蘇州中心會議室管理制度

蘇州中心會議室管理制度蘇州中心會議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范蘇州中心會議室的使用、管理和維護，確保會議的順利進行，提高會議效率，保障公司各項工作的有序開展。

第二條本制度適用于蘇州中心所有會議室的管理和使用，以及與會議相關(guān)的一切活動。

第三條會議室的管理遵循“統(tǒng)一管理、分類使用、提前預(yù)約、高效利用”的原則，確保會議室資源得到合理配置和充分利用。

第四條會議室的使用應(yīng)遵循“以人為本、注重實效、節(jié)約資源、保護環(huán)境”的原則，提高會議質(zhì)量，降低會議成本。

第五條各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護會議室的秩序和設(shè)施，確保會議的順利進行。

第六條會議室的管理職責(zé)分工：

（一）行政管理部門負責(zé)會議室的總體管理和協(xié)調(diào)工作，包括會議室的預(yù)訂、分配、檢查和維修等。

（二）使用部門負責(zé)本部門會議的召開、組織、實施和會議室的清潔衛(wèi)生。

（三）信息技術(shù)部門負責(zé)會議室的音視頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的技術(shù)支持與保障。

第七條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由行政管理部門負責(zé)解釋和補充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議預(yù)訂

1.需要召開會議的部門或個人，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請，填寫《會議室預(yù)訂表》，明確會議時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等內(nèi)容。

2.行政管理部門在收到會議室預(yù)訂申請后，根據(jù)會議室使用情況和預(yù)訂順序進行審核，并在2個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

3.部門或個人在收到會議室預(yù)訂確認(rèn)后，如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政管理部門。

二、會議準(zhǔn)備

1.會議組織者應(yīng)提前進入會議室，檢查并確保會議所需設(shè)備、設(shè)施正常運行，包括投影儀、音響、話筒、網(wǎng)絡(luò)等。

2.會議組織者負責(zé)布置會議室，根據(jù)會議性質(zhì)和參會人數(shù)擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備，并確保會議室環(huán)境整潔。

3.會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議材料，并在會議開始前30分鐘將會議材料發(fā)放給參會人員。

三、會議召開

1.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘到場，引導(dǎo)參會人員入座，宣布會議開始。

2.會議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進行，確保會議內(nèi)容全面、緊湊、高效。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不隨意離場、喧嘩，手機保持靜音或振動狀態(tài)。

四、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、討論事項、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給會議組織者和參會人員。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時，對會議內(nèi)容進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

2.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，確保設(shè)備關(guān)閉、電源斷開、門窗關(guān)閉。

3.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后，及時收集和整理會議紀(jì)要，按照規(guī)定進行存檔。

六、會議評估

1.會議組織者應(yīng)定期對會議效果進行評估，了解會議的成效和不足，為今后改進會議提供依據(jù)。

2.會議評估結(jié)果應(yīng)作為會議組織者和參會人員績效考核的參考依據(jù)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)詳實、準(zhǔn)確、清晰地反映會議的討論要點、決策結(jié)果和任務(wù)分工。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

4.記錄人根據(jù)審核意見進行修改，并在會議主持人確認(rèn)無誤后，將會議紀(jì)要正式發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策和任務(wù)分工，制定具體的執(zhí)行計劃，并明確責(zé)任人。

2.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的會議決策跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

3.各責(zé)任部門應(yīng)定期向行政管理部門報告決策執(zhí)行進度，確保會議決策得到有效落實。

三、會議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進行存檔，保存期限至少為三年。

2.行政管理部門應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的保密性和可追溯性。

3.需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)向行政管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

四、會議決策結(jié)果的反饋與評估

1.各責(zé)任部門在完成會議決策任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織者反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議組織者應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估，并根據(jù)評估結(jié)果對會議決策進行必要的調(diào)整和優(yōu)化。

3.評估結(jié)果應(yīng)作為未來會議決策的重要參考，以不斷提高會議決策的質(zhì)量和效果。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進

1.行政管理部門應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，進行歸納總結(jié)。

2.根據(jù)總結(jié)出的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對會議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行和反饋流程進行持續(xù)改進，以提高會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用原則

1.會議室使用應(yīng)遵循“先預(yù)訂、先使用”的原則，確保公平、合理地分配會議室資源。

2.各部門應(yīng)合理規(guī)劃會議時間，避免長時間占用會議室，提高會議室使用效率。

3.遇有緊急會議需求，行政管理部門可根據(jù)實際情況調(diào)整會議室安排。

二、會議室預(yù)訂與取消

1.會議室預(yù)訂應(yīng)提前至少3個工作日向行政管理部門提交申請，并提供會議相關(guān)信息。

2.預(yù)訂會議室后，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)至少提前1個工作日通知行政管理部門。

3.未經(jīng)行政管理部門同意，不得私自轉(zhuǎn)讓或取消已預(yù)訂的會議室。

三、會議室設(shè)施管理與維護

1.各部門在使用會議室時，應(yīng)愛護會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行。

2.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞，應(yīng)立即向行政管理部門報告，以便及時維修。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施進行檢查、保養(yǎng)，確保會議室設(shè)施完好。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.各部門在使用會議室期間，應(yīng)保持會議室環(huán)境衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞公物。

2.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負責(zé)清理會議室，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電源、門窗等。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔，確保會議室環(huán)境整潔。

五、會議室安全與保密

1.各部門在使用會議室時，應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，確保會議內(nèi)容不泄露。

2.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，未經(jīng)許可不得隨意進入會議室。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.會議室違規(guī)行為將作為部門和個人績效考核的依據(jù)，影響年度評優(yōu)和晉升。

3.如造成會議室設(shè)施損壞，應(yīng)按照公司規(guī)定進行賠償。

第五章附則

1.本制度由行政管理部門負責(zé)解釋和修訂。