淺析民辦高校X學院采購成本控制

目錄TOC\o"1-2"\h\z\u摘要 1ABSTRACT 2一、基本理論綜述 3（一）民辦高校的含義及特點 3（二）采購成本的含義及類型 3（三）民辦高校采購特點及模式方式 4二、X學院采購成本控制現(xiàn)狀 5（一）X學院概況 5（二）X學院的采購成本控制現(xiàn)狀 6三、X學院采購成本控制存在的問題及分析 8（一）X學院采購原材料成本控制方法欠缺 8（二）X學院采購計劃制定人員欠缺 9（三）X學院部門分離工作不到位 9（四）X學院采購人員相關(guān)素質(zhì)有所欠缺 10四、X學院采購成本控制改進建議 10（一）建立原材料采購成本控制方案 10（二）確立采購計劃制定人員 11（三）實行部門分離制度 11（四）招聘更加專業(yè)的職員和開設(shè)培訓課程 11參考文獻 13淺析民辦高校X學院采購成本控制摘要“自收自支，自主辦學，自負盈虧”是民辦高校的辦學原則，資金來源主要靠學費收入和自籌資金，政府基本沒有投入，民辦高校在激烈的市場競爭中，面臨著巨大資金鏈的嚴重考驗。本文介紹了民辦高校、采購成本、民辦高校采購特點、方式的基本概念，分析采購成本控制中存在的問題，以X學院為例從采購原材料成本控制方法、采購成本控制制度、人員素質(zhì)方面提出了相應的改進方案，控制采購成本緩解資金壓力，讓民辦高校能更好地發(fā)展。關(guān)鍵詞：民辦高校；采購成本；采購成本控制

AnalysisonProcurementCostControlofXPrivateCollegeAbstract"Toraise,runindependently,self-financing"isaprincipleofprivatecolleges,sourceoffundsdependmainlyontuitionrevenueandself-raisedfunds,basicnogovernmentinvestment,privatecollegesinthefiercemarketcompetition,facingaserioustestofhugecapitalchain.Privatecollegeswereintroducedinthispaper,thewayofpurchasingcost,privatecollegespurchasecharacteristics,basicconcepts,analysisofproblemsexistingintheprocurementcostcontrol,withXcollegeasanexamplefromtheprocurementcostcontrolmethod,theprocurementcostcontrolsystem,thepersonnelqualityaspectputsforwardthecorrespondingimprovementprogram,alleviatethepressureofthecapital,fromtheaspectsof"throttling"forprivatecollegestobetterdevelopment.Keywords:Privatecolleges;Procurementcosts;Costcontrolofprocurement基本理論綜述民辦高校的含義及特點民辦高校的含義按照《民辦教育促進法》的規(guī)定，民辦高?？梢远x為國家機構(gòu)以外的社會組織或者個人利用非國家財政性經(jīng)費面向社會舉辦的普通高等學校。[1]公民個人、社會團體、企業(yè)事業(yè)組織及其他社會組織利用非國家財政性教育經(jīng)費，面向社會開辦的高等學校及其他教育機構(gòu)屬于民辦高校，專科和本科是其辦學的兩個層次。社會力量舉辦實施義務(wù)教育的教育機構(gòu)作為國家實施義務(wù)教育的補充是國家所鼓勵的。我國對社會力量舉辦高等教育機構(gòu)控制嚴格，實行辦學許可證制度來控制社會力量辦學。