工學(xué)院各類(lèi)歸檔文件材料載體使用要求及書(shū)寫(xiě)規(guī)范

第第頁(yè)工學(xué)院各類(lèi)歸檔文件料子載體使用要求及書(shū)寫(xiě)規(guī)范原中工學(xué)院各類(lèi)歸檔文件料子載體使用要求及書(shū)寫(xiě)規(guī)范為加強(qiáng)我校檔案工作的管理，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命，確保檔案的安全，有效地為國(guó)家和學(xué)校積累檔案史料，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)20**豫政[72]號(hào)《河南省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施方法》的規(guī)定，現(xiàn)將學(xué)校各類(lèi)歸檔文件料子載體使用及書(shū)寫(xiě)要求規(guī)范如下：一、文件料子載體使用要求1.各類(lèi)歸檔文件料子載體應(yīng)符合國(guó)家規(guī)范要求，歸檔的紙質(zhì)料子的質(zhì)量應(yīng)實(shí)現(xiàn)色澤潔白，質(zhì)地緊密，紙面平滑，柔韌性強(qiáng)、書(shū)寫(xiě)流暢的標(biāo)準(zhǔn)。2.公文用紙幅面規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范，行政、黨務(wù)機(jī)關(guān)的公文和底稿用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm*297mm），人事檔案料子用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)B5型（257mm*182mm），有特殊要求的除外。3.教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)（包含學(xué)籍表、成績(jī)單、研究生教育使用的各類(lèi)表格、科研成績(jī)、計(jì)劃等）及其它類(lèi)歸檔的文件料子，使用的紙質(zhì)料子參照行政機(jī)關(guān)公文用紙的規(guī)格（入人事檔案的料子除外）。4.基建檔案類(lèi)圖紙部分的紙質(zhì)料子，按行業(yè)規(guī)范執(zhí)行。5.聲像類(lèi)歸檔的載體料子較為多而雜，錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等歸檔時(shí)，應(yīng)圖像清楚、音質(zhì)優(yōu)良、無(wú)失真、無(wú)粘連、無(wú)磁化現(xiàn)象，并配有與聲像料子相對(duì)應(yīng)的文字說(shuō)明料子；照片歸檔時(shí)，底片、文字說(shuō)明必需隨之一同歸檔。6.學(xué)生成績(jī)大表上必需粘貼照片。二、書(shū)寫(xiě)及字跡料子的要求1.各類(lèi)歸檔文件料子字跡要工整、清楚、不要書(shū)寫(xiě)錯(cuò)字、別字及不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。2.學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)無(wú)論是草擬、打印公文，或是在填寫(xiě)報(bào)表、核稿、審批文件等一系列文書(shū)處理過(guò)程中，必需使用墨汁、碳素墨水、藍(lán)黑墨水、黑色抄錄油墨、“DA”圓珠筆，即檔案專(zhuān)用圓珠筆。禁止使用鉛筆、普通圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等。3.凡需歸檔的傳真電報(bào)和其它傳真件，收到后應(yīng)立刻復(fù)印,并將傳真件同復(fù)印件一起歸檔。4.凡歸檔的文件料子，在起草、修改、簽批時(shí)，留足左側(cè)裝訂位置（應(yīng)在2.5cm以上）。三、工作中嚴(yán)格要求，嚴(yán)格管理學(xué)校各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件料子的擬寫(xiě)、打印、簽批及立卷歸檔工作的監(jiān)督檢查，凡不符合上述要求的文件料子應(yīng)退回改正后再歸檔。四、本規(guī)范由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)韵掳l(fā)之日起執(zhí)行，其它與本規(guī)范沖突的規(guī)定自行廢止。篇2:工學(xué)院人事檔案判別歸檔制度原中工學(xué)院人事檔案判別歸檔制度1.判定料子是否屬于所管干部的料子及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的料子，應(yīng)清理出來(lái)。對(duì)其中有保管價(jià)值的文件資料，可交文書(shū)檔案或轉(zhuǎn)交組織部、人事處。無(wú)保管價(jià)值的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。2.審查料子是否齊全、完整。注意人事檔案的成套性，對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的料子，要請(qǐng)組織、人事部門(mén)查清注明后再歸檔。3.審查料子是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章，應(yīng)有本人的簽署看法或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案料子，須請(qǐng)有關(guān)職能部門(mén)補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。4.判別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它緊要問(wèn)題，需要查清的料子及未辦理完畢的料子，不能歸入人事檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理。5.判別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)料子，要及時(shí)進(jìn)行登記并報(bào)請(qǐng)組織部、人事處收集增補(bǔ)。篇3:工學(xué)院送交人事檔案料子歸檔工作制度原中工學(xué)院送交人事檔案料子歸檔工作制度1.全院建立自動(dòng)送交干部檔案料子歸檔的工作制度，形成檔案料子的部門(mén)，確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，及時(shí)地將形成的干部檔案料子送交檔案室歸檔。2.送交的檔案料子必需符合檔案收集范圍且為辦理完畢的正式料子。3.歸檔料子先交組織部、人事處判別，屬于干部檔案的內(nèi)容，料子必需完整齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，并寫(xiě)明承辦單位及時(shí)間。4.歸檔手續(xù)必需完備。歸檔的料子，凡規(guī)定有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見(jiàn)面的料子，（如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決議或看法、組織鑒定等）一般應(yīng)有本人簽字（特殊情況下，本人未見(jiàn)面簽字的由組織注明）。5.送交的料子如不符合歸檔要求時(shí)，檔案室要及時(shí)通知組織部、人事處，補(bǔ)送料子或補(bǔ)辦手續(xù)，形成料子的部門(mén)要按規(guī)定辦理。6.送交的干部檔案料子若有涂改、偽造的要堅(jiān)決予以清除，并報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)追究有關(guān)人員的責(zé)任。7.送交的干部檔案料子的載體應(yīng)使用規(guī)定的辦公用