財務會計工作手冊

北京萌蒂制藥 目錄 組織與方法 第3頁＊＊＊＊制藥有限公司會計工作手冊2005年10月18日＊＊＊＊制藥 目錄 會計工作手冊目錄 頁碼 部門組織 3目標 4工作職責 6工作程序 9會計檔案管理 12培訓 13附件1.會計核算系統(tǒng) 14附件2.會計科目代碼表 46＊＊＊＊制藥 組織結構 會計工作手冊組織機構圖財務部組織機構圖IT主管內控主管財務經(jīng)理財務總監(jiān)IT主管內控主管財務經(jīng)理財務總監(jiān)資金會計（出納）信用控制會計員成本會計會計主管資金會計（出納）信用控制會計員成本會計會計主管＊＊＊＊制藥 工作目標 會計工作手冊2.目標為使財務部職員能人人對企業(yè)的經(jīng)營活動進行分析,人人按企業(yè)的財務制度進行控制,最終達到使人人參與管理的總體目標,財務部的工作將在二零零六底前完成以下目標:會計基礎工作的標準化和系統(tǒng)化按國家標準和企業(yè)管理的需要,設立完整的會計科目體系使整個會計系統(tǒng)數(shù)字化,為會計電算化打下基礎帳務處理程序簡單化和規(guī)范化,提高處理效率加強財務部的內部控制職能,規(guī)范內部控制程序電腦技術的應用將繁重的數(shù)據(jù)處理工作置入電腦應用程序,減少花費在低產(chǎn)出事務上的工作時間提高財務人員的電腦應用技術,做出高質量的分析報表結合電腦職員和財務職員于一部的優(yōu)勢,幫助可能的部門將數(shù)據(jù)工作電腦化內部控制制度的完善評估現(xiàn)有的標準操作程序并進行必要的改進和完善通過分析,加強對企業(yè)管理弱點環(huán)節(jié)的控制加強與相關部門的溝通,培訓相關的人員,使制度執(zhí)行部門理解和接受標準操作程序建立完整的報表分析體系按中國的會計準則建立系統(tǒng)的中方報表包,以滿足合資中方和主管政府機關的信息需要按美國的會計準則建立系統(tǒng)的美方報表包,以滿足合資美方的信息需要按管理會計的方法建立系統(tǒng)的管理報表包,以滿足內部管理層的信息需要預算體系設立完整的預算體系,使年度預算制度化通過對日常帳務的處理,提高對未來經(jīng)濟業(yè)務的預測能力利用專業(yè)優(yōu)勢,支持和培訓非財務管理人員合理進行有意義的年度預算嚴格執(zhí)行已批準的年度預算,使公司順利按制定的年度目標邁進專業(yè)知識不斷更新財務人員的專業(yè)知識,努力跟上會計發(fā)展的需要及時掌握國家最新的財務/會計/稅收等有關方面的最新政策,為公司獲益于新的政策出謀策劃努力理解各部門的職能及運作,更好地配合各相關部門的工作＊＊＊＊制藥 工作職責 會計工作手冊3.JobDescriptions財務部劃分工作職責的原則是:人人有工作,工作必負責每位員工均應在規(guī)定的時間內完成規(guī)定工作職責范圍內的事務,同時工作中應體現(xiàn)團隊精神,精誠合作,互相幫助.Cashier&Secretary嚴格公司收付款制度,及時收付現(xiàn)金及銀行存款管理現(xiàn)金及銀行存款日記帳定期編制(月度和年度)現(xiàn)金流量分析報表負責公司與銀行之間的聯(lián)絡兼任財務總監(jiān)的秘書CreditController嚴格公司的發(fā)貨程序,控制客戶的信用限額編制超信用限額發(fā)貨特批清單及時正確開具銷貨發(fā)票保持與銷售行政的溝通,維護客戶檔案管理各類應付稅款,及時掌握稅務政策兼任財務經(jīng)理的秘書AccountingClark嚴格審核銷售及市場代表的費用報帳,及時發(fā)放代表款項負責核算銷售代表的個人借款,控制個人欠款壞帳負責銷售及市場費用預算的實施管理其他應付款帳務提供有效的銷售運作分析報表,支持銷售內部管理CostAccountant及時正確結算各類存貨的價值,控制期末公司的存貨量正確核算各產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算公司的應付帳款及其清算負責職員各類工資及獎金的核算負責管理費用,研究及發(fā)展費用的核算負責產(chǎn)品價格的申報或調整AccountingSupervisor維護應收帳款數(shù)據(jù)庫,正確核算銷售發(fā)票及客戶回款編制客戶超90天欠款黑名單管理各類預付及預提帳務管理和合并各類憑證數(shù)據(jù)庫編制和審核月度試算平衡表核算內部公司往來按外方的要求準備各類分析數(shù)據(jù)FinanceManager負責總帳及各類遞交給中方的報表負責與政府各部門的聯(lián)絡審核會計記帳憑證,監(jiān)督各類程序的實施負責各類財務部內部事務InternalControlSupervisor起草公司各類財務制度及監(jiān)督其實施管理固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫,核算資產(chǎn)折舊嚴格執(zhí)行公司對客戶的獎勵政策,審核發(fā)放給客戶的各類獎勵審計財務部內部操作程序的執(zhí)行InformationTechnicalSupervisor負責公司計算機設備的管理和維護負責公司各部門新軟件評估及實施幫助相關部門開發(fā)需要的小應用程序培訓公司職員對通用軟件的操作技能FinanceDirector將繁重的數(shù)據(jù)處理工作置入電腦應用程序,減少低產(chǎn)出的工作時間制度公司的長短期計劃設置公司內部運作程序,提高公司運作效率建立公司全面預算體制,提供公司各部門的損益觀念優(yōu)化會計核算,做出高質量的會計報表策劃公司的資金運作,提高資金使用效率培訓財務職員,提高財務人員分析報表的質量策劃管理報表,支持管理決策負責中外會計帳務處理的調整ReportingProcedure財務經(jīng)理,內部審計主管和信息技術主管將直接向財務總監(jiān)匯報會計主任同時向財務經(jīng)理和財務總監(jiān)匯報其他財務員工向財務經(jīng)理匯報＊＊＊＊制藥 