企業(yè)員工檔案保管協議

合同編號：__________企業(yè)員工檔案保管協議甲方（用人單位）：_______乙方（員工）：_______鑒于甲方作為用人單位，擁有管理員工檔案的權利和義務；乙方作為甲方員工，同意將其個人檔案交由甲方保管。為確保雙方權益，經甲乙雙方友好協商，特訂立本協議，以共同遵守。第一條檔案保管內容1.1本協議所稱檔案，包括乙方的個人基本信息、入職登記表、勞動合同、工資條、社會保險和公積金繳納記錄、職務變遷、獎懲記錄、離職證明等相關資料。第二條檔案保管期限2.1本協議簽訂后，甲方應對乙方檔案進行長期保管。除非乙方明確提出解除保管要求，否則甲方不得提前終止本協議。2.2乙方如與甲方解除或終止勞動合同，甲方仍應按照本協議約定保管乙方檔案。第三條檔案保管方式3.1甲方應采取適當措施確保乙方檔案的安全、保密，防止檔案遺失、損壞或泄露。3.2甲方應指定專門部門或專人負責乙方檔案的管理工作。3.3甲方有權對乙方檔案進行查閱、復制和銷毀，但需遵循相關法律法規(guī)規(guī)定，不得侵犯乙方隱私。第四條檔案的查閱與復制4.1乙方有權在符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下查閱和復制其個人檔案。4.2乙方查閱和復制檔案時，應向甲方提交書面申請，并說明查閱或復制的理由。4.3甲方應在收到乙方申請后15個工作日內完成查閱和復制工作，并反饋給乙方。第五條檔案的轉遞5.1乙方如與甲方解除或終止勞動合同，甲方應在辦理離職手續(xù)時將乙方檔案轉遞至乙方或乙方所在的新單位。5.2甲方轉遞檔案時，應確保檔案的完整、密封，并在檔案袋上注明乙方姓名、身份證號碼、轉遞單位等信息。5.3乙方在新單位收到檔案后，應向甲方出具接收證明。第六條違約責任6.1甲方違反本協議約定，導致乙方檔案遺失、損壞、泄露的，應承擔相應的法律責任。6.2乙方違反本協議約定，導致甲方無法履行檔案保管義務的，應承擔相應的法律責任。第七條爭議解決7.1本協議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。7.2雙方在履行本協議過程中發(fā)生的爭議，應通過友好協商解決；協商不成的，可以向有管轄權的人民法院提起訴訟。第八條其他約定8.1本協議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。8.2本協議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期至雙方解除或終止勞動合同之日止。甲方（用人單位）：_______乙方（員工）：_______簽訂日期：_______年_______月_______日注意事項：1.確保合同內容的完整性和準確性，包括但不限于檔案保管內容、期限、方式、查閱與復制、轉遞等條款。2.明確雙方的權利和義務，特別是甲方作為用人單位的保管權利和乙方的查閱、復制權利。3.注意保密條款，確保甲方在保管檔案過程中不得泄露乙方隱私。4.明確違約責任，包括因違約導致的檔案遺失、損壞、泄露等情形。5.約定爭議解決方式，如友好協商和向有管轄權的人民法院提起訴訟。解決辦法：1.若甲方違反合同約定，導致乙方檔案遺失、損壞、泄露，甲方應承擔相應的法律責任，包括但不限于賠償乙方損失、恢復名譽等。2.若乙方違反合同約定，導致甲方無法履行檔案保管義務，乙方應承擔相應的法律責任。3.若雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議，應進行友好協商，協商不成的，可以向有管轄權的人民法院提起訴訟。關鍵詞語的法律名詞解釋：1.用人單位：指依法成立，招聘勞動者為其提供勞動，并支付勞動報酬的企業(yè)、個體經濟組織、民辦非企業(yè)單位等。2.勞動者：指具有勞動能力，與用人單位建立勞動關系，為其提供勞動的人。3.檔案：指勞動者的個人基本信息、入職登記表、勞動合同、工資條、社會保險和公積金繳納記錄、職務變遷、獎懲記錄、離職證明等相關資料。4.保管期限：指雙方約定的一生效，有效期至雙方解除或終止勞動合同之日止的期限。5.查閱：指勞動者有權在符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，查看其個人檔案的權利。6.復制：指勞動者有權在符合法律法規(guī)規(guī)定的前提下，復制其個人檔案的權利。7.違約責任：指一方違反合同約定，導致合同無法履行或造成對方損失時，應承擔的法律責任。8.爭議解決：指當雙方在履行合同過程中發(fā)生糾紛時，通過協商、調解、仲裁或訴訟等途徑解決糾紛的行為。特殊應用場合：1.員工跨國工作：若員工在合同期間內需要跨國工作，甲方應確保檔案能夠順利轉遞至國外，并符合國際檔案轉移的相關規(guī)定。補充條款：甲方應協助乙方辦理跨國檔案轉移手續(xù)，包括獲取必要的證明文件，確保檔案在跨國轉移過程中的安全性和完整性。2.員工長期休假：若員工因特殊原因需長期休假，甲方應繼續(xù)履行檔案保管義務，確保檔案在休假期間不受損害。補充條款：甲方在員工休假期間仍需妥善保管其檔案，不得隨意銷毀或泄露檔案內容。3.員工退休：員工退休后，甲方應將檔案轉遞至乙方指定的退休安置單位或個人手中，并辦理相關手續(xù)。補充條款：甲方應在員工退休后30個工作日內將檔案轉遞至乙方或乙方指定的單位，并出具轉遞證明。4.員工死亡：員工去世后，甲方應將檔案轉遞至其法定繼承人，并辦理相關手續(xù)。補充條款：甲方應在員工去世后30個工作日內將檔案轉遞至員工法定繼承人，并協助辦理相關手續(xù)。附件列表：1.乙方入職登記表2.乙方勞動合同3.乙方工資條4.乙方