人員在公文處理單的“辦理結(jié)果”（或“承辦情況”）欄或版頭空白處簽注公文承辦情況和結(jié)果，以備忘待查。

發(fā)文承辦的，要注明其是否辦復(fù)（需答復(fù)的公文，辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并要根據(jù)需要告知相關(guān)單位），復(fù)文號(hào)及復(fù)文日期。

會(huì)議承辦的，要注明會(huì)議名稱、與會(huì)范圍、決議與結(jié)果。電話或當(dāng)面解決時(shí)，要注明時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)人員與主要內(nèi)容等，并標(biāo)注承辦人姓名。

要傳閱承辦的，應(yīng)注明主要閱件人姓名和日期；通過現(xiàn)場辦公解決的，應(yīng)注明時(shí)間、地點(diǎn)、參加者、解決問題的方法、措施與結(jié)果。

（2）清理辦理完畢的公文，視實(shí)際情況，按文書處理工作要求或暫存、或清退、或銷毀。（3）立卷歸檔清理工作中確定的有保存價(jià)值的公文，要整理歸卷，然后定期向檔案部門移交。（二）發(fā)文處理程序

發(fā)文處理是指各類社會(huì)組織為履行其法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，推動(dòng)實(shí)際工作有效進(jìn)行而制發(fā)公務(wù)文書的過程。

1.發(fā)文文稿的形成（1）擬稿指秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或承辦部門負(fù)責(zé)人的意圖，收集相關(guān)信息，了解情況，構(gòu)思并撰寫文書的工作。

（2）會(huì)商當(dāng)文書內(nèi)容涉及其他不相隸屬（含同級(jí)）組織或部門的職權(quán)范圍時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)依法同其協(xié)商并征得同意或配合。會(huì)商要準(zhǔn)確掌握會(huì)商范圍；注意采取書面協(xié)商、座談協(xié)商等多種協(xié)商方式；協(xié)商未果，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)上級(jí)組織（或本單位領(lǐng)導(dǎo)）反映情況，請求指示，未獲準(zhǔn)許不得按自己的意見向下行文；協(xié)商取得一致意見后，應(yīng)由會(huì)商單位或部門的責(zé)任者在“發(fā)文稿紙”有關(guān)欄目中簽注意見、姓名和時(shí)間。（3）審核

也稱核稿，公文草稿在簽發(fā)之前需由部門負(fù)責(zé)人或秘書人員進(jìn)行全面核查與修正。核稿范圍要全面，重點(diǎn)把好三關(guān)，即：政策關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)。

審核是發(fā)文的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通常有初審、復(fù)審、三審。

（4）簽發(fā)由對公文負(fù)有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)審核后的文稿決定是否發(fā)出，批注“發(fā)”、“印發(fā)”、或“急發(fā)”等意見，并簽署姓名及日期。公文草稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，具備正式公文的效用，成為繕印正式文本的標(biāo)準(zhǔn)稿本。

（1）注發(fā)在簽發(fā)之后由秘書人員在定稿上批注繕印要求，將簽發(fā)意見具體化、技術(shù)化，為公文制作過程確立具體的程序與標(biāo)準(zhǔn)的工作環(huán)節(jié)。

（2）繕印指對定稿進(jìn)行謄抄、印刷制作供正式發(fā)出的公文的過程?？樣〕龅奈募姓尽⒏北竞痛姹?，正本供正式外發(fā)；副本是根據(jù)正本另行復(fù)制的文本，用來代替正本供傳閱、參考和備查；存本是正本的留查樣本，發(fā)文機(jī)關(guān)留存的，存本不用印。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印刷。

（3）校對繕印出的首份應(yīng)根據(jù)定稿進(jìn)行校對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正，確保各方面都準(zhǔn)確無誤后，才完成所需份數(shù)的印制。公文校對的方法主要有對校法、折校法、讀校法。

（4）用印與簽署公文正本印制完成后，由文書人員用印或領(lǐng)導(dǎo)親筆簽署，公文生效。用印應(yīng)注意，以誰的名義投改用誰的印，聯(lián)合行文加印格式參照GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》相應(yīng)要求執(zhí)行。

3.公文的傳遞（1）登記登記是對生效后的公文的發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)的詳細(xì)記載。發(fā)文日期發(fā)文字號(hào)密級(jí)文件標(biāo)題收文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)存檔份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人附件備注發(fā)文登記簿

（2）分裝指秘書人員將制作完畢并已完成登記的公文進(jìn)行裝訂、揀配和封裝的工作。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，保證不掉頁，并注意按領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見和審核要求揀配公文，裝訂、裝好封套并按要求寫好地址、郵編等內(nèi)容。

