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文檔簡介
木制品圖紙管理與歸檔制度第一章總則為規(guī)范木制品圖紙的管理與歸檔工作,確保圖紙的安全、有效利用及信息的準確傳遞,依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)及行業(yè)標準,制定本制度。木制品圖紙是生產(chǎn)、設(shè)計及質(zhì)量控制的重要依據(jù),合理的管理與歸檔制度能夠提高工作效率,降低生產(chǎn)風(fēng)險。第二章適用范圍本制度適用于公司所有涉及木制品設(shè)計、生產(chǎn)及相關(guān)部門的圖紙管理與歸檔工作。所有員工在日常工作中均需遵循本制度,確保圖紙的完整性和可追溯性。第三章管理規(guī)范3.1圖紙的分類與編號所有木制品圖紙應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品類型、設(shè)計階段及使用部門進行分類。每份圖紙需進行唯一編號,編號規(guī)則應(yīng)明確,便于后續(xù)查找與管理。分類標準包括但不限于:產(chǎn)品類型(如家具、建筑材料等)設(shè)計階段(初步設(shè)計、施工圖、竣工圖等)使用部門(設(shè)計部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部等)3.2圖紙的收集與整理圖紙的收集由設(shè)計部門負責(zé),所有新生成的圖紙需在完成后及時提交至歸檔部門。歸檔部門應(yīng)對圖紙進行整理,確保圖紙的完整性與準確性。整理工作包括:核對圖紙內(nèi)容,確保無誤將圖紙按分類標準進行歸檔記錄圖紙的基本信息,包括編號、名稱、版本、提交日期等3.3圖紙的存儲圖紙應(yīng)存放在專用的檔案室或電子檔案管理系統(tǒng)中。紙質(zhì)圖紙需使用防潮、防火的材料進行存儲,確保其不受外界環(huán)境影響。電子圖紙應(yīng)定期備份,確保數(shù)據(jù)安全。存儲要求包括:檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)和溫濕度控制電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理,確保只有授權(quán)人員可訪問第四章操作流程4.1圖紙的提交設(shè)計人員在完成圖紙后,應(yīng)填寫《圖紙?zhí)峤槐怼罚D紙及相關(guān)資料一并提交至歸檔部門。歸檔部門在收到圖紙后,應(yīng)進行登記,記錄提交時間及提交人信息。4.2圖紙的審核歸檔部門在接收圖紙后,應(yīng)對圖紙進行審核,確保其符合公司標準。審核內(nèi)容包括:圖紙的完整性圖紙的準確性圖紙的版本控制審核通過后,歸檔部門將圖紙進行分類存檔,并更新圖紙管理系統(tǒng)。4.3圖紙的查閱與借用員工如需查閱或借用圖紙,需填寫《圖紙查閱申請表》,并經(jīng)部門主管批準。借用圖紙時,需遵循以下規(guī)定:借用時間不得超過三天借用人需對借用的圖紙負責(zé),確保其不被損壞或遺失借用結(jié)束后,需及時歸還并填寫《圖紙歸還表》第五章監(jiān)督機制為確保本制度的有效實施,設(shè)立監(jiān)督機制。監(jiān)督工作由公司內(nèi)部審計部門負責(zé),主要包括:定期檢查圖紙管理與歸檔的執(zhí)行情況對圖紙的存儲、查閱及借用情況進行抽查收集員工對制度執(zhí)行的反饋,及時進行改進第六章附則本制度由公司管理層負責(zé)解釋,自頒布之日起實施。制度的修訂應(yīng)根據(jù)實際情況及相關(guān)法規(guī)的變化進行,確保制度的持續(xù)適用性與有效性。第七章其他相關(guān)條款7.1責(zé)任分工各部門應(yīng)明確責(zé)任分工,確保圖紙管理與歸檔工作的順利進行。設(shè)計部門負責(zé)圖紙的生成與提交,歸檔部門負責(zé)圖紙的整理與存儲,使用部門負責(zé)圖紙的查閱與借用。7.2培訓(xùn)與宣傳公司應(yīng)定期對員工進行圖紙管理與歸檔制度的培訓(xùn),提高員工的
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