UFO報表管理教案

南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院教案任課教師授課班級授課時間學(xué)時6教學(xué)課題模塊四UFO報表管理課型教學(xué)方法講授法演示法實訓(xùn)法教學(xué)目的通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解報表管理系統(tǒng)的基本術(shù)語，掌握報表格式設(shè)計、報表公式編輯及報表管理。教學(xué)重點1、報表格式設(shè)計2、報表公式編輯3、報表管理教學(xué)難點報表公式編輯教具多媒體教學(xué)步驟1、介紹本模塊教學(xué)目標(biāo)2、介紹UFO報表管理系統(tǒng)的內(nèi)容及流程3、演示操作UFO報表管理各步驟4、知識點總結(jié)5、學(xué)生自己提問題，老師作回答6、布置作業(yè)；作業(yè)布置第四章7、布置預(yù)習(xí)內(nèi)容：模塊五工資管理新課講授一、UFO報表管理系統(tǒng)概述會計報表是以日常會計核算資料為主要依據(jù)，總括反映企事業(yè)單位財務(wù)狀況及其經(jīng)營成果的書面報告文件。實現(xiàn)會計電算化后，在日常的會計核算工作中，利用賬務(wù)處理軟件，可以通過編制憑證，登記各種賬簿，但不能集中概括地反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動的全貌，編制會計報表可以將賬簿中分散的資料集中起來，總括反映企事業(yè)單位的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。利用報表處理軟件可以完成會計報表的自動編制工作。（一）報表處理系統(tǒng)主要功能1、文件管理功能2、格式管理功能3、數(shù)據(jù)處理功能4、圖表管理功能5、打印輸出功能（二）報表處理系統(tǒng)基本概念1、格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的格式：如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單位、關(guān)鍵字、可變區(qū)等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、做圖形、匯總、合并報表等。2、單元及單元屬性報表中由表行和表列確定的方格稱為單元。單元時組成報表的最小單位。單元屬性包括：單元類型、對齊方式、字體顏色等。單元類型有數(shù)值型、字符型和表樣型。3、區(qū)域與組合單元區(qū)域也叫塊，是由一組相鄰的單元組成的矩形塊。組合單元由同行（或同列）相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域。4、表頁一個UFO報表最多可容納99999張表頁，每一張表頁是由許多單元組成的。一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)“。5、關(guān)鍵字關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。一般包括：單位名稱、單位編號、年、季、月、日等，也可以自行定義關(guān)鍵字。（三）報表制作基本流程二、報表格式設(shè)計定義一張報表，首先應(yīng)該定義報表數(shù)據(jù)的載體——報表格式。不同的報表，格式定義的內(nèi)容也會有所不同，但一般情況下報表格式應(yīng)該包括報表表樣、單元類型及單元風(fēng)格等內(nèi)容。（一）自定義報表格式1、啟動UFO表在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應(yīng)首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎(chǔ)之上設(shè)計報表的格式。啟動報表管理系統(tǒng)，創(chuàng)建一個新的會計報表文件。有些軟件建立的是一個報表簿，可容納多張報表；也有些軟件只建立一張報表，甚至還需要規(guī)定其屬性。2、設(shè)計表樣設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風(fēng)格、定義單元屬性。通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性等。啟動UFO報表系統(tǒng),進入格式設(shè)計狀態(tài)。

（1）設(shè)置報表尺寸設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。（2）定義報表的行高和列寬如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的行高或列的列寬。（3）

劃表格線報表的尺寸設(shè)置完成之后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，所以為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。（4）