工作程序 財務組織與方法4.WorkingProceduresEntryProcedure(UpdatedonJuly29th,2000)Figure2:AccountingEntryFlowchart原始憑證遞交者原始憑證遞交者編制會計憑證相關責任會計原始憑證相關程序校驗數(shù)據(jù)正誤校驗否是財務經(jīng)理/總監(jiān)審批是否收付款憑證?是出納收付款,記帳存檔否相關會計記帳存檔月度結帳程序圖3:月度結帳流程圖月度結帳日(25日)月度結帳日(25日)資產(chǎn)負債表項目有有否調帳?否損益表項目月度現(xiàn)金,存貨及往來單據(jù)的收集和回顧確定月度資產(chǎn)負債項目均已入帳月度發(fā)票,費用,預提及代攤的回顧確定月度損益項目均已入帳匯總會計憑證成當月數(shù)據(jù)庫,各會計復制編制月度試算平衡表,各會計帳戶與試算平衡表核對編制月度各會計報表月度會計報表的時間要求:報表銷售快報應收款三大報表資產(chǎn)負債損益及工業(yè)分析報表月度財務意見全套報表時間(工作日)135678年度結帳程序圖4:年度結帳流程圖年度結帳日(31日)年度結帳日(31日)年終存貨盤點(31日)實施月度結帳程序編制年度各會計報表年度結帳事項通知(12月1日)按美國會計準則編制調帳分錄個人借款余額證實年度會計檔案整理年度審計年度各大項開支的回顧及預提總結年度結帳時間安排:事項年結事項通知結帳日,存貨盤點結帳時間美國準則調帳年度審計時間12月1日12月31日1至10日11至12日16日開始＊＊＊＊制藥 會計檔案管理 財務組織與方法5.會計檔案管理會計檔案是一種非常重要的信息資料,按會計法的規(guī)定,一般的會計資料都要保留15年以上,重要的會計資料更是永久保留.會計檔案的分類隨著計算機的發(fā)展,會計檔案可以簡單分為硬檔案和軟檔案兩種,硬檔案是用紙張保存的檔案,這是檔案管理要求最基本和安全的方式,軟檔案是存放于計算機各栽體,必須通過電腦軟件才可以查閱的檔案資料.硬檔案方便易查,不易修改,但所需空間較大,軟檔案不太安全,雖存儲量大,但需要借助電腦軟件方可查詢.按內容劃分,會計檔案可分為以下幾類:會計憑證會計帳簿會計報表內部程序國家相關法規(guī)預算資料工作檔案會計工作是一項非常嚴謹?shù)膶I(yè)工作,且公司的經(jīng)濟信息大部分都在本部門.在我們的日常工作過程中,幾乎時時刻刻要使用上述檔案,因此,每一崗位都應建立自己的工作檔案,以便需要時隨時可以查閱,減少工作中盲目查找資料或盲目向人詢問帶來的低效率和低準確度,同時財務人員在向內部相關人員提供信息服務,質詢疑問業(yè)務或回答有關人員經(jīng)濟問題時,也將做到準確及時,并體現(xiàn)一種專業(yè)人士的工作作風.會計檔案的管理會計資料一般認為具有較高的保密性,如憑證,帳簿,報表及預算資料,對內對外均屬于機密,不宜公開,但是作為公司運作的內部程序,對需要其執(zhí)行的人,必須設法讓其理解,才能達到讓其執(zhí)行的目的.對于向董事會或管理層報告的信息,應該說必須全面揭示,提供所有可以讓其了解公司運作的檔案.對于項目性的檔案,應該建立一套獨立完整的檔案,由執(zhí)行人管理,對專人開放.＊＊＊＊制藥 培訓 財務組織與方法6.培訓公司鼓勵職員積極參加各種有助于工作的在職短期培訓,培訓的范圍可以是專業(yè)方面的,計算機技能,或英語技能.同時公司亦有意以下列方式促成職員的培訓:內部培訓公司將舉辦各種內部培訓,如英語培訓,計算機培訓都已在公司舉辦過,財務部也有計劃進行專業(yè)方面的培訓,這種培訓可能是:年度針對公司會計運作的培訓預算制定及實施培訓針對某一會計問題的研討會外部培訓外部培訓不包括長期或昂貴的學期培訓,而是短期(兩三天以內)的外部專題培訓,如安達信事務所舉辦的國際會計比較培訓等,公司將注意這方面的培訓信息,大家也可以注意并申請參加這類培訓.考證培訓考證培訓亦僅限于專業(yè)考證,其他如計算機或英語考證,公司鼓勵但不承諾費用的報銷.專業(yè)考證目前有以下普遍的幾種:會計專業(yè)職稱考試注冊會計師考試會計證年檢培訓會計繼續(xù)受教育培訓這些考試必須以考試成績合格為標準.＊＊＊＊制藥 會計核算系統(tǒng) 財務組織與方法7.附件–會計核算系統(tǒng)會計核算系統(tǒng)設置基礎每個企業(yè)的成立,都必須設置一套會計核算系統(tǒng)來處理企業(yè)的帳務,所以一定的會計系統(tǒng)是為一個特定的企業(yè)服務的。帳務處理的總體設想作為一個中外合資企業(yè),其會計處理一方面必須符合中國的會計準則和政府的政策,另一方面又必須滿足國際會計準則的基本要求,以及中外雙方投資者的需要,所以一套良好的,完備的會計核算系統(tǒng)的設置,必須具備:符合政府政策及國際會計準則,滿足公司管理及合資雙方需要具有良好的管理控制程序完整的帳務體系及恰當?shù)膸辗诸惪焖?