制度文件管理規(guī)范

第一條為規(guī)范養(yǎng)老服務(wù)有限公司（以下簡稱“公司”）所有管理制度的制定、發(fā)布、修訂和廢止等工作程序，提升公司制度標準化水平，建立統(tǒng)一、簡潔、高效的制度管理體系，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)范。第二章適用范圍第二條本規(guī)范適用于公司所有部門。第三章職責分工第三條綜合管理部是制度發(fā)布的歸口管理部門，主要擬定制度編號并留存記錄、管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域編寫規(guī)則；（二）確定規(guī)章制度的更新計劃并督促執(zhí)行，組織對新增或修訂的規(guī)章制度進行審核及審批，負責制度的格式審核、校對、審批后發(fā)文并對發(fā)文的各項制度進行歸檔；（三）負責對已發(fā)布的一級制度按照部門進行登記，并形成《照護養(yǎng)老服務(wù)有限公司有限公司管理制度發(fā)布清單》）；（四）負責對各部門制度變更(包括新增、修訂和廢止等)工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理。第四條公司各部門負責各自職責范圍內(nèi)的制度制定、修訂等工作。（一）負責執(zhí)行公司制度管理規(guī)則，根據(jù)規(guī)則對本部門職責范圍內(nèi)的規(guī)章制度體系進行建設(shè)、管理和持續(xù)優(yōu)化，確保相關(guān)制度的有效性、完備性和一致性，實現(xiàn)本部門管理工作的高效、有序；（二）根據(jù)管理和業(yè)務(wù)要求對本領(lǐng)域制度進行新增、修訂和廢止，并按程序進行報批，牽頭對制度內(nèi)容進行宣傳與總結(jié)、反饋制度中的問題，便于對制度內(nèi)容的調(diào)整和完善；（四）跨部門制度由關(guān)聯(lián)部門共同編制，在編制過程中應(yīng)充分聽取相關(guān)部門的意見，必要時，可開展內(nèi)外部調(diào)研。第四章制度管理規(guī)范第五條公司制度按照其規(guī)定內(nèi)容的影響程度、影響范圍與操作性可細分為四個級別：（一）零級制度：以基本法、戰(zhàn)略白皮書、管理綱要等制度為最高級別管理制度，由公司執(zhí)委會簽發(fā)；（二）一級制度：以管理制度、管理規(guī)范、規(guī)則命名，強調(diào)全局層面，需公司全員執(zhí)行，由公司執(zhí)委會簽發(fā)；（三）二級制度：以管理辦法、管理規(guī)定命名，主要在公司各部門層面，需部門全員執(zhí)行，由部門負責人簽發(fā)；第六條公司制度制定、修訂應(yīng)遵循以下原則：（一）合法性原則，制度要符合法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定和國家強制性標準；（二）前瞻性原則，從公司持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)制定制度，避免頻繁修改；（三）系統(tǒng)性原則，規(guī)章制度之間相互銜接，避免出現(xiàn)割裂、交叉重復(fù)或沖突；（四）全局性原則，各部門制定制度，應(yīng)著眼全局，制度不僅可以在部門施行，也可以在公司進行復(fù)制、推廣；實際和戰(zhàn)略目標，具備切實可行性和適用性。第七條公司制定了制度管理規(guī)則，各部門在制度編寫實際執(zhí)行過程中，需根據(jù)本規(guī)則制定的要求和制度編寫模板（附件2）進行規(guī)范編寫：辦法、規(guī)定、實施細則、操作指引、作業(yè)標準（SOP）”等作為公司制度的名稱。各部門可根據(jù)制度內(nèi)容的需要進行制度命名，制度名稱必須以“公司簡稱+管理內(nèi)容+制度名稱后綴”的格式命名。