2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（二篇）

第6頁共6頁2024年學(xué)校檔案室管理制度范例學(xué)校檔案管理規(guī)定一、總體要求隨著學(xué)校各項工作的不斷發(fā)展，各單位應(yīng)深刻認識到檔案管理的重要性，積極探索適應(yīng)發(fā)展需求的檔案管理模式。同時，各單位必須保持與上級檔案管理部門的密切聯(lián)系，主動尋求指導(dǎo)，確保檔案管理工作服從整體調(diào)控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結(jié)構(gòu)完整性：學(xué)校檔案的整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整性。2.保持整體系統(tǒng)性：根據(jù)學(xué)校檔案的來源、時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，維護其整體的系統(tǒng)性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質(zhì)量，便于歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并按照上級要求執(zhí)行。2.學(xué)校各有關(guān)部門兼職檔案員需按預(yù)立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理。3.學(xué)校檔案室應(yīng)隨時了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作。4.組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互間的有機聯(lián)系，便于查考和利用。5.組卷技術(shù)要求包括：內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。卷內(nèi)文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復(fù)、請示等順序排列。按順序編頁號，位置在非裝訂線一側(cè)上角。填寫卷內(nèi)目錄及備考表，注明單位、責任者、時間。拆除金屬物，用線裝訂，修補破損材料。案卷封面欄目填寫齊全，標題簡明扼要，體現(xiàn)作者、問題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)有防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行入庫前鑒定和驗收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規(guī)定進行檔案分類編號和編目工作，目錄條目包含順序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等基本著錄項目。實行計算機輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行銷毀，銷毀時須有兩人監(jiān)銷并簽字。7.統(tǒng)計與補充：做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時補充，檔案室應(yīng)將補充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔原則，特制定以下制度：1.認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案工作規(guī)定。2.已入檔檔案須統(tǒng)一分類登記、編目、科學(xué)管理，妥善存放，并制訂索引查詢工具。3.設(shè)立檔案庫，配置專業(yè)存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無虞。4.銷毀過期檔案需清理造冊，報校領(lǐng)導(dǎo)批準。5.檔案責任人應(yīng)遵守保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。6.保密檔案利用需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱時不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。7.摘錄、復(fù)印檔案需經(jīng)檔案員或校領(lǐng)導(dǎo)批準，外來人員需持單位介紹信并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務(wù)反饋利用效果。9.檔案工作人員應(yīng)定期全面檢查檔案材料，及時改進問題。2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（二）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強化學(xué)校檔案的妥善保管、嚴格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對各類檔案實施細致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專用庫房，配備專業(yè)箱柜，全面落實八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對已達到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報請主管部門批準方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對檔案材料進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即采取改進措施。二、檔案保密：1.嚴格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴格遵守國家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴禁擅自進入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。在查閱過程中，嚴禁翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學(xué)院人員因工作需要查閱本職責范圍內(nèi)的檔案時，可直接向檔案員提出申請，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行查閱。3.利用者如需摘錄