準確的電子數(shù)據(jù)處理為各級不同管理層次提供各類分析報表能按國際會計準則報告財務成果帳務處理流程帳務處理無外乎是將發(fā)生的原始業(yè)務信息生成必要的報表,其中經(jīng)過一定分類,分析處理過程,這種過程用圖示方法表述為圖5會計人員素質的配合要求(會計知識)會計人員是整個會計系統(tǒng)運行的直接操作者,從事不同會計作業(yè)的會計人員,應具備相應的分析判斷及處理會計事務的能力一級操作—出納及數(shù)據(jù)錄入應具備必要的辨別能力,使基礎數(shù)據(jù)在進入會計系統(tǒng)處理前做到準確無誤二級操作—憑證制作必須具備分析每一經(jīng)濟信息的能力,將其按規(guī)定的信息類別,適當劃分制成會計憑證。三級操作—帳戶維護必須具備對某類帳戶或某一帳戶的分析判斷能力,對某一帳戶作出分析評價,維護帳戶記錄的恰當性、準確性。四級操作—報表清楚帳戶之間的勾稽關系,帳戶之間相互影響的程度,對帳戶結果進行分析,提出意見,并能按有關部門的要求,做出相應的報告。公司結構的認識一個正規(guī)的國際性的公司,其形成的過程,必然是一些組織、管理等結構的形成過程,這些結構一經(jīng)形成,便成為公司內部控制,帳務處理及分析的基礎之一。因此,認識這些結構非常重要。公司的成本中心結構-圖9公司產(chǎn)品結構-圖6公司銷售結構-圖7公司產(chǎn)品銷售流向-圖8作業(yè)循環(huán)的劃分及其控制公司在形成各類結構的同時,亦會制定一定的業(yè)務運作程序,來控制內部業(yè)務的運作,這些運作程序便是帳務處理辨別業(yè)務性質及相關內部控制的基本原則之一。(另一原則是國家法規(guī))在會計上,這些循環(huán)的控制及監(jiān)督表現(xiàn)為對循環(huán)過程中的文字記錄或單據(jù)的審核。(參閱公司有關控制程序,國家的有關法規(guī))需要指出的是,現(xiàn)代會計在參與管理的過程中,擔任著非常重要的角色–監(jiān)督和控制直至決策,因此,會計人員應嚴肅自己的工作,努力理解面對的每一筆經(jīng)濟業(yè)務,作好每一筆分錄.(參閱附圖9–圖13)采購及付款循環(huán)隨附單據(jù):請購單、合同(訂購單)、(增值稅)發(fā)票、收貨單。重點項目:適當授權批準、比價原則、供應商信息、數(shù)量、金額、付款要求、質量意見。收料及發(fā)料循環(huán)(包括產(chǎn)成品)隨附單據(jù):入庫單、出庫通知、出庫單(發(fā)料單)重點項目:授權批準、合格鑒定、數(shù)量、去向單位信息。生產(chǎn)循環(huán)隨附單據(jù):生產(chǎn)批號通知、產(chǎn)品完工單、能源動力消耗單據(jù)。重點項目:簽發(fā)部門人員、時間、數(shù)量、消耗確認。銷售及收款循環(huán)隨附單據(jù):銷售合同、發(fā)貨單、發(fā)票、收款通知。重點項目:客戶信用信息、數(shù)量、單位、金額、產(chǎn)品、銷售隊伍。

圖5:會計核算流程財務管理及會計責任原始憑證及會計憑證的合法審批收付款項(收付款憑證)計算機技術應用會計信息的歸類財務管理及會計責任原始憑證及會計憑證的合法審批收付款項(收付款憑證)計算機技術應用會計信息的歸類登錄恰當?shù)膸げ緯嬓畔⒌亩螝w類帳務的試算平衡及調整完整的資產(chǎn)負債及損益信息為特定的數(shù)據(jù)尋找支持分析資產(chǎn)負債或損益的相關信息從專業(yè)及管理角度提出財務意見重大會計信息的特別表示為個別管理決策提供數(shù)字依據(jù)會計處理及責任原始單據(jù)有效性審核內部控制程序審核資料的會計屬性判斷及分析編制會計憑證銷售發(fā)票銷售記帳憑證應收帳款資產(chǎn)負債表-應收款帳齡分析表欠款客戶黑名單舉例原始資料編制會計憑證會計帳簿基本報表分類分析報表特別報表流程預算申請,借款及報帳循環(huán)隨附單據(jù):借款單、報帳單。重點項目:授權批準,期間預算匹配,金額,報銷與借款,預算申請相符。會計系統(tǒng)的計算機化(電腦會計)會計系統(tǒng)的電算化是利用計算機來進行帳務處理,使人從復雜的帳務計算中解放出來,同時計算機程序化的計算過程,也比人工計算來得準確,商業(yè)化的電腦軟件更是在系統(tǒng)安全方面得到保障.因此,電腦會計必將取代手工記帳.代碼設計計算機發(fā)展到今天,其最大的特點,就是能又快、又準確地幫助人們處理各種各樣的工作。在其處理這些工作的過程中,充滿著各種各樣的數(shù)碼鏈接工作.任何商業(yè)化的軟件,都是利用各種代碼來完成帳務處理的工作,所以,代碼設計尤為重要。代碼的種類在會計計算機化的過程中,最重要、最基本的代碼可以有:會計科目代碼帳戶分析代碼換算控制代碼憑證類別代碼用戶身份代碼會計科目代碼設計國標碼-總帳科目代碼根據(jù)企業(yè)會計制度及財稅的要求,合資企業(yè)會計科目及代碼必須按照國家頒布的制度執(zhí)行,這個制度規(guī)定了總帳科目及其代碼的設置,一律以四位阿位伯數(shù)字構成,并分成資產(chǎn)、負債、權益、成本、損益五大類。國標碼是會計科目代碼設計的基礎代碼。明細科目代碼明細科目代碼的設計亦需遵循一定的原則,如可以規(guī)定所有的總帳科目都有明細科目代碼。