安于樂(lè)器械有限公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

安于樂(lè)器械有限公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)...............................................................1

1公司簡(jiǎn)介.......................................................................................................................1

2流程中存在的問(wèn)題.......................................................................................................1

2.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程............................................................................................1

2.1.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀.........................................................................2

2.1.2存在的問(wèn)題.............................................................................................2

2.2固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程....................................................................................2

2.2.1固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀.................................................................2

2.2.2存在的問(wèn)題.............................................................................................3

2.3差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程................................................................................................3

2.3.1差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀.............................................................................3

2.3.2存在的問(wèn)題.............................................................................................3

2.4專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程....................................................................................4

2.4.1專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀.................................................................4

2.4.2存在的問(wèn)題.............................................................................................4

3費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)...............................................................................................4

3.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)............................................................................4

3.2固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................................................5

3.3差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)................................................................................6

3.4專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................................................8

4結(jié)束語(yǔ)...........................................................................................................................9

參考資料.........................................................................................................................10

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

安于樂(lè)器械有限公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

安于樂(lè)器械有限公司成立于2017年，位于江西省撫州市，注冊(cè)資本400萬(wàn)

元，員工50余人，是一家專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)器械等支架的公司。安于樂(lè)器械有限公司的

產(chǎn)品主要在電商平臺(tái)銷(xiāo)售，考慮到了庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}，線上線下都有合作商，充

分的做到了銷(xiāo)售、利潤(rùn)最大化。安于樂(lè)器械有限公司是產(chǎn)銷(xiāo)一體的，該公司設(shè)

有董事會(huì)、監(jiān)事和總經(jīng)理，總經(jīng)理主要管理銷(xiāo)售部、生產(chǎn)部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、

人力資源部，行政部。安于樂(lè)器械有限公司結(jié)構(gòu)圖（如圖1）所示;在人員配備

上是健全的，優(yōu)秀的員工，精良的設(shè)備是安于樂(lè)器械有限公司得以不斷發(fā)展養(yǎng)

大、產(chǎn)品能夠贏得用戶(hù)依靠的根本所在?！百|(zhì)量、可靠、專(zhuān)業(yè)”是安于樂(lè)器械

有限安于樂(lè)器械有限公司生產(chǎn)精神和服務(wù)信念。

圖1安于樂(lè)器械有限公司部門(mén)結(jié)構(gòu)圖

2流程中存在的問(wèn)題

2.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

日常費(fèi)用主要包含電話費(fèi)、辦公費(fèi)、低值易耗品及業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

資料費(fèi)等。安于樂(lè)器械有限公司規(guī)定，日常費(fèi)用存在預(yù)算金額，在日常費(fèi)用預(yù)

算金額內(nèi)，各項(xiàng)日常費(fèi)用總和支出不能超過(guò)預(yù)算金額。

2.1.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀

日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程分為兩類(lèi)：一類(lèi)是需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程（如

辦公費(fèi)、低值易耗品等），另一類(lèi)是不需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程（如電

話費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、其他費(fèi)用等）。

需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：首先是購(gòu)置所需的物品，然后填寫(xiě)費(fèi)用

報(bào)銷(xiāo)單，交給相關(guān)部門(mén)主管審批，審批通過(guò)后的報(bào)銷(xiāo)單及報(bào)銷(xiāo)憑證粘貼規(guī)范后

交予財(cái)務(wù)部人員，最后財(cái)務(wù)部人員審批通過(guò)后入賬付款。

不需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：電話費(fèi)是固定日期向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)，報(bào)

銷(xiāo)的原始憑證審批通過(guò)后去財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取報(bào)銷(xiāo)金額；其他費(fèi)用按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)的實(shí)際

金額報(bào)銷(xiāo)。

2.1.2存在的問(wèn)題

需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：第一，沒(méi)有購(gòu)置物品前的購(gòu)置申請(qǐng)單，

購(gòu)買(mǎi)所需物品前沒(méi)有得到部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的同意之前，沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)物品的理由，更沒(méi)有

辦法證明這是相應(yīng)部門(mén)所需的物品，造成安于樂(lè)器械有限公司的日常費(fèi)用過(guò)高，

使日常費(fèi)用超過(guò)預(yù)算金額，導(dǎo)致該公司利潤(rùn)下降，對(duì)安于樂(lè)器械有限公司長(zhǎng)遠(yuǎn)

發(fā)展極為不利。第二，最后直接付款有誤，有先借款去購(gòu)置物品的情況，如若

直接付款，會(huì)出現(xiàn)對(duì)賬不平的情況，然后還需財(cái)務(wù)人員回溯憑證，增加工作量。

不需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：電話費(fèi)申請(qǐng)不合理，報(bào)銷(xiāo)人不應(yīng)直接

向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)，直接財(cái)務(wù)部申請(qǐng)的話會(huì)加大了財(cái)務(wù)部的工作量，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部工