按照規(guī)定的審批權(quán)限，教育機構(gòu)要各級教育行政部門批準設(shè)立才能發(fā)辦學許可證。民辦高校的辦學特點首先，民辦高校和企業(yè)的不同之處是民辦高校的公益性，民辦高校辦學具有非商業(yè)投機性、社會效益外溢性，所提供的教育服務(wù)與商品交易不同，民辦高校不同于以營利為目的的企業(yè)組織，民辦高校不以獲取利潤為目的、而以教書育人為宗旨，具有公益性；其次，民辦高校和公辦高校的不同之處是民辦高校的非政府性，民辦高校由辦學合作方承擔或以民辦機制共同籌措所需的資金投入及其他相關(guān)支出，“自收自支，自主辦學，自負盈虧”是民辦高校的辦學原則，資金來源主要靠學費收入和自籌資金，政府基本上沒有投入。采購成本的含義及類型采購成本的含義采購成本指原材料的采購成本和與采購原材料部件相關(guān)的物流費用，包括采購計劃制訂人員的管理費用、采購人員管理費用等。[2]采購成本的類型一是直接采購成本：如果發(fā)生時應該由某種材料負擔的費用能直接確認，那么該種費用發(fā)生后直接記入各種材料的采購成本。二是共同采購成本：指采購費用應該由多種材料一起負擔的，應按一定標準分配將該種費用發(fā)生后記入各種材料的采購成本，采購數(shù)量和價格是主要分配標準。民辦高校采購特點及模式方式民辦高校采購特點集中采購是民辦高校的主要采購方式，輔助采購方式是部門零星采購。這是以采購物資的金額大小來劃分的該項原則。民辦高校物資采購和公辦院校不同,民辦高校的經(jīng)費投入是獨立的,政府采購的范疇不包括民辦高校的集中采購,民辦高校集中采購金額較大項目的時候一般采用的都是競爭性談判采購、詢價采購、招投標采購的方式；在采購金額較小的項目之時，采用其中的部門零星采購方式來進行采購是物資使用部門通常使用的方式。民辦高校與公辦高校不同：首先，民辦高校采購設(shè)備市場性更高；學生的“實戰(zhàn)能力”較公辦高校來講，民辦高校更加注重。民辦高校培養(yǎng)實踐型人才比公辦高校更多，所以只有很少的科研類，基礎(chǔ)教學占大部分，市場流行的設(shè)備也就和民辦高校更加契合。其次，民辦高校不存在政府采購；因為民辦高校資金來源沒有財政資金支持，沒有社會力量的捐助，資金壓力非常大，與公辦高校資金來源大相徑庭。因為民辦高校資金的原因，公辦高校的年度預算制并參照其進行采購在民辦高校中沒有實行，一事一議，一個項目一審批，采購審批制度在民辦高校里面更加像是企業(yè)里面的審批制度。最后，民辦高校采購模式和方式運用更靈活；[3]民辦高校不用不用擔心政府采購的一系列后遺癥，因為《政府采購法》等此類法律法規(guī)不對民辦高校進行約束，在采購模式和方式上選擇更加靈活，可以更加結(jié)合自身實際來制定采購流程和相關(guān)管理規(guī)定，采購周期和采購效率較公辦高校更加有保障。民辦高校采購模式民辦高校采購模式有以下四種，或者是其中幾種混合使用。分散采購，分散采購在本文中的概念是由民辦高校二級部門或民辦高校二級學院自行進行采購的一種采購模式。集中采購，集中采購在本文中是相對于分散采購來講的，要么是學校的不同部門，要么是學校二級學院統(tǒng)一來讓采購部門進行的集中采購模式。聯(lián)盟采購，聯(lián)盟采購在本文中的概念是利用規(guī)模優(yōu)勢，由一定數(shù)量的民辦高校聯(lián)合成立采購聯(lián)盟，從而將各學校分散、量小的采購項目都集中起來并形成大型采購項目來進行招標，達到降低采購價格的采購模式。第三方采購，第三方采購在本文中的概念是學校把采購任務(wù)拜托給第三方公司進行服務(wù)或物資采購的采購模式。民辦高校采購方式邀請招標是屬于有限競爭性招標的，也稱邀請招標為選擇性招標。邀請招標，指的是一種競爭交易交易方式，招標方直接邀請?zhí)囟ǖ臐撛谕稑朔絽⑴c投標，招標方用投標邀請書的形式邀請投標方，并且確定中標方的評標標準和方法是根據(jù)招標文件規(guī)定和法律程序來完成的；在民辦高校中，往往邀請招標是在學校與供應商有過合作之后或者了解供應商資質(zhì)的前提下進行的。