綜合辦公室檔案管理辦法

第第頁(yè)綜合辦公室檔案管理方法綜合辦公室檔案管理方法檔案管理要由專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及票據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必需保證安全。一、檔案分類和內(nèi)容1、技術(shù)檔案：包含以==為代碼。2、銷售部檔案：包含以==為代碼。3、行政人事檔案包含：包含以==為代碼。4、財(cái)務(wù)檔案包含：包含以==為代碼。5、公司電子檔案：包含以==為代碼。6、機(jī)密檔案:包含以==為代碼7、其它檔案:包含以==為代碼二、檔案的編制和要求1、檔案編制方式：檔案要素包含檔案的類別、年限、屬性、密級(jí)和正文（如無(wú)法確認(rèn)屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理，），檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案近況。檔案入庫(kù)，管理員應(yīng)進(jìn)行識(shí)別并列入目錄。2、如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識(shí)別密級(jí)和機(jī)要部分的屬性，以確定妥當(dāng)?shù)谋９芊绞剑粰C(jī)密檔案在取得的同時(shí)應(yīng)注明相關(guān)和涉密人員的姓名，以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。3、檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁(yè)碼、密級(jí)和保管年限構(gòu)成，置于檔案首頁(yè)，以便查找。4、需調(diào)閱相關(guān)檔案，必需事先聯(lián)系并取得授權(quán)。三、檔案存放管理交接原則1、檔案依照年度建立，每年度為一卷，統(tǒng)一的年度編碼在卷首標(biāo)明，并在檔案封面上注明。2、凡交接檔案，要求：先交驗(yàn)檔案目錄；再抽樣驗(yàn)收檔案總量的50%，各類比例相當(dāng)，查驗(yàn)有否短缺、偽造、標(biāo)注不明等；再抽取30%的檔案作為流動(dòng)樣本，驗(yàn)收是否符合工作流程（查流轉(zhuǎn)記錄或模擬流轉(zhuǎn)）。檔案接轉(zhuǎn)時(shí)，雙方應(yīng)商定最終簽字交接的時(shí)間，一般為五個(gè)工作日（供接收方查對(duì)和交接方介紹的時(shí)間）。四、檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程1、檔案封存，由管理員接收時(shí)確定封存檔案的價(jià)值和屬性，進(jìn)而編碼、編目，納入檔案庫(kù)；2、檔案撤銷，由管理員向相關(guān)部門(mén)聯(lián)系并取得撤檔批示，在目錄上標(biāo)注撤檔時(shí)間，記入撤檔子目，封存六個(gè)月后自動(dòng)銷毀；3、檔案銷毀，由管理員備案后，定時(shí)銷毀，銷毀時(shí)有兩人以上在場(chǎng)實(shí)時(shí)監(jiān)控；4、檔案合并，由管理員依據(jù)檔案的相關(guān)性和同類性進(jìn)行合并，合并后在原目錄和檔案庫(kù)里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及檀卷；5、檔案分立，依據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫(kù)里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及檀卷。6、檔案被其他人員借用或調(diào)閱后，管理員應(yīng)及時(shí)索取并按原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外，還應(yīng)對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性作檢查，并按事實(shí)記錄。7、如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應(yīng)敘述理由并查明原因，及時(shí)提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。8、檔案調(diào)閱，由要求調(diào)閱人將相關(guān)人員授權(quán)證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要依據(jù)所需調(diào)閱的檔案的密級(jí)程度搭配調(diào)閱。調(diào)閱不同于借用，如需借用，借用人需按規(guī)定填寫(xiě)檔案資料借用單，同時(shí)對(duì)所借用的資料的安全性和完整性負(fù)責(zé)。