公司印章使用流程與管理制度

公司印章使用流程與管理制度第一章總則為加強(qiáng)公司印章的管理與使用，確保印章的安全性、有效性及合法性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)公司法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。印章作為公司法律行為的必要工具，其使用和管理對(duì)于公司的合規(guī)經(jīng)營(yíng)、風(fēng)險(xiǎn)控制具有重要意義。第二章適用范圍本制度適用于公司所有印章的使用、管理和監(jiān)督，涵蓋以下印章類別：1.公司法人章2.財(cái)務(wù)章3.合同章4.其他各類專用印章（如發(fā)票章、授權(quán)章等）第三章目標(biāo)本制度旨在：1.確保印章使用的合法合規(guī)，防范不當(dāng)使用帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.規(guī)范印章的管理流程，提高工作效率。3.保障印章的安全性，防止遺失、被盜或被濫用。4.建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保印章管理工作的落實(shí)。第四章印章管理職責(zé)1.印章管理部門：指定專門部門（如綜合管理部）負(fù)責(zé)公司印章的管理，具體職責(zé)包括印章的保管、使用記錄、印章的制作與銷毀等。2.使用部門：各使用部門需指定印章使用負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門印章的申請(qǐng)、使用及歸還工作。3.審批流程：所有印章的使用須經(jīng)過相關(guān)審批程序，確保合法合規(guī)。第五章印章使用流程第1節(jié)申請(qǐng)使用印章1.申請(qǐng)人提交申請(qǐng)：使用印章前，申請(qǐng)人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)文件（如合同、協(xié)議等）。2.部門審核：申請(qǐng)人所在部門的印章使用負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保申請(qǐng)合理、必要。3.審批流程：審核通過后，需由部門負(fù)責(zé)人簽字，最后由印章管理部門負(fù)責(zé)人審批。第2節(jié)印章使用1.領(lǐng)取印章：經(jīng)審批后，申請(qǐng)人可到印章管理部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取時(shí)需填寫《印章領(lǐng)取登記表》，登記內(nèi)容包括領(lǐng)取人姓名、部門、用途等信息。2.印章使用要求：使用印章時(shí)，應(yīng)確保文件的合法性與合規(guī)性。印章使用后，應(yīng)立即歸還印章，不得擅自留存。使用過程中，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告印章管理部門。第3節(jié)印章歸還1.歸還流程：使用完畢后，申請(qǐng)人需將印章及時(shí)歸還至印章管理部門，并填寫《印章歸還登記表》。2.檢查與確認(rèn)：印章管理部門對(duì)歸還印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)無損壞后，方可結(jié)束歸還流程。第六章印章的保管與安全1.保管措施：印章應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜中，非管理人員不得隨意接觸。2.定期檢查：印章管理部門應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章的完整性與安全性。3.發(fā)生異常情況：如發(fā)現(xiàn)印章遺失或被盜，須立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如重新申請(qǐng)印章、備案等。第七章印章的制作與銷毀第1節(jié)印章的制作1.申請(qǐng)制作：需制作新的印章時(shí)，相關(guān)部門需填寫《印章制作申請(qǐng)表》，并附上批準(zhǔn)文件。2.審批流程：印章管理部門審核后，將申請(qǐng)轉(zhuǎn)交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，審查通過后方可進(jìn)行制作。第2節(jié)印章的銷毀1.銷毀申請(qǐng)：如需銷毀不再使用的印章，需填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)證明材料。2.審批與實(shí)施：印章管理部門審核后，由法務(wù)部門進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行銷毀，并需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)見證。3.銷毀記錄：銷毀后，需填寫《印章銷毀記錄表》，詳細(xì)記錄銷毀過程，并由現(xiàn)場(chǎng)見證人員簽字確認(rèn)。第八章監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制1.定期審計(jì)：公司應(yīng)定期對(duì)印章的使用和管理進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，確保制度的有效實(shí)施，并提出改進(jìn)建議。2.反饋機(jī)制：各部門可針對(duì)印章管理制度的實(shí)施情況，定期向印章管理部門反饋使用情況和存在的問題。3.違規(guī)處理：若發(fā)現(xiàn)印章使用不當(dāng)或管理不善的情況，相關(guān)責(zé)任人將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包括但不限于警告、罰款、解雇等。第九章附則1.解釋權(quán)：本制度由印章管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效。3.修訂流程：若需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，需由印章管理部門提出修訂建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施。---以上為公司印章使用流