2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（二篇）

第6頁共6頁2024年學(xué)校檔案室管理制度范例學(xué)校檔案管理規(guī)定一、總體要求隨著學(xué)校各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，各單位應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極探索適應(yīng)發(fā)展需求的檔案管理模式。同時(shí)，各單位必須保持與上級(jí)檔案管理部門的密切聯(lián)系，主動(dòng)尋求指導(dǎo)，確保檔案管理工作服從整體調(diào)控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結(jié)構(gòu)完整性：學(xué)校檔案的整理應(yīng)遵循教育、教學(xué)、科研、人事、行政、財(cái)務(wù)及經(jīng)營管理等活動(dòng)過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整性。2.保持整體系統(tǒng)性：根據(jù)學(xué)校檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，維護(hù)其整體的系統(tǒng)性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質(zhì)量，便于歸檔前的查找利用，學(xué)校應(yīng)推行預(yù)立卷制度，并按照上級(jí)要求執(zhí)行。2.學(xué)校各有關(guān)部門兼職檔案員需按預(yù)立卷類目及時(shí)收集、積累材料，并定期進(jìn)行整理。3.學(xué)校檔案室應(yīng)隨時(shí)了解、檢查并指導(dǎo)兼職檔案員的預(yù)立卷工作。4.組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系，便于查考和利用。5.組卷技術(shù)要求包括：內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，數(shù)量多時(shí)可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。卷內(nèi)文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復(fù)、請(qǐng)示等順序排列。按順序編頁號(hào)，位置在非裝訂線一側(cè)上角。填寫卷內(nèi)目錄及備考表，注明單位、責(zé)任者、時(shí)間。拆除金屬物，用線裝訂，修補(bǔ)破損材料。案卷封面欄目填寫齊全，標(biāo)題簡明扼要，體現(xiàn)作者、問題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫房應(yīng)確保通風(fēng)、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，并設(shè)有防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗(yàn)收：檔案室應(yīng)對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫前鑒定和驗(yàn)收，不合格者需重新整理。4.分類編號(hào)與編目：按規(guī)定進(jìn)行檔案分類編號(hào)和編目工作，目錄條目包含順序號(hào)、檔號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等基本著錄項(xiàng)目。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫，實(shí)現(xiàn)檢索、統(tǒng)計(jì)的機(jī)上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號(hào)依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對(duì)到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀，銷毀時(shí)須有兩人監(jiān)銷并簽字。7.統(tǒng)計(jì)與補(bǔ)充：做好檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。歸檔文件如有遺漏，學(xué)校應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，檔案室應(yīng)將補(bǔ)充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強(qiáng)學(xué)校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔原則，特制定以下制度：1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案工作規(guī)定。2.已入檔檔案須統(tǒng)一分類登記、編目、科學(xué)管理，妥善存放，并制訂索引查詢工具。3.設(shè)立檔案庫，配置專業(yè)存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無虞。4.銷毀過期檔案需清理造冊(cè)，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.檔案責(zé)任人應(yīng)遵守保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。6.保密檔案利用需經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意，查閱時(shí)不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。7.摘錄、復(fù)印檔案需經(jīng)檔案員或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外來人員需持單位介紹信并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務(wù)反饋利用效果。9.檔案工作人員應(yīng)定期全面檢查檔案材料，及時(shí)改進(jìn)問題。2024年學(xué)校檔案室管理制度范例（二）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強(qiáng)化學(xué)校檔案的妥善保管、嚴(yán)格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對(duì)各類檔案實(shí)施細(xì)致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專用庫房，配備專業(yè)箱柜，全面落實(shí)八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對(duì)已達(dá)到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對(duì)檔案材料進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即采取改進(jìn)措施。二、檔案保密：1.嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴(yán)禁擅自進(jìn)入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。在查閱過程中，嚴(yán)禁翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學(xué)院人員因工作需要查閱本職責(zé)范圍內(nèi)的檔案時(shí)，可直接向檔案員提出申請(qǐng)，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱。3.利用者如需摘錄