明細科目代碼的構成原則,二級科目代碼是在國標碼后加適當?shù)臄?shù)字或字母組成;三級科目代碼是二級科目代碼后加適當?shù)臄?shù)字或字母構成;依此類推。每一個商業(yè)化的會計系統(tǒng)的每個明細科目都允許有限個代碼位數(shù),如10位。各級代碼關系根據(jù)帳戶的歸集原理,上一級帳戶都是由下一級帳戶所構成,所以,會計系統(tǒng)可以規(guī)定有下一級帳戶的帳戶不登記任何帳項,這級帳戶,只限于歸集使用。分析代碼根據(jù)企業(yè)內部管理的需要,會計系統(tǒng)除設置科目代碼外還可以設置輔助代碼來幫助會計人員對經(jīng)濟業(yè)務進行各種不同的分析.因軟件的差別,各商業(yè)軟件在處理這種分析時的設置均不一樣,有些甚至不具備這種功能.增加這種功能可以有如設置分析代碼,讓用戶對每一會計科目甚至每一經(jīng)濟業(yè)務進行分析。帳項分析代碼帳項分析代碼是用于分析每一項分錄而設計的,有些帳項,我們除要分析其屬于某一會計科目外,還可能有更特殊的要求,如反映成本中心,或反映服務的產(chǎn)品等,這樣在節(jié)省會計科目的同時,就可以設置成本中心代碼,產(chǎn)品代碼等來滿足這些要求.匯兌代碼匯兌代碼是將一些與人民幣金額有關的數(shù)字,經(jīng)過一定的換算關系后使其為人民幣的金額(人民幣為法定記帳本位幣)。貨幣的兌換貨幣的兌換是將外幣的金額兌換成人民幣的金額,其兌換率將在匯兌損益中說明。數(shù)量的兌換數(shù)量的兌換,是將貨物的數(shù)量與它的單位價值,換算后變成人民幣的金額,這種兌換在銷售產(chǎn)品及存貨核算中極為重要.憑證代碼本代碼將在憑證制作中詳述?；A代碼和主要代碼的設計基礎代碼基礎代碼是組成其他代碼的重要部分。省份代碼使用省份代碼,是因其為國家的行政區(qū)域劃分,具有較強的固定性,因此,在分析地理位置時,使用省份代碼可以使數(shù)據(jù)在地理位置上具有可比性.省份代碼的設計,是按省份名稱的漢語拼音的第一個字母構成,并僅取前二個字的第一個字母,如果出現(xiàn)相同的組合,便放棄第一個字的第一個字母,取這個字的第二個字母,但有例外:山西-SX陜西-AX因為這兩個省的所有拼音字母都相同,故特殊處理。省份代碼是構成客戶代碼及城市代碼的基礎碼。部門代碼–成本中心代碼部門代碼的設計,由圖2看出,由2位數(shù)組成,第一位表示組織結構中心,第二位表示組織結構中心的下屬部,第三位表示部內的各功能組,順序編排,部門代碼是分析代碼中的獨立榪,又是組成職員代碼的基礎碼。重要代碼客戶代碼的設計,是按省份編排的,前兩位數(shù)表示省份,后三位數(shù)是省內客戶順序排列,共五位數(shù)。產(chǎn)品代碼產(chǎn)品代碼亦由五位數(shù)組成,前二位表示產(chǎn)品的類別,如普藥類,特藥類.第三、四位表示產(chǎn)品的品種,最后一位表示產(chǎn)品的規(guī)格。職員代碼職員代碼由五位數(shù)組成,前二位表示部門,后三位表示部門內的職員,順序排列。城市代碼(暫未啟用)由五位數(shù)組成,第一、二位表示所屬省份,第三、四位是該城市的漢語前兩個字拼音的第一個字母,最后一位是由第三、四位決定的,如果第三、四位相同,則第五位從1開始順序排列。成本費用明細科目代碼本類科目的代碼因項目相似,故設計時考慮到統(tǒng)一原則,詳見分析代碼A1。代碼設計的優(yōu)化為便于記憶及輸入方便,設計代碼時,盡可能將相關聯(lián)的代碼集中考慮,統(tǒng)一設計,使代碼的組合優(yōu)化。憑證制作一般說來,從原始憑證到會計記帳憑證的過程,是難以用電腦來完成的,因為,這其中需要復雜的按會計要求對原始資料進行分類分析,除非會計系統(tǒng)按原始資料的性質來設置代碼.所以憑證的制作,對于會計人員的工作來講,最為重要。憑證的種類根據(jù)公司現(xiàn)有的情況,會計憑證分為4類現(xiàn)金記帳憑證-PV銀行記帳憑證-BV銷售記帳憑證-SI轉帳憑證-GJ注:(1)當某一業(yè)務同時涉及現(xiàn)金及銀行存款科目時,只填制現(xiàn)金憑證,不填制銀行存款憑證。這種做法與”只填付款憑證不填收款憑證”不相符,其原因是我們按現(xiàn)金和銀行分別設置了憑證代碼,而不是按收款付款設置代碼.(2)所有調帳憑證,一律填制轉帳憑證。憑證的要素憑證由以下要素組成:憑證類別制作人憑證號碼帳項期間帳項日期分錄憑證類別只需標明其代碼即可,參考2.2.1。用戶身份(制作人)注明每張憑證的制作者,即會計系統(tǒng)規(guī)定的身份代碼.憑證的編號(帳項參考)。現(xiàn)金憑證的編號現(xiàn)金憑證由10位數(shù)組成每月從001號起連續(xù)編號P×××××××××每月從001號起連續(xù)編號日期日期月份月份年份年份現(xiàn)金憑證編號符現(xiàn)金憑證編號符銀行憑證由10位數(shù)組成,除第一個字母為B外,其余同現(xiàn)金憑證的編號規(guī)則銷售憑證銷售憑證的號碼等同于銷售發(fā)票的號碼,包括發(fā)票號碼前面是“0”的數(shù)字轉帳憑證由8位數(shù)組成左斜杠年份月份每月從001號起連續(xù)編號G×××××××左斜杠年份月份每月從001號起連續(xù)編號月份月份年份年份轉帳憑證編號符轉帳憑證編號符憑證(帳項)期間××/××憑證(帳項)日期年份××/××/××年份月份月份左斜杠左斜杠左斜杠左斜杠日期日期分錄每一筆分錄都由以下要素組成:行號摘要帳號帳戶匯兌代碼匯兌金額匯率金額D/C(借/貸)分析代碼T1—T6行號每張憑證的行號自1起連續(xù)編號帳號/帳戶根據(jù)業(yè)務發(fā)生的性質,判斷應屬于哪一個會計科目,對照會計科目表找出帳號填入,輸入時,科目會自動顯示。