湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計·目錄1湖南千思裝飾有限責任公司簡介 湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷制度優(yōu)化設計1湖南千思裝飾有限責任公司簡介湖南千思智造家裝飾有限公司(簡稱千思裝飾)成立于2003年，是一家集裝飾設計、施工、軟裝飾為一體的整體家居集團。湖南千思裝飾智能包裝，建筑二級資質，注冊資本1000萬平方米(基礎+主要材料+家具+窗簾+配件)是一家集設計、硬、軟、家具為一體的全包裝包裝公司。千思裝飾有限責任公司在市中心擁有一個九萬平方米的企業(yè)管理中心和兩個研發(fā)中心。該公司擁有二十九名高級設計師，四十二名首席設計師，三十二名高級設計師和一千多名公司員工。憑著實力做大型項目，打造了一批優(yōu)秀的示范項目，得到了業(yè)界的一致好評。2湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷制度現狀2.1報銷流程為了加強公司員工日常辦公行為的規(guī)范性，合理的控制公司日常開支，加強企業(yè)管理，湖南千思裝飾有限責任公司設置了以公司日常出差業(yè)務需求為主的差旅費報銷制度。根據實際需求，湖南千思裝飾有限責任公司現行的差旅費報銷標準主要以職務分為總監(jiān)、經理、主管、員工四級，并按照地區(qū)的發(fā)展程度和乘坐交通工具的差異進行具體的劃分，根據票據進行實報實銷。目前湖南千思裝飾有限責任公司報銷流程如圖1所示。申請人填寫《出申請人填寫《出差申請單》出納付款財務部審核總經理審核副總經理審核部門經理審核圖1湖南千思裝飾有限責任公司當前報銷流程2.2報銷標準主要報銷費用項目有:交通費、住宿費。一切差旅費用的報銷都應取得發(fā)票和審批通過《出差申請單》。因特殊原因實在無法取得發(fā)票，應提供原始憑證（小票、付款截圖）等，再以其他同類等額發(fā)票代替，（注意同類發(fā)票）如無發(fā)票，財務將不予核銷。經理級以下，兩個同性在同一個地方出差，需要合住一個房間。報銷一人住宿費（可按標準上漲20%），不同級別兩人按職務最高級別標準報銷。如若進行會議、培訓等，需要由公司統(tǒng)一安排住宿，則不報銷住宿費。外派城市如有公司營業(yè)所，出差人員，需住公司營業(yè)所，不報銷出差住宿費用。（公司承擔營業(yè)所租金、物業(yè)費、水電氣、網絡通訊費等正常辦公費用，由營業(yè)所負責人統(tǒng)一報銷）。根據實際報銷費用提供可用的交通工具，不能按規(guī)定乘坐交通工具時，須向部門負責人、市場文員報備后方可執(zhí)行。表1湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷標準表（單位：元/天）職務住宿費長途交通費市內交通費報銷

標準備注一類區(qū)域

(北、上、

廣、深)省會

城市縣級

地級市交通工具交通工具總監(jiān)400300200需提前出具出差

計劃。飛機經濟艙

或高鐵的士在報銷

標準

內,憑

票實報

實銷餐補、電

話費在

工資中

統(tǒng)一發(fā)

