合同管理工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

合同管理工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn)一、合同的審核與打印1、合同的初審：合同負(fù)責(zé)人將與律師溝通修改后的合同反饋至合同管理員，合同管理員當(dāng)天對合同進(jìn)行再次審核及內(nèi)容了解，審核內(nèi)容包括：公司名稱、金額、日期、合同份數(shù)、序號、排版及是否存在錯別字等，如有問題當(dāng)天與合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通確認(rèn)；2、合同的打印：合同管理員將審核確認(rèn)后的合同在右上角填寫合同編號并根據(jù)合同要求份數(shù)進(jìn)行打印。3、合同的復(fù)審：將打印好的合同進(jìn)行再次審核（公司名稱、金額、日期、合同份數(shù)、序號、排版及是否存在錯別字等），同時反饋給合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審，合同管理員和合同負(fù)責(zé)人確認(rèn)無誤后進(jìn)行合同簽審流程；注1：合同負(fù)責(zé)人為該合同項(xiàng)目牽頭人；注2：合同編號按照“公司名-部門-合同類型-年月日-號碼”編寫，公司名和部門為固定格式，合同類型為類型的首字母，年月日為當(dāng)天日期，號碼為當(dāng)天日期中的第幾份合同，例如：ZZLP-SYB-CG-20141118-01；注3：合同一般一式四份（如有特殊情況需與行政主管溝通），合同原件公司存檔2份（1份反饋給綜合部張娜，1份事業(yè)部留存）；二、合同簽審1、打印合同簽審表：簽審表詳見附件1；2、簽審表的填寫：（1）合同名稱（2）編號：“公司名-部門-合同類型-年月日-號碼”；（3）文件類型：根據(jù)文件類型進(jìn)行進(jìn)行勾選；（4）合同主體：根據(jù)合同簽訂主體進(jìn)行勾選；（5）內(nèi)容摘要：包括對方公司名稱、合同主要內(nèi)容概述，合同期限及合同所涉及的金額等；（6）簽批印鑒：根據(jù)合同需求進(jìn)行勾選；（7）申請日期：合同簽審當(dāng)天日期；3、簽審表與合同的裝訂：將按要求打印的合同全部附于簽審表之后；4、簽審表的簽批順序：（1）合同金額小于50萬元：經(jīng)辦人（合同負(fù)責(zé)人）→律師意見（馬曉鳳）→事業(yè)部負(fù)責(zé)人意見（賀宏）→財務(wù)部意見（劉俊英）；（2）合同金額大于50萬元：鄭州糧食批發(fā)市場有限公司：經(jīng)辦人（合同負(fù)責(zé)人）→律師意見（馬曉鳳）→事業(yè)部負(fù)責(zé)人意見（賀宏）→財務(wù)部意見（劉俊英）→市場分管領(lǐng)導(dǎo)意見（孫復(fù)興）；鄭州未來集團(tuán)有限公司：經(jīng)辦人（合同負(fù)責(zé)人）→律師意見（馬曉鳳）→事業(yè)部負(fù)責(zé)人意見（賀宏）→財務(wù)部意見（劉俊英）→市場分管領(lǐng)導(dǎo)意見（宋賢君）；5、簽審表的簽批：合同管理員根據(jù)簽審順序進(jìn)行簽審，正常情況1天內(nèi)完成簽審，如遇特殊情況2天內(nèi)完成；6、合同蓋章：簽審流程完成后將簽審表與全部合同交至綜合部張娜處，并根據(jù)簽審表中的簽批印鑒需求進(jìn)行蓋章或法人簽字；注4：單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章；注5：一個簽審表只能簽審一個合同；三、合同的接收與發(fā)送1、合同的發(fā)送：合同蓋章后與合同負(fù)責(zé)人溝通，根據(jù)業(yè)務(wù)需求對合同進(jìn)行發(fā)送。具體發(fā)送方式可與合同負(fù)責(zé)人協(xié)商，可經(jīng)快遞發(fā)送，也可由合同負(fù)責(zé)人提供給對方，如快遞發(fā)送需向合同負(fù)責(zé)人索要收件人姓名、電話、詳細(xì)地址等信息。合同發(fā)送前必須與合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，并填寫合同發(fā)送登記表（詳見附件2）。2、合同的接收：合同接收后將合同反饋給本合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，如合同我司沒有蓋章，按照合同簽審流程進(jìn)行逐步推進(jìn)；如合同雙方均已蓋章，則按合同管理流程繼續(xù)進(jìn)行付款審批及合同歸檔等工作。