員工檔案保管合同

合同編號：__________員工檔案保管合同鑒于甲方作為雇主，擁有其員工的相關(guān)檔案資料，為保護(hù)雙方合法權(quán)益，確保檔案資料的安全、保密和合法使用，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本合同，以便共同遵守。第一條檔案資料的定義及保管范圍1.1本合同所稱檔案資料是指甲方員工的人事檔案、勞動合同、工資福利資料、社會保險資料、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等與員工相關(guān)的紙質(zhì)和電子文檔。1.2乙方作為檔案資料的保管人，應(yīng)對甲方向其提供的檔案資料予以妥善保管，未經(jīng)甲方書面同意，不得泄露、復(fù)制、涂改、毀損或用于其他非法用途。第二條檔案資料的保管期限2.1乙方應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對甲方向其提供的檔案資料進(jìn)行長期保管。2.2雙方另有約定的保管期限，從約定之日起計(jì)算。第三條檔案資料的保管方式及要求3.1乙方應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案資料的安全、防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防霉?fàn)€、防丟失。3.2乙方應(yīng)對檔案資料進(jìn)行分類、編號，并建立檔案目錄，便于查詢和管理。3.3乙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的保管工作，該專人應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和服務(wù)意識。3.4乙方應(yīng)采取電子化手段對檔案資料進(jìn)行備份，確保檔案資料的完整性和可恢復(fù)性。第四條檔案資料的查詢與使用4.1甲方有權(quán)在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，查詢、使用其員工的檔案資料。4.2乙方應(yīng)在接到甲方的查詢請求后，及時提供相關(guān)檔案資料，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.3未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得將檔案資料提供給第三方，但法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第五條保密及違約責(zé)任5.1乙方應(yīng)對甲方向其提供的檔案資料予以嚴(yán)格保密，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方泄露、復(fù)制、轉(zhuǎn)讓、許可使用或公開披露。5.2乙方違反本合同的保密義務(wù)，導(dǎo)致甲方遭受損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向甲方支付違約金，違約金金額為損失金額的_______倍。5.3如乙方因故意或重大過失導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，向甲方支付賠償金，賠償金金額為損失金額的_______倍。第六條合同的解除、終止和續(xù)簽6.1在合同期限內(nèi)，如甲乙雙方同意提前解除或終止合同的，應(yīng)書面簽署解除或終止協(xié)議。6.2合同期滿后，如甲乙雙方同意續(xù)簽的，應(yīng)簽訂新的合同，并按新的約定執(zhí)行。6.3合同解除、終止或續(xù)簽，不影響本合同第五條的違約責(zé)任及賠償條款的執(zhí)行。第七條爭議解決7.1本合同的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。7.2雙方在履行合同過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第八條其他約定8.1本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。8.2本合同自甲乙雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為_______年。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________代表（簽名）：__________代表（簽名）：__________簽訂日期：_______年_______月_______日注意事項(xiàng)：1.確保合同內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，特別是雙方的基本信息、檔案資料的定義和范圍、保管期限、保密義務(wù)等關(guān)鍵條款。2.明確檔案資料的查詢與使用規(guī)定，確保甲方在合法合規(guī)的前提下能夠有效access其員工的檔案資料。3.注意違約責(zé)任與賠償條款的約定，確保在出現(xiàn)違約情況時，甲方可獲得相應(yīng)的賠償。4.合同的解除、終止和續(xù)簽條款也需要詳細(xì)約定，以明確雙方在合同解除、終止或續(xù)簽時的權(quán)利和義務(wù)。5.確保合同符合中華人民共和國法律法規(guī)的要求，特別是關(guān)于爭議解決的方式和管轄權(quán)的規(guī)定。解決辦法：1.當(dāng)雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議時，應(yīng)嘗試通過友好協(xié)商解決。2.如果協(xié)商不成，甲乙雙方可以選擇向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟，以依法解決爭議。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.人事檔案：是指員工在勞動關(guān)系存續(xù)期間，與勞動者本人及其勞動關(guān)系有關(guān)的各種文件和資料的總稱。2.勞動合同：是指勞動者與用人單位建立勞動關(guān)系，明確雙方權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。3.保密義務(wù)：是指合同雙方對合同內(nèi)容和相關(guān)信息保守秘密，不得泄露給第三方的法律義務(wù)。4.違約金：是指當(dāng)合同一方違反合同約定時，按照約定向?qū)Ψ街Ц兜慕疱X。5.賠償金：是指當(dāng)一方因違約行為導(dǎo)致對方遭受損失時，按照約定或依法應(yīng)當(dāng)支付給對方的金錢賠償。6.有管轄權(quán)的人民法院：是指根據(jù)中華人民共和國民事訴訟法的規(guī)定，對某一民事案件有審判權(quán)的法院。特殊應(yīng)用場合：1.員工離職：當(dāng)員工離職時，甲方需要確保乙方能夠及時提供該員工的完整檔案資料，以便甲方辦理離職手續(xù)，如工資結(jié)算、社保轉(zhuǎn)移等。補(bǔ)充條款：在合同中增加一條關(guān)于員工離職時檔案資料提供的時間限制，例如，乙方應(yīng)在員工離職后的5個工作日內(nèi)提供完整的檔案資料。2.內(nèi)部調(diào)崗：當(dāng)甲方內(nèi)部員工需要調(diào)崗時，甲方需要查閱員工的檔案資料以了解員工的工作經(jīng)歷、技能等信息，以便更好地安排新崗位。補(bǔ)充條款：在合同中增加一條關(guān)于內(nèi)部調(diào)崗時檔案資料查詢的規(guī)定，例如，甲方有權(quán)在員工調(diào)崗前查詢其檔案資料，乙方應(yīng)予以配合。3.外部審計(jì)：當(dāng)甲方面臨外部審計(jì)時，甲方需要提供相關(guān)的檔案資料以證明甲方的合規(guī)性。補(bǔ)充條款：在合同中增加一條關(guān)于外部審計(jì)時檔案資料提供的規(guī)定，例如，乙方應(yīng)在甲方面臨外部審計(jì)時，配合甲方