放,不單

獨報銷經理220150130高鐵二等座

火車硬臥、硬座

汽車的士主管220150130高鐵二等座

火車硬臥、硬座

汽車的士

地鐵

公交車員工220150130高鐵二等座

火車硬臥、硬座

汽車地鐵

公交車自2005年湖南千思裝飾有限責任公司成立以來，湖南千思裝飾責任有限公司的經營范圍不斷擴大。公司人員越來越多,對產品的質量和供需方面都有較大的需求和較高的要求。湖南千思裝飾有限責任公司的差旅費報銷制度流程采用的是傳統(tǒng)的手工流程填寫的紙質表格來進行差旅費的借款申請和審批，員工出差借款需部門經理簽字和經理審批，部門經理出差時需經理審批簽字，經理出差本人可以直接向財務部預支差旅費，差旅費用現金方式支付，員工出差回來后，自己到財務部報銷，也可以由部門經理代為報銷。2.3差旅費報銷占比情況湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷制度使公司差旅支出最小化，進行差旅成本控制，提高差旅效率，減輕行政和財務負擔。在湖南千思裝飾有限責任公司所有經營費用中，近幾年差旅費支出費用高，占企業(yè)管理費用的比重為40%。具體的管理費用占比如圖2所示：圖2管理費用占比圖3湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷存在的問題3.1出差審批制度不完善湖南千思裝飾有限責任公司雖然在差旅費申報問題上有一定的明文規(guī)定，但是公司對出差審批并沒有制定完整制度，就總有人利用其不完善的地方以公濟私。比如有時部門領導對批準出差后對員工沒有過多約束，公司員工填寫《出差申請單》后，部門領導有報備后就簽字同意了其出差申請，之后的財務部以及正副總經理因部門領導的報備通過便直接選擇同意出差申請，造成了許多員工獲得以公司為其提供便利的出差機會，公司出差員工數量不受控制直線上升。3.2差旅費報銷時間跨度長湖南千思裝飾有限責任公司經常出現差旅費上報日期不統(tǒng)一的現象。差旅費報銷時間長的主要原因是部分出差人員出差地點距離較近，費用較低。他們不想找老板簽字，害怕不必要的麻煩，他們喜歡在去財務部報銷之前積累一定的金額。一次性還款；或是由于出差次數多、時間長，時間不明確，賬單丟失，給財務部門帶來了很大的工作量。3.3出差外派人員虛報差旅費由于公司的差旅費報銷是任意的，因此批準程序不完整，退款附件也不完整。員工報銷差旅費時沒有填寫差旅申請表，沒有讓相關公司負責人批準，也沒有出差的相關工作內容和任務，且出差單據不完整。沒有旅費和住宿費的相關收據。所以就會使一些公司員工乘坐交通工具時超出他們所享受的水平；當他們入住酒店時，他們會選擇高檔酒店，讓公司償還超額支付的費用。以及公司員工謊報乘車或自駕出行天數，領取食品補貼和中途補貼。4湖南千思裝飾有限責任公司差旅費報銷制度優(yōu)化4.1建立企業(yè)全新差旅費管理制度4.1.1報銷流程優(yōu)化公司在外派出差方面應注意控制好出差的人數及天數，雖然公司在省外很多城市都有著業(yè)務合作，但是能夠使用電話或者網絡就能解決的問題就沒有必要再外派人員出差了。因為公司在出差審批上無完整制度，在必須要出差的情況下，設計批準具體流程，如下圖3所示。圖3差旅費報銷流程出差人應該在填寫出差申請表時要注意填寫好自己的姓名、所屬部門、出差事由、目的地、出差時間以及預計出差費用等信息，然后將出差申請表交以財務部門暫時保管。有具體的制度規(guī)定后能更好的控制出差人數。公司是有出差申請表的，但是每次事務不明確就出差了，在領導檢查時也搞不清員工到底出差做了什么，但是資源就這樣浪費掉了，因此，商務旅行申請表已經經過優(yōu)化，并添加了出差報告摘要。在完成出差返回公司后，請前往財務部門并在表格的相關部分中完成出差程序。這不僅節(jié)省了內部資源，還阻止了濫竽充數的人的出現。而且還方便老板閱讀其出差的具體信息。具體表格優(yōu)化設計如下表4-1所示：表4-1出差申請表出差申請人部門出差目的地預計出差時間年月日年月日共計天出差事由費用預算交通費住宿費伙食費其他費用總計預支費用部門經理簽字財務部門意見實際出差時間出差報告提要部門經理財務審核總經理簽字在填寫完畢出差申請單后，對出差人員要預支的差旅費應填寫借支單。