2024年工程檔案管理制度范文（二篇）

第5頁共5頁2024年工程檔案管理制度范文一、工程文件資料清單包括但不限于：1.各類工程報告、會議紀要；2.工程設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)格書；3.引進的機械設(shè)備、儀器及其相關(guān)技術(shù)圖紙；4.工程價款結(jié)算等相關(guān)資料。二、工程文件收發(fā)及管理制度為規(guī)范工程文件的管理流程，確保信息的準確傳遞與有效利用，特制定本制度：1.文件接收所有外部單位提交給工程部的文件（含工程技術(shù)文件、圖紙、通知等）均需由檔案資料員統(tǒng)一接收。工程部員工從外部獲取的任何工程文件，均需轉(zhuǎn)交檔案資料組進行歸檔整理。檔案資料組需對接收的文件進行數(shù)量和質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知原發(fā)單位補發(fā)。建立健全的文件收發(fā)登記制度，確保文件處理的及時性。對涉密文件，需嚴格按照保密規(guī)定進行管理和借閱。2.文件發(fā)放外單位及內(nèi)部部門所需文件，由檔案資料組統(tǒng)一發(fā)放。上級單位文件的發(fā)放需經(jīng)工程部領(lǐng)導(dǎo)審批確定。圖紙資料發(fā)放需建立分發(fā)臺帳，以備查閱。指定領(lǐng)取人或部門，確保文件發(fā)放的準確性。3.設(shè)計修改與工程聯(lián)系管理設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單由檔案資料組按指定部門及時傳遞，并建立簽收記錄。原件歸檔保存，工程結(jié)束后提供復(fù)印件供設(shè)計院編制竣工圖。三、工程項目檔案部門職責(zé)各參建單位（包括總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）需按照職責(zé)分工，收集、整理、歸檔項目文件，確保文件的完整性和準確性：1.建設(shè)單位：負責(zé)收集建設(shè)項目全過程的檔案，包括前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利、索賠、竣工、試運行及驗收等。2.設(shè)計單位：負責(zé)收集基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件。3.施工單位：整理現(xiàn)場譯文、調(diào)試記錄、非標(biāo)準圖、設(shè)計變更、試運行及維護記錄等。4.監(jiān)理單位：監(jiān)督各參建單位文件形成及竣工檔案編制，確?？⒐D的完整性和準確性。四、聲像檔案管理規(guī)定1.定義：建設(shè)工程聲像檔案是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價值的照片、底片、影片、錄像帶、光盤等載體材料，輔以文字說明的歷史記錄。2.報送內(nèi)容：包括照片檔案、錄像檔案及其文字說明。3.照片檔案要求：主體明確，影像清晰，畫面完整，未經(jīng)修飾剪裁。反映工程外觀、設(shè)計特色、地理位置。傳統(tǒng)感光材料需報送底片、正片；數(shù)碼相機拍攝需保證光學(xué)分辨率。4.錄像檔案要求：主題明確，內(nèi)容連貫，影像清晰。注明工程地理位置、外觀、環(huán)境、設(shè)施等。報送素材帶及成品帶或光盤。2024年工程檔案管理制度范文（二）工程檔案管理報告三、資料管理專員及其職責(zé)部門經(jīng)理應(yīng)指定專人負責(zé)檔案管理工作，此角色被稱為資料管理專員，其主要職責(zé)包括：1.收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2.保管檔案材料；3.管理檔案材料的借閱、催還；4.工程項目結(jié)束后，與綜合部負責(zé)人完成檔案資料的交接工作。四、檔案的立卷、收集與整理1.按照工程項目設(shè)立獨立卷宗，每個項目一卷。2.在招投標(biāo)階段開始立卷，收集相關(guān)資料進行歸檔管理。3.各項目職能人員需積累、整理工作過程中形成的文件資料，并及時移交給資料管理專員，交接時需在檔案移交清單上登記。4.檔案首頁應(yīng)設(shè)置文件目錄，記錄文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息。5.檔案次頁設(shè)立“合同概要”和“主要事件備要”，包括合同金額、對方單位、聯(lián)系人、重要日期備忘和應(yīng)收工程款記錄等，由資料管理專員負責(zé)，項目職能人員協(xié)助完成。五、檔案的管理1.對工程項目檔案進行系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄，按順序排列和存放。2.每月對檔案進行一次清理。3.清理不必要的材料。4.對破損和褪色的材料進行修復(fù)和復(fù)制。六、檔案要求1.文件必須為原件，正文內(nèi)容符合文件格式要求。2.檔案必須齊全完整，裝訂整齊，并妥善管理。3.傳真件應(yīng)復(fù)印一份存檔。七、檔案的保管1.檔案管理人員應(yīng)確保檔案的安全，防止蟲蛀和丟失。2.所有檔案應(yīng)存放在專用柜中，加鎖保管。3.不得隨意查閱、調(diào)換檔案，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1.需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱登記表。2.如需外帶，需辦理借閱手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可帶出，使用完畢后立即歸還。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損或劃線，不得隨意放置，以防丟失。4.如借出的檔案材料丟失，應(yīng)及時追查，并報告項目經(jīng)理進行處理。九、違規(guī)處理1.毀損、丟失或擅自銷毀檔案的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重給予紀律處分。2.未經(jīng)許可向外界提供、抄摘檔案。3.擅自篡改、偽造檔案。4.因未及時上報、歸檔或管理不當(dāng)造成公司損失的。5.未按規(guī)定手續(xù)借閱、外帶或越級借閱檔案的。附件一