一級制度名稱后綴可根據(jù)實際情況選擇“管理制度、管理規(guī)范、規(guī)則”中的一種；二級制度名稱后綴以“管理辦法或管理規(guī)定”命名；三級制度名稱后綴可根據(jù)實際情況選擇“實施細則、操作指引或作業(yè)標準（SOP）”為后綴命名。公司的制度一經(jīng)發(fā)布均為正式版本，制度名稱中禁止含有“草案”、“試行”等詞匯。公司管理制度編號由六部分組成，有公司名稱簡稱、組織代隔開，具體形式如下表：公司名稱文件名稱代碼流水號版本號YLFWZHGZV1.0M3養(yǎng)老服務(wù)有限公司”簡稱代表“綜部”表示組織第一個制度表示制度第一個版本表示全1．組織代碼縮寫規(guī)則，具體如下表：綜合管理部YY財務(wù)采購部CW營銷招商部YX工程管理部GC設(shè)計管理部養(yǎng)生服務(wù)中心YS護理服務(wù)中心HL物業(yè)服務(wù)中心WY2.文件名稱代碼：表示該制度文件的名稱后綴，如制度名稱后綴為“規(guī)則”，則該文件名稱代碼為“GZ”，如制度名稱后綴為“辦法”，則文件名稱代碼為“BF”，文件名稱代碼，具體形式如下表:制度文件名稱后綴ZDGFGZBFGD實施細則SSXZ操作指引CZZY作業(yè)標準SOP3.流水號：01表示組織第一個制度，第二個制度流水4.版本號：制度版本初次審批通過為V1.0，下年度集中修訂時，原則上，部門名稱、文字描述的優(yōu)化，版本號升級為V1.1，如識別出該制度規(guī)則或者內(nèi)容需要重大修改（修訂內(nèi)容達到5條及以上）時版本號直接升級為V2.0，以此類文件保密級別公開對象特別說明M0一般限于高層管理執(zhí)委會成員M1一般限于中層以上總監(jiān)及以上M2限于涉及的某個人或某部門M3全員公開(三)格式要求：制度文件建議使用WPS或Officeword辦公軟件編寫，頁邊距設(shè)置為“普通”（自動格式：上下邊距2.54厘米，左右邊距3.18厘米）。1.制度封面：包含制度標題、編號、制度屬性、制度發(fā)布和2.制度目錄：制度目錄需包含一級標題以及該內(nèi)容對應(yīng)的頁3.制度標題：字體字號為宋體，二號字，加粗，行距為單倍行距，段后距離設(shè)置為1行，段落對齊設(shè)置為居中；4.制度正文：字體字號為仿宋，三號字，行距為固定值28磅，段落對齊設(shè)置為兩端對齊，首行縮進2字符；5.頁碼設(shè)置：頁碼自制度正文開始編輯，位于頁腳居中設(shè)置，以阿拉伯數(shù)字“1”起始，數(shù)字不編虛位（即1不編01）；6.文件中所有的西文字體及數(shù)字均設(shè)置為仿宋。第八條制度內(nèi)容的編寫必須根據(jù)四級制度管理體系把握好制度的內(nèi)容，根據(jù)本規(guī)則格式及編寫要求做到規(guī)范準確、內(nèi)容詳實。制度文件必須包含以下內(nèi)容：（一）編制目的：簡要闡述本制度制定目的、意義及目標；（二）適用范圍：描述本制度適用的企業(yè)層級范圍，如公司（三）職責分工：描述本制度所涉及的相關(guān)部門應(yīng)承擔的職（四）制度內(nèi)容：編寫本制度具體相關(guān)內(nèi)容或要求，制定本制度文件檢查機制與違反本文件的處罰規(guī)則；（五）附則：包含“本制度由部門負責解釋”以及“本制度自公告頒布之日起生效實施，原版本()第九條制度新增（一）各部門可根據(jù)自身管理活動及業(yè)務(wù)開展需求新增本領(lǐng)域管理制度，確保本領(lǐng)域的管理制度體系內(nèi)容不交叉、不重（二）制度文件的編制需符合公司制度編寫規(guī)范中的要求，格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范、描述準確；（三）制度文件中，如涉及其他相關(guān)部門職責或管理要求，制度的責任部門應(yīng)與相關(guān)部門進行充分溝通并達成一致意見后，方可定稿；（四）一級制度定稿后，制度的責任部門應(yīng)于OA發(fā)起“新增制度申請流程”，明確新增制度的目的和層級，并將起草和修訂情況填寫于制度修訂摘要表（附件3），并附上制度文件及所有相關(guān)附件表單。