借支單應寫清借支人員姓名、所屬部門及職務、借支事由、借支時間及借支金額等內容，填寫完之后交由上級領導或者部門經理簽字審核后交予財務部門審核，審核通過后予以付款，通過后的借支單應交財務部門保管。原則上前有欠款的人員不允許再填寫借支單借支錢款。借支單具體如下表4-2所示：表4-2借支單年月日部門:借支人姓名職務借支事由人民幣(大寫)核準會計出納借支人4.1.2報銷標準優(yōu)化交通⑴員工使用公共交通工具的基本原則：企業(yè)員工出行選擇公共交通時，應以安全經濟方便快捷為基本原則，在工作時間條件允許的特殊情況下，應盡可能多地選擇以大型火車、汽車和大型輪船車輛為主的交通工具，并盡量選擇最直接的、經濟的和效率高的員工出行交通方式。⑵在外出差工作人員對其往返乘車交通費嚴格實行實名制報銷，往返乘車交通工具收費按行業(yè)級別不同特點設置了各種收費標準，最大收費標準按照附表1規(guī)定嚴格實行。出差者自行搭乘航空公司經營交通運輸工具時，不得自行報銷單次往返單程車費。⑶員工因特殊工作需要，須同時乘坐大型飛機、軟臥或個人自帶自駕車如需出游，須報經行政經理提出批準。無特殊需要每年應免費乘坐公交。員工若遇到有特殊工作需要，應根據勞務批準工作程序由行政經理進行審核，報經行政經理作出批準，否則由每位員工自己自行承擔勞務超標的部分勞務費用。⑷報出差者必須實行市內出租交通費，經理及以上職員本人可以搭乘市內出租車，報名者身上應詳細標明出差起始時間地點及搭乘出租時的車票、機票，車船票(長途旅行)由行政部門統(tǒng)一安排定票。具體采用交通工具及交通費用如下表4-3所示。表4-3交通工具標準表飛機火車長途汽車出租車總監(jiān)普通艙軟臥軟座實報實報經理需申請便臥硬座可乘實報業(yè)務員不予報銷硬臥硬座可乘需申請住宿⑴在收費標準中，出差工作人員旅游住宿費實報實銷，按單位職工工作級別和旅游目的地人均消費水平不同分別制定了各自的收費標準。⑵入住標準不能由放假而提高，兩名員工同住一間房子，入住標準僅能按其中一名員工的單人標準入住，不能將入住標準與其他員工一起使用，不能作為選擇住房的標準。⑶外出人員出差地如為家庭常住，則不報銷宿舍費用。⑷如有特殊服務需要，員工在申請入住星級酒店時須由行政經理進行審查。餐費補貼餐費采用按員工等級不同，地區(qū)各有不同，按標準計算。早餐的20%和午餐、晚餐占40%，如出差發(fā)生交際報酬費，則僅報銷當次應酬的交際報償費用。如果員工在家庭中出差，每天餐費為10元/人。下表中顯示的是餐費報銷。表4-4伙食補助標準表（單位：元/天）計量單位:元/每天特區(qū)直轄市省會城市具級市及以下總監(jiān)實報實銷經理70606040業(yè)務員605050404.2差旅費報銷時間跨度長優(yōu)化方案差旅費報銷應采取一個月兩次報銷，并且需要分次報銷的員工須提前申請，報銷單據必須真實有效。出差人員應在回公司后一周以內到財務部統(tǒng)一結算，財務部門對于出差人員實行監(jiān)督責任，每半個月進行一次清查，差旅費報銷時間不得超過一個月，對于出差借款超一個月的人員在公司通告欄進行通報，并提醒其及時報銷，對于逾期仍不報銷或不歸還借款者，從工資中扣還借款并處于一定的懲罰。具體罰款標準如下:表4-5逾期罰款標準提前申請未申請超一周未報銷不予罰款50元/天15天清查未報銷不予罰款70元/天超30天未報銷罰款90元/天,并不予報銷4.3出差外派人員虛報差旅費優(yōu)化方案為保證出差的真實性,需要在出差前12個小時向財務人員進行報備同時出示具有部門領導審批通過的出差申請表。為保證金額的真實，出行方式和住宿的訂票由財務人員在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進行，同時將出差所發(fā)生的費用及行程進行報備。為避免ps的情況應在報銷時向財務人員出示憑證后進行銀行流水，或者支付的賬單的清查，以確保信息的真實性。5總結通過對湖南千思裝飾有限責任公司的畢業(yè)設計，希望健全并制定一套湖南千思裝飾有限責任公司的科學合理的