指核查并發(fā)出分裝好的公文。核查時(shí)要注意清查文件份數(shù)、有無附件及附件數(shù)量、是否用了印、封套與文件內(nèi)的受文對象是否一致等，一切都準(zhǔn)確無誤后再發(fā)出。

（3）核發(fā)

公文的發(fā)出途徑一般是郵寄、機(jī)要傳遞、直接送達(dá)三種。

公文傳遞安全保密、完整準(zhǔn)確、迅速及時(shí)。指秘書要將發(fā)文辦理過程中領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（會(huì)簽）定稿的文稿原件、發(fā)文正本、重要公文的歷次修改稿妥善保管，并立卷歸檔。

4.公文的立卷歸檔

第三節(jié)印信管理和名片管理第三節(jié)印信管理和名片管理第三節(jié)印信管理和名片管理第三節(jié)印信管理和名片管理一、印信管理二、名片管理一、印信管理（一）印章管理1．印章印章是國家行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體職權(quán)的重要憑證。

中國農(nóng)民制造史上最牛公章

印章具有標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用和辨?zhèn)巫饔谩?/p>

標(biāo)志作用只有得到法律認(rèn)可的機(jī)構(gòu)或人員（亦具有法人資格）才備有印章，并在印章上以印文的形式標(biāo)明其法定名稱（全稱），對外聯(lián)系工作就以印章作為標(biāo)志。另外，印章還表現(xiàn)為密封的標(biāo)志。

權(quán)威作用人們習(xí)慣把“印把子”比作權(quán)力的象征。這是法律賦予的權(quán)力，具有相當(dāng)?shù)臋?quán)威性。

法律作用公文只有加蓋印章才產(chǎn)生法定權(quán)威效用，任何公文信函若沒有印章，就不能代表機(jī)關(guān)，也就無法生效（但會(huì)議紀(jì)要除外，會(huì)議紀(jì)要無須加蓋印章），只有用印后才具有法律效力，在刑事訴訟和民事訴訟中負(fù)有法律責(zé)任和法律義務(wù)。

辨?zhèn)巫饔猛ㄟ^印章可以鑒別各種偽造憑證。各種文件、證件上如果沒有印章，當(dāng)然就是偽造的；如果有印章，也可以通過印章的式樣、字體、圖案等方面進(jìn)行鑒別，判明文件真?zhèn)?。真?zhèn)?/p>

印章按質(zhì)料分鋼印木印塑料印膠皮印萬次印

公章公章對外正式代表組織的印章。

印章按性質(zhì)分

套印章

印刷單位經(jīng)受權(quán)制版而成，用于印制大量文件，與正式印章具有同樣效力。

不同組織和級(jí)別的公章其形狀、圖案和大小都有相關(guān)規(guī)定

公章的形狀古代官印正方；現(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位為正圓形；其他公務(wù)有長方、三角、橢圓；領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般為方形?？h以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢查院、駐外使館的公章中心部位刊有國徽；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章刊有五角星圖案。

公章的圖案

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的工作部門以及基層單位所設(shè)的工作部門，確因工作需要，必須印制的印章，直徑為4厘米。

公章的大小國務(wù)院公章，直徑６厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4.5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位一律為4.2厘米（包括邊框）。

職銜簽字章是為領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)而刻制的個(gè)人名章，其作用是代替領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽字，與領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽字具有同等效力。

職銜簽字章一般有三種形式

一是按領(lǐng)導(dǎo)人親筆書寫的姓名字樣刻制，用于重要憑證時(shí)的簽字

二是用普通字體刻制，用于一般性簽字

三是電子簽名章，多用于電子商務(wù)領(lǐng)域

專用章是機(jī)關(guān)或單位為開展某一類特定工作而開展專門刻制的印章，款式應(yīng)與正式印章有區(qū)別。專用印章除刊單位名稱之外，還應(yīng)刊有XX專用章字樣。如密封章、收發(fā)章、財(cái)務(wù)專用章、資料專用章、物資專用章、圖書館藏書章等。

收發(fā)章是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的收發(fā)室收發(fā)文件過程中使用的專門印章。校對章是公司或者商檢機(jī)構(gòu)在對所鑒發(fā)文件和單證的訛誤、紕繆之處更改時(shí),作甄別證明所用的印章,是商檢機(jī)構(gòu)專用章的一種。