匯兌代碼/金額/匯率填入需要匯兌的貨幣或數(shù)量單位代碼,及原數(shù)額,單位數(shù)額換算成人民幣的比率。金額–記帳本位幣即人民幣金額,需要換算的,填入換算后的人民幣金額。D/CD=借C=貸分析代碼T1—T6帳項分析代碼,每筆分錄,根據(jù)業(yè)務分析的需要填入,不需要的請不必填寫。借貸相等原則根據(jù)會計準則,每張憑證都必須做到借方等于貸方,否則,是一張不合格的憑證,不可以輸入計算機。憑證歸類裝訂當同類憑證歸類后達到一定數(shù)量時,統(tǒng)一理好,將憑證列表裝訂在封面后,同時附上科目匯總表,便于日后查閱。帳簿設置會計電算化中,帳簿無需用手工方法登記,而是通過電腦系統(tǒng)的帳簿打印功能將帳簿列印出來,因此,帳簿的設置是在電腦中一次完成的.在目前北未購買電腦軟件而應用EXCEL進行帳務處理時,帳簿最多僅設置到二級科目,這是因為財稅的要求.年底亦可以將EXCEL數(shù)據(jù)庫中的分錄按會計科目打印出來.財務報表財務報表按報送的對象不同,可以分為以下幾類:法定報表法定報表即法律規(guī)定合資企業(yè)需要報送的報表,這一報表是定時向財稅局,行業(yè)主管局以及中方報送規(guī)定的報表,包括:月報目前,中國的合資企業(yè)僅需報送以下月報:資產(chǎn)負債表損益表年報中國的合資企業(yè)年報必須經(jīng)過已在中國注冊的注冊會計師以會計師事務所的名義審計,方為有效.其報表的組成包括:資產(chǎn)負債表損益表現(xiàn)金流量表報表說明目前,有些地方亦需要報送季報,其報表與月報基本相同.外方報表合資企業(yè)的外方一般會要求報送報表,而報表的內容則因外方的企業(yè)性質及管理方法決定,因此,每一合資企業(yè)報送外方的報表均不完全相同,其格式也因外方所在國家及外方的報表習慣而各有差異,但基本報表也不外乎資產(chǎn)負債表,損益表,現(xiàn)金流量表,或增加一些上述三個報表的子表,如內部公司往來–外方合并子公司報表時需要對沖損益和往來.管理報表管理報表是報送給公司管理層或相關部門,用于內部管理目的的報表,因此,管理報表完全取決于企業(yè)的管理需要.一般較為完整的管理報表包其內容可分為:財務意見及說明對于報表期內所發(fā)生的特別事項從財務角度發(fā)表意見,或管理關心的事件說明其發(fā)生的前因后果,讓管理人員盡可能了解企業(yè)的運作,以采取進一步必要的措施.基本報表基本報表也不外乎資產(chǎn)負債表,損益表,現(xiàn)金流量表.資產(chǎn)負債項目分析報表即對資產(chǎn)負債項目作一定程度的進一步分析,如應收帳款帳齡分析表.損益項目分析報表即對損益項目作一定程度的進一步分析,如分區(qū)銷售分析表,管理費用分析表等.工業(yè)分析報表即對既未在資產(chǎn)負債項目中分析,又不在損益項目中分析,而是發(fā)生在工業(yè)制造過程,間接影響企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績,如生產(chǎn)費用分配率分析,產(chǎn)量分析等.試算平衡表其實,會計工作本身有一種非常主要的報表-試算平衡表,這種報表類似科目匯總表,也是將月度所有科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額及期間發(fā)生額,以驗算借方發(fā)生額等于貸方發(fā)生額,或期間發(fā)生額為零.期末結帳的前期工作及所有報表的準備工作,都可以從本表著手.會計核算及科目詳解本段所要解釋的是系統(tǒng)設計過程中,所考慮的科目核算方法及范圍。凡詳解中未談及的科目核算,請參閱有關教科書和法規(guī).貨幣資金貨幣資金的核算包括現(xiàn)金及銀行存款,在＊＊＊＊的會計實務中,請注意以下核算特點:外幣的核算外幣可能涉及美元,港幣及英鎊,所有這些外幣,在核算時必須兩種貨幣同時核算,其匯率的確定,參見匯兌損益說明?，F(xiàn)金業(yè)務分析貨幣資金核算時,必須分析其收支的性質(T5),這一目的是為了分析公司的現(xiàn)金流量并快速生成現(xiàn)金流量表。公司信用卡信用卡存款也是銀行存款的一種特殊形式,因此,以公司名義辦理的公司信用卡,應計入”銀行存款-公司信用卡”進行核算。應收帳款及銷售帳戶的分析及特性應收帳款具有下列特性:按客戶設立有固定的區(qū)域性有一定的信用限額及信用期限銷售必須分析銷售產(chǎn)品銷售代表區(qū)域客戶憑證的要求憑證附件銷售憑證必須附銷售發(fā)票及發(fā)貨單.同時銷售確認的標準亦將統(tǒng)一為貨物已經(jīng)發(fā)出.完整憑證在制作銷售憑證時,結轉成本的分錄應同時反映,這種做法是為今后可能需要的分區(qū)或分客戶,分代表的損益表打下基礎.現(xiàn)金銷售在與客戶進行現(xiàn)金銷售時,銷售憑證的制作亦要通過應收帳款,這種做法是為了使公司與客戶的經(jīng)濟業(yè)務可以完全在與客戶的往來帳–應收帳款中得到全面反映.