公開招標，屬于無限制性競爭招標，也是一種競爭交易方式，是招標方通過依法指定的媒介發(fā)布招標公告的方式來邀請所有的不特定潛在投標方來參與投標，并且確定中標人的評標標準和方法是根據(jù)招標文件的規(guī)定和法律規(guī)定程序。單一來源采購，通常是所購物品的來源渠道單一或?qū)賹＠?、藝術(shù)品、秘密咨詢、屬原形態(tài)或首次制造、合同追加、后續(xù)擴充等特殊的采購。由于工藝、技術(shù)或?qū)＠麢?quán)保護等原因，工程、產(chǎn)品、或服務(wù)只能讓特定的承包商、供應商或者服務(wù)提供者來提供，存在任何其他的合理替代及選擇。競爭性談判，競爭性談判在民辦高校中指采購方就采購事宜進行談判，直接邀請三家以上供應商的采購方式。用競爭性談判方式進行采購，一是可以有效減短準備期，使采購項目能更快地發(fā)揮其作用。二是減少采購工作量，可以省去大量的開標、投標工作，一定程度上提高采購工作效率，達到控制采購成本。三是供求雙方能夠進行更為靈活的談判。四是可以供應商激勵起來，在采購物品中自覺將高科技應用到位，同時還可以降低采購的風險。比價采購，指的是請數(shù)家廠商提供價格后，采購人員從中比價分析之后，來確定供應商進行采購事項的采購方式。比價采購使供應商報價清晰，領(lǐng)導能夠一目了然地在合適的供貨商中作出選擇，一方面避免了業(yè)務(wù)不懂膽子大、個人拍腦袋的狀況，另一方面還減少了為個人利益在采購工作中可能出現(xiàn)的內(nèi)外勾結(jié)的腐敗現(xiàn)象。X學院采購成本控制現(xiàn)狀X學院概況X學院于2002年創(chuàng)建，是經(jīng)教育部批準的全日制普通本科高校，也是湖北省首批高等學校創(chuàng)新能力提升計劃（2011計劃）培育單位、湖北省轉(zhuǎn)型發(fā)展試點本科高校。2002年7月24日，經(jīng)國家民委同意，湖北省教育廳批準，Z學院作為Z大學的二級學院正式成立。Z學院由H高校設(shè)施投資開發(fā)有限責任公司和Z大學聯(lián)合舉辦。2003年3月，經(jīng)國家民族事務(wù)委員會、湖北省教育廳批準，Z學院更名為Z國際工商學院。2004年2月4日，經(jīng)國家教育部批準確認，Z國際工商學院正式更名為Z工商學院。2005年9月，05級新生在新校區(qū)第一期工程建設(shè)全面完工后入住新校區(qū)。2010年5月19日，啟動擬轉(zhuǎn)設(shè)為民辦普通本科高校工作；9月20日，湖北省高校設(shè)置委員會專家組一行5人對學校申請轉(zhuǎn)設(shè)為民辦普通本科高校進行了考察；同年，學校通過湖北省教育廳組織的本科專業(yè)教學合格評估。2011年4月7日，教育部下發(fā)《教育部關(guān)于同意Z學院轉(zhuǎn)設(shè)為W學院的通知》，正式批準學校轉(zhuǎn)設(shè)為普通本科高校，轉(zhuǎn)設(shè)后校名為“W學院”，成為首批12所成功轉(zhuǎn)設(shè)的院校之一。2012年5月31日，獲得學士學位授予權(quán)。2014年4月，X學院正式更名。X學院的采購成本控制現(xiàn)狀投資公司與X學院實行統(tǒng)一采購H高校設(shè)施投資開發(fā)有限責任公司辦公處設(shè)在X學院教學樓頂層中，H高校設(shè)施投資開發(fā)有限責任公司與X學院的采購物資方式為“集中采購”，即學校各級部門與投資公司所需一切物資都由學院資產(chǎn)部（兼采購部、招標辦）統(tǒng)一采購。如圖2-1所示。H投資公司學校二級學院其他部門H投資公司學校二級學院其他部門X學院資產(chǎn)部X學院資產(chǎn)部供應商供應商圖2-圖2-SEQ圖表\*ARABIC1統(tǒng)一采購流程圖X學院的采購過程比較規(guī)范企業(yè)經(jīng)營中，成本控制具有重大意義，其中采購成本的控制無疑是重中之重。