２．對印章的管理和使用

（1）印章要有專人管理

秘書通常負(fù)責(zé)保管單位公章、部門章、領(lǐng)導(dǎo)銜職簽字章。（2）印章存放要安全可靠，一般應(yīng)存放在保險(xiǎn)箱或加鎖的抽屜里。（3）用印之前要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（3）用印之前要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

（4）所用印章和文件內(nèi)容相吻合使用的印章要和文件的內(nèi)容一致。如對外正式代表組織的一般公務(wù)不能使用黨委印章；內(nèi)部職能部門行文不宜使用組織對外的印章。特別是兩塊或多塊牌子、一套人馬的單位更要注意用印的規(guī)范性。

（5）用印要登記相關(guān)人員在使用印章之前，首先要填寫用印登記表，詳細(xì)填寫相關(guān)信息。

（6）臨印要監(jiān)督秘書人員要對用印全過程進(jìn)行監(jiān)控，用印的具體事項(xiàng)和用印次數(shù)要和用印登記表相吻合；一般不能出借印章，在失去監(jiān)控的情況下，用印人可能將印章用于其他用途，從而給組織帶來不利影響。

（7）用印要規(guī)范普通公章蓋章時(shí)要求“騎年壓月”，即印章的邊緣應(yīng)該壓住落款中的年份和月份；騎縫章要求公章要均勻蓋壓在兩頁可折疊紙的中縫上

蓋印要端正、清楚，蓋印的具體位置要視印章的情況和發(fā)文機(jī)關(guān)的多少而定。

３．印章的刻制與啟用

（1）印章的刻制無論刻制哪一級(jí)單位的印章，都要有上一級(jí)主管單位的正式公文。得到上級(jí)單位的批準(zhǔn)后，由印章的制發(fā)單位開具公函，附上章樣到所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，由公安部門指定專門的刻字單位承擔(dān)印章的刻任務(wù)。

公章刻制后不可隨意啟用，必須選定啟用日期，提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用通知，附上“印?！?。還應(yīng)填寫“印?？ā保皇絻煞?，一份留存，一份交上級(jí)機(jī)關(guān)備查。辦妥手續(xù)之后，到了規(guī)定日期，方可啟用生效。（2）頒發(fā)與啟用

為安全起見，取公章應(yīng)實(shí)行雙人同行制；取回公章后，立即交辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗(yàn)，指定專人管；使用單位啟用新刻制的公章時(shí)，要將印模和啟用日期報(bào)送級(jí)主管部門。上級(jí)主管部門和使用單位都要把印模和啟用日期的材料立卷歸檔，永久保存。

４．印章的停用與繳銷因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱改變或公章?lián)p壞需啟用新公章而停止使用舊公章時(shí)，在新公章啟用后，同時(shí)將舊公章送繳，制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀。自行銷毀的，經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn)方可。屬于機(jī)構(gòu)撤銷的，應(yīng)在撤銷決定下達(dá)之日起，停止使用公章并繳銷。公章送繳要有手續(xù)，銷毀舊公章要登記造冊，要經(jīng)上司批準(zhǔn)，要有兩人監(jiān)督。（二）介紹信

介紹信是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位派人到其他單位聯(lián)系工作、了解情況或參加各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)用的函件。

介紹信篇幅短小，內(nèi)容一目了然，格式固定，主要作用是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，為證明被介紹人身份，使對方能夠予以信任并配合辦理事務(wù)。

（1）普通介紹信普通介紹信可用于各種場合。多人同時(shí)使用時(shí)，可只寫主要持信人姓名，同時(shí)應(yīng)寫明人數(shù)。1．介紹信的形式______負(fù)責(zé)同志：

茲介紹等位同志前往你處辦理事宜，請接洽并予協(xié)助。此致敬禮?。ㄓ行?0天）××市××局（章）年月日介紹信

（2）帶存根的介紹信一般分為上下（或左右）兩欄，中間用針孔虛線分開，上（左）欄為存根，留作備查，下（右）欄為正式聯(lián)，作為對外介紹情況或證明之用。

（3）專用介紹信又稱信函式介紹信，只能用于某一項(xiàng)專門工作，如黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信、工作調(diào)轉(zhuǎn)介紹信等。開具這類介紹信要求敘事清楚，語氣溫和。

（4）證明信 證明信是持有者用以證明自己身份、經(jīng)歷或某事真實(shí)性的一種憑證。

（1）介紹信要像公章一樣，由專人保管，安全存放。（2）需開介紹者，要先向本單位的領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，秘書方可開出介紹信。（3）填寫介紹信要用毛筆或黑色的鋼筆、簽字筆，禁止使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水。