壞帳準備壞帳處理在中國會計準則和國際會計準則中存有差異,中國的會計準則規(guī)定,壞帳的計提按一定的應收款比例(如3%),或逐個辨認(如欠款超過2年經(jīng)批準或取得客戶破產(chǎn)證明).國際會計準則無確切數(shù)字的規(guī)定,而是按謹慎原則,根據(jù)普遍接受的原則,確定壞帳損失,如:超過90天的應收款為有疑問的欠款(疑問未解決時不能繼續(xù)發(fā)貨)超過2個90天的欠款–即180天為壞帳因此,壞帳準備的帳務處理,在中方會計轉為外方會計的帳務處理時需要調帳其他債權其他債權包括預付款項和其他應收款項,在本公司的設置中,其核算范圍分別為:預付款項預付款項核算各類性質的預付,主要有:預付貨款預付貨款用于核算采購行為的預付,包括購買材料,購買固定資產(chǎn)等.預付費用預付費用用于核算支付損益性開支的預付,包括預付管理,銷售或財務等各項明細費用.預付押金預付押金用于核算各類現(xiàn)金抵押行為,該款項將于抵押期結束后歸還公司.其他應收款其他應收款主要用于核算公司職員的借款,包括:個人備用金按照公司備用金的規(guī)定,需要經(jīng)常性為公司業(yè)務支付現(xiàn)金的職員會持有備用金,本明細科目用于核算該備用金.職員臨時借款職員為公司業(yè)務需要臨時借款時,將在本科目核算.預付款項和其他應收款的區(qū)別預付款項是指款項支付的單位和性質確定,可以通過銀行將款項支付對方,或雖以現(xiàn)金支付,但可以取得對方收款憑證(非個人).其他應收款是指用現(xiàn)金支付,被支付方不確定或不能注明,只有通過該付款職員才能跟蹤的付款.預付款項和其他應收款都是通過公司職員將款項付出,所不同的是預付款的風險承擔方是公司,而其他應收款的風險承擔方是職員個人.因此,款項預付時盡可能通過銀行,以降低職員的風險,同時,職員亦應嚴肅款項支付,以減少壞帳損失.存貨存貨是公司擁有,并用于加工或出售的貨物.存貨的分類原材料公司購買用于加工成產(chǎn)品出售的材料,包括原料,輔料和包裝材料.產(chǎn)成品可以直接用于出售的存貨.在產(chǎn)品處于生產(chǎn)加工階段,存放于生產(chǎn)車間的存貨.存貨的計價原材料以實際成本計價.其組成部分包括購買價,保險費及儲運開支–即所謂的CIF.發(fā)生的市內運費及裝卸費應計入期間費用.期初結余金額+本月購入金額計算公式:期初結余金額+本月購入金額期初結余數(shù)量+本月購入數(shù)量 材料發(fā)出單價=期初結余數(shù)量+本月購入數(shù)量在產(chǎn)品和產(chǎn)成品的計價因其含有費用分攤,故將在成本核算中詳述.存貨的報廢存貨屬于流動資產(chǎn)范疇,流動資產(chǎn)的報廢必須取得當?shù)刂鞴茇敹惥值呐鷾?同時,財稅機關可能需要監(jiān)督報廢過程.因此,在制作報廢憑證時,應附有關的批準憑證.固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)的定義使用年限在一年以上,單位價值在人民幣2,000元以上,為企業(yè)的生產(chǎn)或管理服務而不是用于出售的實物資產(chǎn).固定資產(chǎn)的分類及折舊國家會計法規(guī)對于固定資產(chǎn)有一個明確和完整的分類,根據(jù)這個分類,＊＊＊＊的固定資產(chǎn)將作以下劃分: 大類 折舊年限建筑物 20年機器設備 10年生產(chǎn)設備維修設備化驗設備儀器儀表非生產(chǎn)設備電子設備 5年計算機及附屬設備辦公用電子設備通訊設備家具及用具 5年汽車 5年計算機軟件 5年有些類別目前＊＊＊＊無任何資產(chǎn)項目,如建筑物和軟件,但系統(tǒng)設置時作為一種考慮,亦將其列出.固定資產(chǎn)折舊＊＊＊＊采用的固定資產(chǎn)折舊方法為直線法,折舊年限如上3.5.3所列.按照國家規(guī)定,固定資產(chǎn)在使用后會有一個殘值–原值的10%和清理費,但是作為固定資產(chǎn)的軟件,其使用后則不會有任何殘值和清理費在建工程在建工程一般列入固定資產(chǎn)核算范疇,因為工程的建設目的一般為形成固定資產(chǎn),工程結束后轉入固定資產(chǎn)的一定類別進行折舊.但公司在發(fā)展的過程中會發(fā)生各式各樣的工程,在我們的實物中,凡是工程都將在在建工程中核算.在建工程的結轉工程結束必須有一個清楚的標記,如驗收合格單,因此工程的結轉應以工程結束的標記為依據(jù),結轉時可確保所有工程開支均已計入工程成本.在建工程的折舊(或攤銷)工程的攤銷應以工程投入使用為依據(jù),在實際帳務處理中,當工程未完全完工時便投入使用時,應預提工程成本和預提折舊,或部分結轉工程(同樣要有工程部分完工證明),因此,工程結轉和工程攤銷在時間上可能不完全一致,但其在帳務處理上的原則是完全一致的,即找到工程結轉的證據(jù)和工程攤銷的證據(jù),證明帳務處理符合謹慎性原則和權責發(fā)生制.其他資產(chǎn)除上述資產(chǎn)外,資產(chǎn)中還有無形資產(chǎn),開辦費(含開辦期匯兌損益)和其他遞延資產(chǎn)(或損失).無形資產(chǎn)＊＊＊＊的合資雙方均未以投資的方式投入無形資產(chǎn),而是收取使用費的方式許可＊＊＊＊公司使用無形資產(chǎn)的權利.