[4]民辦高校在采購制度，采購流程上既不能照搬公辦高校，也不能全部模仿企業(yè)。[5]集中采購中的變化。H投資公司和學校的所需物資全部由資產(chǎn)部負責采購，不管是H投資公司、二級學院還是其他部門，一切大小物資都先交申購單于資產(chǎn)部，然后由資產(chǎn)部統(tǒng)一采購后，各部門來資產(chǎn)部領(lǐng)取。由于采購工作的繁雜，某些物品則視情況由某些部門“自行采購”，但是以資產(chǎn)部的名義采購，該部門將相關(guān)注意事項及要求告知供應商通知其送貨，為了降低運輸成本，也都是形成一定數(shù)量之后再到貨；最終到貨地點仍是資產(chǎn)部。不是集中采購也不是分散采購，這樣有其獨特之處。雖然工作量和難度稍微提升，但享受了集中采購和分散采購的優(yōu)點，又一定程度彌補了兩者的缺點。對某些項目來講，縮短采購周期，增強了采購的自主權(quán)，項目管理者的積極性也提高了，采購效率當然也提高了，使采購人力成本有所下降，減少了計劃需求與采購物資之間的誤差。X學院采購業(yè)務(wù)中有審計監(jiān)督在高校物資采購管理內(nèi)部控制審計工作中,無論采用何種審計模式,都必須注重采購立項、招投標過程、采購合同和采購驗收四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督,以確保高校物資采購的公正公平。[6]雖然資產(chǎn)部、采購部與招標辦為同一部門，但X學院還是有監(jiān)管部門的，監(jiān)控權(quán)和管理權(quán)并不是重疊的。審計部門的監(jiān)管必不可少；不管是招標、評標等，還是詢比價采購、外出采購都有審計部門工作人員的參與，每份詢比價資料都由資產(chǎn)部與審計部門工作人員在使用部門給出的要求下共同認可簽字生效且有供應商公章及簽名。對于大型項目或特定項目審計部門、資產(chǎn)部門、使用部門共同參與，以最后和供應商簽訂合同為準。對于采購事宜，不論大小，總會有審計部門監(jiān)管，而使用部門只是在某些情況下與資產(chǎn)部（采購部兼招標辦）和審計部門共同采購，平常資產(chǎn)部與審計部是最緊密的。當然后面付款都是要通過財務(wù)部門，聯(lián)系各個部門的紐帶是資產(chǎn)部。見圖2-2所示。二級學院二級學院學校辦公室財務(wù)部門資產(chǎn)部門學校辦公室財務(wù)部門資產(chǎn)部門審計部門保衛(wèi)部門審計部門保衛(wèi)部門圖后勤部門2-2紐帶關(guān)系圖后勤部門X學院采購成本控制存在的問題及分析X學院采購原材料成本控制方法欠缺X學院的后勤食堂原料采購中的蔬菜、冷鮮肉、凍貨，和別的學校沒有形成采購聯(lián)盟，自己學校單獨采購，不能最大程度上控制采購成本；而且，都是在急需用貨的時候采購人員才去做市場調(diào)查、收集信息，沒有專業(yè)的調(diào)研報告，不能說是充分了解市場狀況和價格走勢，不利于X學院采購成本的控制。還有，在確立合作伙伴之后，沒有及時建立供應商數(shù)據(jù)庫，每次需要產(chǎn)品或者說需要引進新供應商的時候，X學院不能及時聯(lián)系、做對比，甚至由于沒有電子數(shù)據(jù)由于部門人員更替，有些供應商的資料都遺失，只有紙質(zhì)檔案，沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，帶來不必要的麻煩，增加X學院的采購成本。X學院采購原材料成本控制方法欠缺。首先，X學院沒有和其他學校結(jié)成同盟，投資公司也沒集合資源形成聯(lián)盟采購，由于是單個采購方，所以訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠待遇。