用信申請領(lǐng)導(dǎo)審批秘書開介紹信蓋印用信登記

2．介紹信的使用及管理

（1）介紹信要像公章一樣，由專人保管，安全存放。（2）需開介紹者，要先向本單位的領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，秘書方可開出介紹信。（3）填寫介紹信要用毛筆或黑色的鋼筆、簽字筆，禁止使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水。

（4）介紹信內(nèi)容要具體明確，內(nèi)容填寫應(yīng)真實(shí)、清楚。持信人的姓名和身份必須真實(shí)，不可為達(dá)某一目的而隨意提高持信人的地位和身份。（5）書寫要工整，字跡清楚，不能隨意涂改或涂沫，如有寫錯(cuò)的地方，需在修改處加蓋更正章，否則視為無效。另外，注意在日期處和存根騎縫處加蓋公章，并要填寫有效期限。

（6）一般情況下，不得開具空白介紹信。確有特殊情況的，需報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)審批，并請用信者在存根欄寫明用途等相關(guān)內(nèi)容。（7）秘書開完介紹信交給需用人后，應(yīng)填寫《用信登記表》。序號(hào)用信日期事由持信人簽批人介紹信編號(hào)頁數(shù)用信登記表

（8）持信人不能將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用。秘書要及時(shí)向用信者了解介紹信的使用情況，如介紹信有剩余需及時(shí)收回。介紹信存根妥善保管，一般至少保存三年。要銷毀介紹信存根，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。管理管理管理管理

名片名片名片名片

名片是印有個(gè)人的姓名、職務(wù)、所屬單位或公司名稱及各種聯(lián)系方法的紙片。交換名片是彼此向?qū)Ψ浇榻B自己的一種快而有效的方法，也是提升自我形象、塑造和加強(qiáng)對外公關(guān)形象的一個(gè)重要工具。一個(gè)單位或企業(yè)，應(yīng)注意和加強(qiáng)名片管理。

（一）名片的印制及管理

1．為使組織名片統(tǒng)一規(guī)范，一般由行政部負(fù)責(zé)依據(jù)組織形象統(tǒng)一設(shè)計(jì)并印制名片，個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自印制。

2．組織在職成員因工作需要使用名片，應(yīng)事先填寫《名片印制申請單》，提交部門負(fù)責(zé)人及行政、人事部門審批后方可由秘書為申請人安排印制名片。秘書要嚴(yán)格檢查名片職務(wù)、職稱是否相符，名片英文使用是否符合國際慣例和規(guī)范要求等，確認(rèn)無誤后，留底存檔，再送印。

部門姓名職務(wù)申請事由申請盒數(shù)打印內(nèi)容職務(wù)聯(lián)系方式電子郵箱聯(lián)系地址特殊要求部門主管申核行政主管復(fù)核采購管理部接單確認(rèn)名片印制申請單

3．因工作需要確實(shí)需要對名片內(nèi)容作特殊處理的職員，必須在申請單中的“特殊要求”欄中寫明特殊要求及原因，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可印制。4．名片印制完成后，秘書應(yīng)及時(shí)通知領(lǐng)用人領(lǐng)取并予以登記，領(lǐng)用人要在《名片領(lǐng)用登記表》上簽字后方可領(lǐng)取并使用。5．職員因職位或手機(jī)號(hào)碼等聯(lián)系方式發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按新情況申請更換新名片，舊版名片交由行政部回收處理。日期部門數(shù)量領(lǐng)用人簽名金額名片領(lǐng)用登記表

（二）名片的使用

1．名片只能用于與工作相關(guān)的場合，不可濫用

2．使用名片要注意禮儀例如：名片要保持清潔、平整，不可放在褲兜里；下級(jí)、訪問方或先被介紹方先遞名片；遞名片時(shí)，應(yīng)說些“請多關(guān)照”、“請多指教”之類的寒喧語；接收名片時(shí)應(yīng)起身、雙手接過，并看一遍對方姓名、職務(wù)等等。

3．職員在工作過程中收到的公務(wù)、客戶名片應(yīng)資源共享，不得據(jù)為已有。4．職員離任、離崗或離職時(shí)，應(yīng)全數(shù)交回未使用完的名片，交回的名片由行政部統(tǒng)一回收、登記和銷毀。

第四節(jié)車輛管理第四節(jié)車輛管理第四節(jié)車輛管理第四節(jié)車輛管理一、車輛的調(diào)度二、車輛的購置與標(biāo)準(zhǔn)三、車輛管理制度的制定四、常用車輛管理表