公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司檔案管理水平，確保檔案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。本制度適用于公司所有部門的檔案管理工作，包括文件、資料、圖紙、合同等各類檔案的收集、整理、存儲、使用和銷毀。二、檔案管理原則檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.完整性：確保檔案的收集和整理不遺漏任何重要信息。2.安全性：采取必要措施保護檔案的安全，防止丟失、損壞或泄露。3.可用性：檔案應(yīng)便于查找和使用，確保相關(guān)人員能夠及時獲取所需信息。4.規(guī)范性：檔案管理流程應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保管理工作的規(guī)范化。三、檔案管理流程1.檔案收集各部門在日常工作中產(chǎn)生的文件和資料，應(yīng)及時收集并整理。檔案管理員負責對收集的檔案進行初步審核，確保其完整性和有效性。1.1文件分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將文件分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等類別。1.2歸檔登記：對每一類檔案進行登記，記錄檔案的名稱、類別、產(chǎn)生時間、責任人等信息。2.檔案整理收集到的檔案需進行整理，確保其條理清晰。2.1文件編號：為每份檔案分配唯一編號，便于后續(xù)查找。2.2裝訂與封裝：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保其不易損壞。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定格式保存，并進行備份。2.3編制目錄：編制檔案目錄，列出所有檔案的基本信息，方便查閱。3.檔案存儲整理后的檔案應(yīng)妥善存儲，確保其安全性和可用性。3.1物理存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。3.2電子存儲：電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器上，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.3訪問控制：對檔案存儲區(qū)域進行管理，限制無關(guān)人員的訪問權(quán)限，確保檔案安全。4.檔案使用檔案的使用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保信息的合法合規(guī)使用。4.1使用申請：需要使用檔案的人員應(yīng)填寫使用申請表，說明使用目的和時間。4.2審批流程：檔案管理員對使用申請進行審核，確認無誤后方可使用。4.3歸還與記錄：使用完畢后，檔案應(yīng)及時歸還，并在使用記錄中注明歸還時間和使用情況。5.檔案銷毀對于超過保留期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。5.1銷毀申請：各部門需對擬銷毀的檔案提交申請，說明銷毀原因和檔案清單。5.2審核與批準：檔案管理員對銷毀申請進行審核，確保符合銷毀條件，報公司負責人批準。5.3銷毀記錄：銷毀后應(yīng)填寫銷毀記錄，記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量和時間，確?？勺匪菪?。四、檔案管理職責1.檔案管理員職責：負責檔案的收集、整理、存儲和使用管理，定期對檔案進行檢查和維護。2.各部門職責：各部門應(yīng)指定專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和整理。3.員工職責：全體員工應(yīng)遵守檔案管理制度，