其次，X學院采購市場的調(diào)查和資訊收集不充分，沒有設(shè)專人從事調(diào)查收集，沒有形成調(diào)研報告，只是采購人員草率收集、調(diào)查，不注意對采購市場的調(diào)查和資訊的收集、整理，就不能充分了解市場的狀況和價格的走勢，不能使X學院處在有利地位。雖然人手一臺電腦，但沒有運行全新一套電子化管理，主導采購人員的常常還是經(jīng)驗主義，許多主觀意識摻雜其中，很多項目使用往年供應商，不引進新用戶，招標抱著對老供應商有莫大期許的態(tài)度，甚至招標只是走表面形式。采用傳真、電話、面談等傳統(tǒng)采購形式；X學院日常采購工作中也沒建立供應商電子數(shù)據(jù)，只是在紙張上記錄，沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，而且容易遺失。X學院采購計劃制定人員欠缺在20XX年，X學院缺少采購計劃指定人員，沒有預算采購表，新聞系上課需要用的光碟，9月份上課需要用到，其中的采購過程比較繁瑣和冗雜，為了保證光碟達到使用要求，需要做大量的比對和查驗，采購任務(wù)相當費時費力，但是，到8月份暑假的時候才開始著手采購，沒有留下足夠的時間，X學院對采購項目沒有預見性和計劃性，是快到時間了才去著手找合適的供應商；本來暑假的采購任務(wù)都重，大部分的采購項目在新學期需要用到，像軍訓服裝的采購、宿舍樓里面的家具更換等，在時間緊任務(wù)重的暑假期間還要完成繁瑣冗雜的課程光碟采購，這都是X學院缺乏預算性和計劃性的制度，導致采購成本不能很好地進行控制。沒有明文規(guī)定相關(guān)采購成本控制預算制度，X學院的預算編制薄弱，采購計劃制定人員欠缺，對采購項目沒有預見性和計劃性，使用部門缺什么物資就買什么物資，沒有形成有效的計劃性，很難形成規(guī)模效應，也談不上降低采購成本。X學院為了趕在每個新學年一開始物資就投入使用大多數(shù)采購項目積累在暑假進行,時間緊任務(wù)急,采購工作常被陷于被動狀態(tài)重復采購、超前采購、過量采購的情形就出現(xiàn)了；[7]或者X學院因為時間緊任務(wù)重，物資到貨時與使用部門要求有差異，只能滿足基本需求不能達到很好的性價比，不能將有限的經(jīng)費做到效益最大化，達不到控制采購成本的目的。X學院部門分離工作不到位民辦高校與公辦高校相比，一般來講，民辦高校的資產(chǎn)采購部和招標辦公室未分離開來。將兩個部門設(shè)置為一個部門，雖然有共通的地方，但是還是有所阻礙的，為了不影響采購效率，不延長采購周期，分離這兩個部門是必要的。對于物資采購這一塊，X學院資產(chǎn)管理部門與招投標管理部門都是同一部門，不但要負責學校的采購項目，而且投資公司的采購工作也是由其承擔。一到采購峰值時期，部門員工工作量太大，不能保證按時按量完成工作任務(wù)；拖延采購項目預期完成時間?？此乒?jié)省了設(shè)立部門的開支，其實一方面加重了員工工作量，降低了工作效率不利于發(fā)展，另一方面隱形地增加了采購成本，時間成本變得更加厚重，反而失去了更多的發(fā)展空間。X學院采購人員相關(guān)素質(zhì)有所欠缺X學院某些采購人員由于個人學歷及知識不高的原因（非本科生），實驗中心需要采購的實驗藥品、實驗器材，連實驗藥品的簡稱都看不懂，這對于X學院采購實驗藥品及實驗器材的時候，在名稱相似的時候（比如：NaHSO3、NaHCO3），由于國際通用化學簡稱不熟悉無形中加大工作量，在電子表格上核查X學院價格與往年是否有出入時，都有可能誤認物品，這就算跟著實驗中心的資產(chǎn)管理員一起采購都費勁，更別談能提出相關(guān)的、有效的建議或者見解。用人為親的現(xiàn)象在民辦高校人才運用上由于成本的原因常常存在，把采購部門當成一個肥缺部門，這是投資公司和各級領(lǐng)導一貫的想法，都想在采購部門安排自己的親信，X學院的采購人員文化素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，采購人員對采購工作的專業(yè)性認識也不是很強，高校采購具有專業(yè)性，涉及采購范圍廣，與教學科研建設(shè)相結(jié)合，不太專業(yè)的采購人員不利于采購成本控制。