會(huì)議室場(chǎng)地管理制度

會(huì)議室場(chǎng)地管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議室的使用與管理，特制定本會(huì)議室場(chǎng)地管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議室使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.合理分配會(huì)議室資源，降低會(huì)議成本，提高會(huì)議室利用率。

3.保障會(huì)議設(shè)施設(shè)備完好，提升會(huì)議質(zhì)量。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.本制度適用于會(huì)議室的預(yù)訂、使用、管理及維護(hù)。

三、原則

1.公平公正：會(huì)議室資源分配遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保各部門(mén)、各項(xiàng)目的需求得到合理滿(mǎn)足。

2.效率優(yōu)先：以提高會(huì)議效率為核心，簡(jiǎn)化會(huì)議流程，縮短會(huì)議時(shí)間。

3.環(huán)保節(jié)約：提倡綠色會(huì)議，減少會(huì)議資源浪費(fèi)，降低會(huì)議成本。

四、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開(kāi)、主持及會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、管理及設(shè)施設(shè)備維護(hù)。

3.與會(huì)人員：積極參與會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議。

五、制度修訂

本會(huì)議室場(chǎng)地管理制度可根據(jù)公司發(fā)展及實(shí)際需求進(jìn)行修訂，修訂方案由會(huì)議室管理員提出，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

六、制度執(zhí)行

1.各部門(mén)及員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本會(huì)議室場(chǎng)地管理制度，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的管理，定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)議室的正常使用。

本章節(jié)旨在明確會(huì)議室場(chǎng)地管理制度的目的、適用范圍、原則、責(zé)任主體及制度修訂和執(zhí)行要求，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供總體指導(dǎo)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議的預(yù)訂、召開(kāi)、進(jìn)行及結(jié)束等流程。

一、會(huì)議預(yù)訂

1.預(yù)訂途徑：會(huì)議組織者通過(guò)公司內(nèi)部會(huì)議預(yù)訂系統(tǒng)提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)間：會(huì)議組織者需至少提前三個(gè)工作日預(yù)訂會(huì)議室，以便管理員進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。

3.預(yù)訂信息：會(huì)議組織者需提供以下信息：（1）會(huì)議主題；（2）會(huì)議時(shí)間；（3）會(huì)議地點(diǎn)；（4）參會(huì)人員；（5）會(huì)議所需設(shè)備。

4.預(yù)訂確認(rèn)：會(huì)議室管理員收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并通過(guò)郵件或系統(tǒng)通知會(huì)議組織者。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少兩天，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.會(huì)議通知可通過(guò)郵件、企業(yè)微信、短信等多種形式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)了解會(huì)議信息。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

2.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程及預(yù)期目標(biāo)。

3.會(huì)議期間，會(huì)議組織者應(yīng)控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，不隨意打斷他人發(fā)言。

2.會(huì)議記錄：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議期間，如需使用投影儀、音響等設(shè)備，會(huì)議組織者應(yīng)提前與會(huì)議室管理員聯(lián)系，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，明確下一步行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任主體。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，并發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注會(huì)議決策的落實(shí)情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行跟蹤、催辦。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)階段，旨在為會(huì)議組織者、與會(huì)人員及會(huì)議室管理員提供明確的操作指導(dǎo)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，本章將重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、跟蹤落實(shí)及反饋等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

一、會(huì)議紀(jì)要整理

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括但不限于：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)，便于理解和執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，會(huì)議組織者應(yīng)將初稿發(fā)送給與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。

二、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)審核確認(rèn)后，由會(huì)議組織者通過(guò)郵件、企業(yè)微信等渠道發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布范圍應(yīng)包括所有與會(huì)人員及與會(huì)議決策相關(guān)的部門(mén)。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，如有修改或補(bǔ)充，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員。

三、會(huì)議決策跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，明確每項(xiàng)決策的責(zé)任主體、完成時(shí)限等。

2.會(huì)議組織者定期檢查會(huì)議決策的落實(shí)情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行跟蹤、催辦。

3.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成會(huì)議決策相關(guān)工作，并及時(shí)向會(huì)議組織者反饋進(jìn)展情況。

四、會(huì)議紀(jì)要反饋與評(píng)估

1.與會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)在收到會(huì)議紀(jì)要后，如有疑問(wèn)或建議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議組織者反饋。

2.會(huì)議組織者根據(jù)反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整，確保會(huì)議決策的準(zhǔn)確性和可行性。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)方向。

五、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議組織者進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，便于管理和檢索。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在確保會(huì)議決策的執(zhí)行力度，提高公司內(nèi)部管理水平，推動(dòng)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障會(huì)議室資源的高效利用，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定，包括會(huì)議室的使用、維護(hù)、清潔及安全等方面。

一、會(huì)議室使用規(guī)定

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循預(yù)訂優(yōu)先原則，未經(jīng)預(yù)訂的會(huì)議室不得擅自使用。

2.會(huì)議組織者應(yīng)在預(yù)訂時(shí)間內(nèi)使用會(huì)議室，如需提前或延時(shí)，需提前與會(huì)議室管理員溝通。

3.會(huì)議室使用期間，與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備，遵守會(huì)議室使用規(guī)范。

4.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室整潔。

二、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并通知會(huì)議組織者。

3.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)對(duì)所需設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

4.會(huì)議室管理員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保養(yǎng)，包括但不限于空調(diào)、照明、音響等設(shè)備的維護(hù)。

三、會(huì)議室清潔衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.清潔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行，避免影響下一場(chǎng)會(huì)議的使用。

3.清潔人員應(yīng)嚴(yán)格按照清潔規(guī)范操作，保持會(huì)議室整潔、衛(wèi)生。

四、會(huì)議室安全措施

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，如消防器材、安全出口等。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室期間，應(yīng)確保會(huì)議室的安全通道暢通，避免發(fā)生安全事故。

3.會(huì)議室應(yīng)配備必要的急救藥品及設(shè)備，以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

4.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，聽(tīng)從會(huì)議組織者或會(huì)議室管理員的指揮，迅速疏散。

本章針對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為會(huì)議室管理員、會(huì)議組織者及與會(huì)人員提供明確的指導(dǎo)和要求，確保會(huì)議室的高效利用和良好環(huán)境。

第五章附則

為確保會(huì)議室場(chǎng)地管理制度的實(shí)施效果，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有修訂，將及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和員工。

三、各部門(mén)應(yīng)結(jié)合本制度，制定具體的實(shí)施細(xì)則，并報(bào)公司審批后執(zhí)行。

四、違反本制