因此公司目的不存在無形資產(chǎn).其他遞延資產(chǎn)(或損失)其他遞延資產(chǎn)是一項開支(或投入)雖不能形成有形性資產(chǎn),但可使企業(yè)在相當一段營業(yè)時期內受益所形成的資產(chǎn),及資產(chǎn)具有遞延性質.其與待攤費用的區(qū)別一般為,待攤費用是在相當于一個會計年度(12個月)內攤銷的費用,而遞延資產(chǎn)一般為受益期超過(相當于)一個會計年度的費用支出.開辦費既是遞延資產(chǎn)的一個特例.應付帳款應付帳款核算公司應付給確定對方單位的所有款項.包括應付采購款和應付關聯(lián)公司款.按照有關法律的規(guī)定,應付關聯(lián)公司款應單獨列示于資產(chǎn)負債表上,讓報表閱讀者了解關聯(lián)公司之間的往來,同時,母公司合并會計報表亦需要對沖關聯(lián)往來.因此,在本公司的帳務設置中,雖然應付關聯(lián)公司款也在應付帳款總帳科目下,但可以獨立反映應付關聯(lián)公司的帳項.應付非關聯(lián)公司帳款所有可以確定對方單位的應付款項,都按省份編碼列入本科目的明細科目進行核算,與應收款項相似,所有現(xiàn)金付款,亦應計入各相關科目,以全面反映與該公司之間的往來.應付關聯(lián)公司帳款所有應付與萌蒂或北藥有經(jīng)濟關系的公司,都應列入本科目的明細科目進行核算,目前的帳務處理中僅設置了萌蒂和北藥兩個明細科目,在往來業(yè)務并不多時,報表中詳列各關聯(lián)公司的往來可以讓讀者了解公司的關聯(lián)往來,但最佳的方法還是分別關聯(lián)公司設置明細科目.因結算貨幣匯兌的關系,在反映應付國外款項時,必須用結算貨幣和人民幣同時記帳反映應付該公司款項.應交稅金應交稅金是一個政策性的會計科目,一直以來稅務局對本科目都特別關心,因為企業(yè)本科目下的內容,都是稅務收入的一部分.本科目自設置到核算的核算每一處理,都應嚴格按稅務要求進行.因此,每一個會計人員都應非常熟悉稅務政策和帳務處理規(guī)范,以及納稅的期限.增值稅作為稅制改革后的稅種,增值稅已上升為第一大流轉稅.而增值稅納稅和扣稅的主要憑證–增值稅發(fā)票,其管理極其嚴格便自然容易理解.＊＊＊＊公司適用的增值稅稅率為17%,進項扣稅必須以獲取的增值稅進項發(fā)票注明的數(shù)額為依據(jù),雖然固定資產(chǎn)和一些特定采購的發(fā)票不屬扣稅范圍,但所有購買都應向采購者索要增值稅發(fā)票,讓采購者形成扣稅意識.因運輸公司的發(fā)票亦有10%的扣稅率,運輸發(fā)票同樣要求運輸委托者委托正規(guī)的運輸公司,索要正規(guī)的運輸發(fā)票.所得稅按照合資公司的有關法規(guī),所得稅的繳納是從第一個獲利年度后,并執(zhí)行兩免三減的政策,同時,獲利年度前稅務確認的虧損可以連續(xù)五年用稅前利潤進行彌補.代扣稅項有些稅種因納稅人與稅務機關的關系不易追溯,為保證國家稅收的及時上繳,這些稅種在我國實行源泉扣繳制,即發(fā)生納稅義務的前一個環(huán)節(jié)進行扣繳.目前公司涉及的這些稅種有代扣個人所得稅和代扣境外公司所得稅.這些稅項雖然義務納稅人不是本公司,但公司是義務扣繳人,利益上與公司有著直接的關系,因此在我們設計帳務處理前,應考慮扣繳稅務對公司的直接影響.應付工資及相關應付工資及相關用于核算與工資發(fā)放有關的帳務處理,包括工資的發(fā)放,工資中代扣個人的項目以及根據(jù)國家規(guī)定公司應為員工提供的福利保障.應付工資本科目核算每一發(fā)薪期公司的應付工資總額,實際發(fā)放金額,期末未發(fā)放的工資余額.應付工資的計算根據(jù)公司的管理,工資的計算是由人事部來操作的,因此,應付工資的計算由該部提供,因核算的需要,人事部應按財務核算的要求準備工資計算的資料.按成本中心分列工資信息核算使用的工資信息必須是可以計入每個成本中心,用于反映一定時期該成本中心的工資支出.按應付項目和代扣項目分列除成本中心外,工資信息還應反映工資的構成,以及發(fā)放時為社會保障和其他需要從個人工資中扣除的項目.工資發(fā)放的審批雖然工資是定期發(fā)放給職工的酬勞,但因人員及個人月薪的變動,每次發(fā)放都可能不同,因此審核工資的計算可以確保工資發(fā)放的準確性,同時履行審批手續(xù)是內部控制的基本要求.代扣個人款項代扣個人所得稅個人所得稅是我國稅務的一大稅種,因此設有應交個人所得稅科目來進行核算.代扣社會保障款項社會保障是為個人在無經(jīng)濟來源或經(jīng)濟來源不足時生命和生活得到保障.這些保障分為個人承擔和社會承擔兩方面,社會承擔即各經(jīng)濟團體承擔.個人承擔部分目前有養(yǎng)老保險,失業(yè)保險,醫(yī)療保險和住房基金等.這些代扣的核算應歸入各個具體的保障科目進行.其他代扣其他代扣應根據(jù)代扣的性質進行核算,有的代扣是沖抵某一應收科目的余額,這時應直接在應收科目中反映,有的代扣是支付給其他單位或個人,這時可不單獨設置這個單位或個人的科目,而統(tǒng)一在其他應付款中反映.社會保障款項–公司部分按照國家規(guī)定,公司應為員工承擔一定的社會保障責任–提取一定的基金,在有些規(guī)定和習慣中稱之為福利(或中方福利).社會保障是地方的責任,每個地方都有自己的政策,因此,不同地方的公司所提取的基金也不相同.