調(diào)閱必需于當(dāng)天交還，借用可商定日期，超出商定日期需重新檢驗(yàn)檔案的真實(shí)完整性。9、檔案使用后回收，是檔案管理的一個(gè)緊要環(huán)節(jié)。管理員要及時(shí)驗(yàn)證檔案的使用后狀態(tài)，并對(duì)此作好記錄。如發(fā)現(xiàn)異常情況，向使用人詢問(wèn)并作好相關(guān)的措施，以保護(hù)檔案的安全。10、如加密的檔案使用后未及時(shí)交還，使用人要給出書(shū)面的說(shuō)明，如有共同使用人，應(yīng)給出證明。如有泄露，權(quán)限審批人負(fù)同等責(zé)任。11、檔案限密原則：由檔案制作部門(mén)和人員依據(jù)檔案的屬性來(lái)進(jìn)行限密，也可由公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案進(jìn)行臨時(shí)限密，管理員也可依據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行限密，全部已限密的檔案都必需有相關(guān)密級(jí)的標(biāo)識(shí)，同時(shí)采取相應(yīng)的保密措施。12、檔案保管失去其價(jià)值，由管理員依據(jù)銷毀檔案的程序，報(bào)批后銷毀。銷毀時(shí)要有兩人以上在場(chǎng)，相互做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必需，則由相關(guān)權(quán)限的人員自行銷毀。篇2:民族高校辦公室辦公用品采購(gòu)和使用管理方法民族高校辦公室辦公用品采購(gòu)和使用管理方法為加強(qiáng)對(duì)學(xué)校辦公室辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)與使用，節(jié)省本錢(qián)，提高效率、防控風(fēng)險(xiǎn)，特訂立本方法。一、本方法中的辦公用品包含辦公文具用品、電腦系列耗材、生活保潔用品等低值易耗辦公用品和不屬于政府采購(gòu)范疇的其他辦公用品。二、辦公用品的采購(gòu)依照質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、杜絕鋪張揮霍、提高辦公效率的原則，實(shí)行多家供應(yīng)商比價(jià)采購(gòu)。采購(gòu)前經(jīng)學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論確定多家供應(yīng)商，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。三、辦公用品原則上在學(xué)校后勤保障處商貿(mào)服務(wù)中心和其他校內(nèi)經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)采購(gòu)，校內(nèi)經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)采購(gòu)價(jià)格較高或不能供應(yīng)辦公用品的，選擇其他供應(yīng)商比價(jià)采購(gòu)。電腦系列耗材應(yīng)征求國(guó)有資產(chǎn)管理處看法確定有相關(guān)資質(zhì)的供應(yīng)商。四、采購(gòu)辦公用品必需嚴(yán)格把關(guān)。單項(xiàng)辦公用品金額超出500元或整單辦公用品超出1000元的，采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論決議。五、使用辦公用品要堅(jiān)持勤儉節(jié)省的精神，嚴(yán)禁鋪張揮霍，不得假公濟(jì)私、隨便丟棄。六、對(duì)屬于資產(chǎn)登記范疇的辦公用品要依照《中南民族高校國(guó)有資產(chǎn)管理暫行方法》進(jìn)行資產(chǎn)登記。七、辦公用品購(gòu)買(mǎi)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷嚴(yán)格依照《中南民族高校經(jīng)費(fèi)支出審批暫行方法》執(zhí)行。篇3:辦公室管理方法辦公室管理制度1.0目的為實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、高效、文明、舒適的辦公目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)辦公室管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定特訂立本制度2.0適用范圍本公司3.0辦公環(huán)境3.1維護(hù)公共辦公區(qū)域的良好環(huán)境是每位員工應(yīng)盡的職責(zé)與義務(wù)；3.2每位員工均應(yīng)將本人工作場(chǎng)合必需物品（資料、文件等）擺放整齊有序并隨時(shí)保持清潔；3.3各部門(mén)辦公室地面、桌椅、煙灰缸等做到日日清潔，臟了即時(shí)清潔，辦公室門(mén)窗、定于每周六早上9點(diǎn)前須清潔完畢，由各辦公室人員自行清潔。