作進(jìn)度會(huì)非常慢，會(huì)影響到安于樂(lè)器械有限公司的工作整體進(jìn)度；其他費(fèi)用直

接報(bào)銷(xiāo)不合理，沒(méi)有設(shè)置限制金額，金額的大小可以有報(bào)銷(xiāo)人來(lái)決定，這容易

造成公司在報(bào)銷(xiāo)方面的資金過(guò)多，而且容易出現(xiàn)造假情況，內(nèi)部經(jīng)營(yíng)成本過(guò)高，

導(dǎo)致安于樂(lè)器械有限公司利潤(rùn)低下，公司走下坡路。

2.2固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程

2.2.1固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀

首先，先填寫(xiě)固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表：按照安于樂(lè)器械有限公司相關(guān)規(guī)定填

寫(xiě)《資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)單》并且上報(bào)審批；然后，報(bào)銷(xiāo)人的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)相關(guān)合同

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購(gòu)置申請(qǐng)；最后，簽好合同之后，固定資產(chǎn)到貨后可以根據(jù)

相關(guān)的原始憑證結(jié)賬報(bào)銷(xiāo)，需經(jīng)過(guò)董事長(zhǎng)同意后方可報(bào)銷(xiāo)。

2.2.2存在的問(wèn)題

首先是固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程中上報(bào)審批沒(méi)有明確指出上報(bào)到哪一級(jí)，固

定資產(chǎn)這類(lèi)金額過(guò)大的購(gòu)置，需要經(jīng)董事會(huì)同意之后才可購(gòu)買(mǎi)，不然極其容易

出現(xiàn)挪用公款的情況出現(xiàn)，造成安于樂(lè)器械有限公司資金嚴(yán)重流失。

其次是固定資產(chǎn)已經(jīng)到貨才經(jīng)過(guò)董事長(zhǎng)同意報(bào)銷(xiāo)，如果董事長(zhǎng)不同意報(bào)銷(xiāo)，

然后公司不能付款，固定資產(chǎn)退回，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致安于樂(lè)公司的信譽(yù)度下降，

最后出現(xiàn)找不到合作商的困境；且公司由一人決定大金額的流出，不符合安于

樂(lè)器械有限公司嚴(yán)謹(jǐn)性的要求，這些流程使得安于樂(lè)器械有限公司結(jié)構(gòu)非常不

穩(wěn)定，稍微發(fā)生關(guān)于公司不利于的事情，對(duì)于安于樂(lè)器械有限公司是近乎毀滅

性的，非常容易導(dǎo)致破產(chǎn)。

2.3差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程

2.3.1差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀

目前，安于樂(lè)器械有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀，首先報(bào)銷(xiāo)人出差，出差

結(jié)束后填制《差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單》并粘貼相應(yīng)原始憑證，填制并粘貼規(guī)范完成后將

報(bào)銷(xiāo)單交予部門(mén)經(jīng)理審核，部門(mén)經(jīng)理審核通過(guò)之后報(bào)銷(xiāo)人再將報(bào)銷(xiāo)單交予財(cái)務(wù)

人員審核，審批通過(guò)后再入賬付款。

2.3.2存在的問(wèn)題

首先是出差前沒(méi)有出差審批表。出差人員在沒(méi)有得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意之前，

沒(méi)有出差的通知和證明，造成公司員工出差隨意性無(wú)嚴(yán)格的審批流程，員工造

假的可能性非常大，導(dǎo)致安于樂(lè)器械有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用占比非常高，產(chǎn)

生了許多的不必要開(kāi)支。

其次是差旅費(fèi)實(shí)際報(bào)銷(xiāo)金額超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)。超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)、超范圍報(bào)銷(xiāo)、多次報(bào)

銷(xiāo)及虛假報(bào)銷(xiāo)都是常出現(xiàn)的問(wèn)題。有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)存在以公司可以報(bào)銷(xiāo)為由，超

出出差報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)的要求費(fèi)用，且還要公司承擔(dān)所有費(fèi)用。還有一些員工虛報(bào)出

差次數(shù)、人數(shù)及天數(shù)，享受多人多天的出差補(bǔ)貼。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.4專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

2.4.1專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程現(xiàn)狀

沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，一般是以固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程為準(zhǔn)，專(zhuān)

項(xiàng)支出包括所有專(zhuān)門(mén)立項(xiàng)的費(fèi)用（含咨詢(xún)顧問(wèn)、公司員工活動(dòng)費(fèi)用及其他專(zhuān)項(xiàng)

費(fèi)用）支出。

2.4.2存在的問(wèn)題

此類(lèi)費(fèi)用一般金額較大，一直以固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程為準(zhǔn)，非常影響這

類(lèi)工作的進(jìn)行，流程過(guò)多，影響工作進(jìn)度，嚴(yán)重甚至影響到公司信譽(yù)，從而造

成銷(xiāo)售下降，收入下降，最后入不敷出，最終破產(chǎn)。

3費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

3.1日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：第一，增加一個(gè)購(gòu)置之前填寫(xiě)《購(gòu)置申

請(qǐng)單》（如圖2），《購(gòu)置申請(qǐng)單》按照資產(chǎn)管理辦法規(guī)定上報(bào)審批，然后再按

之前流程實(shí)行。第二，最后付款時(shí)，在原有流程中增加一個(gè)是否有借支情況，

若有，就沖抵借支；若無(wú)，則直接付款。（如圖3）

圖2安于樂(lè)器械有限公司《購(gòu)置申請(qǐng)單》

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖3安于樂(lè)器械有限公司日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