X學院新招采購人員要求也不是很嚴格，有的是在校即將畢業(yè)的學生，總之都是跟著師傅一起參加各種招投標、合同掛網(wǎng)、開標、考察等流程，不能熟練掌握電子化操作；X學院沒有設(shè)置專業(yè)的培養(yǎng)機構(gòu)和課程，也沒有專業(yè)的交流平臺，只能遇見一次學習一次，不能系統(tǒng)的有效的掌握相關(guān)信息，素質(zhì)提升較為緩慢，且需要時間歸納總結(jié)經(jīng)驗，培養(yǎng)出一個出色的采購科員時間過長。X學院采購人員相關(guān)素質(zhì)專業(yè)程度欠缺，導致本來就任務(wù)繁多的采購部門在日常工作中會出現(xiàn)與實驗中心采購銜接不暢通的問題，不利于采購成本的控制。X學院采購成本控制改進建議建立原材料采購成本控制方案采購聯(lián)盟不僅可以擴大采購規(guī)模，實現(xiàn)批量采購，降低交易次數(shù)，并可享受優(yōu)惠折扣，從而降低采購成本，而且可以形成一定的買方壟斷力，促使供應商之間的價格競爭和質(zhì)量競爭，以降低采購成本并確保所采購物資的質(zhì)量。[8]X學院盡快找到一些合適的聯(lián)盟采購學校，與其協(xié)商，達成聯(lián)盟采購方案，對某些時間和功能上相同的項目，比如食堂原料、實驗器材設(shè)備、電腦、學生保險服務(wù)等，由X學院的單獨變聯(lián)盟的整體采購來充分發(fā)揮規(guī)模效應，使X學院的采購成本有效降低，同時聯(lián)盟學校都合作起來建立電子信息庫，將中標單位的名稱、聯(lián)系方式、合作價格、物資質(zhì)量、售后服務(wù)等提煉出來收入信息庫中，比紙質(zhì)檔保管更加方便和妥善，可以通過信息庫內(nèi)的中標信息來判斷類似項目定標方案的合理性，這樣形成聯(lián)盟采購，控制原材料采購的成本。另外，設(shè)置專人從事負責采購市場的調(diào)查和資訊收集，定期形成調(diào)研報告，充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位，這不僅有利于X學院原材料采購成本的控制，對非原材料采購成本的控制也有幫助。確立采購計劃制定人員X學院應該建立年度預算制度，形成有效的財務(wù)預算制度，讓采購計劃有專人制定。雖然設(shè)置專人來進行采購計劃的定制，看似增加了X學院的采購成本，其實并非如此，花這點成本換來的是更大的收獲，使采購工作處于主動的狀態(tài)，有效的避免重復采購、超前采購、過量采購等情況。實施具有計劃性的采購，摒棄X學院過去在采購中只能憑借經(jīng)驗主意摸索的糟粕，對于有周期性和非周期性的物資都可以保證順利完成采購任務(wù)，并且控制到較低成本。實行部門分離制度設(shè)置獨立的部門或人員根據(jù)貨運單、發(fā)票和經(jīng)過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行驗收。[9]將X學院的資產(chǎn)部、采購部、招標辦都分離，鑒于實際情況運行資金不夠，顯然是行不通。既然X學院和H投資公司的采購工作全是由X學院負責的，再加上這兩個部門的工作量放在一個部門，員工在采購峰值階段會超負荷工作，經(jīng)常加班整理及收集資料，影響工作效率，單獨分離出招標辦還是可行的，分離后更能明確分工，由更加專業(yè)的工作人員負責相關(guān)工作，使效率提高，讓員工的工作量適度減輕，不超負荷辦公，采購與驗收有條不紊的進行。招聘更加專業(yè)的職員和開設(shè)培訓課程由于X學院采購部門某些員工年齡及文化水平的限制，如果開展電子化教學，對于老一輩員工來講，學習能力及理解能力有限，不能很好的運用電子化操作。要適當使部門年輕化，畢竟這是一個知識、科技的時代，引進“新鮮血液”，年輕人對電腦的掌握程度相較更高，而且電子化操作更簡便快捷，對采購工作有著