4.0工作紀(jì)律4.1上班衣著整齊大方，坐姿端正，樹(shù)立良好的個(gè)人形象和公司形象；4.2嚴(yán)禁高聲喧嘩、吵鬧，嚴(yán)禁閑聊，打瞌睡，營(yíng)造良好的工作環(huán)境；4.3電話、燈光、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、電腦等相關(guān)電器按規(guī)定使用，下班前須關(guān)閉后方可離開(kāi)；4.4工作時(shí)應(yīng)注意提高工作效率，不允許使用公司電話私人閑談，給他打個(gè)電話做到長(zhǎng)話短說(shuō)；相鄰部門(mén)來(lái)電話如該部門(mén)人員不在時(shí)，須予以接聽(tīng)記錄，并即時(shí)轉(zhuǎn)告該部門(mén)當(dāng)事人電話內(nèi)容；4.5辦公室人員在工作接觸或接、給他打個(gè)電話中要使用文明用語(yǔ)：您好/請(qǐng)/感謝/對(duì)不起/再見(jiàn)等；4.6公司電腦及網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一由機(jī)修部維護(hù)保養(yǎng)，任何人不得私自帶盤(pán)上機(jī)操作或下載安裝，上班時(shí)間不允許觀觀看電影、玩游戲、私人閑談以及移動(dòng)電話等；4.7辦公室人員要樹(shù)立較高的服務(wù)意識(shí)及主人翁精神，要在上級(jí)與下級(jí)、部門(mén)與部門(mén)之間起到橋梁與楷模作用；4.8辦公室人員須做好保密工作，報(bào)廢文件須即時(shí)銷毀，敬重別人的隱私和公司制度。做到不聽(tīng)、不問(wèn)、不傳；4.9定時(shí)參加各項(xiàng)會(huì)議，參會(huì)人員須將移動(dòng)電話調(diào)置靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，緊要電話會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)；5.0考勤管理5.1辦公室業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部實(shí)行六天工作制，周日休息，其它部門(mén)每月休息兩天，輪休；5.2辦公室人員上班時(shí)間為上午8：3011：30，下午12：3017：30，全部辦公室人員均需按員工打卡規(guī)定打卡出勤，遲到、早退、請(qǐng)假、打卡規(guī)定及獎(jiǎng)罰等按“員工考勤制度”執(zhí)行；5.3業(yè)務(wù)員出差需填寫(xiě)“出差申請(qǐng)表”及“工作日?qǐng)?bào)表”經(jīng)部門(mén)主管或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后送人事行政部備案，如出差時(shí)間延長(zhǎng)需電話到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并知會(huì)人事行政部，否則一律按曠工處理；6.0車(chē)輛管理規(guī)定6.1公司車(chē)輛統(tǒng)一由辦公室管理、調(diào)度，未經(jīng)批準(zhǔn)任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自布置使用車(chē)輛；6.2員工私事不得坐車(chē)外出，如因需要跟車(chē)幫忙搬運(yùn)的，需由公司統(tǒng)一按排，員工私自跟車(chē)外出所發(fā)生的一切事故責(zé)任由員工自行承當(dāng)；6.3未經(jīng)批準(zhǔn)公司車(chē)輛晚上一律不得停放在外，違者對(duì)駕駛員處100元/次罰款；6.4駕駛員要認(rèn)真搞好車(chē)輛的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，出車(chē)前后要嚴(yán)格檢查車(chē)輛，嚴(yán)禁帶故障行車(chē)；6.5車(chē)輛發(fā)生故障或其它損耗需修理更換零件時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)提出修理看法，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行修理；駕駛員出車(chē)加油、維護(hù)和修理及車(chē)輛運(yùn)行時(shí)要做好記錄，包含燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)、維護(hù)和修理費(fèi)以及車(chē)輛行使里程記錄等；6.6駕駛員不得私自出車(chē)或私自將公司車(chē)輛載人載貨，嚴(yán)禁將車(chē)輛交給非公司駕駛員駕駛使用，違者后果自負(fù)，且對(duì)公司駕駛員處100元/次罰款，如造成嚴(yán)重后果者，公