注6：合同的發(fā)送：如需對方蓋章發(fā)送全部合同原件；如對方已蓋章，則發(fā)送相應(yīng)合同份數(shù)的合同原件，后續(xù)按合同管理流程繼續(xù)進(jìn)行付款審批及合同歸檔等工作。五、付款流程審批1、付款審批表的填寫：如合同主體為鄭州糧食批發(fā)市場有限公司，參照附件3填寫；主體為鄭州未來集團(tuán)有限公司，參照附件4填寫；（1）收款單位：合同簽訂方全稱；（2）開戶行：合同簽訂方開戶行信息，并與合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)；（3）賬號：合同簽訂方匯款賬號，并與合同負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)；（4）付款金額（大寫）人民幣；（5）支付方式：現(xiàn)金或者轉(zhuǎn)賬；（6）￥：付款金額小寫；（7）事由：付款原因的簡要說明2、付款審批表后附蓋章后的合同及合同簽審表復(fù)印件（各1份）；3、付款審批表的簽批順序：（1）鄭州糧食批發(fā)市場有限公司：經(jīng)辦人（合同負(fù)責(zé)人）→部門經(jīng)理（賀宏）→財務(wù)部經(jīng)理（劉俊英）→分管領(lǐng)導(dǎo)（孫復(fù)興）→市場領(lǐng)導(dǎo)（孫復(fù)興）；（2）鄭州未來集團(tuán)有限公司：經(jīng)辦人（合同負(fù)責(zé)人）→部門經(jīng)理（賀宏）→財務(wù)經(jīng)理（梁慶祥）→分管領(lǐng)導(dǎo)（劉俊英）→財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（劉俊英）→公司領(lǐng)導(dǎo)（宋賢君）；4、付款審批表的簽批：合同管理員根據(jù)簽審順序進(jìn)行簽審，正常情況1天內(nèi)完成簽審，如遇特殊情況2天內(nèi)完成；5、付款審批流程完成后將付款審批表復(fù)印件存檔，并將合同以及合同簽審表復(fù)印件（各1份）與付款審批表原件一并交財務(wù)部盧瀟處進(jìn)行付款；6、付款進(jìn)度的跟進(jìn)：跟蹤付款進(jìn)度，正常情況1天內(nèi)完成付款，付款成功后反饋給合同負(fù)責(zé)人。注7：如付款方式為現(xiàn)金，無需填寫開戶行及賬號；注8：如合同無需付款，則無需進(jìn)行付款流程審批；五、合同的分類與歸檔1、合同的分類：合同分為農(nóng)資項(xiàng)目和安全食品項(xiàng)目兩大類；2、合同的歸檔：（1）紙質(zhì)歸檔：合同簽審表（原件）、付款審批表（復(fù)印件）、合同原件，按分類進(jìn)行歸檔；（2）電子檔：按分類進(jìn)行對電子檔歸檔，附表5；（3）按照分類對合同電子版歸檔；注9：合同原件歸檔：1份反饋給綜合部張娜，1份事業(yè)部留存六、合同的借閱按照要求填寫合同借閱登記表，詳見附件6；農(nóng)業(yè)事業(yè)部2015附件1：鄭州糧食批發(fā)市場有限公司農(nóng)業(yè)事業(yè)部（合同名稱）合同簽審表注：附件附后編號：文件類型□采購合同□銷售合同合同主體鄭州糧食批發(fā)市場有限公司□鄭州未來集團(tuán)有限公司□內(nèi)容摘要簽批印鑒合同章□公章□法人簽字□經(jīng)辦人申請日期年月日財務(wù)部意見律師意見事業(yè)部負(fù)責(zé)人意見市場分管領(lǐng)導(dǎo)意見附件2：合同發(fā)送登記表日期合同名稱發(fā)送方式用途責(zé)任人確認(rèn)備注附件3：付款審批表№PaymentAuditingForm憑后附單據(jù)張收款單位市場領(lǐng)導(dǎo)：年月日開戶行賬號分管領(lǐng)導(dǎo)：年月日付款金額（大寫）人民幣財務(wù)部經(jīng)理：年月日支付方式￥部門經(jīng)理：年月日事由：經(jīng)辦人：年月日部門：年月日金額單位：元附件4：鄭州未來集團(tuán)有限公司付款審批表№PaymentAuditingForm憑后附單據(jù)張收款單位公司領(lǐng)導(dǎo)：年月日開戶行帳號財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)：年月日付款金額（大寫）人民幣財務(wù)經(jīng)理：年月日支付方式￥部門經(jīng)理：年月日事由：經(jīng)辦人：