待流程審批通過后，經(jīng)公司審批的一級制度文件由綜合管理部擬定發(fā)文通知。由部門負責人簽發(fā)的二、三級制度文件，需完成文件編碼及登記，更新本部門的文件管理清單，由部門自行存檔，電子檔需在部門共第十條制度修訂（一）集中修訂：原則上，公司于每年10月份由綜合管理部牽頭對已發(fā)布的制度組織集中修訂工作，修訂時間截止至當年12月底，并于次年1月正式下發(fā)；所有部門需回顧本年度所有制度的執(zhí)行及修訂情況，對本領(lǐng)域制度進行新增、調(diào)整和完善。（二）動態(tài)修訂：各部門可根據(jù)自身管理活動及業(yè)務(wù)開展情況適時對本領(lǐng)域制度進行修訂。臨時補充、完善的一級制度文件，需以《管理提示》（附件4）的形式進行。在集中修訂文件時，各修訂部門需將《管理提示》的內(nèi)容更新到新修訂文件中。（三）各部門自行修訂制度后，一級制度應(yīng)于OA發(fā)起“修改制度申請流程”，明確制度修改的內(nèi)容，并附上制度文件及所有相關(guān)附件表單。待流程審批通過后，經(jīng)公司審批的一級制度文件由綜合管理部擬定發(fā)文通知。制度修改完成后，舊版本相應(yīng)被廢止銷毀，同時在系統(tǒng)中被覆蓋。（四）由部門負責人簽發(fā)的二、三級制度文件，需完成文件編碼及登記，更新本部門的文件管理清單，由部門自行存檔，電子檔需在部門共享。第十一條制度發(fā)布所有需經(jīng)公司審批的一級制度須OA流程進行審批，由綜合管理部統(tǒng)一審核格式、校對，并經(jīng)公司執(zhí)委會審批后，由綜合管理部統(tǒng)一進行發(fā)文，未經(jīng)發(fā)布的規(guī)章制度不具有效力。公司一級制度的發(fā)文范圍原則上為全員發(fā)布，發(fā)文內(nèi)容包括：發(fā)文通知、制度文件及所有相關(guān)附件表單。如各部門對發(fā)文范圍或發(fā)文附件有特殊要求的，應(yīng)在提起制度審核流程時進行說明。第十二條制度評估制度評估：各部門每年定期對各自制度管理及執(zhí)行情況進行檢查與評估，并在規(guī)定時間內(nèi)完成制度的整改。制度自查：各制度責任部門根據(jù)制度執(zhí)行情況，進行制度執(zhí)行意見收集、匯總，原則上新發(fā)布的制度三個月之后可由制度責任部門根據(jù)需要通過《管理提示》的形式進行修訂。第十三條培訓(xùn)宣貫制度發(fā)文后，公司各部門應(yīng)自行組織進行學(xué)習，及時了解公司的最新管理要求。制度責任部門主導(dǎo)，綜合管理部人力及行政協(xié)同對重點制度在發(fā)文后半個月內(nèi)進行宣傳、培訓(xùn)。擬定的宣傳、培訓(xùn)課件、材料需報綜合管理部備案。第十四條評審流程（一）公司各部門根據(jù)工作實際需要起草制度初稿，一級制度由部門負責人初審，二、三級制度由部門負責人審批。（二）制度涉及兩個以上部門的，起草部門組織相關(guān)部門評審或會簽，以征求相關(guān)部門意見，并由起草部門進行進一步修訂；（三）經(jīng)評審或會簽完成后，起草部門可將制度提交綜合管理部進行格式、規(guī)范性審核；隨后由起草部門提交OA發(fā)文流程進行審批；（四）公司一級制度經(jīng)執(zhí)委會審批完成后，由綜合管理部在公司范圍內(nèi)進行發(fā)布實施。第十五條制度廢止公司一級制度的廢止應(yīng)由該項制度的責任部門于OA系統(tǒng)發(fā)起“廢止制度申請流程”，最終經(jīng)執(zhí)委會審批同意后，將相關(guān)制度停止實施。需公司審批的制度，廢止