不需要填寫(xiě)申請(qǐng)單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程：電話費(fèi)：第一，增加一個(gè)人力資源部

每月5日之前將本月話費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（含特批執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）交財(cái)務(wù)部，然后財(cái)務(wù)部

通知員工每月15日前安話費(fèi)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)將發(fā)票交予部門(mén)主管，然后部門(mén)主管于每

月16日再將收集上午發(fā)票交財(cái)務(wù)部集中辦理報(bào)銷(xiāo)。第二，財(cái)務(wù)部可以指定專(zhuān)門(mén)

的人員按日常費(fèi)用審批程序集中辦理員工話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。第三，可由財(cái)務(wù)部的

員工按部門(mén)分發(fā)好需簽字的表格，分發(fā)到各部門(mén)主管處，讓員工在每月21日前

簽字，然后予每月22日收集審批，審批通過(guò)后在集中發(fā)放報(bào)銷(xiāo)金額。其他費(fèi)用：

設(shè)置金額限制，金額在1000元以?xún)?nèi)的，可直接報(bào)銷(xiāo)；在1000-5000元以?xún)?nèi)的，

需經(jīng)部門(mén)主管審批通過(guò)之后才可報(bào)銷(xiāo)；5000-10000元以?xún)?nèi)的不僅需要通過(guò)部門(mén)

主管審批通過(guò)，還需要經(jīng)財(cái)務(wù)部審查通過(guò)之后，再由財(cái)務(wù)部主管審批通過(guò)之后

才可報(bào)銷(xiāo)；10000元以上的，需要在5000-10000元的報(bào)銷(xiāo)流程基礎(chǔ)上再加一個(gè)

總經(jīng)理審批通過(guò)之后方可報(bào)銷(xiāo)。

3.2固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

在流程中加一個(gè)金額限制（十萬(wàn)元以上）是否流程環(huán)節(jié)，沒(méi)超過(guò)十萬(wàn)元的

可由總經(jīng)理審批，超過(guò)十萬(wàn)元需要經(jīng)過(guò)董事長(zhǎng)審批。(如圖4）

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

最后的結(jié)賬報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)中有許多的子流程：

資產(chǎn)驗(yàn)收確認(rèn)無(wú)誤，經(jīng)辦人憑發(fā)票等原始憑證辦理入庫(kù)手續(xù)，按照規(guī)定填

寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單且在報(bào)銷(xiāo)單背面簽字并夾好入庫(kù)單；

按照資金指出規(guī)定審批程序?qū)徟?/p>

財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷(xiāo)單一支票或者銀行轉(zhuǎn)賬形式付款；

若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在3個(gè)工作日內(nèi)辦理好報(bào)

銷(xiāo)手續(xù)。

設(shè)置多程序的辦理，幾乎不會(huì)出現(xiàn)一人決定的大金額流出。

圖4安于樂(lè)器械有限公司固定資產(chǎn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程

3.3差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

增加出差前出差審批表環(huán)節(jié)，根據(jù)安于樂(lè)器械有限公司出差前提出的意見(jiàn)

和要求，按照差旅費(fèi)管理規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范出差審批環(huán)節(jié)，出差前填寫(xiě)《出差申

請(qǐng)單》（如圖5），然后交予上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可出差；（流程如圖

6）

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖5安于樂(lè)器械有限公司《出差申請(qǐng)單》

圖6安于樂(lè)器械有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

安于樂(lè)器械有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)制度中，必須對(duì)住宿費(fèi)和交通費(fèi)、報(bào)

銷(xiāo)天數(shù)和人數(shù)及報(bào)銷(xiāo)次數(shù)進(jìn)行嚴(yán)格控制。結(jié)合綜合資料可預(yù)算出差大概需要的

天數(shù)、人數(shù)及次數(shù)，如實(shí)際天數(shù)、人數(shù)及次數(shù)未達(dá)或者超出，出具相關(guān)證明，

證明真實(shí)有效就可按實(shí)際報(bào)銷(xiāo)。住宿費(fèi)和交通費(fèi)如表1、表2。

表1安于樂(lè)器械有限公司住宿費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)

（金額單位：元/天）

城市等級(jí)總經(jīng)理部門(mén)部長(zhǎng)其他員工

一線城市600500300

二線城市400300200

三線城市300200150

表2安于樂(lè)器械有限公司交通費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)

交通工具飛機(jī)高鐵火車(chē)

總經(jīng)理商務(wù)艙商務(wù)座/一等座軟臥

部門(mén)部長(zhǎng)經(jīng)濟(jì)艙二等座硬臥

其他員工經(jīng)濟(jì)艙二等座硬座

3.4專(zhuān)項(xiàng)支出費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

根據(jù)固定資產(chǎn)購(gòu)置的報(bào)銷(xiāo)流程來(lái)順出專(zhuān)項(xiàng)支出的報(bào)銷(xiāo)流程，如下：

先由主管部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意

見(jiàn)后報(bào)