為完整,全面反映公司和個人在提取,支付和使用這些款項的狀況,公司提取部分應和個人提取部分統(tǒng)一在同一會計科目中核算.其他債務預提費用根據(jù)權責發(fā)生制,費用歸屬的確認和支付的確認可能存在時間上的差異,這是因為支付費用遵循的是內部管理制度,費用歸屬遵循的是會計核算使用的權責發(fā)生制,預提費用便是費用支付滯后所引起.因此,預提費用是一種負債.費用的預提必須有足夠的證據(jù)予以證明,這與會計憑證的要求是完全一致的.其他應付其他應付科目核算的是當該應付款項發(fā)生的頻率不高,或被支付方是其他個人.成本核算成本核算是工業(yè)企業(yè)非常重要的部分,在大企業(yè)中,成本核算一般獨立于日常會計核算或稱成本部,或稱工業(yè)控制部.成本核算方法制藥企業(yè)因其生產(chǎn)的特點,主要采用的成本核算方法是分批法,或分批與標準成本相結合的方法.＊＊＊＊也采用分批法核算,并將在今后條件成熟時,在報表(而不是在核算時)中反映實際成本與標準成本的差別,并找出差異的原因.因此,生產(chǎn)批號的確認對成本核算非常重要,應該在投產(chǎn)前生產(chǎn)批號便通知到財務部成本費用的歸集在費用歸集前,首先必須確定費用的屬性–資本性支出和損益性支出,損益性支出又分為期間費用和非期間費用.區(qū)分資本性支出和損益性支出這兩種支出的主要區(qū)別是,資本性支出將在超過一個會計年度(或12個月)的一定時期內分攤(折舊),而損益性支出是一次性計入損益表.區(qū)分期間費用和非期間費用期間費用和非期間費用主要區(qū)別是,期間費用是在當期一次性計入損益表,而非期間費用是產(chǎn)品成本的組成部分,并隨著產(chǎn)品的售出而計入損益表.成本費用的確認在設置成本中心時,我們已經(jīng)考慮到成本費用的確認.從中可以清楚地看出,第一,二,三(含四)類中心分別為行政管理,研究發(fā)展,銷售及市場,這些將歸入期間費用,最后一類為工業(yè)制造,將歸入生產(chǎn)費用,按成本核算方法計入產(chǎn)品成本成本費用的分配成本費用包括直接費用和間接費用.直接費用直接費用又分材料和人工,其在發(fā)生時便可確認生產(chǎn)批號,因此,這種費用按分批法可直接計入確定生產(chǎn)批號成本.但與一般制藥公司不同的是,＊＊＊＊的生產(chǎn)批號在包裝時分裂成多個包裝批號,因此,材料的分配是在同一生產(chǎn)批號內按產(chǎn)量分配到不同的包裝批號內,人工分配亦變得復雜,生產(chǎn)人工先計入生產(chǎn)批號,再按產(chǎn)量分配到包裝批號,包裝人工則直接計入包裝批號.間接費用(制造費用)間接費用的分配按人工工時進行分配,這里,間接費用將以一個總額參與分配.在這種分配法下,在產(chǎn)品也將和完工產(chǎn)品一樣分攤制造費用,因為在產(chǎn)品的工時在生產(chǎn)過程中與產(chǎn)成品同樣記錄.產(chǎn)成品的計價產(chǎn)成品的入庫成本產(chǎn)成品按實際成本入庫.即每批產(chǎn)品完工后計算出的實際成本便是該批產(chǎn)品的入庫成本.產(chǎn)成品的出庫成本產(chǎn)成品同樣按實際成本出庫,但其出庫使用的成本是上月末的算術平均成本而不是移動加權成本.這是因為銷售成本的結轉將按發(fā)票隨時進行,以便計算分客戶,分代表或分區(qū)域的損益表.匯兌損益匯兌損益是因多種貨幣在核算時,各個時點所采用的匯率不同,折合成本位幣后所產(chǎn)生的差額.匯率的采用本公司將固定采用當月1日中國人民銀行公布的外幣兌換人民幣的中間價作為外幣的記帳匯率.匯兌損益的計算因公司目前所涉及的外幣核算業(yè)務不多,為簡化計算,對于資產(chǎn)負債表存在外幣核算的帳戶,在年終結算時按年終匯率一次計算匯兌損益.部門費用(成本中心費用)如前所述,部門費用分為期間費用和非期間費用.從另外的角度,部門費用又可以根據(jù)其共同屬性進行分組.費用分組為加強對費用的控制和分析,費用可以分為下列組別:人工費用營運費用部門專有費用銷售及市場有:廣告類,推廣類生產(chǎn)有:能源類折舊費費用攤銷從上述費用分組看出,只有營運費用和部門專有費用是由部門控制,其他費用皆不由部門決定,人工費用由公司政策決定,折舊費用分攤由公司會計政策決定.因此,提供部門決策時,可僅報告其營運費用和部門專有費用.費用詳解下列費用為部門經(jīng)常發(fā)生的項目,在此作出定義以使各部門對同一費用有相同的理解:招聘費招聘廣告費,手續(xù)費,中介服務費應聘人員發(fā)生的一切開支培訓費支付培訓公司的費用購買培訓教材,資料,復印費及相關文具外出培訓發(fā)生的旅差費203 辦公用品辦公所用的消耗品消耗品的定義:所謂消耗品是指在使用過程中,其數(shù)量會因使用而減少的物品,如裝訂針屬消耗品,但裝訂機則屬低值易耗品名片印刷打字復印費用204 電信費電話電報費因特網(wǎng)費用205 郵寄費郵電局郵寄發(fā)生的費用各種快遞費206 書籍報刊費辦公用書籍,字典辦公用報刊和雜志207 電腦及相關品為電腦使用的消耗品和低質易耗品不足固定資產(chǎn)的電腦軟件208 市內車費工作所在城市發(fā)生的市內交通開支209 國內出差交通費國內旅差發(fā)生的長途交通開支210 異地出租車工作所在城市以外的國內城市發(fā)生的交通開支211 國內住宿費國內