定義組合單元有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。（5）輸入表間項目報表表間項目指報表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項目和表尾項目等。（6）定義單元屬性單元屬性主要指單元類型、數(shù)字格式、邊框樣式等內(nèi)容的設(shè)置。（7）設(shè)置單元風(fēng)格單元風(fēng)格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等設(shè)置。設(shè)置單元風(fēng)格會使報表更符合閱讀習(xí)慣，更加美觀清晰。3、設(shè)置關(guān)鍵字關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。（1）每張報表可以同時定義多個關(guān)鍵字。（2）如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯誤，可以執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“關(guān)鍵字”|“取消”命令取消后再重新設(shè)置。（3）關(guān)鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。4、編輯公式在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式，報表主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。（1）單元公式在輸入時，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號的均須輸入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式輸入錯誤而不能被保存。（2）賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數(shù)的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。（3）如果輸入的會計科目有輔助核算，還可以輸入相關(guān)輔助核算內(nèi)容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可輸入。（4）審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。5、保存報表報表的格式設(shè)置完成之后，為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會計報表的格式保存起來。（二）使用報表模板調(diào)整制作報表格式1、套用報表模板系統(tǒng)中提供了16個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板。報表模板即建立了一張標(biāo)準(zhǔn)格式的會計報表。如果用戶需使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板，則可以直接調(diào)用。2、自定義報表模板用戶除了使用系統(tǒng)中的會計報表模板外還可以根據(jù)本單位的實際需要定制內(nèi)部報表模板,并將自定義的模板加入系統(tǒng)提供的模板庫內(nèi)，也可以根據(jù)本行業(yè)的特征，增加或刪除各個行業(yè)及其內(nèi)置的模板。自定義報表模板主要需要定義報表的所屬行業(yè)及報表名稱。（1定制行業(yè)(2)定制模板三、報表公式編輯每張報表雖然各個取數(shù)單元的值在每個編表期都會發(fā)生變化，但是對于每一種報表其單元值的計算方法卻是相對穩(wěn)定的。因此，一旦完成了各單元值計算方法的定義，編表時可反復(fù)使用。在以后各期利用報表處理軟件編制報表時，計算機可自動根據(jù)已定義的編制方法求出各報表單元的值，生成會計報表。報表處理軟件提供了一定的函數(shù)，軟件使用者可以有效地利用這些函數(shù)定義計算公式，即報表數(shù)據(jù)來源。會計報表公式主要有計算公式和非計算公式，計算公式分為兩類：取數(shù)公式和單純的統(tǒng)計、計算公式；非計算公式包括審核公式、舍位平衡公式和圖形公式。（一）計算公式定義1、取數(shù)公式：函數(shù)：包括賬務(wù)函數(shù)和自本表本頁取數(shù)函數(shù)。賬務(wù)取數(shù)函數(shù)基本格式：函數(shù)名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[“賬套號”]，[會計年度]，[“編碼1”]，[“編碼2”])。2、表頁內(nèi)的計算公式3、本表他頁取數(shù)計算公式4、他表取數(shù)計算公式 （二）審核公式定義在會計報表中，不僅報表內(nèi)部存在著某些勾稽關(guān)系，而且表與表之間也存在著勾稽關(guān)系。利用勾稽關(guān)系對報表進行檢查是保證報表正確性的重要手段，根據(jù)報表內(nèi)部及表與表之間的勾稽關(guān)系，可以定義審核公式，產(chǎn)生報表審核方法。勾稽關(guān)系定義就是利用邏輯表達式，把要檢查的所有勾稽關(guān)系預(yù)先存入計算機，準(zhǔn)備今后用來檢查所編制報表的正確性。利用勾稽關(guān)系定義功能，可使軟件使用者預(yù)先定義一些用于檢查報表勾稽關(guān)系的審核公式，當(dāng)報表編制生成后，計算機可根據(jù)審核公式對其進行審核，以保證報表的正確性。勾稽關(guān)系定義與編制方法定義基本一致。在報表編制方法定義中所提到的所有報表函數(shù)，都可以在勾稽關(guān)系定義時定義審核公式。所不同的是，在審核公式定義時，算符不僅有+、-、*、/等運算符，而且還有>(大于)、<（小于）、#或<>（不等于）、<=（小于等于）及=（等于）等邏輯運算符。其中“=”符號中審核中表示的是一種“相等”的邏輯關(guān)系，在編制方法定義的運算公式中是一種賦值操作。（三）報表舍位平衡公式定義報表經(jīng)舍位之后，重新調(diào)整平衡關(guān)系的公式稱為舍位平衡公式。定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范圍、舍位位數(shù)以及平衡公式。四、報表管理（一）表頁管理1、插入表頁和追加表頁插入表頁是在當(dāng)前表頁前面增加新的表頁。追加表頁是在最后一張表頁后面增加新的表頁。2、交換表頁交換表頁是將指定的任何表頁中的全部數(shù)據(jù)進行交換。3、刪除表頁刪除表頁是將指定的整個表頁刪除，報表的表頁數(shù)相應(yīng)減少。4、表頁排序UFO提供表頁排序功能，可以按照關(guān)鍵字的值或按報表中任何一個單元的值重新排列表頁。5、數(shù)據(jù)透視在UFO中，大量的數(shù)據(jù)是以表頁的形式分布的，正常情況下一次只能看到一張表頁?？梢岳脭?shù)據(jù)透視功能將多張表頁的多個區(qū)域的數(shù)據(jù)顯示在一個平面上。6、數(shù)據(jù)匯總 報表匯總分為同表不同期間匯總和同表不同單位匯總兩種情況，無論哪種情況匯總后均生成新表。（1）同表不同期間匯總（2）同表不同單位匯總報表合并功能，可對財務(wù)上所要求的報表時行合并。它包括對資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表進行合并。它可通過賬務(wù)處理子系統(tǒng)提供的集團公司內(nèi)部交易自動編制對債權(quán)與債務(wù)，投資與資本等經(jīng)濟業(yè)務(wù)的沖銷分錄。用戶還可根據(jù)內(nèi)部交易清單編制內(nèi)部購銷交易沖銷分錄輸入給電腦，系統(tǒng)自動根據(jù)沖銷分錄生成合并報表的工作底稿和正式的合并報表。（二）報表數(shù)據(jù)生成1、錄入關(guān)鍵字2、報表數(shù)據(jù)生成（三）報表審核報表計算編制完成后，根據(jù)事先定義的勾稽關(guān)系檢驗公式，可以對生成的報表進行審核，以檢查報表計算編制的正確性。報表審核是由計算機自動進行的?！咀⒁狻?、報表的審核須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。2、審核以后如果正確，狀態(tài)欄會出現(xiàn)提示“審核完全正確！”。否則，狀態(tài)欄會提示出現(xiàn)的錯誤信息，錯誤信息的內(nèi)容是在定義審核公式時由用戶自己編輯錯誤的。（四）舍位平衡當(dāng)報表數(shù)據(jù)輸入完畢后，在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，可用舍位平衡公式對報表進行舍位操作。（五）報表輸出1、報表查詢對報表的查詢是電算化會計的一項重要內(nèi)容。在手工方式下，會計人員對歷史的、現(xiàn)時的書面會計報表進行查閱，耗時大工作